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Falta de padronização de processos: principais consequências e 4 passos para padronizar os processos da sua empresa

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falta de padronização nos processos

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Quer deixar as operações da sua empresa mais bem estruturadas e aumentar a produtividade das suas equipes?

Se sim, a primeira coisa que você precisa fazer é acabar com a falta de padronização dos processos organizacionais.

Um dos principais objetivos de qualquer empresa é alcançar a excelência operacional. Para isso, padronizar os processos é algo indispensável.

É por meio dessa prática que se consegue mitigar redundâncias e estabelecer um norte para os colaboradores no desempenho de suas tarefas cotidianas. Isso leva à redução de custos operacionais, diminuição de falhas e retrabalhos e aumento da produtividade e da eficiência dos processos.

Neste artigo, vamos explicar quais são as consequências da falta de padronização de processos e apontar as principais vantagens e desvantagens dessa prática.

Nos parágrafos a seguir, você confere também ferramentas, exemplos e X passos necessários para padronizar os processos da sua empresa.

O que significa padronização de processos?

A padronização de processos significa estabelecer as instruções e diretrizes sobre como cada etapa de processo específica deve ser conduzida.

Padronizar também se traduz na definição clara e sistemática de ações que devem ser tomadas pelos agentes envolvidos no processo em questão, garantindo que as tarefas sejam sempre executadas da mesma forma, sem desvios.

Leia também: Saiba tudo sobre padronização de processos e melhore os resultados da sua empresa

Qual é o objetivo da padronização de processos?

A padronização de processos tem como objetivo garantir a qualidade final das entregas, uniformizando e otimizando o fluxo de trabalho das equipes.

A padronização visa também reduzir os custos operacionais e potencializar a eficiência dos processos e a produtividade dos times.

Exemplos de padronização de processos

Como exemplos de padronização de processos bem sucedidos, podemos citar a linha de produção das fábricas de automóveis, como Ford e Toyota.

Os lanches do McDonald ‘s também configuram um exemplo de padronização; em qualquer lugar do mundo você vai encontrar o mesmo Big Mac.

Leia mais: Como estabelecer as rotinas e os processos da minha empresa? Conheça técnicas e ferramentas para aprimorar a produtividade da sua equipe

O que a falta de padronização de processos causa?

A falta de padronização de processos pode causar sérios problemas para uma empresa. Destacamos abaixo os principais:

1 – Variações na versão final do produto entregue aos clientes

No que se refere especificamente aos processos produtivos, a falta de padronização pode ocasionar variações indesejadas no produto final.

Isso acaba gerando insatisfação nos clientes, perda de vendas e pode representar aumento de custos para a empresa.

2 – Diminuição do nível de produtividade das equipes de trabalho

Quando os colaboradores não contam com um processo padronizado para orientar seu trabalho no dia a dia, a tendência é que eles acabem levando mais tempo e utilizando mais recursos para concluir determinadas tarefas.

Assim, é observada uma queda significativa no nível de produtividade individual e coletivo e o aumento de erros e retrabalhos.

3 – Desmotivação dos colaboradores

Tentar “adivinhar” qual a forma correta de conduzir determinados processos gera um desgaste desnecessário nos colaboradores, o que leva à desmotivação e insatisfação no cumprimento de suas tarefas diárias.

Além da queda da produtividade, colaboradores desmotivados pela falta de procedimentos padronizados podem gerar aumento da rotatividade e queda na retenção de talentos.

4 – Redução do controle dos processos

Processos que não são padronizados fazem com que a empresa tenha menos controle sobre eles.

Dessa forma, fica mais difícil planejar as ações e identificar e corrigir eventuais problemas.

Veja também: Como fazer o mapeamento de processos empresariais? Descubra a partir de um roteiro com 7 passos descomplicados

Vantagens e desvantagens da padronização de processos

Existem algumas vantagens e desvantagens da padronização de processos que você precisa ponderar caso queira implementar essa prática na sua empresa.

Quais são os benefícios da padronização de processos?

Os principais benefícios da padronização de processos são:

  • Aumento da produtividade;
  • Redução de custos operacionais;
  • Aperfeiçoamento dos processos;
  • Maior qualidade nas entregas;
  • Redução de erros e retrabalhos;
  • Diminuição da rotatividade de funcionários;
  • Maior satisfação e engajamentos dos colaboradores;
  • Aumento na satisfação dos clientes;
  • Uso inteligente dos recursos;
  • Transparência nos processos e decisões;
  • Facilitação de treinamento e onboarding.

Quais são as desvantagens da padronização de processos?

Em relação às desvantagens da padronização de processos organizacionais, as mais comuns são a possível dificuldade dos colaboradores para aceitarem e se adaptarem às novas regras e diretrizes de trabalho. 

Por esse motivo, a padronização deve ser feita com total transparência de modo a facilitar a adesão dos funcionários.

4 passos necessários para padronizar os processos

Para padronizar um processo, é preciso estruturar e documentar todas as tarefas a serem executadas, a ordem de execução, a metodologia que deverá ser aplicada, os prazos, os responsáveis por cada uma delas e os resultados que se espera alcançar.

Confira a seguir os 4 passos necessários para padronizar os processos da sua empresa:

Passo 1 –  Determine quais processos você deseja padronizar

Se essa é a primeira vez que você está padronizando algum processo, comece pelos mais simples. Aos poucos, você vai evoluindo para a padronização de processos mais complexos da empresa.

Passo 2 – Mapeie o fluxo de trabalho

O mapeamento permite ter mais clareza sobre todas as tarefas e etapas que compõem o processo e como elas são conduzidas.

Nessa etapa, é fundamental contar com a colaboração daqueles que atuam diretamente no processo em questão.

Passo 3 – Descreva o processo de forma simples e direta

Detalhe como o processo deve ser conduzido, mas confundir os colaboradores com detalhes irrelevantes. Adote uma linguagem simples e direta para descrever as atividades e as etapas que devem ser cumpridas.

Passo 4 – Treine os colaboradores e acompanhe a implementação do processo padronizado

Por fim, é importante ensinar os colaboradores como o processo em questão deverá ser conduzido a partir de agora, buscando sempre esclarecer eventuais dúvidas.

Além disso, você deve fazer o acompanhamento constante da implementação do processo de modo a evitar e corrigir desvios.

Saiba mais: Processos estratégicos: o que são e como estruturá-los utilizando indicadores de desempenho

Principais ferramentas para padronização de processos

Em nosso blog, já tratamos das principais ferramentas para padronização de processos, confira mais detalhes sobre algumas delas nos links abaixo:

E se você quer padronizar os processos de sua empresa, precisa acompanhá-los de perto. A melhor forma de fazer isso e por meio de um software, como o STRATWs One, que já conquistou mais de mil cliente ao redor do mundo, proporcionando vantagens como estas:

  • Compartilhar informações com agilidade e transparência;
  • Criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
  • Potencializar a governança corporativa;
  • Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
  • Empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
  • Integrar pessoas, operação e estratégia.

Existem diversas ferramentas que podem ajudar sua empresa na padronização de processos, uma delas é o diagrama de Ishikawa. Aprenda tudo sobre ele, como usar e implementar em seu negócio, baixando nosso e-book gratuito: Tudo sobre o Diagrama de Ishikawa. Preparamos também um vídeo completo sobre o tema:

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