O que são processos logísticos e como mapear os seus?

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Entender a fundo o que são processos logísticos é essencial para todo gestor, independentemente do segmento de atuação. Afinal, os procedimentos englobam várias áreas e etapas, e não dizem respeito apenas à entrega operacional de um produto.

De forma básica, processos logísticos são ações internas realizadas entre departamentos para definir e padronizar custos, investimentos, tempo de entrega e definição de equipe ou terceirização. Em resumo, é um assunto que passa por várias áreas: financeiro, vendas, estoque, compras, atendimento, entre outras.

Logo, para que o processo seja efetivo, é importante pensar de forma estratégica para evitar despesas desnecessárias ou prejuízos, sejam eles financeiros, de tempo ou de mão de obra. 

Neste artigo, vamos ajudar você no processo! Continue a leitura e veja nossas dicas para elaborar um planejamento logístico eficaz e personalizado para as necessidades da sua empresa.

Aproveite! 

O que são processos logísticos?

Os processos logísticos dizem respeito a todas as operações relacionadas à compra, armazenagem, produção e entrega de produtos aos clientes. Englobam toda movimentação de bens e materiais considerados essenciais para as atividades primárias da empresa, mesmo que a organização não produza suas mercadorias.

Tais processos de logística envolvem, por exemplo:

  • gestão do transporte;
  • controle de estoque e armazenagem;
  • embalagem e etiquetagem;
  • gerenciamento de pedidos;
  • atendimento ao cliente.

Logo, cada uma dessas etapas precisa ser bem-sucedida e deve funcionar com harmonia e fluidez para evitar gargalos, que são praticamente sinônimos de prejuízos financeiros.

Qual a função dos processos logísticos?

O objetivo dos processos logísticos é encontrar a melhor forma de produzir e distribuir os produtos da empresa, considerando a maneira como o mercado usa esses itens. Resumindo, sua função principal é garantir a fluidez e a eficiência da cadeia de suprimentos para que as operações funcionem adequadamente.

É importante entender que a logística, como um todo, está relacionada aos planejamentos e procedimentos para garantir a otimização nas distribuições de pessoal, material, pedidos e mais. 

Para compreender melhor, devemos pensar em suas ações como etapas de um planejamento macro de operações, que estão ligadas entre si para entregar o melhor atendimento aos clientes e assumir padrões operacionais mais funcionais e de alta qualidade.

Leia também: Por que a logística é considerada um processo estratégico?

Por que a gestão de processos logísticos é importante?

Criar, desenvolver e melhorar os processos logísticos oferece diversas vantagens ao negócio, como:

  • elevar a produtividade e a eficiência das equipes;
  • otimizar operações;
  • reduzir custos e desperdícios;
  • eleva a satisfação do cliente;
  • fortalecer o relacionamento com os fornecedores;
  • potencializar a vantagem competitiva da cadeia de suprimentos da marca;
  • identificar gargalos, erros e oportunidades;
  • aumentar os resultados — e o faturamento — da empresa.

Quais são as etapas do processo logístico?

Se você já desenvolveu um bom planejamento estratégico, sabe que as pequenas ações são importantes para as maiores conquistas.

Na prática, significa que a segmentação de ações maiores em menores contribui para definir as etapas do processo logístico da sua empresa, entendendo como devem ser executadas, quando e por quem.

Conheça a seguir as principais etapas!

Gestão de recursos e materiais

Essa gestão se refere à manutenção e à nutrição dos recursos necessários para o planejamento, a produção e a distribuição dos produtos. O processo inclui todas as equipes que prestam suporte, desde a compra de insumos até a entrega ao cliente final.

Controle de estoque

O controle de estoque envolve técnicas de conservação, proteção e gerenciamento de disponibilidade, assim como o cadastro e a organização estratégica dos produtos.

O objetivo é garantir que as demandas sejam atendidas em sua ordem de serviço, de acordo com os agendamentos e a acessibilidade.

É também o controle de estoque que evita faltar ou sobrar produtos, pois tem a função de entender a rotatividade de cada mercadoria e garantir que os suprimentos estejam sempre prontos para entrega.

Aprenda também: Ferramentas de controle de estoque: 7 dicas para gerenciar a entrada e saída de mercadorias com mais eficiência

Controle de prazos e entregas

Uma das maiores causas de reclamações de clientes é a falta de organização, clareza e profissionalismo na hora de cumprir prazos de entrega. Essa é uma falha grave e que compromete muito a reputação da empresa, podendo resultar em prejuízos financeiros.

Afinal, o que são os processos logísticos se não o gerenciamento inteligente de atividades?

Nesse sentido, o controle de prazos e entregas não só garante o cumprimento das datas, mas define quais são os melhores recursos para atender as expectativas do cliente, resultando em mais satisfação e fidelização do público.

Transporte

Nesta fase, são definidos alguns pontos importantes, como: Qual será a forma de entrega? De maneira terceirizada ou por uma equipe interna?

Além disso, há, ainda, a organização das equipes demandadas para tal função, levando em consideração a responsabilidade, o profissionalismo, a segurança e a eficiência com relação às entregas.

Como montar um processo logístico?

O processo logístico se inicia com o planejamento do que será produzido pela empresa ou indústria e quais os recursos necessários para essa produção — tanto capital quanto humano.

Após a confecção ou compra da mercadoria, deve-se decidir se este produto será estocado ou encaminhado diretamente para a venda. Caso o estoque seja a opção escolhida, é preciso optar por um armazém terceirizado ou próprio.

Essa é uma etapa importante para montar um processo logístico, que afeta diretamente os custos de armazenagem, depreciação das mercadorias e outras despesas logísticas, como contas de luz, água e internet.

Porém, dependendo do setor de atuação e do modelo de negócio, as operações de logística podem ser mais ou menos complexas. Por exemplo, empresas do setor automobilístico, que atuam com processos de montagem de veículos. Em vez de fabricar os múltiplos componentes do produto final, compra suas partes de outras companhias.

Dessa forma, o processo logístico se torna mais complexo, já que aumenta a extensão da cadeia de suprimentos, tornando-a mais vulnerável aos problemas, às oscilações do mercado, às mudanças de estratégias de fornecedores e etc, sendo ainda mais necessária uma análise e melhoria contínua das operações.

A empresa ainda pode usar um processo como esse para integrar as unidades de forma geográfica, que às vezes estão espalhadas pelo país.

Fluxograma de processo logístico: personalize o seu

Um fluxograma de processos logísticos tem, como função principal, criar uma representação visual e um mapa mental das operações e ações necessárias em cada etapa do projeto. Seu objetivo é a otimização de tarefas e custos, além de garantir a qualidade e a segurança dos serviços.

Nesse mapa, define-se quais são os processos logísticos eficientes para a empresa e seu segmento de forma a personalizar as demandas e investir em ações que podem agregar mais qualidade à entrega final.

Os elementos mais comuns de um fluxograma de processos logísticos são setas, losangos, linhas e indicações textuais. Porém, tais padrões variam de empresa para empresa.

O mais importante é manter a clareza na criação do diagrama, facilitando o entendimento e o fluxo de implementação.

Continue aprendendo: Como otimizar fluxos de trabalho usando recursos visuais

Como fazer um fluxograma de processos logísticos?

Os dois fluxogramas mais usados por diversas empresas são o linear e o funcional. Veja suas especificações:

  • Linear: um fluxo mais detalhado, que pode funcionar como um bom passo a passo, definindo todo o escopo do projeto e eliminando falhas e etapas desnecessárias;
  • Funcional: define responsabilidades e funções de cada profissional no fluxo da empresa, usando linhas verticais e horizontais para representar as respectivas responsabilidades.

Exemplos de processos logísticos de sucesso

Para inspirar mudanças no seu fluxo operacional, separamos alguns exemplos de processos logísticos abaixo:

  1. Recebimento das mercadorias;
  2. Armazenamento;
  3. Expedição;
  4. Movimentação de cargas;
  5. Picking;
  6. Gestão de transporte;
  7. Processamento de pedidos;
  8. Atendimento ao cliente;
  9. Suporte pós-venda.

Na prática, todos esses processos necessitam de um gerenciamento inteligente para serem realmente eficientes. Entretanto, pesquisas apontam que apenas 18% do tempo dos gestores é dedicado à análise de dados para tomadas de decisão, que impactam diretamente o desenvolvimento da empresa.

Como fazer o mapeamento de processos logísticos?

Depois de aprender as principais etapas, como montar e criar um fluxograma dos processos de logística, é preciso entender como mapear o seu, principalmente se é necessário realizar mudanças expressivas para otimizar recursos e alavancar os resultados.

Separamos algumas ações necessárias para explorar todo o potencial da cadeia de suprimentos e se destacar no seu mercado. Confira como fazer o mapeamento de processos logísticos!

1- Mapeie todas as operações logísticas

Não é preciso ter insights e analisar nada agora. O primeiro passo é justamente colocar no papel como funcionam atualmente os processos de logística da sua empresa, desde a compra dos produtos prontos ou de insumos para a produção até a entrega ao cliente final.

A partir desse mapeamento, monte o seu fluxograma operacional de forma sequenciada e, se possível, adicione a duração de cada etapa e o tempo gasto para a próxima fase ser iniciada. 

Uma dica aqui é conversar com gestores e colaboradores de todas as equipes envolvidas e entender se o fluxo montado reflete integralmente todos os processos.

2- Identifique erros e gargalos

Com tudo organizado, é possível identificar gargalos e erros em cada etapa das operações da área. Nessa fase, é indispensável ser detalhista. Por isso, não basta analisar apenas o estágio que desencadeia as falhas, mas os motivos. Quais atividades se tornam um obstáculo na fluidez dos processos?

Ao identificar os pontos de melhoria, é possível criar estratégias pontuais para resolver os desafios. 

3- Fique de olho nas oportunidades

No mapeamento de processos logísticos, os pontos fortes também devem ser descobertos, pois oferecem oportunidades para o negócio, exprimindo os diferenciais competitivos da marca.

Lembramos que implementar uma visão e cultura de melhoria contínua na empresa não é sobre realizar ajustes, mas encontrar formas de otimizar o que já funciona bem. O objetivo é potencializar a eficiência e a qualidade do serviço realizado.

4- Reestruture seus processos logísticos

Após ter clareza dos gargalos e das oportunidades dos seus processos logísticos, foque em como otimizá-lo e redesenhe todo o fluxo, aplicando as melhorias.

É importante envolver as equipes durante essa reestruturação, afinal, são elas que executam diariamente as atividades e precisam entender o planejamento e o plano de ação para que trabalhem de forma padronizada e fluida.

Com um mapa mental e planejamento estratégico bem-feitos, os colaboradores terão um guia para orientá-los na rotina, proporcionando aumento da produtividade e da qualidade.

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5- Acompanhe os resultados e faça ajustes

É importante destacar que os processos logísticos devem ser bem-definidos, mas não precisam ser engessados. E por que estamos falando isso? Pois, ao longo do tempo, melhorias serão realizadas e, caso o fluxo seja rígido, será preciso recriá-lo do zero. E ninguém quer esse retrabalho, não é mesmo?

Logo, escolha os melhores indicadores de performance para acompanhar o progresso do seu fluxo de trabalho e o desempenho das equipes e, assim, monitorar a eficiência e identificar se é preciso fazer mais ajustes.

Então, o que acompanhar de perto? Veja alguns exemplos:

  • movimentação de mercadorias: registro das entradas e saídas de materiais, insumos e/ou produtos no sistema de gestão;
  • o relacionamento com os fornecedores;
  • métodos de trabalho usados;
  • a eficiência da tecnologia utilizada — será que dá para melhorar?;
  • principais demandas: entenda os itens que mais saem para evitar que os clientes fiquem sem eles.

A Ferramenta de Ciclo PDCA é uma das mais indicadas para quem tem problemas com a organização e a gestão de tarefas, além de auxiliar e muito no planejamento e na execução do seu fluxograma de processos logísticos. Acesse e comece a aplicar os ajustes hoje mesmo! 

Como otimizar os processos logísticos da empresa? 

Alguns gestores, quando assumem seus cargos, deixam de lado a preocupação com os planejamentos estratégicos e sequer compreendem a importância dos processos logísticos e como podem influenciar os resultados.

Pensando em corrigir essas falhas, melhorar o desempenho e o fluxo dos projetos, separamos uma dica valiosa para você aplicar na empresa, que facilita muito a tomada de decisão e o desenvolvimento de suas operações: um bom sistema de planejamento estratégico.

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