Metodologias de Gestão

Passo a passo do FCA: Fato, Causa, Ação

Passo a passo do FCA: Fato, Causa, Ação

Publicação : 26/10/2017

Por Siteware

10 min

FCA
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Utilizar o FCA pode facilitar a resolução dos problemas do cotidiano de empresas e negócios. Essa metodologia fornece o caminho para obtenção de soluções viáveis, direcionando a inteligência do gestor para análise e consideração de pontos-chaves.

Nós entendemos a importância dessa metodologia e já publicamos um artigo com mais informações sobre o FCA. Neste post, nosso objetivo é instruir você por meio de um passo a passo para utilizar esse método de forma correta e bem-sucedida em sua gestão.

Quer saber mais sobre o FCA? Confira a seguir!

O que é FCA?

A metodologia de FCA (Fato, Causa e Ação) é um procedimento para tomada de decisão, o qual consiste na consideração de três aspectos:

• A situação-problema e suas circunstâncias (Fato);
• A condição que gera a situação-problema (Causa);
• O comportamento apto a modificar a situação-problema (Ação).

Tal análise é realizada de forma sucessiva. Ou seja, primeiro determina-se o fato, depois a causa e, por fim, a ação. É como se o gerente fosse um bombeiro que acaba de chegar em uma casa em chamas (Fato) e verifica um grande foco de incêndio na cozinha (Causa), decidindo iniciar o uso dos extintores naquele local (Ação).

Como descrever um fato?

A primeira etapa da metodologia FCA consiste na descrição da situação-problema ou, como a própria sigla indica, do fato.
Nessa tarefa, o gerente deve atuar de maneira imparcial. A inclusão de opiniões ou juízos de valor pode distorcer a imagem do problema. Por exemplo, seria um erro minimizar a queda de produtividade de um setor, em virtude do histórico de seus responsáveis, ignorando o que acontece atualmente.

Por outro lado, certas perguntas devem ser evitadas, como aquelas elaboradas com o uso de “por que” e “por qual motivo”, uma vez que este não é o momento de tentar rastrear causas e culpados.

Nesse sentido, boas opções são as questões que fazem uso de “o que”, “quando”, “quanto”, “como” e “onde”. Por exemplo:

• O que está acontecendo? R: as vendas caíram.
• Quando as vendas caíram? R: no último semestre.
• Quanto as vendas caíram? R: em 30%.
• Como as vendas caíram? R: gradualmente, cerca de 5% ao mês.
• Onde as vendas caíram? R: em todas as filiais.

Por fim, o gerente deve sempre checar as informações que descrevem o problema, por meio de elementos objetivos aptos a atestarem a veracidade ou a falsidade dos fatos, bem como sua certeza e convicção a respeito deles.

Como encontrar a causa?

Nessa próxima etapa, o gestor deve incorporar a personagem de um detetive e procurar pistas que levem às causas dos problemas. O que pode ser feito empregando dois diferentes procedimentos:

O método 5-why

O método 5-why, ou cinco porquês, consiste em realizar uma sucessão de questões, utilizando a expressão “por que”. Seu objetivo é chegar às causas-raiz do problema de forma mais esquematizada. Veja um exemplo:

• Por que os relatórios não foram entregues no prazo? R: porque o setor responsável atrasou a entrega.
• Por que ele atrasou a entrega? R: porque seus processos internos são lentos.
• Por que os processos internos são lentos? R: porque os colaboradores gastam muito tempo coletando as informações.
• Por que essa demora? R: porque o sistema não é automatizado.
• Por que não é automatizado? R: porque os softwares utilizados não oferecem essa solução.

Lembre-se: o número de questões é uma sugestão. Ele é baseado na quantidade média de perguntas necessárias para esclarecer as causas de um problema.

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A eliminação mental

Comumente, muitas causas são identificadas para um mesmo fato, inclusive há o risco de nem todas serem verdadeiras. Por isso, a lista de razões para existência de um problema deve ser submetida a um experimento mental de eliminação: supõe-se que aquela causa descrita não existe mais e verifica-se quanto à permanência do problema.

Por exemplo, se a falta de tempo foi atribuída como causa para a não execução de uma tarefa, o gerente precisa elaborar uma pergunta simples. Ele precisa se perguntar se, com mais tempo disponível, a tarefa realmente seria entregue?

Se a resposta a essa pergunta for negativa, provavelmente algo mais contribuiu para a ineficiência alegada. Pode ser que o profissional simplesmente não tenha a qualificação necessária e, portanto, não cumpriria o prometido nem mesmo com todo tempo do mundo.

De todo modo, é preciso tomar um cuidado especial com causas concorrentes, aquelas que, em conjunto, geram o problema. Em um exemplo similar ao apresentado, pode ocorrer que tanto a escassez de tempo como a falta de habilidade do colaborador tenham contribuído para o desfecho negativo.

Pois bem, uma vez delimitadas as causas, é hora de partir em busca das soluções. Continue!

Quais são os tipos de solução?

Antes de buscar uma conduta que solucione o problema, é preciso entender muito bem o que se entende por “solução”, para que seja possível identificar as ações como certas ou erradas. Veja três grupos importantes:

A remoção da causa

As soluções desse tipo são adequadas às situações em que o problema e suas causas são atuais, de modo que a extinção daquele exige a remoção desta. É como um antibiótico, que mata as bactérias e, assim, restaura a saúde do corpo.

Um exemplo prático é a falta de treinamento da equipe de vendas. Causa que influencia, permanentemente, nas taxas de sucesso ou conversão do setor e cuja remoção (capacitação adequada) leva à extinção do problema.

Redução ou eliminação dos efeitos

Uma grave crise econômica no país ou a queda generalizada dos preços em um setor, por exemplo, é uma causa em que a remoção não está ao alcance da empresa. Logo, nem sempre é possível chegar ao foco do incêndio.

Em tais casos, a conduta escolhida pelo gestor tentará diminuir ou eliminar os efeitos, como busca por inovações no produto, redução de custos, ferramentas de marketing etc.

A compensação dos efeitos

Uma terceira e última hipótese é de tanto o problema como suas causas não poderem ser eliminados ou diminuídos. Isso ocorre, por exemplo, quando processos judiciais contra a empresa chegam ao fim sem um desfecho favorável.

Nessa hipótese, não existe nenhuma medida que reduza ou elimine o prejuízo, apenas outras compensatórias, como aumentar a produtividade para pagar o débito.

Como encontrar as ações que solucionam o problema?

O primeiro passo para encontrar soluções é a reunião das informações disponíveis até o momento, além da identificação do tipo de solução necessária — a qual será tomada como finalidade ou objetivo da ação, por exemplo, agir para remover as causas, agir para reduzir os efeitos etc.

Esses dados devem ser apresentados à equipe, de modo que seja possível o compartilhamento de ideias e a obtenção de sugestões.

Ao final, existirá uma lista de opções com as ações propostas pelos colaboradores, que devem ser submetidas a três critérios:

• Adequação: a medida deve estar apta a solucionar o problema, como a água que extingue as chamas;
• Necessidade: não deve existir nenhuma medida menos onerosa com igual aptidão, como a mesma água em comparação ao uso de extintores em grandes áreas;
• Proporcionalidade: os ganhos de implementar a medida devem ser maiores do que o custo de sua implementação, como o valor de preservar uma vizinhança inteira das chamas em comparação com o preço dos litros de água consumidos.

Com tal análise, o papel do FCA estará devidamente cumprido e o gerente poderá decidir, de maneira consciente e esclarecida, sobre o próximo passo, bem como elaborar um relatório.

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