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reuniões improdutivas

Muitas vezes, você consegue praticamente prever quais serão as reuniões improdutivas. Desde o momento em que você é convidado para ela, já consegue perceber que nada de realmente interessante sairá dali. Então, como sair de uma reunião que você sabe que irá apenas desperdiçar seu tempo?

Existem as reuniões de atualizações da equipe, em que você passa duas horas dentro de uma sala ouvindo um resumo do que cada um fez durante a semana. Existem as reuniões de planejamento, nas quais você acaba ouvindo mais detalhes desnecessários que poderiam ser tratados em outros lugares e as reuniões de brainstorming, em que os mais extrovertidos ficam gritando ideias aleatórias que, normalmente, não chegam a lugar algum.

Algumas dessas reuniões são fáceis de serem esquivadas, mas existem outras quase impossíveis de escapar – especialmente quando se trata de reuniões com clientes importantes, um colega influente ou com seu próprio chefe. Por isso, criamos 4 maneiras de sair dessas reuniões ou, ao menos, reduzir o dano à sua produtividade e cronograma. Confira essas 4 dicas e economize seu tempo (e paciência!):

1. Deixe claro quais reuniões são importantes

A lista é curta: as reuniões mais essenciais são aquelas em que as decisões serão tomadas. Se sua equipe está escolhendo lançar projetos importantes, você não pode tomar uma decisão de alto risco por e-mail. Você precisa que todos compartilhem seus pontos de vista, compartilhem suas preocupações e se juntem em torno de uma solução. Isso tem um resultado bem melhor quando feito pessoalmente ou, pelo menos, por uma videoconferência.

Uma categoria que vale a pena ser vista como prioridade é a de reuniões que fornecem direções estratégicas para a empresa ou para a equipe. Elas não necessariamente incluem decisões específicas, mas permitem que você desenvolva uma visão unificada de onde está indo. Reuniões de inicialização do projeto, sessões de brainstorming (mais focadas e centradas nos objetivos) e reuniões de marcos.

Um motivo secundário, mas que também é relevante para justificar reuniões é para a construção e o fortalecimento de laços. O conteúdo da reunião pode ser chato e desinteressante, mas se você puder fortalecer uma relação com uma pessoa importante num encontro cara-a-cara, não é uma má ideia. Uma dica: as reuniões para evitara todo custo são as de updates (atualizações sobre projetos). Elas podem ser tratadas em um décimo do tempo por e-mail.

Como organizar uma reunião focada nas questões importantes?

2. Dificulte a solicitação de reuniões (para evitar reuniões improdutivas)

É muito fácil ser convidado para uma reunião – fácil até demais. Um dos meus clientes de treinamento executivo, a CEO da empresa, estava constantemente sendo levada para reuniões improdutivas e desnecessárias.  O motivo disso? Fazia parte da cultura da sua empresa que todos compartilhassem seus calendários e agendas publicamente. Dessa forma, as pessoas sabiam da sua disponibilidade e pediam diretamente para seu assistente para colocá-la entre os participantes.

Eu a aconselhei a despublicar sua agenda e pedir para que seu assistente tivesse um processo de verificação mais rigoroso em relação aos pedidos. Além disso, a aconselhei também a deixar dias específicos livres para reuniões. Assim, seu cronograma foi desafogado drasticamente. Meu cliente de coaching de CEO criou um procedimento padrão para perguntar (ou pedir para seu assistente) as seguintes perguntas para qualquer pessoa que tenha solicitado uma reunião:

  • Qual é o foco exato?
  • Qual é o horário e a localização?
  • Qual é a duração?
  • Quem mais estará presente?
  • Qual decisão deve ser tomada na reunião? (Isso ajuda a determinar facilmente se a reunião pretendida é de alto valor.)
  • Por que, especificamente, você precisa que eu esteja lá? (Isso os obriga a articular uma razão clara. Se eles dizem “Para mantê-lo atualizado”, então você pode dizer para eles fazerem isso de uma maneira mais prática, como por e-mail ou numa conversa mais rápida.)
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3. Crie opções mais flexíveis do que uma reunião

Se você não quer participar da reunião, mas ainda acha difícil dizer não, sugira outra forma de se comunicar com a equipe. Uma reunião costuma levar uma hora ou mais, enquanto um telefonema ou um e-mail podem reduzir bastante esse tempo. Veja se o organizador da reunião pode te atualizar por e-mail, ou se um breve telefonema é o suficiente.

Outra alternativa é, se o assunto não for urgente, você pode tentar dar um intervalo no tempo, deixando o assunto esfriar. Por exemplo, se você for viajar nas próximas semanas, você pode pedir para quem solicitou a reunião para te relembrar quando você estiver chegando de viagem. Depois de um tempo, provavelmente a pessoa irá explicar o assunto de forma mais concisa ou até mesmo irá se esquecer dele, se não tiver mais importância. Dessa forma, você vai parecer preocupado com o assunto sem necessariamente ter que dar atenção a ele.

4. Tenha um diálogo sincero com a equipe

Às vezes, você vai precisar abrir mão e comparecer, mas você pode pelo menos fazer com que seus colegas e seu chefe entendam que seu tempo é precioso e que as solicitações para reuniões devem ser feitas de forma consciente. Por exemplo, você pode dizer: “Vi que você me convidou para participar da reunião sobre o Projeto A na quinta-feira. Como você sabe, estou trabalhando duro no Projeto B e estamos com o prazo apertado. Você tem uma visão mais ampla da situação, então pode me situar. Você acha que vale a pena deixar o projeto B em stand-by para participar desta reunião? Se você acha que é importante, é claro que irei.”

Às vezes, mesmo supervisores e colegas bem-intencionados esquecem que seu tempo não é infinito, então um lembrete táctil pode trazê-los de volta à realidade e ajudá-los a entender as consequências de reuniões improdutivas e excessivas.

Conclusão

As reuniões são o flagelo da vida comercial moderna, consumindo, em média, 62 horas por mês de tempo dos funcionários. Metade dessas horas são estimadas como sendo desperdiçadas. Muitos profissionais tentam lidar de forma passiva-agressiva, aparecendo tarde para reuniões ou usando o celular ao invés de ouvir. Mas essa pode ser a pior escolha de todas, porque perpetua uma cultura organizacional na qual é OK desrespeitar o tempo e a atenção dos colegas. As estratégias acima fornecem uma maneira melhor de recuar nessas situações e proteger seu precioso tempo. Dessa forma, em vez de ficar correndo de reunião para reunião, você poderá focar muito mais no seu trabalho. 

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Texto adaptado daqui.

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Luiza AndradeJornalista, analista de SEO e produtora de conteúdo para a Siteware. Fotógrafa nas horas vagas e completamente viciada em música e internet.

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