O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

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Se preferir, ouça o conteúdo sobre Ciclo PDCA! Clique no play e confira!

Aqui no blog já falamos sobre alguns dos métodos mais utilizados para aprimorar a gestão, como o DMAIC e o A3. Mas dessa vez escolhemos falar sobre uma metodologia muito conhecida que é tão utilizada para o aprimoramento dos processos e para a solução de problemas: o Ciclo PDCA.

Uma ferramenta completa e eficiente, o método do Ciclo PDCA é um dos mais conhecidos para ajudar na execução do planejamento estratégico e a melhorar continuamente os processos da empresa de forma eficiente nas empresas.

A qualidade dos serviços oferecidos pelas empresas é, cada vez mais, um diferencial necessário para o sucesso e o destaque. Para isso, a eficácia dos processos se mostra como fator determinante no desenvolvimento do negócio.

Antes de construir um Ciclo PDCA, é importante saber que o ciclo PDCA tem como objetivo auxiliar a execução da estratégia. Portanto, a estratégia deve ser previamente desenvolvida, contando com uma equipe preparada e consciente.

Para auxiliar no desenvolvimento e execução do planejamento estratégico, também é importante contar com ferramentas e sistemas com esse objetivo. Saiba quais são as 7 melhores ferramentas e sistemas de planejamento estratégico!

Dessa forma, os objetivos da gestão poderão não somente sair do papel, mas como também ter seu processo de execução monitorado para que não se percam no caminho. Assim, a utilização do ciclo no ambiente organizacional é um caminho possível para melhorar os resultados e alavancar o desempenho da empresa

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CICLO PDCA O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

Nesse artigo, explicamos desde a origem da metodologia do Ciclo PDCA até sua simples e eficiente aplicação prática. Acompanhe!

O que é o Ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é um método dividido em quatro etapas e oito passos, utilizado para solucionar problemas que não são facilmente visualizados na solução de problemas nas empresas e é uma das metodologias mais usadas. Assim como para a melhoria contínua de processos.

Geralmente, esses problemas também já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Dessa forma, suas finalidades são acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções.

Se você quer entender ainda melhor o que é Ciclo PDCA, então, assista a este vídeo:

Ele é um método interativo. Você deve estar se perguntando: o que é isso? É simples. É um tipo de processo que, a cada repetição, chega-se a um resultado diferente.

Esses resultados, por sua vez, serão utilizados nas vezes seguintes de forma cumulativa.

Dessa forma, pode-se dizer que o PDCA é um ciclo que traz resultados diferentes e complementares a cada utilização, o que faz com que ele seja um método utilizado nas melhorias e alcançar o sucesso na resolução de problemas.

Mas por que esse processo é importante? Simples! Porque possibilita a identificação de problemas, o que torna mais simples o processo de reparação . Além disso, o Ciclo PDCA contempla o acompanhamento dos resultados na “etapa C”, fator importante na gestão.

comparativo pdca
Quadro comparativo de PDCA, DMAIC, A3 e 8D

Dessa forma, o método PDCA pode ser usado tanto na implantação de novas ideias quanto para solução de problemas. Além disso, ajuda na identificação de problemas ou na melhoria contínua e pode ser desdobrado em todos os níveis de uma organização, desde a direção até a operação.

Ficou claro para você o que é Ciclo PDCA? Então, confira as 4 etapas do PDCA:

o que é ciclo PDCA: veja suas 4 etapas

Como o Ciclo PDCA surgiu?

O Ciclo PDCA também é chamado de ciclo de Shewhart ou de Ciclo de Deming, nomes que atribuem crédito aos seus idealizadores.

O engenheiro Walter Shewhart foi o criador do método do Ciclo PDCA, nos anos 1920. Mas o modelo do Ciclo PDCA foi se tornar famoso apenas nos anos 1950, principalmente no Japão, graças ao professor americano William Deming. Ele é considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.

Seus criadores foram inspirados principalmente pelos americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey, que foram dois dos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, além de outros diversos filósofos que escreveram sobre a geração de conhecimento.

Dewey refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA que hoje conhecemos, sendo eles:

  1. Perceber a dificuldade;
  2. Localizar o problema;
  3. Definir o problema;
  4.  Sugerir possíveis soluções e desenvolver através do raciocínio as influências sugeridas;
  5. Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição.

Inicialmente, o ciclo foi desenvolvido para ser aplicado na administração da qualidade da gestão, sendo a ferramenta de Qualidade PDCA um método recomendado para o aprimoramento contínuo da qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Mas seu uso foi aprimorado. Assim, hoje a ferramenta do Método PDCA é uma das principais para a compreensão dos processos e para a solução de problemas.

O método do Ciclo PDCA passou por diversas alterações durante seus mais de 90 anos de existência. E pode ser adaptado para ser utilizado em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

Clareza da estratégia

Quais benefícios o ciclo PDCA traz para seu negócio?

São muitos os benefícios que o ciclo PDCA traz para uma empresa. Logo abaixo vamos citar os principais deles:

  • melhoria contínua: esse é um método de melhoria contínua que permite identificar e solucionar problemas de maneira eficaz. Por meio dela é possível que as equipes trabalhem de maneira sistemática e estruturada para alcançar objetivos de melhoria.
  • solução eficaz de problemas: com essa metodologia os gestores conseguem identificar as causas raízes de problemas e desenvolver soluções efetivas. Isso resulta em processos mais eficientes e na resolução de problemas que estejam prejudicando a qualidade do produto ou o desempenho do negócio.
  • aumento da eficiência: o ciclo PDCA permite identificar desperdícios em processos e eliminá-los, gerando em uma melhoria na eficiência do negócio.
  • melhoria da qualidade: é possível monitorar continuamente a qualidade dos produtos ou serviços e fazer ajustes para garantir que os padrões de qualidade sejam mantidos.
  • envolvimento da equipe: com essa metodologia o gestor consegue envolver toda a equipe na melhoria contínua, gerando um ambiente de trabalho mais positivo e colaborativo.
  • tomada de decisão informada: como Ciclo PDCA as equipes baseiam suas decisões em dados e mensuração, o que pode resultar em decisões mais informadas e efetivas.

Em resumo, o ciclo PDCA ajuda os gestores a alcançarem os objetivos de melhoria contínua, solucionar problemas eficazmente, aumentar a eficiência, melhorar a qualidade, envolver a equipe e tomar decisões informadas.

Qual o objetivo do ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma método científico utilizado para garantir a melhoria contínua de processos e resultados em um negócio. Ele oferece uma metodologia sistemática e estruturada para identificar problemas, investigá-los, desenvolver soluções e monitorar resultados.

Dessa forma, as equipes conseguem trabalhar de maneira eficaz para solucionar problemas e melhorar processos de maneira contínua.

Ao usar o ciclo PDCA, os gestores conseguem basear suas decisões em dados e mensuração, o que resulta em decisões mais informadas e efetivas. 

Ademais, ele permite monitorar continuamente o desempenho e fazer ajustes quando necessário para alcançar objetivos.

Segundo a pesquisa “The History and Development of the PDCA Cycle” publicada na revista “Quality Progress”, o ciclo PDCA se tornou conhecido como uma ferramenta eficaz para a melhoria contínua de processos em diferentes setores, incluindo indústria, serviços, saúde e governo.

Além disso, a pesquisa “The PDCA Cycle: A Tool for Continuous Improvement in Healthcare Organizations” publicada na revista “Joint Commission Journal on Quality and Patient Safety“, destaca a importância do uso do ciclo PDCA em organizações de saúde, onde ele tem sido amplamente utilizado para aprimorar a qualidade dos cuidados prestados aos pacientes.

Em resumo, o ciclo PDCA é uma ferramenta valiosa que garante a melhoria contínua de processos e resultados, possibilitando que as equipes alcancem resultados significativos e melhorem continuamente suas operações.

Quando usar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode ser usado em qualquer situação em que se deseje alcançar a melhoria contínua de processos ou resultados. Ele é aplicável tanto em pequenas empresas quanto em grandes organizações, em setores de produção ou de serviços.

Algumas das situações em que o ciclo PDCA é frequentemente utilizado incluem:

  • Identificação e solução de problemas: ajuda a identificar a causa raiz de problemas e desenvolver soluções para eles.
  • melhoria de processos: é útil para melhorar processos existentes, seja na produção, nos serviços ou na gestão da empresa.
  • implementação de novos projetos ou iniciativas: o ciclo PDCA é usado para planejar, implementar e monitorar novos projetos ou iniciativas, garantindo que eles alcancem seus objetivos e resultados esperados.

Em resumo, o ciclo PDCA pode ser usado em qualquer situação em que se deseje alcançar a melhoria contínua de processos ou resultados.

Ele é uma ferramenta flexível e versátil que pode ser aplicada em várias situações diferentes, dependendo das necessidades da empresa.

Como aplicar o Ciclo PDCA na sua empresa?

A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, que se traduz como:

  • Planejar;
  • Fazer;
  • Verificar;
  • Agir em função do resultado.

Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo planejamento. Existe a possibilidade de utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa. Confira a seguir a aplicação em cada etapa:

1ª etapa: PLANEJAMENTO

O primeiro passo do ciclo é o planejamento. Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na identificação e análise do problema e proposição de uma solução (plano). O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer propostas para resolver o problema e/ou melhorar os resultados.

É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados. Para isso, deve-se desenvolvê-los com base nos valores e diretrizes políticas da empresa. Depois é que se vai levar em consideração o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo.

Em seguida, faz-se a escolha do caminho a ser percorrido para que as melhorias sejam alcançadas e, também, a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso.

Além dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

Essa etapa da aplicação do Ciclo PDCA é dividida em 4 fases:

1. Identificação do problema

Nessa fase, é fundamental definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”.

Levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado.

Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming.

2. Observação do problema

Agora, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Essa pode ser a fase mais demorada do processo. Nesta etapa procura-se estratificar os dados para permitir uma melhor análise do problema, e identificar focos de atuação. Afinal, as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem.

Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema (na etapa 4) bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

3. Análise do problema

A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é “Por que esse problema está acontecendo nos focos que eu entrei?

É nessa fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema.

Aqui, por exemplo, podem ser usadas ferramentas como: o “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses ou o Diagrama de Causa e Efeito / Ishikawa.

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PLANILHA DIAGRAMA DE ISHIKAWA 1 O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

4. Plano de ação

Depois de identificadas as causas do problema, é hora de propor ações para resolver as causas do problema.

Alguns modelos de Plano de Ação, como o 5W2H, são as ferramentas ideais para essa etapa. Pois permitem descrever claramente O Que precisa ser feito, Quem será o Responsável e Quando deverá ser concluída cada Tarefa planejada.

Preparamos um vídeo sobre plano de ação completo para ajudar na hora de passar essa etapa:

2ª etapa: EXECUÇÃO

Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado.

Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto. Assim, as ações serão executadas conforme planejado.

É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída. Isso permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

No CHECK do ciclo PDCA, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável pela solução do problema.

Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta.

Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do ciclo PDCA. Mas isso é feito na próxima etapa.

4ª etapa: AÇÃO

Nesta última etapa, em função dos resultados checados na etapa anterior, define-se se será necessário executar novamente o método (um novo “Giro do PDCA”) (no caso dos resultados não terem sido  alcançados) ou se as boas práticas identificadas serão padronizadas. É importante compartilhar o aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.

1. Padronização

Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação. Evitando-se, assim, que o problema corra risco de reaparecer.

Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões).

Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões, etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação para os envolvidos na mudança.

2. Conclusão

É neste momento que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos futuros.

Porque adotar o PDCA?

Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita tomada de decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recursos, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.

pdca bem estruturada x armadilha

Para que essas vantagens do ciclo PDCA surjam com seu uso, é necessário que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidados ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo treinamentos adequados para que as ferramentas utilizadas sejam de domínio de todos para que as etapas sejam bem-sucedidas.

Por fim, o ciclo deve ser utilizado sempre que necessário! Suas fases devem estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.

Agora que você já sabe o passo a passo do Ciclo PDCA e sua importância, é hora de aplicar para obter melhores resultados! Veja aqui em mais detalhes um passo a passo sobre como fazer um ciclo PDCA.

Ciclo PDCA

Qual a importância de adotar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é importante porque fornece uma metodologia sistemática para melhorar processos em uma empresa ou organização. Ele permite que as equipes identifiquem pontos fracos em seus processos atuais, implementem mudanças e avaliem os resultados dessas mudanças, permitindo uma melhoria contínua ao longo do tempo.

Além disso, ele fornece uma estrutura para a implementação de mudanças, garantindo que as equipes não esqueçam de nenhum passo importante no processo de melhoria.

Usar o ciclo PDCA também ajuda as equipes trabalhem de forma colaborativa e coloquem a responsabilidade por mudanças e melhorias no nível da equipe.

Isso evita problemas com a resistência a mudanças ou com a culpa pela falta de progresso, e garante que as equipes estejam focadas em soluções e resultados positivos.

Ao longo do tempo, o uso do ciclo PDCA pode resultar em processos mais eficientes, redução de custos, aumento da satisfação dos clientes e melhor desempenho geral da empresa ou organização.

Usando a tecnologia a seu favor

Conforme vimos neste artigo, o ciclo PDCA é fundamental para garantir a melhoria nos processos do seu negócio. Mas para ter mais eficiência é essencial contar com uma boa ferramenta de gestão.

Pois, um sistema de planejamento estratégico ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Esse é um software de gestão de performance corporativa capaz de unir seu pessoal, a operação e a estratégia em busca de melhores resultados.

Com ele é possível acompanhar facilmente diversos indicadores do seu negócio. Assim, você descobre oportunidades de melhoria, usa o Ciclo PDCA e, em seguida, cria os planos de ação.

O STRATWs One conta com 160 mil usuários em cerca de mil empresas no Brasil e no mundo.

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