É muito comum os gestores se depararem com problemas e situações recorrentes em diversas áreas da empresa, mas não conseguirem identificar ou medir de onde surgem as falhas que causam esses impasses.

Com essa dificuldade, evitar que a situação se repita se torna uma tarefa mais complicada ainda. Por isso, o método FCA (Fato Causa Ação) pode ser utilizado como uma solução para detectar as causas centrais dos problemas de forma bem simples.

Ao criar um planejamento estratégico, é importante ter em mente que os processos não são perfeitos e que é preciso pensar nos fatores inesperados que possam surgir no caminho para tentar reduzir seus danos.

O FCA (Fato Causa Ação) pode ser usado para a constante melhoria desses procedimentos, assim como outros métodos, como o PDCA, o 5W2H e os 5 Porquês.

Para auxiliar no entendimento do método, preparamos um artigo que explica seus detalhes e sua utilização prática nas organizações. Confira!

FCA: o que é, como usar na empresa e sua relação com os 5 porquês

O que é FCA?

O FCA é uma metodologia de diagnóstico muito eficiente e facilmente aplicável em procedimentos, que consiste na análise do Fato-Causa-Ação. Ela foi desenvolvida para auxiliar gestores nas tomadas de decisões e pode ser aplicada durante qualquer período dos processos, agindo como um facilitador na solução de problemas e melhorias.

Ele também previne riscos e auxilia na aquisição de conhecimento aprofundado sobre os processos aplicados, podendo ser usado reativamente ou preventivamente. A proposta dessa metodologia consiste em analisar não os sintomas dos fatos, mas a raiz dos problemas, a fim de criar alternativas de ações e formular soluções que resolvam a situação.

O FCA (Fato Causa Ação) pode ser utilizado nos mais diversos tipos de problemas, desde os que acontecem no processo produtivo, nas vendas e até mesmo no engajamento da equipe e no desenvolvimento de projetos. A ideia da metodologia é aprofundar nas causas dos problemas e essa análise pode ser levada para qualquer área que esteja sofrendo impasses no seu negócio.

Como fazer a análise da metodologia FCA?

A análise FCA deve começar com a identificação do fato a ser analisado, seguir pelas possíveis causas que deram origem a esse problema e, por fim, passar pela formulação de um plano de ação para que essa eventualidade seja melhor controlada, tanto para fins negativos quanto positivos. É simples e eficiente! Vejamos:

Fato

É o problema presenciado, externamente ou internamente, pela organização que esteja afetando a operação, a performance ou os resultados. Por exemplo, os gestores de uma empresa têm presenciado um aumento de 15% no gasto de energia no último mês.

Causa

São os motivos que desencadeiam o problema para a empresa, e é importante ter conhecimento deles para saber controlar seus efeitos. Seguindo o exemplo, a empresa começa a desenvolver a análise FCA e descobre que o gasto de energia aumentou naquele mês porque os funcionários estão fazendo muitas horas extras no período da noite.

Ação

É o plano de ação que a empresa deve desenvolver após identificar as causas dos fatos, para conseguir corrigir os danos ou repetir os feitos. Para solucionar o problema da empresa, os gestores podem rever as metas e exigências que fazem aos seus funcionários, pois se está precisando de hora extra para se alcançar a meta, ela pode estar além do que o time consegue entregar.

Além disso, pode ser feita uma campanha de conscientização para a economia de energia.

Para que a análise FCA seja feita de forma mais completa e aprofundada, existem métodos que podem ser utilizados simultaneamente, como os 5 Porquês. Saiba mais sobre essa técnica:

Os 5 Porquês

O método dos 5 Porquês, também conhecida como 5-Why, é uma ferramenta muito ligada à gestão da qualidade total e à melhoria contínua. Ela foi desenvolvida e aprimorada pela Toyota, tendo surgido como elemento importante para auxiliar na resolução de problemas internos.

Seu criador, Taiichi Ohno, foi arquiteto do sistema Toyota de produção nos anos 1950 e descreveu o método em seu livro Toyota production system: beyond large-scale production como sendo a base da abordagem científica da empresa.

Ela consiste na repetição da pergunta “Por quê?” diante da questão a ser aprofundada na organização, e com ela, torna-se ainda mais fácil se chegar à raiz do problema com clareza.

No dia a dia, é comum resolvermos os problemas de acordo com seus sintomas, já que é difícil encontrar tempo e habilidade para aprofundar neles. Com essa técnica, se torna mais fácil e prático obter um resultado satisfatório na solução de problemas.

Dessa forma, o 5 Porquês é uma forma prática de focar na causa dos ocorridos e evitar que eles reapareçam em outras situações.

Assim como uma criança que têm a curiosidade atiçada a cada descoberta, a técnica consiste em se perguntar por que várias vezes acerca dos acontecimentos até que a equipe sinta confiança em estar no controle da situação – alguns fatos precisarão de 5 ou mais perguntas, enquanto outros podem precisar de menos – sendo um truque simples e eficiente.

Como utilizar a metodologia 5 Porquês?

Por exemplo, uma empresa está com dificuldade nas entregas de produtos. Após algumas perguntas, foi detectada uma falha no gerenciamento do estoque, sendo uma falha interna da própria organização, e não de seus entregadores. Dessa forma, a empresa poderá alterar a eficiência da sua gestão e eliminar o problema. As questões feitas para chegar à raiz do problema poderiam ser:

1. Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
2. Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
3. Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
4. Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
5. Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.

Conclusão

A boa utilização da metodologia FCA (junto com a técnica dos 5 Porquês ou de outros métodos para análise de processos) possibilita que você e sua equipe consigam poupar tempo e recursos que, muitas vezes, são utilizados na reparação de problemas de forma precipitada.

É muito comum o grupo agir focando nos sintomas mais aparentes e superficiais do problema, ao invés de contra-atacar suas causas reais.

Com a análise, é possível aprofundar e conhecer melhor os fatos e suas particularidades, de forma que contribua para o desenvolvimento de uma cultura que preza pela disseminação de melhores práticas para os processos. Além disso, o conhecimento gerado pela constante análise é acumulativo, e ajuda a solucionar e reparar problemas semelhantes que possam surgir.

Dessa forma, assim como outras metodologias que auxiliam no planejamento estratégico, o FCA (Fato Causa Ação) garante que os objetivos da empresa saiam do papel e comecem a ser desenvolvidos no ambiente corporativo. Ele ajuda a evitar que o plano se perca durante o processo, devido a falhas, distrações, entre outros.

A utilização correta da metodologia no ambiente organizacional, portanto, ajuda a melhorar os resultados, facilitando a identificação de problemas que possam surgir no caminho e dando uma melhor visão de todos os processos realizados pela empresa.

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Com o STRATWs você utiliza métodos como o FCA e o PDCA para garantir que o plano estratégico da sua empresa vai sair do papel e trazer melhoria significativa nos seus resultados!