Automação de fluxos de trabalho: sua empresa mais produtiva

A automação de fluxos de trabalho é uma prática cada vez mais importante para as organizações, uma vez que possibilita a otimização de processos e a redução de tarefas repetitivas, contribuindo para o aumento da produtividade empresarial.

Isso é importante não só porque melhora os resultados da companhia, mas também porque permite que ela ofereça um serviço de melhor qualidade a seus clientes, o que é vital para o crescimento de qualquer marca. Afinal, sem eles, nenhuma empresa é capaz de se manter em meio a um mercado extremamente competitivo.

O relatório Zendesk CX Trends 2023, revela que metade dos consumidores relatam que mudariam para um concorrente após uma experiência negativa com uma empresa. Quando o problema é recorrente, esse número sobe para 73%. 

E aqui entra uma questão importante: será que sua organização está conseguindo atender às expectativas do público? Caso não, você já sabe o que irá acontecer.

A automação de fluxos de trabalho pode conferir aquele diferencial que a sua empresa precisa para decolar. Quer saber como? A gente te conta!

Neste post, explicamos o que é automação de fluxos de trabalho, como ela contribui para a otimização de processos e para o aumento da produtividade empresarial e que tipo de vantagens ela pode gerar para a sua companhia. Boa leitura!

Leia também: Fluxograma de Processos: o que é e como criar em 6 passos?

O que é automação de fluxos de trabalho?

A automação de fluxos de trabalho é caracterizada pelo uso de tecnologias para substituir a ação humana em tarefas manuais que são repetitivas e burocráticas, aprimorando os processos e tornando-os muito mais ágeis, eficientes e produtivos.

Os sistemas de automação, por sua vez, operam com base em um conjunto de regras definidas em sua programação. Dessa forma, diante de uma ocorrência “A”, disparam a resposta “B”, conforme sua configuração, mantendo o fluxo de trabalho.

Esse tipo de automação pode ser aplicado em diversos tipos de atividades, gerando uma série de benefícios para a companhia, conforme veremos a seguir.

Qual o impacto da automação no fluxos de trabalho?

Com a automação de fluxos de trabalho conseguimos eliminar boa parte das tarefas burocráticas que consomem tempo na rotina das empresas. Com isso, é possível conferir mais agilidade aos processos e alcançar um maior nível de padronização e conformidade, além de liberar os agentes para realizarem tarefas mais complexas.

“Mas como isso funciona na prática?”

A grosso modo, a partir de tecnologias como inteligência artificial (IA) e machine learning, sistemas são capazes de coletar dados, analisá-los e identificar padrões em diferentes cenários, o que viabiliza uma tomada de decisões automatizada.

Entre os principais exemplos de automação de fluxos de trabalho bem-sucedidas, temos o uso de chatbots no atendimento ao cliente. De modo geral, essa ferramenta é utilizada como uma primeira camada de suporte, capaz de resolver questões simples.

Confira um exemplo prático de automação de processos neste setor:

1. um cliente aciona o suporte para tirar uma dúvida a respeito do seu pedido;
2. o chatbot é acionado e imediatamente responde se apresentando e perguntando como pode ajudar;
3. o cliente, então, explica seu problema;
4. após analisar a mensagem, o chatbot interpreta seu conteúdo e, a partir do contexto e das palavras utilizadas, identifica qual é a intenção do usuário;
5. em seguida, a partir das informações presentes em sua base de dados, o chatbot responde à dúvida do cliente e pergunta se a dúvida foi solucionada;
6. o cliente responde que sim;
7. o bot, então, pergunta se pode ajudar em mais alguma coisa e, após o cliente informar que era apenas isso, finaliza o atendimento.

Perceba que cada ação do usuário é seguida por uma resposta do chatbot. Caso ele não seja capaz de resolver o problema do cliente, pode, por exemplo, criar um ticket de suporte e atribuí-lo a um agente qualificado, tudo isso de forma automática.

5 vantagens da automação de fluxos de trabalho

Agora que você sabe o que é automação de fluxos de trabalho e como ela funciona, chegou a hora de conferir que tipo de vantagens ela pode gerar para sua empresa.

1. Reduz as tarefas manuais

Uma das principais vantagens da automação de fluxos de trabalho é a redução das tarefas manuais que tendem a ser mais demoradas e propensas a erros.

Assim, além de ganhar tempo e eliminar o erro por falha humana, libera os agentes para se ocuparem com tarefas mais importantes e de maior impacto nos resultados.

2. Reduz substancialmente os erros

Considerando que os sistemas executam as tarefas de forma automatizada e com base em uma rotina predefinida, as chances de erros são praticamente nulas, além de eliminar os erros por falha humana que costumam ser comuns.

Com isso, também se evita os retrabalhos, ganhando tempo e produtividade.

3. Confere mais agilidade na execução dos processos

Outro grande benefício da automação de fluxos de trabalho é o ganho de velocidade na realização das atividades.

Enquanto seres humanos precisam focar em uma tarefa por vez, os sistemas automatizados são capazes de atuar em diversas frentes de forma simultânea e sem perder desempenho, conferindo mais agilidade aos processos.

4. Aumenta a produtividade

Com a maior velocidade na execução das tarefas, temos também um aumento da produtividade empresarial a partir da otimização de processos, que contribuem para a melhora da eficiência operacional da companhia.

5. Melhora a eficácia e a eficiência operacionais

Por fim, temos um maior alinhamento de todas as práticas automatizadas, que funcionam como um relógio, com suas engrenagens perfeitamente sincronizadas. 

Isso, por si só, torna os processos muito mais efetivos, mostrando que é possível entregar mais resultados, mesmo com uma equipe mais enxuta.

Automação de fluxos de trabalho e o futuro da sua empresa

Acompanhar o que é tendência no mercado é muito mais do que simplesmente seguir o fluxo. Temos observado o desenvolvimento de tecnologias que, cada vez mais, têm se tornado essenciais para o crescimento de negócios de todas as áreas.

Da otimização de processos ao aumento da produtividade empresarial, a automação de fluxos de trabalho pode contribuir — e muito — para o sucesso da sua empresa. Por outro lado, não aderir a essas tecnologias pode condená-la ao esquecimento.

Não é segredo nenhum que tecnologias como IA estão se provando decisivas no processo de atendimento ao cliente. E a sua empresa, ainda não embarcou nessa?

A Zendesk recentemente lançou um estudo que ilustra muito bem essa questão, revelando como as organizações devem se preparar para enfrentar este desafio e se manterem relevantes em um mercado para lá e competitivo.

Para conferir os resultados do estudo, você pode baixá-lo gratuitamente aqui: Os consumidores esperam que a IA transforme radicalmente o atendimento.

Próximos passos

A automação de fluxos de trabalho está totalmente atrelada à gestão de desempenho nas empresas. Afinal, para alcançar a alta performance, o uso de tecnologia é indispensável no cenário corporativo. 

Ao mesmo tempo, o gerenciamento de indicadores é vital para analisar e indicar falhas e oportunidades. 

É por isso que não poderíamos encerrar este artigo sobre automatização de processos de outra forma que não fosse falando sobre a importância do acompanhamento dos indicadores estratégicos da empresa.

A melhor maneira de fazê-lo é por meio de um software de gestão de projetos, que ajuda a visualizar os status de toda a carteira, permitindo o gerenciamento do portfólio e monitoramento da evolução do cronograma.

Com esse sistema de gestão empresarial, você conecta os indicadores de desempenho e centraliza-os de modo a facilitar a tomada de decisões para uma melhoria constante da performance.

E um software de gestão que se destaca no mercado é o STRATWs One, que propicia mais tempo para planejar, gerenciar e engajar sua equipe em torno da cultura de resultados.

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