Como está a otimização de desempenho da sua empresa? Essa é uma pergunta que os gestores precisam se fazer constantemente.
Afinal, essa é uma técnica que colabora para melhorar os resultados da sua organização, e é baseada em vários pilares.
De acordo com uma pesquisa realizada pela Siteware, a otimização de desempenho ainda enfrenta alguns obstáculos, sendo que para 56% dos respondentes, a dificuldade técnica é a principal delas.
Segundo o mesmo levantamento, a falta de engajamento dentro da organização é uma dificuldade enfrentada por 26% dos executivos.
Isso evidencia que o trabalho de otimização de desempenho deve ser desenvolvido continuamente. E neste artigo vamos mostrar como implementar no seu negócio.
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A otimização de desempenho consiste em mensurar todos os processos empresariais, e criar ações corretivas para otimizar o tempo dentro da empresa a fim de se chegar a resultados melhores.
A mensuração dos processos engloba diversas etapas, sendo que você precisa, por meio de indicadores de desempenho, medir a produtividade de cada setor e encontrar gargalos nos mais variados departamentos.
Ao analisar esses indicadores, é possível avaliar quais deles estão aquém dos resultados desejados e,então, criar ações para melhorá-los.
Uma vez criadas as ações corretivas é preciso acompanhá-las para avaliar se a estratégia adotada está surtindo o efeito desejado.
A otimização de desempenho serve para que a empresa tenha mais eficiência em seus processos, eliminando desperdícios e entregando os produtos e serviços em um prazo menor.
Além disso, ela é essencial para que sejam encontrados gargalos e retrabalhos durante o processo empresarial que encarecem os produtos da organização.
Ao identificar esses gargalos, o gestor cria planos de ação para eliminá-los. Esse plano de ação pode ser desenvolvido em conjunto com os colaboradores ligados diretamente à área que está apresentando a deficiência.
Por exemplo, quando um gestor identifica que uma máquina está produzindo aquém de outra e que isso está prejudicando a produtividade final, ele pode esboçar um plano para:
Uma vez determinado o plano, ele precisa ser acompanhado para avaliar se realmente o resultado está sendo o esperado.
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A maior importância de otimizar o desempenho nas empresas é garantir a eliminação de retrabalhos, reduzindo custos desnecessários que são levados ao preço do produto, prejudicando sua competitividade no mercado.
Por isso, ela colabora para uma maior eficiência empresarial, bem como para uma melhor experiência do cliente. Isso porque ele receberá o seu pedido em um prazo menor de tempo e com uma qualidade superior do produto.
Na medida em que o mercado se torna mais competitivo, a gestão do desempenho deixa de ser um diferencial e passa a ser uma necessidade para se manter.
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Há muitos benefícios em se implantar a otimização de desempenho em uma empresa, mas dentre os principais deles podemos citar:
O retrabalho representa para uma empresa custo financeiro. Afinal, envolve tempo desperdiçado e recursos físicos que muitas vezes não podem ser reaproveitados.
Portanto, quando implementada a otimização do desempenho, a empresa identifica pontos onde o retrabalho ocorre constantemente e cria planos para evitá-lo.
Vamos supor que um colaborador preencha as planilhas financeiras, mande-as para a revisão, para posteriormente serem aprovadas por um superior e somente então serem submetidas à correção.
Esse é um típico retrabalho, uma vez que, nesse caso, bastava apenas submeter as planilhas para revisão, voltar para correção para somente então serem aprovadas. Quando os processos são otimizados, eliminam-se tarefas como essa.
A otimização de desempenho colabora para a redução de custos empresariais. Pois, eliminam-se falhas dentro da organização evitando o desperdício de recursos.
Além disso, como o tempo é melhor gerenciado, consegue-se produzir mais produtos em menos tempo, o que reduz o custo direto dos produtos vendidos.
Por exemplo, se um produto demora 1 hora para ser produzido, e o custo hora da empresa é de R$ 10, logo esse produto tem um custo de R$ 10 que precisa ser repassado para o preço.
Já ao otimizar o desempenho, vamos considerar que ele passou a ser produzido em 54 minutos, o que representa uma redução de 10% no tempo de produção. Consequentemente, o custo deixará de ser R$ 10 e passará a ser R$ 9 por produto.
A otimização do desempenho colabora para uma melhor gestão do tempo, uma vez que elimina todos os pontos de gargalo de uma produção.
Além disso, como o processo consiste em uma melhoria contínua, os gestores criam novos arranjos empresariais que melhoram a performance de toda a equipe, e garante mais agilidade na execução dos processos.
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Por fim, alguns gargalos que prejudicam a produtividade são identificados com mais facilidade, e em um processo de melhoria contínua são superados.
Por exemplo, em uma linha de produção uma máquina está produzindo 10 unidades por hora, enquanto que outra está produzindo 9 unidades por hora por falta de regulagem.
Isso fará com que a primeira não use todo o seu potencial. Ao criar um sistema de otimização de desempenho o gestor identifica esse gargalo e promove a melhoria necessária para explorar todo o potencial do maquinário.
O resultado é que a organização terá uma maior produtividade em menos tempo, garantindo assim uma lucratividade maior ao final do período.
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Para implantar a otimização do desempenho é preciso em um primeiro momento mapear todo o processo empresarial, departamento por departamento.
Uma vez mapeados os processos, é necessário encontrar indicadores de desempenho que sejam relevantes para cada um deles e implementá-los para avaliar o desempenho atual.
Baseado nesses indicadores, você encontrará pontos que precisam de melhorias, e então será necessário criar um plano de ações para melhorar aquela etapa.
O plano de ação tem que ser acompanhado de novas métricas que vão medir se as ações estão surtindo o efeito desejado. Caso seja necessário, é preciso corrigir novamente os pontos em desajuste e seguir esse ciclo até que o problema seja definitivamente resolvido.
Para ajudar nesse processo você precisa de um bom software de desempenho corporativo. Por meio dele será mais fácil mapear os processos e identificar gargalos que exigem melhorias.
Além disso, com um sistema de desempenho individual conectado você cria métricas mais facilmente e avalia com mais precisão os resultados das ações que foram implementadas.
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