5 ferramentas para gestão do conhecimento que você precisa conhecer

Aprender com as experiências passadas é um dos segredos para um constante crescimento e evolução.

E, no caso das empresas, podemos dizer que a importância da gestão do conhecimento é ainda maior. Os vários conhecimentos e aprendizados de cada funcionário são fundamentais para a tomada de decisões futuras e a realização das mais diversas atividades e tarefas do dia a dia.

Mas como transportar esses conhecimentos de um colaborador para toda a equipe? Atualmente, isso é possível graças às ferramentas para gestão do conhecimento, algumas delas gratuitas.

Você emprega alguma dessas ferramentas de gestão do conhecimento em sua empresa?

O que são ferramentas para gestão do conhecimento?

As ferramentas para gestão do conhecimento são meios que buscam coletar e compartilhar bens intelectuais, ou o know how, dos colaboradores com a finalidade de aumentar a produtividade e inovação das empresas.

Basicamente, são ferramentas tecnológicas que armazenam os vários “conhecimentos” dos funcionários para que sejam utilizados pela organização.

Ou seja, ao invés de essas experiências pessoais estarem apenas armazenadas nas mentes de cada pessoa, ou em seus computadores, elas agora estão disponíveis de maneira compartilhada em um mesmo banco de dados.

Isso tudo é possível através de vária ferramentas de gestão do conhecimento que podem ser utilizadas em seu negócio.

Qual sua importância?

O grande objetivo das ferramentas para gestão do conhecimento é tornar o conhecimento tácito (de domínio pessoal e não automatizado) em explícito (de domínio geral  e documentado).

Portanto, essas tecnologias conseguem identificar, criar, apresentar e distribuir conhecimentos em toda a empresa, fomentando a comunicação na empresa.

Com isso, as informações armazenadas provenientes dos mais variados setores de uma organização poderão ser avaliadas e estruturadas de maneira a fornecer dados essenciais para a criação de estratégias e auxiliar na tomada de decisão.

Os resultados da gestão do conhecimento são:

• maior agilidade na gestão
• maior eficácia na tomada de decisão
• ganho de vantagem competitiva
• facilidade em prever dificuldades e tornar possível evitá-las
• capacidade de detectar oportunidades e aproveitá-las

Como funcionam essas ferramentas

Em princípio, a ideia de gerenciar conhecimentos parece um pouco confusa – e até mesmo fruto de filmes de ficção científica, mas, na verdade, com o desenvolvimento tecnológico tão acelerado e a transformação digital, há muitas opções de softwares capazes de exercerem essa função de maneira prática, rápida e acessível.

Essas ferramentas para gestão do conhecimento funcionam de maneira a codificar informações nelas inseridas e classificá-las.

Assim, esses sistemas são capazes de ajudar os colaboradores afazer previsões sobre como serão as consequências de um determinado fato na empresa com base nas experiências anteriores catalogadas.

Diante da necessidade de uma tomada de decisão, os softwares de gestão do conhecimento ajudarão a acessar todos os “conhecimentos” da empresa para que as soluções mais adequadas possam ser conhecidas.

Para isso, essas ferramentas ajudam a responder algumas questões.

Questões respondidas por ferramentas de gestão do conhecimento:

• A empresa passou por isso no passado?
• Profissionais que passaram por situações parecidas solucionaram o problema de que maneira?
• Quais ações tiveram resultados positivos? E negativos?
• O que deverá ser feito, com base em nossa experiência e resultados obtidos?

5 ferramentas de gestão do conhecimento

Existem muitos tipos de softwares capazes de auxiliar a colocar em prática a gestão do conhecimento em seus negócios. Algumas opções são mais abrangentes e outras agem em funções mais específicas.

Basicamente, você pode optar por:

• softwares colaborativos com base na nuvem, que ajudam a compartilhar informações, mas que não são específicos para a gestão do conhecimento. São exemplos: Trello, Microsoft Teams e até drives de compartilhamento, como o Google Drive e o OneDrive.
• softwares criados especialmente para a finalidade de gestão do conhecimento

Você pode combinar algumas opções de softwares ou escolher a que mais se adéqua aos objetivos desejados por sua empresa.

Conheça a seguir 5 ferramentas que poderão te ajudar no processo de gestão do conhecimento:

1- Bitrix24

Plataforma gratuita de colaboração online. Integra os setores da empresa através de funcionalidades como intranet social, chat em vídeo, gerenciamento de projetos e de documentos na nuvem. O Bitrix24 conta com mais de 2 milhões de empresas usuárias ao redor do mundo.

2- AnswerHub

Diferente das demais ferramentas, o AnswerHub funciona a partir do esquema de perguntas e respostas.

Ainda auxilia na criação de projetos e fornece a base de conhecimentos para armazenar e compartilhar na empresa. É uma ferramenta utilizada por grandes empresas como LinkedIn, GE e eBay.

3- Confluence

Contando com uma elaborada ferramenta de busca, o software permite trabalhar e colaborar em projetos sem a necessidade de trocar de ferramenta. Além disso, fornece o acesso a uma base de conhecimentos para a publicação e acesso de informações.

É utilizado pela Nasa, Spotify e Lufthansa.

4- Timeline

Permite inserir imagens, vídeos, links e áudios para registro e sistematização de conhecimentos, podendo ser utilizada até mesmo para construir uma linha do tempo de um projeto.

De fácil uso, basta o preenchimento de informações em uma planilha no Google Docs.

5- SoundCite

Compartilhar experiências e conhecimentos de maneira mais atrativa é sempre uma boa opção. O SoundCite oferece a função de inserir um arquivo de áudio – onde você pode gravar as informações desejadas – ao longo de seu texto.

Não é preciso abrir outra página ou guia para escutar o áudio.

A gestão do conhecimento, além de auxiliar na tomada de decisão empresarial, também facilita o fortalecimento da cultura da empresa, a gestão estratégica por resultados e o alinhamento das equipes em torno de objetivos e metas, algumas das especialidades de Siteware e seu software STRATWs ONE.

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