Definição, métodos, vantagens e desvantagens + 4 ferramentas para padronização de processos

A qualidade dos processos de uma empresa é um fator que influencia diretamente no seu bom funcionamento e desempenho geral. E, para isso, é muito importante contar com ferramentas para padronização de processos e métodos de trabalho.

Afinal, sem padrões bem estabelecidos, é bem provável que os colaboradores executem suas tarefas de formas distintas, seguindo aquilo que eles mesmos consideram ser a maneira ideal de trabalhar. Isso sem contar na chegada de novos profissionais, que por falta de padronização na execução das atividades, criam seus próprios métodos de trabalho.

Isso tende a ser contraproducente, favorecendo o surgimento de falhas e o aumento dos custos operacionais e dificultando análises precisas sobre o desempenho individual e coletivo.

Tendo isso em vista, elaboramos aqui um conteúdo para explicar o que é padronização de processos, seus principais métodos, as vantagens e desvantagens de aderir à padronização na empresa e claro, ferramentas para padronização de processos.

Continue a leitura e aproveite!

O que é a padronização de processos?

Padronizar processos significa criar mecanismos que garantam que as etapas de tais processos sejam conduzidas sempre da mesma forma, independentemente dos agentes envolvidos.

Em um call center, por exemplo, o processo de atendimento costuma seguir um script padronizado, que vale para todos os atendentes, tanto os novatos como os mais experientes.

Ou seja, a padronização de processos consiste em criar fluxos de trabalho organizados a partir de normas e diretrizes que vão orientar os envolvidos.

No entanto, isso não significa que é preciso seguir as regras de forma rígida e inflexível para obter uma padronização. Na verdade, padronizar os processos serve para orientar o trabalho das equipes, indicando as melhores práticas a serem adotadas de acordo com experiências anteriores bem sucedidas.

Essa busca por padronizar todas as atividades é essencial para garantir a boa qualidade dos serviços prestados. Isso permite que líderes trabalhem com resultados esperados de maneira positiva e padronizados, e não números diversos nas avaliações de desempenho dos seus colaboradores.

Leia mais: Saiba tudo sobre padronização de processos e melhore os resultados da sua empresa

Quais são os métodos de padronização?

Além das ferramentas para padronização de processos, é fundamental que todos possam trabalhar em sinergia e alcançar mais rapidamente os objetivos propostos por meio de boas práticas e metodologias que vão ajudar na gestão de processos da empresa.

Veja a seguir quais são os principais métodos para a padronização:

1 – Mapeamento

O mapeamento é um método indispensável na hora de padronizar os processos organizacionais. É por meio dele que se consegue ter mais clareza sobre os fluxos de trabalho e identificar falhas que devem ser corrigidas.

Veja mais detalhes aqui: Como fazer o mapeamento de processos empresariais? Descubra a partir de um roteiro com 7 passos descomplicados

2 – Formalização

Deve-se também formalizar os métodos de trabalho. Isso é feito a partir da documentação dos novos fluxos e das orientações que devem ser seguidas daqui pra frente pelos colaboradores.

3 – Treinamento

Outro método essencial para padronizar os processos é o treinamento das equipes. É importante educar os colaboradores sobre as mudanças implementadas e sobre o papel de cada um em toda a cadeia de trabalho.

Quais são as vantagens e desvantagens da padronização de processos?

Existem algumas vantagens e desvantagens da padronização de processo que valem a pena pontuarmos.

Dentre os benefícios de padronizar os processos organizacionais, destacam-se o aumento da produtividade, a redução de erros que podem trazer prejuízos significativos para a empresa, a diminuição de custos operacionais e a melhoria na qualidade das saídas.

Além disso, a padronização dos processos favorece o melhor uso dos recursos, materiais e equipamentos disponíveis. Dessa forma, essa prática contribui para o maior controle das operações e do desempenho das equipes, tanto no âmbito individual como no coletivo.

Por outro lado, padronizar os processos pode representar algumas desvantagens, como certa resistência dos colaboradores em aderir aos novos métodos de trabalho e diretrizes e uma eventual falta de engajamento, caso a transição para o modo padronizado não for feita com transparência e treinamento.

Como realizar a padronização de processos?

Ciente das vantagens e desvantagens da padronização de processos, as etapas básicas que você deve seguir para realizar a padronização dos processos da sua empresa são:

1- Identifique os processos a serem padronizados

Comece identificando quais processos na sua empresa precisam de padronização. Foque naqueles que são críticos para as operações do negócio, que têm problemas de consistência, ou onde a eficiência pode ser melhorada.

2- Mapeie os processos atuais

Documente os processos atuais criando fluxogramas ou utilizando outras ferramentas de mapeamento de processos. Isso inclui detalhar cada etapa, quem é responsável, e quais recursos são necessários. O objetivo é entender completamente como o processo funciona atualmente.

Na sequência, analise os processos mapeados para identificar gargalos, redundâncias, ineficiências ou variações. Envolver a equipe que executa esses processos pode fornecer insights valiosos sobre problemas e potenciais melhorias.

3- Desenvolvimento de Padrões

Com base na análise, desenvolva padrões para os processos. Isso inclui definir as melhores práticas, procedimentos claros, e padrões de qualidade. Certifique-se de que os padrões sejam realistas, claros e alcançáveis.

Nesta etapa, será necessário documentar os processos padronizados de forma clara e acessível. Isso pode incluir manuais de procedimentos, guias passo a passo, checklists e folhas de verificação. A documentação deve ser fácil de entender e acessível para todos os envolvidos.

4- Treinamento da equipe

Treine sua equipe nos processos padronizados. Isso é crucial para garantir que todos entendam os novos procedimentos e os motivos por trás das mudanças. O treinamento deve ser abrangente e incluir oportunidades para prática e feedback.

5- Implementação e monitoramento

Implemente os processos padronizados. Comece de forma gradual, se possível, para permitir ajustes conforme necessário. Monitore de perto a implementação para garantir que os processos estejam sendo seguidos conforme planejado.

Após a implementação, monitore os processos para garantir que estão funcionando conforme esperado. Colete feedback da equipe e dos stakeholders para identificar áreas que podem precisar de ajustes.

6- Ajustes e melhoria contínua

Por fim, use o feedback e os dados coletados para fazer ajustes nos processos. A padronização é um processo contínuo, e sempre haverá espaço para melhorias. Encoraje uma cultura de melhoria contínua onde a equipe está sempre procurando maneiras de otimizar os processos.

Além disso, estabeleça um cronograma para revisões regulares dos processos padronizados. Isso ajuda a garantir que eles continuem relevantes, eficientes e alinhados com as metas de negócios da empresa.

Ferramentas para padronização de processos: quais utilizar?

Existem algumas ferramentas para padronização de processos que podem ser bastante úteis:

1 – Fluxograma

Embora seu propósito principal seja mapear, visualizar e analisar os passos de um processo, o fluxograma desempenha um papel significativo na padronização de processos.

Isso porque ao oferece uma representação visual dos passos de um processo, o fluxograma ajuda a entender como o processo funciona atualmente, facilitando a identificação de áreas que necessitam de padronização.

Além disso, ao mapear um processo, o fluxograma ajuda a identificar onde ocorrem variabilidades e inconsistências. Isso é crucial para a padronização, pois permite que as organizações vejam claramente onde os processos precisam ser mais uniformes.

2 – Folha de Verificação

A folha de verificação é projetada para registrar informações de maneira padronizada. Isso é essencial para garantir que os dados coletados sobre um processo sejam consistentes e confiáveis, o que é um pré-requisito para a análise eficaz e a subsequente padronização do processo.

Além disso, ao usar uma folha de verificação para registrar repetidamente certos aspectos de um processo, é possível identificar padrões, variações e anomalias. Essa identificação é crucial para entender como um processo está funcionando atualmente e onde a padronização pode ser necessária.

3 – Ciclo PDCA + SDCA

O Ciclo PDCA é uma das ferramentas para melhoria de processos que ajuda a estruturar a implementação do processo em quatro etapas:

• P (plan: planejar)
• D (do: fazer);
• C (check: verificar)
• A (act: agir)

Complementar a ele, uma das ferramentas mais eficazes para alcançar e manter a padronização é o ciclo SDCA, que significa “Standardize-Do-Check-Act” (Padronizar-Fazer-Checar-Agir). Este método é uma extensão do mais conhecido ciclo PDCA , que é central para as práticas de melhoria contínua.

O ciclo SDCA é eficaz porque cria um framework estruturado para a implementação e manutenção de processos padronizados. Ao começar com a padronização, ele estabelece uma base sólida para a execução consistente de tarefas.

A fase de checagem e ação garante que os padrões sejam não apenas implementados, mas também continuamente avaliados e aprimorados. Isso leva a um ciclo de melhoria contínua, onde os processos são constantemente refinados para atender às mudanças nas necessidades e condições do negócio.

4 – 5W2H

Por fim, encerrando as ferramentas para padronização de processos, o 5W2H permite estabelecer com clareza os padrões que deverão ser seguidos em determinado processo. Essa ferramenta indica:

• What: O que será feito?
• How: Como será feito
• Why: Por que deve ser feito?
• Where: Onde será feito?
• When: Quando será feito?
• Who: Por quem será feito?
• How much: Quanto deve custar?

Essa metodologia é fundamental para empresas que estão em busca de aumentar a produtividade dos negócios e criar planos de ação que sejam realmente eficazes nas diversas tarefas rotineiras.

Próximos passos

Uma ferramenta digital para a padronização de processos pode ser de grande ajuda para sua empresa.

O STRATWs One é um software de gestão de performance corporativa que além de auxiliar no entendimento e padronização de processos, criando e compartilhando KPIs, também oferece outras funcionalidades, como gestão de portfólio de projetos e agendamento de reuniões.

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