Definição, métodos, vantagens e desvantagens + 4 ferramentas para padronização de processos

A qualidade dos processos de uma empresa é um fator que influencia diretamente no seu bom funcionamento e desempenho geral. E, para isso, é muito importante contar com ferramentas para padronização de processos e métodos de trabalho.

Afinal, sem padrões bem estabelecidos, é bem provável que os colaboradores executem suas tarefas de formas distintas, seguindo aquilo que eles mesmos consideram ser a maneira ideal de trabalhar. Isso sem contar na chegada de novos profissionais, que por falta de padronização na execução das atividades, criam seus próprios métodos de trabalho.

Isso tende a ser contraproducente, favorecendo o surgimento de falhas e o aumento dos custos operacionais e dificultando análises precisas sobre o desempenho individual e coletivo.

Tendo isso em vista, elaboramos aqui um conteúdo para explicar o que é padronização de processos, seus principais métodos, as vantagens e desvantagens de aderir à padronização na empresa e claro, ferramentas para padronização de processos.

Continue a leitura e aproveite!

O que é a padronização de processos?

Padronizar processos significa criar mecanismos que garantam que as etapas de tais processos sejam conduzidas sempre da mesma forma, independentemente dos agentes envolvidos.

Em um call center, por exemplo, o processo de atendimento costuma seguir um script padronizado, que vale para todos os atendentes, tanto os novatos como os mais experientes.

Ou seja, a padronização de processos consiste em criar fluxos de trabalho organizados a partir de normas e diretrizes que vão orientar os envolvidos.

No entanto, isso não significa que é preciso seguir as regras de forma rígida e inflexível para obter uma padronização. Na verdade, padronizar os processos serve para orientar o trabalho das equipes, indicando as melhores práticas a serem adotadas de acordo com experiências anteriores bem sucedidas.

Essa busca por padronizar todas as atividades é essencial para garantir a boa qualidade dos serviços prestados. Isso permite que líderes trabalhem com resultados esperados de maneira positiva e padronizados, e não números diversos nas avaliações de desempenho dos seus colaboradores.

Leia mais: Saiba tudo sobre padronização de processos e melhore os resultados da sua empresa

Quais são os métodos de padronização?

Além das ferramentas para padronização de processos, é fundamental que todos possam trabalhar em sinergia e alcançar mais rapidamente os objetivos propostos por meio de boas práticas e metodologias que vão ajudar na gestão de processos da empresa.

Veja a seguir quais são os principais métodos para a padronização:

1 – Mapeamento

O mapeamento é um método indispensável na hora de padronizar os processos organizacionais. É por meio dele que se consegue ter mais clareza sobre os fluxos de trabalho e identificar falhas que devem ser corrigidas.

Veja mais detalhes aqui: Como fazer o mapeamento de processos empresariais? Descubra a partir de um roteiro com 7 passos descomplicados

2 – Formalização

Deve-se também formalizar os métodos de trabalho. Isso é feito a partir da documentação dos novos fluxos e das orientações que devem ser seguidas daqui pra frente pelos colaboradores.

3 – Treinamento

Outro método essencial para padronizar os processos é o treinamento das equipes. É importante educar os colaboradores sobre as mudanças implementadas e sobre o papel de cada um em toda a cadeia de trabalho.

Quais são as vantagens e desvantagens da padronização de processos?

Existem algumas vantagens e desvantagens da padronização de processo que valem a pena pontuarmos.

Dentre os benefícios de padronizar os processos organizacionais, destacam-se o aumento da produtividade, a redução de erros que podem trazer prejuízos significativos para a empresa, a diminuição de custos operacionais e a melhoria na qualidade das saídas.

Além disso, a padronização dos processos favorece o melhor uso dos recursos, materiais e equipamentos disponíveis. Dessa forma, essa prática contribui para o maior controle das operações e do desempenho das equipes, tanto no âmbito individual como no coletivo.

Por outro lado, padronizar os processos pode representar algumas desvantagens, como certa resistência dos colaboradores em aderir aos novos métodos de trabalho e diretrizes e uma eventual falta de engajamento, caso a transição para o modo padronizado não for feita com transparência e treinamento.

Como realizar a padronização de processos?

Ciente das vantagens e desvantagens da padronização de processos, as etapas básicas que você deve seguir para realizar a padronização dos processos da sua empresa são:

1 – Mapeie os processos que você deseja padronizar

O objetivo é entender as etapas de cada processo, identificando as tarefas, seus respectivos responsáveis, os recursos disponíveis e os pontos mais críticos. A partir disso, fica mais fácil definir prioridades e estabelecer os objetivos do processo.

2 – Defina com clareza os novos padrões

Depois de entender como os processos ocorrem atualmente, é preciso definir as novas diretrizes e padrões a serem seguidos com o máximo de clareza possível. Isso facilita a adesão de todos os envolvidos.

3 – Comunique e implemente os processos padronizados

Após definir e as soluções para os problemas identificados no mapeamento e documentar os padrões a serem seguidos, é necessário comunicar e implementar os novos processos.

Promova treinamentos para os colaboradores com o fim de esclarecer como as coisas deverão ser feitas daqui pra frente e o que se espera deles.

4 – Acompanhe o padrão adotado nos processos

Faça o monitoramento constante do processo padronizado de modo a acompanhar de perto como os colaboradores têm reagido aos novos padrões. Além disso, fica mais fácil descobrir se há necessidade de fazer novas mudanças.

Para isso, você deve usar indicadores de desempenho, os chamados KPIs. Entenda melhor neste post de nosso blog: Gestão por indicadores: porque e como usar KPIs na sua gestão de performance

Ferramentas para padronização de processos: quais utilizar?

Existem algumas ferramentas para padronização de processos que podem ser bastante úteis:

1 – Fluxograma

Possibilita fazer representações visuais das etapas de um processo, facilitando a compreensão das entradas e saídas, das tarefas intermediárias e dos responsáveis

2 – Folha de Verificação

Muito útil para verificar eventuais desvios nos padrões estabelecidos. A utilização dessa ferramenta é feita a partir da criação de um checklist de critérios que o processo analisado precisa obedecer.

3 – Ciclo PDCA

O Ciclo PDCA é uma das ferramentas para padronização de processos que ajuda a estruturar a implementação do processo em quatro etapas:

• P (plan: planejar)
• D (do: fazer);
• C (check: verificar)
• A (act: agir)

4 – 5W2H

Por fim, encerrando as ferramentas para padronização de processos, o 5W2H permite estabelecer com clareza os padrões que deverão ser seguidos em determinado processo. Essa ferramenta indica:

• What: O que será feito?
• How: Como será feito
• Why: Por que deve ser feito?
• Where: Onde será feito?
• When: Quando será feito?
• Who: Por quem será feito?
• How much: Quanto deve custar?

Essa metodologia é fundamental para empresas que estão em busca de aumentar a produtividade dos negócios e criar planos de ação que sejam realmente eficazes nas diversas tarefas rotineiras.

Próximos passos

Uma ferramenta digital para a padronização de processos pode ser de grande ajuda para sua empresa.

O STRATWs One é um software de gestão de performance corporativa que além de auxiliar no entendimento e padronização de processos, criando e compartilhando KPIs, também oferece outras funcionalidades, como gestão de portfólio de projetos e agendamento de reuniões.

Conheça o STRATWS One!

Pensando em padronizar os processo de sua empresa? Descubra como entender cada uma das etapas de seus processos seguindo um passo a passo completo. Baixe agora gratuitamente: [E-BOOK] Mapeamento de processos: um passo a passo para criar o seu e colocar em prática