Como fazer gestão à distância de equipe remota e manter a produtividade?

Em 2020, o mundo passou por uma grande transformação com a chegada da pandemia de Covid-19. O trabalho à distância cresceu, aumentando a necessidade da gestão a distância.

Só para você ter uma ideia, de acordo com reportagem da Folha de S.Pauloabre em nova aba, no período pré-pandemia apenas 7% das organizações trabalhavam com modelo à distância. Já em 2022, o número cresceu para 33%.

Ainda que o modelo já aparecesse como tendência nos últimos anos, o contexto o acelerou e fez com que muitas organizações, não acostumadas com o formato, tivessem que se reinventar.

Hoje, essa realidade tem mudado, com algumas empresas voltando a adotar o regime presencial ou híbrido. Segundo a EY, com dados da JLLabre em nova aba, atualmente apenas 14% das empresas brasileiras adotam o modelo 100% remoto. Além disso, entre as empresas que optam pelo trabalho híbrido, a maioria (45%) adota 2 dias de trabalho presencial e 3 dias remotos por semana. A Siteware também trabalha no modelo híbrido.

Diante da perspectiva de ter times trabalhando remotamente, muitos gestores se depararam com a dúvida: como fazer a gestão a distância de uma equipe? Como liderar e motivar os colaboradores remotamente?

Diversos líderes passaram a aprimorar o seu conhecimento para tentar responder às questões que, em um primeiro momento, pareciam bastante complexas.

Se esse é o seu caso, saiba que você veio ao lugar certo. Separamos, neste artigo, 7 dicas essenciais sobre gestão a distância que vão ajudar na sua jornada.

Além disso, selecionamos 10 ferramentas on-line que podem colaborar na hora de coordenar a equipe e se comunicar com os funcionários em home office.

Quer mais? Também falaremos sobre a experiência em gestão a distância de equipes.

Boa leitura!

O que é gestão a distância das equipes?

A gestão de equipe remota, também conhecida como “gestão a distância” ou “liderança remota”, refere-se à supervisão e à coordenação de equipes ou indivíduos que trabalham fora do local tradicional de trabalho, como em suas casas, escritórios satélites ou coworkings ao redor do mundo.

Essa forma de gestão tornou-se relevante com a popularização do trabalho remoto, impulsionada por avanços tecnológicos e, mais recentemente, pelas necessidades decorrentes da pandemia da Covid-19.

Esse tipo de gestão é desafiador, principalmente para os gestores mais tradicionais, que sempre foram acostumados ao trabalho presencial.

Quais são os desafios da gestão de equipe remota?

Entre os principais desafios de uma gestão a distância estão:

• criar uma comunicação eficaz;
• construir uma relação de confiança;
• acompanhar o progresso da equipe;
• introduzir a cultura na empresa;
• promover o desenvolvimento pessoal;
• proporcionar mais bem-estar aos colaboradores.

1. Comunicação

Os gestores devem garantir que a equipe esteja bem informada e se sinta conectada, apesar da distância física. Para isso, devem fazer uso de algumas ferramentas, sobre as quais falaremos mais adiante neste artigo.

Mas muitos são os desafios para uma comunicação eficaz, incluindo uma boa internet de banda larga no local de trabalho dos funcionários e a facilidade de todo o time em manusear as tecnologias.

2. Construção de confiança

Sem a interação face a face diária, construir e manter a confiança entre gestores e equipe pode ser mais desafiador. É vital estabelecer expectativas claras e confiar que os membros do time irão cumprir seus papéis.

3. Acompanhamento de progresso

Monitorar o progresso e a produtividadeabre em nova aba pode ser diferente em um ambiente remoto. Em vez de supervisionar horas trabalhadas, muitos gestores focam em metas e resultados.

Essa mudança é particularmente difícil para quem está acostumado ao modelo tradicional, mas a adaptação é necessária nesse formato de trabalho.

4. Cultura da empresa

Manter a cultura da empresaabre em nova aba e garantir que os colaboradores se sintam conectados à missão e aos valores da organização é um desafio quando se está distante.

Para tentar superá-lo, iniciativas como reuniões virtuais regulares, eventos de team building on-line e reconhecimento regular podem ajudar.

5. Desenvolvimento profissional

Os gestores devem garantir que os funcionários tenham oportunidades de desenvolvimento, mesmo trabalhando remotamente. Na prática, isso quer dizer que o investimento em treinamentos e aperfeiçoamentosabre em nova aba deve continuar.

6. Bem-estar dos colaboradores

A saúde mental e o bem-estar do time podem ser preocupações quando se trabalha isoladamente.

Por isso, os gestores devem estar cientes dos desafios que o trabalho remoto pode apresentar e oferecer apoio quando necessário.

Como é possível ver, os desafios existem para serem superados. No entanto, a jornada do trabalho à distância não é composta apenas por obstáculos. Há uma série de benefícios na adoção da gestão a distância da equipe, e falaremos sobre cada um no próximo tópico.

Quais benefícios a gestão a distância de equipe proporciona?

A gestão a distância de equipeabre em nova aba proporciona benefícios que não se limitam à empresa e se estendem aos próprios colaboradores. Vamos entender quais são as vantagens para cada um dos agentes envolvidos?

Para as organizações

1. Acesso a talentos globais

As empresas não estão mais limitadas a contratar talentos em sua localidade imediata. Nesse sentido, as organizações podem recrutar profissionais de qualquer parte do mundo, o que permite diversificar e enriquecer as equipes.

2. Redução de custos

Na gestão a distância, ao permitir que os funcionários trabalhem remotamente, as organizações podem economizar em custos operacionais, como aluguel, utilidades (eletricidade, água), material de escritório, entre outros.

3. Flexibilidade

A capacidade de operar em diferentes fusos horários pode ser benéfica para os empreendimentos que têm clientes ou parceiros globais, permitindo a cobertura das solicitações e dos tickets de clientes por quase 24 horas, se necessário.

4. Retenção de talentos

Ao oferecer opções de trabalho flexíveis, a retenção de funcionários tende a aumentar, reduzindo os custos de rotatividade e de treinamento.

5. Continuidade dos negócios

Em situações imprevistas, como desastres naturais ou pandemias, as companhias que já adotam a gestão a distância podem continuar operando sem grandes interrupções.

Para os colaboradores

1. Equilíbrio entre trabalho e vida pessoal

Os funcionários podem ter uma melhor qualidade de vida ao evitar deslocamentos diários, além de ter flexibilidade para gerenciar suas próprias horas de trabalho.

2. Economia de tempo e dinheiro

Eliminar o deslocamento diário significa menos tempo gasto no trânsito e menos dinheiro despendido com transporte, alimentação e vestuário profissional.

3. Ambiente de trabalho personalizado

Os funcionários têm a liberdade de criar seu próprio espaço de trabalho, o que pode levar a um aumento na produtividade e no bem-estar.

4. Menos distrações

Embora trabalhar em casa possa gerar suas próprias distrações, muitos funcionários acham que o ambiente residencial tem menos estímulos do que um escritório tradicional, onde conversas paralelas e interrupções são comuns.

5. Oportunidades de desenvolvimento profissional

Com a possibilidade de trabalhar para empresas em diferentes localidades, os trabalhadores têm mais oportunidades de crescimento profissional e de contato com diferentes culturas e práticas de trabalho.

No entanto, ainda que traga inúmeros benefícios, é preciso tomar alguns cuidados para evitar erros comuns do modelo de trabalho remoto.

Quais erros devem ser evitados na liderança e gestão a distância de equipes?

Os principais erros que devem ser evitados são:

• não estabelecer expectativas claras;
• supervisionar em excesso;
• não investir em tecnologia;
• falhar em construir relacionamentos de equipe;
• tratar os funcionários de maneira uniforme;
• não criar oportunidades para feedbacks;
• não revisar e adaptar processos.

1. Não estabelecer expectativas claras

Os membros da equipe precisam saber exatamente o que é esperado deles, desde prazos até padrões de qualidade e métricas de desempenhoabre em nova aba. Não ter essa definição é um erro grave na gestão a distância.

2. Supervisionar em excesso

Também conhecido como “microgerenciamentoabre em nova aba”, monitorar cada movimento dos funcionários pode diminuir a confiança e prejudicar a autonomia e a iniciativa de cada um.

3. Não investir em tecnologia

É importante ter as ferramentas e os softwares adequados para facilitar a colaboração e a comunicação em um ambiente remoto. Sem a tecnologia certa, o trabalho pode ficar aquém do esperado.

4. Falhar em construir relacionamentos de equipe

A construção de relações de trabalho fortes é fundamental, mesmo em um ambiente remoto. Líderesabre em nova aba devem incentivar interações sociais, mesmo que virtuais. Não adotar essa prática é um erro grave.

5. Tratar todos os funcionários de maneira uniforme

Cada colaborador é único, com diferentes necessidades e preferências. Alguns podem prosperar no ambiente remoto, enquanto outros podem ter mais dificuldade em se adaptar.

Personalizar a abordagem de gestão a distância pode ser mais eficaz do que tratar todos os colaboradores de maneira igual.

6. Não criar oportunidades para feedback

É vital ter canais abertos para feedbackabre em nova aba, para que os trabalhadores compartilhem suas preocupações, ideias ou desafios.

Muitas empresas, quando adotam o trabalho remoto, esquecem esse ponto, o que gera frustração nos funcionários.

7. Não revisar e adaptar processos

O que funciona em um ambiente de escritório tradicional pode não ser adequado para o trabalho à distância. Líderes devem estar dispostos a ajustar e otimizar processos conforme necessário.

Erros como esses podem determinar o sucesso ou o fracasso de um time.

Agora que você já sabe os erros que não pode cometer, vamos mostrar 7 dicas para adquirir mais experiência em gestão a distância de equipes.

Gestão a distância: 7 dicas para entender como gerir uma equipe à distância

Conforme vimos até aqui, a tecnologia e a pandemia de Covid-19 aceleraram a transformação digitalabre em nova aba nas empresas, e grande parte dos negócios adotou o trabalho remoto.

Para ajudar você a ter sucesso nesse formato, separamos 7 dicas para reduzir os impactos na produtividade e ganhar mais bagagem e repertório em sua experiência de gestão de equipes à distância.

Confira!

1. Determine como e onde quer chegar

A transição do trabalho presencial para o home office pode gerar confusão entre os colaboradores e colocar em risco os resultados da empresa.

Nesse sentido, procure ser o mais claro possível ao redefinir os processos e ao comunicar os novos objetivosabre em nova aba, considerando o novo formato de gestão a distância.

Para entender como gerir uma equipe à distância, é fundamental garantir que todos estejam cientes do que é preciso fazer e dos resultados esperados de cada colaborador ou equipe de trabalho.

Uma reunião de metas pode ajudar bastante nessa hora. Veja como fazer uma: O que é reunião de metas? + 8 dicas de como conduzir umaabre em nova aba

2. Faça um planejamento para o trabalho remoto

Dificilmente será possível manter à risca o mesmo planejamento que era feito em um ambiente presencial. Por isso, é importante reformulá-lo e adaptá-lo para o trabalho remoto.

A partir da adaptação, será possível determinar prioridades, novas metas, novos prazos e novas responsabilidades. Com um bom plano para a gestão a distância, todos se sentirão mais confiantes e seguros para executar suas funções.

3. Defina a rotina de trabalho para a equipe

Não há como liderar um time à distância se os colaboradores não tiverem uma rotina bem estabelecida.

Durante a transição do presencial para o home office, é comum que eles não consigam, em um primeiro momento, se adaptar à nova dinâmica. Por isso, cabe ao gestor auxiliar a equipe a seguir uma rotina.

Defina os horários de início e término do expediente, com pausas para almoço e descanso. Combine também um horário para reuniões de videoconferência. Peça para que seus liderados organizem um espaço de trabalho em suas residências.

4. Use indicadores de desempenho

Se, no trabalho presencial, você já usa indicadores para acompanhar o desempenho, na gestão a distância eles se tornam ainda mais importantes.

É por meio dos KPIsabre em nova aba que você sabe quais ajustes precisam ser feitos na estratégia de trabalho remoto para evitar prejuízos à produtividade da equipeabre em nova aba. Nesse momento de transição, saber acompanhar metas e KPIs à distância é essencial.

No entanto, nem sempre é fácil acompanhar indicadores. Por isso, trouxemos este vídeo para ajudar:

5. Reúna a equipe (virtualmente) com uma frequência determinada

Uma forma de acompanhar metas e KPIs e também de motivar a equipeabre em nova aba é por meio de reuniões periódicas.

Nesses encontros, feitos por videoconferência, o gestor apresenta os resultados dos indicadores de desempenho, mostra para os colaboradores o que pode melhorar e esclarece dúvidas.

Além disso, é nesse momento que se deve reconhecer os esforços que têm contribuído para os resultados positivos.

Dessa forma, os funcionários se sentem mais motivados a dar o melhor de si. A prática também fortalece o relacionamento entre líderes e liderados.

As reuniões também podem ser feitas individualmente, para fornecer feedbacks mais personalizados.

Leia mais: Gestão de indicadores: como defini-los e como acompanhá-losabre em nova aba

6. Aperfeiçoe a comunicação

Quando o trabalho é feito de maneira remota, falhas podem gerar ruídos capazes de prejudicar significativamente os resultados das equipes.

Por isso, procure aperfeiçoar a comunicação com seus colaboradores, sendo mais detalhista ao descrever as instruções para determinadas tarefas.

Adote canais para esclarecer dúvidas e facilite o acesso a informações relevantes sobre o fluxo de trabalhoabre em nova aba e os resultados em tempo real. E não se esqueça de incentivar a troca de conhecimento entre eles.

7. Evite o microgerenciamento

Conforme já falamos, o microgerenciamento é um dos erros mais graves que a maioria dos gestores comete no trabalho à distância.

Trata-se de uma prática de liderança que pode prejudicar a produtividade da equipe.

No microgerenciamento, o gestor quer fazer de tudo para garantir que todas as tarefas sejam executadas sem erros. Para isso, monitora todos os detalhes do trabalho de seus colaboradores de maneira quase obsessiva.

Esse comportamento geralmente é agravado na gestão a distância e limita demais a autonomia dos funcionários, deixando-os inseguros e pouco produtivos.

Portanto, evite microgerenciar suas equipes. Confie no talento dos seus colaboradores e deixe que eles procurem você em caso de dúvida sobre suas funções.

10 ferramentas para gestão a distância

Durante o trabalho remoto e ao longo do processo de gestão a distância, você pode usar ferramentas tecnológicas para integrar melhor os colaboradores, facilitar a comunicação e acompanhar o desempenho das equipes.

Confira a seguir 10 ferramentas que você pode implementar.

1. Stratws

O Stratwsabre em nova aba é uma plataforma de IA para gestão estratégica e de desempenho criada pela Siteware. Nele, metas e indicadores ficam em um painel compartilhado com a equipe, os desvios são acompanhados com planos de ação e as reuniões de resultado têm histórico de decisões e pendências.

Com isso, o gestor e a equipe sabem se o desempenho individual e coletivo está de acordo com o esperado, mesmo à distância.

2. Google Drive

O Google Drive permite compartilhar documentos, planilhas, apresentações e vários outros formatos de arquivo. Tudo fica armazenado na nuvem e pode ser editado de forma colaborativa e em tempo real.

3. We Transfer

O We Transfer é indicado para quem precisa enviar arquivos muito pesados, que não podem ser transferidos por e-mail. Com a ferramenta, envia-se apenas um link para que o destinatário abra e visualize ou faça o download dos arquivos.

4. Slack

O Slackabre em nova aba é uma plataforma de comunicação interna que serve como alternativa ao e-mail.

Por meio do sistema, é possível trocar mensagens instantâneas com colegas de trabalho, enviar arquivos, compartilhar projetos, visualizar relatórios e fazer reuniões.

Veja também: As TOP 8 melhores ferramentas de gestão de pessoasabre em nova aba

5. Google Chat

O Google Chat também é uma ferramenta de comunicação. Com ele, você pode criar grupos de conversa e compartilhar arquivos do Google Drive. Basta ter uma conta Google ativa, e a ferramenta é compatível com os principais navegadores.

6. Trello

O Trelloabre em nova aba é uma plataforma útil para gerenciar projetos. Baseada na metodologia Kanban, a ferramenta organiza as tarefas em quadros e listas.

Com o Trello, você pode fazer integrações com outras plataformas, como o Google Drive, o OneDrive e o Dropbox.

Além disso, é possível criar grupos de trabalho, atualizar relatórios em tempo real, compartilhar arquivos e criar checklists. A ferramenta é simples e intuitiva, o que facilita o gerenciamento dos fluxos de trabalho.

Saiba mais: Kanban: o que é e como usar na empresa?abre em nova aba

7. Asana

A Asanaabre em nova aba é uma ferramenta útil para acompanhar projetos. Com a plataforma, é possível mapear cada tarefa e visualizar seu andamento com clareza, além de criar uma linha do tempo para os projetos da sua equipe.

A plataforma também ajuda a acompanhar metas e KPIs à distância, porque permite verificar o progresso das atividades em relação aos indicadores de desempenho.

Outra funcionalidade útil é o alerta de e-mail. Você pode configurar o envio de alertas quando os prazos estiverem se aproximando, para que os colaboradores façam as entregas na data combinada.

8. Operand

O Operandabre em nova aba tem como objetivo promover a integração entre pessoas e processos. As informações dos trabalhos e projetos ficam centralizadas em uma única plataforma, o que facilita o acesso de todos os profissionais envolvidos e otimiza a gestão a distância.

9. Evernote

O Evernoteabre em nova aba é um aplicativo de anotações que permite criar notas, adicionar anexos, definir lembretes, editar arquivos, marcar reuniões e muito mais, de maneira colaborativa. Com ele, é possível compartilhar ideias com a equipe.

10. Whereby

O Wherebyabre em nova aba é uma opção para fazer videoconferências direto no navegador, sem precisar instalar programas.

O que achou das nossas dicas de como fazer uma gestão a distância mais eficiente? Coloque-as em prática e acompanhe a evolução das equipes que trabalham à distância.

Como acompanhar equipes remotas no dia a dia?

Na gestão à distância, o gestor deixa de ver o trabalho acontecer e passa a depender de meta clara, indicador atualizado e reunião com decisão registrada. Sem isso, o acompanhamento vira cobrança por mensagem.

No Stratws, plataforma de IA para gestão estratégica e de desempenho criada pela Siteware, as metas e os indicadores de cada equipe ficam em um painel visual compartilhado, e as reuniões de resultado registram decisões, donos e prazos, com os planos de ação acompanhados até a conclusão.

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