Metodologia Lean na gestão de projetos

Você já ouviu falar do uso da metodologia Lean na gestão de projetos?

A busca por eficiência e a constante otimização de processos são desafios que líderes de empresas e gestores de projetos enfrentam diariamente. Em um cenário onde o tempo e os recursos são limitados, encontrar uma abordagem que minimize desperdícios e maximize resultados é essencial.

Sabemos que os gerentes e líderes são essenciais para o desenvolvimento de bons projetos em toda organização. Mas, às vezes, eles podem acabar sendo vistos como obstáculos à agilidade da equipe. Isso acontece quando eles utilizam sistemas engessados, processos nada dinâmicos e conhecimentos que já ficaram para trás. 

A metodologia Lean na gestão de projetos tem se destacado como uma das principais alternativas, aplicando princípios de melhoria contínua, eliminação de desperdícios e foco no valor para o cliente.

Neste artigo, vamos explorar como você pode implementar a metodologia Lean na gestão de projetos, os benefícios dessa abordagem e como ela pode ser um divisor de águas na forma como sua organização lida com a gestão de projetos. Continue a leitura!

O que é a metodologia Lean na gestão de projetos?

Metodologia Lean na gestão de projetos é uma filosofia de gestão desenvolvida pela Toyota, baseada em práticas que agregam valor aos produtos com a menor taxa de desperdícios.

O termo Lean é traduzido como “enxuto”. Ou seja, a metodologia Lean na gestão de projetos é uma maneira de enxugar desperdícios, dando mais fluidez e exatidão às atividades que o envolvem. Como consequência, são desenvolvidos projetos melhores, mais otimizados.

Ao aplicar a metodologia Lean na gestão de projetos, você consegue alinhar sua equipe de forma mais eficiente, reduzir custos e melhorar a qualidade das entregas. O foco dessa abordagem está apenas no planejamento, mas também na execução prática e constante adaptação aos desafios do dia a dia.

O termo começou a ser utilizado na década de 80 como Lean Manufacturing, que significa Manufatura Enxuta. Em sua criação, feita pela Toyota, ele era utilizado para descrever a metodologia aplicada na linha de produção da própria empresa. Atualmente, apesar da abreviação para apenas Lean, seu conceito permanece o mesmo.

A metodologia Lean na gestão de projetos, portanto, consiste em cortar custos e complexidades desnecessárias ao processo de desenvolvimento de produtos e serviços.

Mas como saber o que é necessário ou não? Responder a essa questão pode parecer difícil, mas não é. Afinal, qualquer procedimento que não agregue valor ao resultado final pode ser considerado descartável.

Este conceito está cada vez mais presente nas empresas de diversas áreas e nichos. Nas empresas de Tecnologia da Informação (TI), a metodologia Lean na gestão de projetos está atrelada ao desenvolvimento de softwares, aplicações e suporte focado no que possa ser mais lucrativo para a empresa. Todo o resto, portanto, é identificado e dispensado.

Na prática, como a metodologia Lean na gestão de projetos funciona?

Antes de continuarmos, assista ao vídeo abaixo e entenda mais sobre a metodologia Lean na gestão de projetos. Ative as legendas!

É importante ressaltar que a metodologia Lean na gestão de projetos tem como objetivo entregar o melhor resultado para os clientes. Por isso, é imprescindível que os gerentes conheçam como a palma da própria mão os desejos do público-alvo de determinado projeto.

Somente assim será possível desenvolver produtos ou serviços que sejam altamente rentáveis e que não apenas satisfaçam a necessidade dos clientes, mas que superem suas expectativas sem trazer prejuízos à organização.

1. Como descobrir o que seus clientes realmente querem?

A forma mais simples de saber o que seus clientes desejam sem se basear em hipóteses ou meros achismos é fazendo um modelo de negócios eficiente e de fácil entendimento. Com um modelo de negócios, você consegue enxergar como sua empresa cria valor.

Com o Modelo Canvas, você não precisa usar páginas e páginas de um modelo de negócios tradicional para descobrir como sua empresa cria valor para ela e para seus clientes. Também chamado de Business Model Canvas, ele é um diagrama visual que descreve os componentes essenciais do seu negócio.

Depois de analisar quais atividades realmente colaboram para suas vendas, de acordo com a metodologia Lean na gestão de projetos, você deve eliminar todas as regras, normas, burocracias e procedimentos que não acrescentam valor ao cliente final.

2. Esteja atento aos geradores de desperdício!

É necessário se atentar a alguns fatores que costumam gerar desperdícios com a metodologia Lean na gestão de projetos. Eles podem ser encontrados em diversas empresas e te farão refletir sobre a estrutura dos seus projetos.

• Fluxo de processos: você precisa criar um sistema fluido na produção. Cada profissional deve realizar uma etapa do produto/serviço e passa-lo para frente. Porém, ele só deve fazer isso quando o profissional da próxima etapa estiver pronto para dar continuidade.

• Integração da equipe: os envolvidos no projeto devem ter uma boa comunicação e estarem conectados uns aos outros, mesmo que não estejam fisicamente próximos. Dessa forma, você economiza tempo e previne falhas.

• Superprodução: trabalhe produzindo de acordo com sua demanda atual, nunca em maior escala. Dessa forma, você salva seus recursos e consegue se concentrar em oferecer a melhor qualidade possível para sua atual clientela.

• Superprocessamento: o excesso de processos na produção não agrega valor ao produto e torna a produção mais cara e lenta. Fazer um mapa de fluxo é importante para descartar processos desnecessariamente complexos e para aumentar a objetividade na execução.

3. Elabore um fluxo contínuo de eliminação de gargalos

Uma das características essenciais da metodologia Lean na gestão de projetos é o foco no fluxo contínuo de trabalho.

Isso significa que os projetos devem ser organizados de maneira a evitar qualquer tipo de interrupção ou gargalo que atrase a entrega. Isso pode envolver o uso de ferramentas como o Kanban, que permite uma visualização clara das etapas do projeto e facilita a movimentação das tarefas de forma contínua.

Além disso, o processo de Jidoka, ou “automação”, pode ser aplicado para identificar falhas ou obstáculos no fluxo e resolver problemas rapidamente, sem depender de aprovação ou intervenções externas.

Ao identificar gargalos, o próximo passo da metodologia Lean na gestão de projetos é tomar ações corretivas, que podem incluir a redistribuição de recursos, a melhoria na comunicação entre departamentos ou a implementação de novas ferramentas para aumentar a eficiência.

4. Busque sempre melhorias

A metodologia Lean na gestão de projetos se baseia fortemente no princípio do Kaizen, que significa “melhoria contínua“. Isso se aplica a todos os aspectos da gestão de projetos, desde o planejamento até a execução e entrega.

Isso significa que, mesmo durante a execução do projeto, sua equipe deve estar sempre em busca de formas de otimizar processos, aumentar a colaboração e reduzir desperdícios.

Uma abordagem eficaz é implementar retrospectivas (como as utilizadas no Scrum), em que a equipe reflete sobre o que funcionou bem e o que pode ser melhorado. Essas reuniões são fundamentais para identificar áreas de melhoria e criar planos de ação para otimizar os processos.

Outro elemento importante é o Ciclo PDCA (Planejar, Executar, Verificar, Agir), que permite que as equipes testem mudanças de forma controlada e gradual. Com o PDCA, é possível testar pequenas melhorias, medir os resultados, ajustar conforme necessário e repetir o ciclo para garantir um progresso constante.

Para entender melhor, pense em um caso de um projeto de desenvolvimento de software em que a equipe identifique que os testes de qualidade estão sendo feitos de maneira ineficiente, o que gera retrabalho e atraso.

Durante uma retrospectiva, a equipe decide implementar uma abordagem mais ágil para os testes, talvez utilizando testes automatizados ou realizando testes em paralelo. Ao adotar essa mudança e verificar os resultados, eles poderão incorporar essa prática em projetos futuros, aprimorando a eficiência e a entrega.

5. Empodere suas equipes

Ao delegar responsabilidades e dar autonomia para os membros da equipe tomarem decisões, você aumenta o engajamento e a inovação dentro do time. Dessa forma, a metodologia Lean na gestão de projetos contribui para um ambiente de trabalho mais colaborativo e eficiente, onde todos têm voz ativa na melhoria do processo.

Para isso, imagine uma equipe de desenvolvimento de software que tem a liberdade de sugerir novas ferramentas ou métodos de trabalho que acreditam ser mais eficientes. Quando a equipe tem essa autonomia, ela se sente mais responsável pelo sucesso do projeto e mais motivada a buscar soluções criativas para os desafios que surgem.

Além disso, o empoderamento está relacionado a um ambiente de confiança onde todos podem aprender com os erros, sem medo de falhar. Essa abordagem permite a inovação, a proatividade e a resolução de problemas de forma mais rápida.

Quais são os principais desafios dos gerentes de projetos?

No cenário de mudança e de aplicação da metodologia Lean na gestão de projetos, os gestores têm um grande poder de influência. Para isso, eles precisam encontrar métodos para combater a estagnação de projetos e entender como podem inspirar a equipe.

Eles devem ter uma postura proativa, incentivando os envolvidos a explorarem seu potencial para executarem os processos otimizados com excelência. Além disso, eles devem mitigar riscos antes deles se tornarem problemas reais. Seu lema deve ser perturbar o status quo continuamente.

Confira abaixo as principais características a serem desenvolvidas por um gestor de projetos:

Os líderes devem ser o fio de ligação entre a produção e os clientes finais. Somente assim eles conseguirão ter feedbacks sinceros e reais sobre o desempenho dos seus projetos. Ao solicitá-los para uma rede ampla de indivíduos-chave, eles conseguem desenvolver uma visão 360º do desempenho da sua gestão.

O modelo de feedback precisa ser concentrado em práticas, processos, relacionamentos e pessoas da gestão. As respostas, portanto, precisam fornecer métricas quantificáveis que possam ser analisadas e utilizadas. Um bom modelo a ser utilizado é um método de pontuação, como uma escala Likert.

1. Como melhorar internamente esses desafios com ações práticas?

Em resumo, a metodologia Lean na gestão de projetos transforma a forma como você planeja, executa e acompanha cada fase do seu projeto. Ao focar na eliminação de desperdícios, no foco em valor e na melhoria contínua, sua organização pode alcançar níveis mais elevados de eficiência e qualidade. Se aplicada corretamente, o Lean pode ser a chave para o sucesso do seu projeto e a satisfação do cliente.

Dentro dos PMOs (escritórios de gerenciamento de projetos), os gestores devem realizar ações pontuais que transformam o modo de produção. Com o apoio da tecnologia, isso se torna muito mais fácil! Mas como?

O rastreamento de atividades pode ser feito de forma automatizada, com softwares específicos que coletem e cruzem dados importantes dos projetos. Soluções que registram datas/horas e interações entre colaboradores fornecem uma visão mais exata da velocidade das atividades.

Sabendo o tempo gasto com determinados esforços e atividades relativos à determinada entrega, e tendo essas informações em suas mãos a qualquer instante com serviços hospedados na nuvem, o controle e análise dos projetos se torna rotina.

Ao desenvolver e demonstrar essa mentalidade de liderança estratégica, os gestores não se tornam os únicos beneficiados. A organização como um todo usufrui desse tipo de maturidade. Ou seja, quando os gestores de projeto se colocam na vanguarda das inovações, a estratégia de toda a empresa melhora.

Próximos passos: Gestão de Projetos com o STRATWs One

Com o módulo Portfólio de Projetos do STRATWs One, é possível acompanhar seus projetos de forma visual e em tempo real. Suas funcionalidades apoiam a implantação da metodologia Lean na gestão de projetos no seu negócio ao fornecer informações essenciais para trazer mais velocidade e excelência aos projetos.

Você pode criar iniciativas e projetos e compartilhá-los com todos os envolvidos. Após criar uma ficha técnica do projeto (o que, por que e para quê), é possível designar funções para cada participante, estabelecer entregas, vincular objetivos estratégicos, indicadores, descrever custos, seus benefícios e muito mais.

A partir deste módulo do sistema, é possível visualizar todos os projetos e acompanhar seu andamento e situação em qualquer ponto. Além disso, você tem acesso à visualização de projetos que estão sob alerta, como custo, progresso, riscos, indicadores atrasados ou com outros desvios.

Para os gestores, liderar uma equipe de projetos com o auxílio das melhores ferramentas tecnológicas à disposição é um investimento que reduz falhas e enxuga processos desnecessários. O STRATWs One é desenvolvido pela Siteware, uma empresa que é apaixonada por tecnologia e por simplificar a vida das pessoas.

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