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A gestão do conhecimento é um campo que vem chamando a atenção dos líderes empresariais. A maioria, inclusive, busca se inspirar em exemplos reais para aplicar em suas empresas — é o seu caso?
De antemão, vale dizer que o investimento em ferramentas tecnológicas é um dos pilares que norteiam o gerenciamento da informação. Entretanto,é preciso também que a equipe tenha a qualificação necessária para usar a tecnologia.
Em vista disso, torna-se crucial entender o que é a gestão do conhecimento e como aplicá-la no seu negócio a fim de melhorar o discernimento dos gestores.
Nesse artigo, falamos um pouco mais a fundo sobre o gerenciamento, além de mostrar 5 cases de sucesso para você se inspirar.
Boa leitura!
A gestão do conhecimento é um processo sistemático e organizado de identificar, capturar, organizar, armazenar e compartilhar informações importantes e relevantes para uma organização. A prática abrange experiências de funcionários, percepções, habilidades e competências, assim como dados brutos, documentos, procedimentos e práticas padrão.
O principal objetivo da gestão do conhecimento é permitir que os colaboradores acessem e usem as informações para criar valor, melhorar a eficácia dos processos e promover a inovação na empresa.
Trata-se, portanto, de um hábito essencial para facilitar a tomada de decisões e resolver problemas com base em experiências anteriores.
Existem duas principais formas de conhecimento gerenciadas nas organizações: o explícito e o tácito.
O conhecimento explícito é aquele que foi documentado e pode ser compartilhado, como manuais, guias e documentos.
Já o tácito é o conhecimento pessoal baseado em experiências individuais, e é mais difícil de ser articulado e compartilhado.
Agora que você já sabe o que é a gestão do conhecimento, chegou o momento de compreender para que serve na sua empresa.
Em poucas palavras, a gestão do conhecimento visa conectar as fontes de geração de informações com a necessidade de aplicação do saber, e assim, servir a uma variedade de propósitos na organização, tais como:
Vamos falar sobre cada ponto com mais detalhes a seguir.
Ao armazenar e organizar o conhecimento de forma eficiente, os gestores podem acessar facilmente informações valiosas quando precisam, resultando, assim, em decisões mais embasadas e eficazes.
Ao compartilhar e reutilizar o conhecimento, as organizações podem estimular a criatividade e a inovação. Novas ideias muitas vezes surgem ao combinar ou expandir informações existentes.
Reduzindo a necessidade de ‘reinventar a roda’, a gestão do conhecimento pode aumentar a eficiência. Quando as lições aprendidas são registradas e compartilhadas, os erros não precisam ser repetidos, e as melhores práticas são aplicadas amplamente.
A gestão do conhecimento ajuda a promover uma cultura de aprendizagem contínua, auxiliando os funcionários a aprenderem uns com os outros e a aproveitarem as experiências e os insights coletivos da organização.
O conhecimento é um ativo estratégico para muitas organizações. Nesse sentido, a gestão do saber contribui para construir e manter esse ativo, protegendo-o e garantindo que seja usado para o benefício da empresa em longo prazo.
Quando os funcionários deixam uma organização, eles podem levar consigo informações valiosas. A gestão do conhecimento consegue capturar e reter os dados, garantindo que permaneçam no negócio.
Entendeu para que serve a gestão do conhecimento? Vamos, então, ver quais são os seus principais pilares.
A gestão do conhecimento é construída sobre 3 pilares principais, também conhecidos como dimensões, sendo eles: pessoas, processos e tecnologia.
Vamos entender um pouco mais a fundo cada um deles.
O pilar foca na cultura organizacional, no comportamento e nas competências das pessoas. Afinal, elas são a fonte do conhecimento e o elemento que pode criar, compartilhar, usar e aplicar as informações obtidas na prática.
O segundo pilar diz respeito aos processos de gerenciamento do saber, incluindo sua criação, captura, armazenamento, compartilhamento, aplicação e atualização.
A rotina processual pode envolver várias metodologias e técnicas, como lições aprendidas, comunidades de prática, mapeamento e sistemas de gestão.
Por fim, a tecnologia engloba o uso de sistemas de TI para facilitar a gestão, incluindo bases de conhecimento, softwares de gerenciamento de documentos, intranets, redes sociais corporativas e outras ferramentas de colaboração e compartilhamento.
Agora que falamos quais são os principais pilares, vamos mostrar as principais etapas da gestão do conhecimento.
Existem muitos modelos de aplicação da gestão do conhecimento, sendo que cada um tem sua própria metodologia, e consequentemente, suas etapas de gestão.
Dentre os modelos, um que se destaca é o SECI, que foi desenvolvido em 1991 e apresentado no livro “The Knowledge – Creating Company” de autoria dos professores Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nonaka.
No processo desenvolvido por Takeuchi e Nonaka, o gerenciamento do conhecimento compreende 4 etapas:
É importante dizer que as fases acontecem em sequência, formando o ciclo de gestão do conhecimento que se repete de forma contínua.
Nesse sentido, quando as empresas aplicam o modelo, garantem a continuidade da criação e a disseminação do gerenciamento. Que tal conhecer as 4 etapas de Takeuchi e Nonaka na prática?
A socialização aborda a passagem do conhecimento tácito, ou seja, aquele que não foi formalizado, e que passa de uma pessoa para outra.
Para facilitar o entendimento, imagine um exemplo no qual o vendedor mais experiente da empresa dá dicas de técnicas de vendas para aqueles menos experientes.
Nessa fase, o conhecimento tácito se transforma em explícito. Portanto, passa a ser codificado para que seja facilmente captado pelos integrantes da empresa.
Imagine o mesmo exemplo acima. No caso, o vendedor experiente cria um curso de capacitação e começa a dar treinamentos para quem está iniciando a sua jornada.
Aqui, vários tipos de conhecimento explícito são combinados e se acumulam na companhia, como bases de dados, manuais, cursos, apresentações, pesquisas etc.
Por fim, com a disseminação do conhecimento explícito, ele se torna tácito. Como assim? O conhecimento passa a ser intuitivo para muitos colaboradores, que o usam de forma espontânea e não formalizada.
Então, o que acontece? O ciclo se reinicia. Ou seja, o conhecimento tácito precisa ser explicitado, e assim por diante.
Aqui estão 5 cases de sucesso no gerenciamento de conhecimento que você precisa conhecer. Confira:
Agora que já mostramos o que é a gestão do conhecimento, para que serve, seus pilares e as etapas da sua aplicação prática, chegou o momento de conhecer alguns exemplos reais em detalhes.
Em um evento de capacitação de colaboradores, a gestão do Banco do Brasil descobriu que os funcionários consideravam a “hora do café” a mais importante para a disseminação de conhecimento nas agências.
De posse da informação, criou-se um evento de treinamento que reproduziu o ambiente informal para troca de experiências e conhecimentos gerados pelos funcionários do banco.
Com o desenvolvimento, a ação se tornou uma ferramenta de comunicação interna e compartilhamento de informações. Assim, passou a ser usada de norte a sul do país.
Outro exemplo de gestão do conhecimento implantada com sucesso é a de mapeamento dos conhecimentos organizacionais do SERPRO.
Para evitar que informações ficassem centralizadas em apenas um funcionário, a empresa criou a Árvore Serpro de Conhecimentos.
A base de dados da instituição é nutrida paulatinamente com todo o processo organizacional sobre produtos, serviços e trato com os clientes.
Dessa forma, criou-se uma cultura de armazenamento de dados. Assim, as informações podem ser consultadas sempre que necessário, disseminando o conhecimento gerado e evitando a monopolização de tarefas.
Portanto, sempre que um novo colaborador é contratado ou remanejado, ele já conta com um vasto banco de referências, podendo exercer seu trabalho como esperado pela empresa.
A Empresa Brasileira de Pesquisas Agropecuárias (EMBRAPA) saiu do ambiente físico e investiu no meio on-line. Agora, pode compartilhar problemas e temas em discussão no cotidiano organizacional.
As Comunidades de Prática abarcam todas as ferramentas da internet, como e-mails e download. São usadas para reunir, guardar, disponibilizar e incentivar o compartilhamento de conhecimento pelos colaboradores.
O site que hospeda as comunidades funciona em quatro níveis de acesso. Além disso, atende desde entusiastas do agronegócio até pesquisadores da própria companhia, que produzem conteúdo sobre os mais variados temas.
A mais valiosa estatal brasileira também é um dos melhores exemplos de gestão do conhecimento implantados em território nacional.
Universalização de conhecimento é o mote de um banco de dados criado para difundir experiências, soluções criativas e lições aprendidas.
Alertas de uma determinada unidade também são arquivados para que possam ser úteis a outras bases.
Narrativas de experiências são armazenadas com início, meio e fim, com o objetivo de aprimorar futuros processos e prevenir erros.
A Petrobras salienta, inclusive, a necessidade de reflexão sobre baixas e êxitos em cada etapa dos processos, levando ao aprimoramento produtivo e humano.
Outra prática desenvolvida pela companhia é conhecida como “mentoring” que, assim como o Banco do Brasil, evita a concentração de demandas em um único profissional.
No entanto, neste caso, um mentor é escolhido para investir tempo e esforço para transferir conhecimento a outro colaborador com menos experiência. A transmissão de informações ocorre por meio de ações que envolvem compromisso, integridade e perseverança.
A gestão do conhecimento na Petrobras tem efeitos tão marcantes sobre a marca que a levou a se reposicionar, inclusive para o público externo.
Entrevistas e pesquisas com líderes da organização, técnicos, pesquisadores e até com o público evidenciaram que uma das grandes vantagens competitivas da estatal é exatamente seu conhecimento técnico aplicado.
O caso de sucesso levou à veiculação de diversos filmes ressaltando a relevância da gestão do conhecimento na empresa. Confira um deles no vídeo abaixo:
O último dos exemplos de gestão do conhecimento vem da empresa pública do ramo financeiro que criou a Universidade Caixa. O objetivo é desenvolver as capacidades e habilidades dos colaboradores, com base em uma estrutura pautada na educação continuada e na atualização técnica.
A iniciativa promove a valorização do trabalhador por meio de investimento na sua própria capacitação, o que se reflete em mais rendimento na organização.
Além de desenvolver atividades habituais com mais desenvoltura, o profissional que passa pela iniciativa trabalha habilidades para lidar com novos processos.
Entre os benefícios da Universidade, segundo a própria Caixa, estão a possibilidade do funcionário conciliar trabalho e estudo, o fomento à cultura acadêmica e a redução de custos por participante em treinamento.
A Universidade da Caixa recebeu diversos prêmios. Confira alguns deles:
Saiba mais: Você reconhece a importância da Gestão do Conhecimento para o seu negócio?
Como transformar conhecimento em ação?
Confira, a seguir, as principais dicas para transformar o conhecimento de sua empresa em ação.
O abismo entre saber e fazer se dá por vários fatores. Essa lacuna pode ser minimizada se entendermos e tratarmos cuidadosamente os seguintes fatores:
Muitos gestores querem aprender “como” em termos de práticas detalhadas, comportamentos e técnicas ao invés de “porque” em termos de filosofia e orientações gerais que levam à ação.
A melhor forma de aprender é tentando diversas vezes, aprendendo com o que funciona e com o que não funciona. Depois, é preciso refletir sobre o que foi aprendido e continuar experimentando.
Sem ação, aprender se torna mais difícil e menos eficiente porque não se baseia numa experiência real. A ideia de “disparar” e, em seguida, “apontar” ajuda a estabelecer uma cultura na qual falar e analisar não é aceitável se não houver ação.
Ao construir uma cultura de ação, um dos elementos mais críticos é o que acontece quando as coisas dão errado. Mesmo as ações bem planejadas podem dar errado. Todo o aprendizado envolve algum “fracasso”, algo a partir do qual se pode continuar a aprender. Falhas compreensivas nunca devem ser mal recebidas.
O medo causa todos os tipos de problemas dentro de uma organização. As pessoas não irão tentar algo novo se a provável “recompensa” for um desastre na carreira. Colocar as pessoas em primeiro lugar e expulsar o medo não são ideias a serem implementadas somente quando as coisas estão bem. As empresas podem reduzir o tamanho, podem até fechar uma instalação, mas devem fazer de forma a manter a dignidade e o bem-estar dos funcionários e, como consequência, a produtividade e o desempenho.
É equivocado pensar que, só porque a concorrência aparentemente funciona como um sistema econômico, implantá-la dentro da empresa é uma maneira superior de gerenciamento. As empresas estabelecem várias práticas que intensificam a rivalidade interna.
Exemplos disso são rankings, prêmios, reconhecimento para apenas alguns como recompensas e medidas individuais que estabelecem pessoas umas contra as outras.
As organizações também devem medir processos, não apenas resultados. Algumas medidas diretamente relacionadas ao modelo básico de negócios são melhores do que uma infinidade de medidas que produzem falta de foco e confusão sobre o que é importante e o que não é.
Agora que você viu exemplos de gestão do conhecimento que dão certo e conferiu como transformar conhecimento em ação, que tal implantar mecanismos na sua empresa para proporcionar desenvolvimento humano e, consequentemente, alavancar seu produto?
Com um software de recursos humanos, você é capaz de identificar, reter e desenvolver talentos por meio de ciclos automatizados de avaliações de competências.
Um bom sistema de gestão de pessoas oferece mais autonomia ao RH, pois permite a automatização dos processos e estimula a cultura de feedbacks com uma gestão de talentos inteligentes.
Quer conhecer um software de gestão de RH que colabora para isso? Estamos falando do STRATWs One.
Com o sistema, você planeja, organiza e melhora a rotina de trabalho de toda a equipe, fazendo com que os colaboradores tenham o foco na cultura de resultados.
Assim, eles sabem como anda seu desempenho e podem se aprimorar cada vez mais. Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs One!
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