Como aplicar a otimização de desempenho empresarial com sucesso?

Como está a otimização de desempenho da sua empresa? É uma pergunta que os gestores precisam se fazer com frequência.

Trata-se de uma técnica que melhora os resultados da organização e se apoia em vários pilares: medir, analisar, agir e acompanhar.

De acordo com uma pesquisa realizada pela Siteware, a otimização de desempenho ainda enfrenta obstáculos. Para 56% dos respondentes, a dificuldade técnica é a principal delas.

Segundo o mesmo levantamento, a falta de engajamento dentro da organização é uma dificuldade enfrentada por 26% dos executivos.

Isso mostra que a otimização de desempenho precisa ser conduzida de forma contínua. Neste artigo, você vê como implementá-la no seu negócio.

O que é a otimização de desempenho empresarial?

A otimização de desempenho consiste em medir todos os processos da empresa e criar ações corretivas para usar melhor o tempo e chegar a resultados melhores.

A medição dos processos tem várias etapas. Por meio de indicadores de desempenhoabre em nova aba, você mede a produtividade de cada setor e encontra os gargalos dos departamentos.

Ao analisar os indicadores, é possível ver quais estão abaixo do resultado desejado e criar ações para melhorá-los.

Depois de criadas, as ações corretivas precisam ser acompanhadas, para avaliar se a estratégia adotada está surtindo o efeito esperado.

Para que serve a otimização de desempenho empresarial?

A otimização de desempenho serve para dar mais eficiência aos processos, eliminando desperdícios e entregando produtos e serviços em prazo menor.

Ela também ajuda a encontrar gargalos e retrabalhos que encarecem os produtos da organização.

Ao identificar um gargalo, o gestor cria um plano de ação para eliminá-lo. O plano pode ser construído com os colaboradores ligados à área que apresenta a deficiência.

Por exemplo, o gestor percebe que uma máquina produz menos que outra e que isso prejudica a produtividade final. Ele pode esboçar um plano para:

• treinar o operador da máquina;
• comprar um novo equipamento para substituir o antigo;
• fazer manutenções com mais frequência.

Definido o plano, ele precisa ser acompanhado para verificar se o resultado é o esperado.

Quer entender o que são indicadores de desempenho? Veja o vídeo:

Qual a importância da otimização de desempenho nas empresas?

A maior importância de otimizar o desempenho é eliminar retrabalhos e reduzir custos desnecessários, que são repassados ao preço do produto e prejudicam a competitividade.

Por isso, a otimização contribui para a eficiência da empresa e para a experiência do cliente, que recebe o pedido em menos tempo e com mais qualidade.

À medida que o mercado fica mais competitivo, a gestão do desempenho deixa de ser um diferencial e passa a ser uma necessidade.

Para saber quais são os principais indicadores, baixe o e-book Como criar o seu dashboard de indicadores de desempenho em 3 diasabre em nova aba.

Quais os benefícios da otimização de desempenho?

Há muitos benefícios em implantar a otimização de desempenho em uma empresa. Os principais são:

• eliminação do retrabalho;
• diminuição de custos;
• melhor gerenciamento do tempo;
• eliminação de gargalos produtivos.

Eliminação do retrabalho

O retrabalho tem custo financeiro para a empresa. Ele consome tempo e recursos físicos que muitas vezes não podem ser reaproveitados.

Com a otimização do desempenho, a empresa identifica os pontos em que o retrabalho acontece com frequência e cria planos para evitá-lo.

Imagine que um colaborador preenche uma planilha financeira e a envia para revisão. A planilha segue para aprovação de um superior e só depois volta para correção.

Isso é retrabalho, porque a correção poderia ter acontecido logo após a revisão, antes da aprovação. Quando o processo é otimizado, tarefas como essa deixam de existir.

Diminuição de custos

A otimização de desempenho reduz os custos da empresa, porque elimina falhas e evita o desperdício de recursos.

Com o tempo mais bem gerenciado, a empresa produz mais em menos tempo, o que reduz o custo direto dos produtos vendidos.

Um exemplo ilustrativo: um produto leva 1 hora para ser produzido e o custo-hora da empresa é de R$ 10. O produto custa R$ 10 de produção e esse valor entra no preço.

Com a otimização, o produto passa a ser feito em 54 minutos, uma redução de 10% no tempo. O custo cai de R$ 10 para R$ 9 por produto.

Melhor gerenciamento do tempo

A otimização do desempenho melhora a gestão do tempo, porque elimina os pontos de gargalo da produção.

Como o processo é de melhoria contínuaabre em nova aba, os gestores criam novos arranjos que melhoram a performance da equipe e dão mais agilidade à execução.

A Matriz de Eisenhowerabre em nova aba ajuda a priorizar as tarefas por urgência e importância.

Identificação e eliminação de gargalos

Por fim, os gargalos que prejudicam a produtividade ficam mais fáceis de identificar e, em um processo de melhoria contínua, são superados.

Por exemplo, em uma linha de produção, uma máquina produz 10 unidades por hora e outra produz 9, por falta de regulagem.

A primeira deixa de usar todo o seu potencial. Com um sistema de otimização de desempenho, o gestor identifica o gargalo e promove a melhoria necessária para aproveitar toda a capacidade do maquinário.

O resultado é mais produtividade em menos tempo e mais lucratividade ao final do período.

Para saber como avaliar o desempenho da sua organização, baixe o guia completo de avaliação de desempenhoabre em nova aba.

Como otimizar o desempenho da sua empresa?

Para implantar a otimização do desempenho, o primeiro passo é mapear todo o processo empresarial, departamento por departamento. O post sobre mapeamento de processosabre em nova aba mostra como fazer.

Com os processos mapeados, defina indicadores de desempenho relevantes para cada um e use-os para medir o desempenho atual.

Com base nesses indicadores, identifique os pontos que precisam melhorar e crie um plano de açãoabre em nova aba para cada etapa.

O plano de ação deve vir acompanhado de novas métricas, que mostram se as ações estão funcionando. Se for preciso, corrija os pontos em desajuste e repita o ciclo até resolver o problema.

Como sustentar a otimização de desempenho

Mapear, medir e agir é o começo. O que faz a otimização durar é o acompanhamento: cada oportunidade tratada com método, cada causa analisada, cada ação com responsável e prazo.

Sem esse registro, a melhoria depende da memória de quem a conduziu. O gargalo volta, o plano é esquecido e a empresa recomeça do zero no ciclo seguinte.

Na solução de gestão de rotina e melhoria contínua do Stratws, a oportunidade é tratada com método e a causa é analisada com ferramenta. A ação tem dono e prazo, e a melhoria é padronizada para as áreas em que se aplica.

Com isso, o gestor enxerga o que está em andamento, o que travou e o que virou novo padrão, e a otimização de desempenho passa a fazer parte da rotina da empresa.