Quer deixar as operações da sua empresa mais bem estruturadas e aumentar a produtividade das suas equipes?
Se sim, a primeira coisa que você precisa fazer é acabar com a falta de padronização dos processos organizacionais.
Um dos principais objetivos de qualquer empresa é alcançar a excelência operacional. Para isso, padronizar os processos é algo indispensável.
É por meio dessa prática que se consegue mitigar redundâncias e estabelecer um norte para os colaboradores no desempenho de suas tarefas cotidianas. Isso leva à redução de custos operacionais, diminuição de falhas e retrabalhos e aumento da produtividade e da eficiência dos processos.
Neste artigo, vamos explicar quais são as consequências da falta de padronização de processos e apontar as principais vantagens e desvantagens dessa prática.
Nos parágrafos a seguir, você confere também ferramentas, exemplos e X passos necessários para padronizar os processos da sua empresa.
A padronização de processos significa estabelecer as instruções e diretrizes sobre como cada etapa de processo específica deve ser conduzida.
Padronizar também se traduz na definição clara e sistemática de ações que devem ser tomadas pelos agentes envolvidos no processo em questão, garantindo que as tarefas sejam sempre executadas da mesma forma, sem desvios.
Leia também: Saiba tudo sobre padronização de processos e melhore os resultados da sua empresa
A padronização de processos tem como objetivo garantir a qualidade final das entregas, uniformizando e otimizando o fluxo de trabalho das equipes.
A padronização visa também reduzir os custos operacionais e potencializar a eficiência dos processos e a produtividade dos times.
Como exemplos de padronização de processos bem sucedidos, podemos citar a linha de produção das fábricas de automóveis, como Ford e Toyota.
Os lanches do McDonald ‘s também configuram um exemplo de padronização; em qualquer lugar do mundo você vai encontrar o mesmo Big Mac.
A falta de padronização de processos pode causar sérios problemas para uma empresa. Destacamos abaixo os principais:
No que se refere especificamente aos processos produtivos, a falta de padronização pode ocasionar variações indesejadas no produto final.
Isso acaba gerando insatisfação nos clientes, perda de vendas e pode representar aumento de custos para a empresa.
Quando os colaboradores não contam com um processo padronizado para orientar seu trabalho no dia a dia, a tendência é que eles acabem levando mais tempo e utilizando mais recursos para concluir determinadas tarefas.
Assim, é observada uma queda significativa no nível de produtividade individual e coletivo e o aumento de erros e retrabalhos.
Tentar “adivinhar” qual a forma correta de conduzir determinados processos gera um desgaste desnecessário nos colaboradores, o que leva à desmotivação e insatisfação no cumprimento de suas tarefas diárias.
Além da queda da produtividade, colaboradores desmotivados pela falta de procedimentos padronizados podem gerar aumento da rotatividade e queda na retenção de talentos.
Processos que não são padronizados fazem com que a empresa tenha menos controle sobre eles.
Dessa forma, fica mais difícil planejar as ações e identificar e corrigir eventuais problemas.
Veja também: Como fazer o mapeamento de processos empresariais? Descubra a partir de um roteiro com 7 passos descomplicados
Existem algumas vantagens e desvantagens da padronização de processos que você precisa ponderar caso queira implementar essa prática na sua empresa.
Os principais benefícios da padronização de processos são:
Em relação às desvantagens da padronização de processos organizacionais, as mais comuns são a possível dificuldade dos colaboradores para aceitarem e se adaptarem às novas regras e diretrizes de trabalho.
Por esse motivo, a padronização deve ser feita com total transparência de modo a facilitar a adesão dos funcionários.
Para padronizar um processo, é preciso estruturar e documentar todas as tarefas a serem executadas, a ordem de execução, a metodologia que deverá ser aplicada, os prazos, os responsáveis por cada uma delas e os resultados que se espera alcançar.
Confira a seguir os 4 passos necessários para padronizar os processos da sua empresa:
Se essa é a primeira vez que você está padronizando algum processo, comece pelos mais simples. Aos poucos, você vai evoluindo para a padronização de processos mais complexos da empresa.
O mapeamento permite ter mais clareza sobre todas as tarefas e etapas que compõem o processo e como elas são conduzidas.
Nessa etapa, é fundamental contar com a colaboração daqueles que atuam diretamente no processo em questão.
Detalhe como o processo deve ser conduzido, mas confundir os colaboradores com detalhes irrelevantes. Adote uma linguagem simples e direta para descrever as atividades e as etapas que devem ser cumpridas.
Por fim, é importante ensinar os colaboradores como o processo em questão deverá ser conduzido a partir de agora, buscando sempre esclarecer eventuais dúvidas.
Além disso, você deve fazer o acompanhamento constante da implementação do processo de modo a evitar e corrigir desvios.
Saiba mais: Processos estratégicos: o que são e como estruturá-los utilizando indicadores de desempenho
Em nosso blog, já tratamos das principais ferramentas para padronização de processos, confira mais detalhes sobre algumas delas nos links abaixo:
E se você quer padronizar os processos de sua empresa, precisa acompanhá-los de perto. A melhor forma de fazer isso e por meio de um software, como o STRATWs One, que já conquistou mais de mil cliente ao redor do mundo, proporcionando vantagens como estas:
Existem diversas ferramentas que podem ajudar sua empresa na padronização de processos, uma delas é o diagrama de Ishikawa. Aprenda tudo sobre ele, como usar e implementar em seu negócio, baixando nosso e-book gratuito: Tudo sobre o Diagrama de Ishikawa. Preparamos também um vídeo completo sobre o tema:
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