Como a metodologia FCA (Fato Causa Ação) auxilia na solução de problemas?
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Diariamente, é bastante comum que gestores encontrem problemas em diversas áreas da empresa. No entanto, a maior dificuldade é a não identificação do porque essa falha surgiu, de modo que a causa raiz seja de fato encontrada. Por isso, neste artigo te apresento mais sobre a metodologia FCA.
Isso porque ela se tornou uma das principais soluções dentro das organizações ao ajudar a evitar que a situação se repita e, por isso, pode ser utilizada como uma solução para detectar as causas centrais dos problemas de forma bem simples.
Além disso, a metodologia FCA (Fato Causa Ação) pode ser usada para a constante melhoria dos processos de rotina, sendo apoiada ainda por outros métodos, como o PDCA, o 5W2H e os 5 Porquês.
Para auxiliar no entendimento da metodologia FCA, preparamos este artigo que explica seus detalhes e sua utilização prática nas organizações. Continue a leitura e confira!
O que é a metodologia FCA?
A metodologia FCA (Fato-Causa-Ação) é uma ferramenta que tem por objetivo analisar uma causa raiz para que os profissionais envolvidos saibam o que deu errado depois de um resultado inesperado.
Além disso, pode-se dizer que essa é uma metodologia de diagnóstico muito eficiente e facilmente aplicável em procedimentos, que consiste na análise do Fato-Causa-Ação. Ou seja, ela vai analisar algo que aconteceu, identificando o porquê o resultado não foi o esperado e assim criar planos de ação, focados na ação sob-causa, para que não se repita.
Dessa forma, a metodologia FCA foi desenvolvida para auxiliar gestores nas tomadas de decisões e pode ser aplicada durante qualquer período dos processos, agindo como um facilitador na solução de problemas e melhorias.
Só para ilustrar, é possível usá-la para acompanhar o desempenho de um projeto por meio de metas e indicadores de desempenho. Afinal, quando as metas ficam aquém do esperado o FCA ajuda a compreender o que atrapalhou o andamento do projeto.
Um dos pontos interessantes é que ele pode ser apresentado em uma reunião de resultados, servindo inclusive, de plano para o mês seguinte.
Além disso, a metodologia também ajuda a prevenir riscos e auxiliar na aquisição de conhecimento aprofundado sobre os processos aplicados, podendo ser usada relativamente ou preventivamente. Isso porque a proposta do FCA consiste em analisar não os sintomas dos fatos, mas a raiz dos problemas, a fim de criar alternativas de ações e formular soluções que resolvam a situação.
Nesse sentido, a metodologia FCA (Fato Causa Ação) pode ser utilizada nos mais diversos tipos de problemas, desde os que acontecem no processo produtivo, nas vendas e até mesmo no engajamento da equipe e no desenvolvimento de projetos.
O que é FCAR?
Também bastante utilizado, o FCAR é uma derivação da metodologia FCA, nela, o R (de resultado) é adicionado no processo. A lógica é que todos os números alcançados nas ações sejam documentados, para garantir que nenhuma informação fique de fora futuramente.
O ideal é que a empresa já suporte um software ou ferramenta de gestão para que essas informações fiquem centralizadas em um único lugar e também disponíveis para todos os colaboradores envolvidos no processo.
Quais são os benefícios da FCA?
O principal benefício de aplicar a metodologia FCA é que ele colabora para a identificação de um problema, e consequentemente, amplia as suas chances de resolução.
Vale destacar que qualquer problema interfere no lucro da empresa, e por vezes, podem virar uma bola de neve, elevando o custo e afetando inclusive a própria satisfação do cliente, seja em repasse de preços ou até mesmo na piora da qualidade do produto ou serviço oferecido.
Outro benefício que também merece destaque diz respeito à prevenção de riscos e melhoria contínua, pois, ao adotar essa técnica rotineiramente o conhecimento da empresa sobre um determinado processo se amplia, e as chances dele se tornar cada vez melhor aumentam.
Por exemplo, imagine que no fechamento anual de uma empresa, o resultado tenha ficado 15% aquém do esperado. Ao aplicar a técnica FCA, é possível se aprofundar nos fatos e identificar onde está a raiz do problema. Por consequência, a empresa encontrará facilmente a solução.
Com o STRATWs One você utiliza métodos como o FCA e o PDCA para garantir que o plano estratégico da sua empresa vai sair do papel e trazer melhoria significativa nos seus resultados!
Como aplicar a análise da metodologia FCA (Fato, Causa, Ação)?
A análise da metodologia FCA deve começar com a identificação do fato a ser analisado e seguir para as possíveis causas que deram origem a esse problema e, por fim, passar pela formulação de um plano de ação para que essa eventualidade seja melhor controlada, tanto para fins negativos quanto positivos.
Confira um passo a passo:
1 – Fato
É o problema presenciado, externamente ou internamente, pela organização que esteja afetando a operação, a performance ou os resultados. Por exemplo, os gestores de uma empresa têm presenciado um aumento de 15% no gasto de energia no último mês.
Normalmente, o Fato se trata de um dado que impactou a empresa negativamente. Nesse caso, é importante que a organização esteja trabalhando com métricas, até para que os fatos possam ser facilmente identificados.
2 – Causa
As Causas são os motivos que desencadeiam o problema para a empresa, e é importante ter conhecimento deles para saber controlar seus efeitos. Normalmente, um fato costuma ter mais de uma causa, no entanto, não é uma regra.
Seguindo o exemplo, a empresa começa a desenvolver a análise da metodologia FCA e descobre que o gasto de energia aumentou naquele mês porque os funcionários estão fazendo muitas horas extras no período da noite.
Uma excelente dica para chegar até a raiz desse problema é por meio da utilização da metodologia 5 Porquês, que falaremos mais dela no próximo tópico, ou o 5W2H.
3 – Ação
É o plano de ação que a empresa deve desenvolver após identificar as causas dos fatos, para conseguir corrigir os danos ou repetir os feitos.
Para solucionar o problema da empresa, os gestores podem rever as metas e combinados que fazem aos seus colaboradores, pois se está precisando de hora extra para alcançar a meta, ela pode estar além do que o time consegue entregar.
Além disso, pode ser feita uma campanha de conscientização para a economia de energia. Outra metodologia que ajuda na identificação de problemas e superação de desafios é o ciclo PDCA.
Veja como funciona:
Os 5 Porquês
O método dos 5 Porquês, também conhecido como 5-Why, é uma ferramenta muito ligada à gestão da qualidade total e à melhoria contínua. Ela foi desenvolvida e aprimorada pela Toyota, tendo surgido como elemento importante para auxiliar na resolução de problemas internos.
Ele consiste na repetição da pergunta “Por quê?” diante da questão a ser aprofundada na organização, e com ela, torna-se ainda mais fácil chegar à raiz do problema com clareza.
Dessa forma, o 5 Porquês é uma forma prática de focar na causa dos ocorridos e evitar que eles reapareçam em outras situações.
Assim como uma criança que têm a curiosidade atiçada a cada descoberta, a técnica consiste em se perguntar por que várias vezes acerca dos acontecimentos até que a equipe sinta confiança em estar no controle da situação – alguns fatos precisarão de 5 ou mais perguntas, enquanto outros podem precisar de menos – sendo um truque simples e eficiente.
Como utilizar a metodologia 5 Porquês?
Por exemplo, uma empresa está com dificuldade nas entregas de produtos. Após algumas perguntas, foi detectada uma falha no gerenciamento do estoque, sendo uma falha interna da própria organização, e não de seus entregadores.
Dessa forma, a empresa poderá alterar a eficiência da sua gestão e eliminar o problema. As questões feitas para chegar à raiz do problema poderiam ser:
- Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
- Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
- Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
- Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
- Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.
Exemplos de aplicação da metodologia FCA
Para facilitar o entendimento, vamos considerar um exemplo prático. No primeiro passo será preciso identificar o Fato. Para isso, imagine que um profissional do setor financeiro da empresa tenha notado que o lucro líquido do negócio ficou 15% abaixo do que a empresa havia planejado para aquele período.
Em virtude disso, temos já o Fato que é o problema do negócio ter ficado 15% aquém do esperado. Dessa forma, identificado o fato, no segundo passo será preciso aplicar a técnica dos 5 Porquês para encontrar a raiz do problema:
- Por que o lucro da empresa ficou 15% abaixo do esperado? Porque o custo foi mais elevado do que o projetado no orçamento.
- Por que o custo foi mais elevado do que o projetado no orçamento? Por que os gestores não conseguiram conter os gastos imprevistos do orçamento.
- Por que os gestores não conseguiram conter os gastos imprevistos do orçamento? Por conta de diversas mudanças que ocorreram no departamento.
- Por que ocorreram tantas mudanças no departamento? Porque houve falhas no momento da contratação de pessoas por parte do RH.
- Por que houve falhas na contratação de pessoas? Porque o RH não possui um software de gestão.
Com a aplicação dos 5 Porquês foi encontrado então a causa do problema que é a não informatização do RH. Portanto, o terceiro passo, que se refere à ação, é promover a informatização do departamento. A partir de então, começa-se a procurar o software adequado.
Note que a princípio o fato surgiu no departamento de finanças, depois foi até o departamento de custos para descobrir que o problema se encontrava no RH da empresa. Por isso, essa metodologia é tão importante para que a empresa tenha mais facilidade em solucionar os seus problemas.
Quando a metodologia FCA (Fato, Causa, Ação) deve ser aplicada?
A metodologia FCA deve ser aplicada constantemente, embora alguns gestores acreditem que ela só deve ser colocada em ação quando ocorre um determinado problema.
Claro que diante de um problema é necessário um esforço ainda mais profundo para que se encontre a sua raiz para então ser proposta uma solução. Mas por outro lado, quando aplicado de forma preventiva a empresa poderá ter resultados ainda mais robustos.
Afinal, ela passa a atuar na prevenção de riscos e consegue identificar o problema logo no seu início, evitando assim que ele se prolongue por um grande período de tempo e com isso passe a interferir na própria lucratividade do negócio.
Próximos passos
A utilização correta da metodologia FCA no ambiente organizacional, portanto, ajuda a melhorar os resultados, facilitando a identificação de problemas que possam surgir no caminho e dando uma melhor visão de todos os processos realizados pela empresa.
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