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O que é compliance nas empresas? Veja a importância e 9 vantagens!

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Saber o que é compliance nas empresas é, hoje, uma urgência para se adequar à demanda por mais transparência, responsabilidade e honestidade com clientes, parceiros e até mesmo concorrentes. 

Isso porque não é incomum ver notícias, no Brasil e no mundo, sobre a corrupção em vários segmentos econômicos. Nesse cenário, diversas empresas têm sua imagem e reputação fragilizadas em função do comprovado envolvimento com ações ilícitas, tanto no nível de negócios como na esfera política.

Assim, o conceito de compliance visa gerar valor ao negócio e assegurar a sobrevivência da empresa, minimizando os impactos financeiros, legais e de imagem ocasionados por fatores como:

  • ausência de orientações normativas;
  • desalinhamentos às legislações aplicáveis;
  • falta de ferramentas preventivas adequadas;
  • falhas na gestão de processos;
  • operações sem um estruturado sistema de informação.

Você tem dúvidas sobre o que é e como funciona o compliance nas empresas? Então, continue a leitura e saiba mais sobre esse conceito importante e qual o objetivo na prática.

Ter um sistema de gestão que reúna todas as informações importantes da empresa em um único lugar é crucial para seguir as regras do compliance! Para te ajudar, preparamos uma lista com os 7 melhores softwares de gestão empresarial do mercado. Confira!

O que é compliance nas empresas?

To comply, em inglês, é um verbo que significa estar de acordo com a regra, o que explica grande parte do conceito. No caso, o significado do termo compliance tem relação com a conduta da empresa e sua adequação às normas dos órgãos de regulamentação e legislações.

Dessa forma, esse conceito abrange todas as políticas, regras, controles internos e externos aos quais a organização precisa se adequar.  E, adequando-se ao compliance, suas atividades estarão em plena conformidade com as normas reguladoras e leis aplicadas aos seus processos.

Tanto a pessoa jurídica (empresa) como as pessoas físicas que nela trabalham, inclusive fornecedores de interesse, precisam se comportar de acordo com as regras dos organismos reguladores.

Além disso, devem garantir o fiel cumprimento dos instrumentos normativos internos. Afinal, somente desta forma a empresa estará em compliance ambiental, trabalhista, financeiro, de segurança do trabalho, operacional, contábil etc..

Estamos falando, portanto, de uma estratégia geral, aplicável em todo o negócio, mas é importante mencionar que existem diferentes tipos de compliance, que atuam diretamente em ações e setores da organização.

Qual a importância do compliance?

O objetivo do compliance nas empresas é garantir a conformidade com leis, regulamentos e padrões éticos externos e internos. A proposta é evitar práticas ilegais, multas, litígios e danos à imagem da empresa.

Poder afirmar que a empresa está em compliance estratégico é, por si só, uma estratégia fundamental de negócios. Significa que existe transparência e um elevado grau de maturidade de gestão. 

Em paralelo, mostra que os gestores e equipes dominam os processos e procedimentos, implementados e executados com efetiva conformidade política, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.

Por outro lado, não estar em compliance significa correr grandes riscos desnecessariamente, que podem levar a perdas financeiras, patrimoniais, de mercado e muitas outras.

É preciso refletir e aprimorar a gestão, ajustar a forma como as informações são tratadas e como as pessoas se comportam no dia a dia. Isso contribui para alcançar nível de excelência em compliance independentemente do segmento de atuação e tamanho da empresa.

Tipos de compliance

Existem algumas divergências sobre o número correto de tipos de compliance, mas, de maneira geral, podemos dividi-los em 7: 

  • tributário ou fiscal;
  • trabalhista;
  • nos negócios ou empresarial;
  • na proteção de dados ou TI;
  • ambiental;
  • na saúde; 
  • financeiro.

Veja detalhadamente cada um deles!

1. Compliance tributário ou fiscal

Este é um dos tipos de compliance mais delicados e complexos, pois inclui as obrigações fiscais de uma empresa. Em alguns negócios, costuma ser distorcido com o intuito de sonegar impostos ou gerar “economia” de custos, mas também por falta de conhecimento.

Isso porque existem muitos tributos municipais, estaduais e federais, questões de balanço e demais taxas aplicadas de maneira diferente para produtos e nichos distintos. 

E, para evitar gastos desnecessários, com pagamentos errados e multas, é vital fazer uma avaliação correta e contar com especialistas tributários e fiscais.

2. Compliance trabalhista

Trabalhista é outro tipo de compliance muito importante para empresas de todos os nichos e portes. Afinal, para operar, é preciso contar com colaboradores, correto? E o registro destes funcionários deve estar de acordo com a legislação e os direitos trabalhistas.

Neste caso, a liderança e o setor de RH, precisam garantir o bem-estar de todo time, segurança, saúde no ambiente de trabalho e ferramentas adequadas para sua atuação. 

O compliance trabalhista, portanto, evita que a empresa tenha problemas judiciais, assim como acidentes. Isso garante maior produtividade, engajamento e, ainda, ajuda a reter talentos. 

3. Compliance nos negócios ou empresarial

Neste tipo de compliance nas empresas, estão inclusas todas as diretrizes relacionadas à ética no ambiente de trabalho, transparência e conformidade com leis anticorrupção, cartel em licitações, abusos e demais condutas irregulares.

Essas são situações que devem ser evitadas para garantir uma boa imagem no mercado e gerar mais confiabilidade para a marca.

4. Compliance na proteção de dados ou de TI

Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras diretrizes relacionadas à crescente utilização de ferramentas tecnológicas, o compliance de proteção de dados ou de TI é um dos mais buscados atualmente.

Em linhas gerais, as empresas precisaram se adequar rapidamente às normas de manipulação, captura, análise, armazenamento e descarte de dados. Por sinal, falhas neste sentido podem gerar punições, sanções, multas e até paralisação das atividades.

5. Compliance ambiental

Você com certeza ouviu falar recentemente sobre ESG (Environmental, Social and Governance), correto? Trata-se da quinta onda de inovação, que visa integrar o meio ambiente, as questões sociais e a governança corporativa para fomentar empresas mais sustentáveis e responsáveis.

Essa onda surgiu devido à urgência em balancear elementos fundamentais para a sociedade, mas que, por muitos anos, se repeliram. Naturalmente, muitas leis e regulamentações foram desenvolvidas para controlar os impactos corporativos no ambiente e na sociedade.

Para garantir a conformidade legal e aplicar o compliance ambiental, as empresas devem criar estratégias e práticas que minimizem os efeitos negativos e maximizem as ações agregadoras.

6. Compliance na saúde

Este tipo de compliance é exclusivo para empresas do nicho da saúde, como hospitais, farmácias, consultórios e clínicas. E, para aplicá-lo, é necessário estar atento à gestão de riscos, determinações de preços e condutas éticas.

certificação hospitalar

7. Compliance financeiro

Entre as ações que mais prejudicam a reputação da empresa no mercado e podem gerar altos prejuízos financeiros estão as fraudes e os desvios. Logo, o compliance financeiro atua para evitar estas ocorrências, garantindo transparência e conformidade em todos os atos.

Para isso, é fundamental monitorar e controlar os balanços, o caixa, os ativos e todas as movimentações financeiras do negócio.

Quando surgiu o termo compliance?

O conceito não tem uma origem exata em termos de data, mas começou a ganhar destaque nas últimas décadas do século XX, à medida que as empresas e as instituições financeiras enfrentavam desafios regulatórios cada vez maiores e a necessidade de manter práticas comerciais éticas se tornava mais evidente. O fortalecimento das regulamentações e a preocupação com a responsabilidade corporativa contribuíram para a evolução do campo de compliance.

Além disso, o termo “compliance” em si passou a ser mais amplamente utilizado na linguagem empresarial e legal a partir dos anos 2000, à medida que a importância da conformidade regulatória e ética se intensificou.

Desde então, programas de compliance têm sido implementados em muitas organizações para garantir que elas atendam a todas as obrigações legais e éticas, evitando assim riscos legais, financeiros e reputacionais.

Qual a diferença entre compliance e auditoria interna?

Compliance e auditoria interna são duas funções distintas, mas relacionadas, dentro de uma organização, que têm o objetivo de garantir a conformidade com leis, regulamentos e padrões, bem como melhorar a eficiência e a eficácia das operações

Dessa forma, o foco principal do compliance é assegurar que a organização esteja em conformidade com todas as leis, regulamentos, políticas internas e padrões externos relevantes o tempo todo e de maneira constante.

Já a auditoria interna atua de maneira pontual e esporádica. Ela envolve a revisão e avaliação crítica de todas as atividades e processos da organização, incluindo as áreas financeira, operacional e de conformidade. O objetivo é melhorar a eficácia dos controles internos, a gestão de riscos e a governança corporativa.

Além disso, os auditores internos realizam revisões independentes e objetivas dos processos internos da organização. Eles avaliam os controles internos, identificam falhas ou lacunas e recomendam aprimoramentos.

Como funciona o compliance nas empresas?

Na prática, o compliance deve considerar os regulamentos e diretrizes relacionados a cada área e processo da organização. Assim, os gestores podem estabelecer políticas internas, regulamentos e melhores práticas para garantir transparência, segurança, responsabilização e atualização contínua.

Nossa sociedade está sempre evoluindo e, com isso, as normas e leis podem se alterar com o tempo. Nesta perspectiva, vale lembrar que a aplicação eficiente do compliance nas empresas assegura a atualização e o cumprimento das obrigações legais.

segurança LGPD

Mas o que é um programa de compliance?

Já vimos até aqui que o compliance nas empresas envolve a conformidade com leis e normas de órgãos regulamentadores. Sendo assim, o conjunto de práticas dedicadas a estas ações é denominado Programa de Ética e Compliance Empresarial. Na prática, ele se dedica a todas as áreas que possam apresentar irregularidades que afetem o desempenho e a reputação da empresa.

O programa, portanto, abrange não somente as obrigações legais da empresa, mas também as regras e os valores que compõem cada instituição e que podem ser violadas.

Leia também: Governança corporativa e compliance: os 6 maiores desafios para as empresas

Qual a estrutura de um programa de compliance?

Para começar, o departamento deve contar com uma boa equipe. Assim, a liderança, chamada de CCO (Chief Compliance Officer), precisa ser escolhida criteriosamente.

Além dela, serão necessários assistentes e analistas. Em grandes empresas, por exemplo, a divisão pode se estender a coordenadores ou gestores, que dividem as responsabilidades da área.

Após os treinamentos aplicáveis, a equipe estará preparada para colocar o compliance em prática. 

Algumas de suas principais funções serão:

  • analisar riscos operacionais;
  • conhecer e interpretar leis que se relacionem à empresa;
  • elaborar manuais de conduta;
  • gerenciar os controles internos;
  • fazer auditorias periodicamente;
  • desenvolver projetos de melhoria contínua;
  • disseminar o compliance por toda a cultura organizacional;
  • monitorar a segurança da informação.

Quais são as vantagens de um programa de compliance nas empresas?

Ter uma área de compliance na empresa traz diversos benefícios. Alguns deles são:

  1. ganho de vantagem competitiva em relação à concorrência;
  2. atração de investidores e investimentos;
  3. identificação de riscos e prevenção de problemas;
  4. ganho de credibilidade;
  5. melhoria da eficiência e qualidade dos serviços/produtos;
  6. aprimoramento da governança corporativa;
  7. consolidação da cultura organizacional focada na ética;
  8. sustentabilidade;
  9. correção efetiva de não-conformidades.

Como aplicar o compliance nas empresas?

Para aplicar e fazer a gestão de compliance na empresa, é preciso definir uma série de políticas.

Primeiramente, o programa deve ser elaborado por uma equipe ou um departamento específico dentro da organização, que se torna responsável por desenvolver, coordenar e monitorar suas atividades.

Ao criar o departamento, é necessário já ter desenvolvido um código de conduta, que alinha a missão, visão e os objetivos globais da companhia às práticas de compliance.

Este código de conduta deve ser disseminado pela empresa por estratégias de comunicação interna eficazes. Por exemplo, estimular a prática de denúncias diante de má conduta por meio de um canal seguro e sigiloso, também chamada de auditoria.

Inclusive, a execução do código de conduta é algo imprescindível para obter bons resultados. Portanto, dê o exemplo: os colaboradores espelham as atitudes deles nas de seus superiores.

Por fim, é importante ressaltar o perigo que as empresas correm ao participar de atos imorais ou ilegais e até mesmo fazer “vista grossa” ao ver algo de errado.

Lembre-se: um ato isolado ou um grande esquema podem acabar com a reputação e o sucesso da empresa da mesma maneira!

Políticas e regras de compliance

Um ponto fundamental da gestão de compliance nas empresas envolve a definição das políticas e regras.

Resumidamente, as políticas são diretrizes amplas que posicionam as atitudes e os valores da empresa em relação a temas como:

  • transparência dos atos da alta administração;
  • recursos destinados à área;
  • segurança da informação;
  • incentivos e medidas disciplinares;
  • análise periódica de riscos,
  • registros contábeis;
  • controles internos;
  • canais de denúncia;
  • confidencialidade de informações estratégicas;
  • diligência na contratação de terceiros;
  • treinamento e comunicação;
  • diligência em processos de fusões e aquisições;
  • investigações internas;
  • melhora contínua dos processos;
  • conformidade com a legislação ambiental.

Já as regras de compliance são o detalhamento das normas e procedimentos que devem ser seguidos em cada uma das políticas do mesmo.

E, agora que você já sabe o que é compliance nas empresas, confira algumas dicas para desenvolver sua política interna:

  • use sistemas de informação que suportem o monitoramentos das atividades e que se adéquem aos processos de compliance;
  • tenha uma gestão de contratos de serviços e materiais que se alinhe aos níveis estabelecidos pela empresa;
  • fortaleça rotinas de inspeção e fiscalização de atividades, incluindo as que não costumam ter certificações;
  • foque na conformidade de processos em nível municipal, estadual e federal;
  • invista em um sistema de normatização e padronização da empresa sempre ativo e atualizado;
  • implante processos de auditoria interna com foco nos requisitos para se atingir o compliance;
  • implante sistemas de controle com graus de profundidade adequados;
  • desenvolva uma comunicação estruturada sobre os instrumentos normativos da empresa.

Dica de ouro para desenvolver uma gestão de compliance eficiente!

Depois de conferir o que é compliance nas empresas, sabia que a Siteware conta com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, o monitoramento e a centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão. 

Essa solução também favorece o engajamento de colaboradores, aumenta a produtividade e melhora a governança da organização! Assim, será muito mais fácil fazer a gestão de compliance em seu negócio.

No mercado, o software que possui todas essas características é o STRATWs One. Confira abaixo mais algumas vantagens desta solução:

  • gerenciar riscos e analisar cenários;
  • facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
  • focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
  • criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
  • compartilhar informações com agilidade e transparência;
  • usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
  • empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
  • encontrar oportunidades de melhoria;
  • fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;
  • aumentar a produtividade.

Preparado para colocar em prática esse manual de o que é compliance nas empresas? 

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