Ciclo PDCA: como ele pode melhorar seus processos?

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Aqui no blog já falamos sobre alguns dos métodos mais utilizados para aprimorar a gestão, como o FCA e o OKR. Dessa vez, escolhemos falar sobre uma metodologia muito conhecida e utilizada para o aprimoramento dos processos e para a solução de problemas: o Ciclo PDCA.

Uma ferramenta completa e eficiente, o PDCA é um dos métodos mais conhecidos para ajudar na execução do planejamento estratégico de forma eficiente nas empresas.

A qualidade dos serviços oferecidos pelas empresas é, cada vez mais, um diferencial necessário para o sucesso e o destaque. Para isso, a eficácia dos processos se mostra como fator determinante no desenvolvimento do negócio.

Antes de construir um Ciclo PDCA, é importante saber que essa metodologia tem como objetivo auxiliar a execução da estratégia. Portanto, a estratégia deve ser previamente desenvolvida, contando com uma equipe preparada e consciente.

Dessa forma, os objetivos da gestão poderão não somente sair do papel, mas como também ter seu processo de execução monitorado para que não se percam no caminho. A utilização do ciclo no ambiente organizacional é um  caminho possível para melhorar os resultados e alavancar o desempenho da empresa.

Nesse artigo, explicamos desde a origem da metodologia até sua simples e eficiente aplicação prática. Acompanhe!

Como o PDCA surgiu?

O Ciclo PDCA também é chamado de ciclo de Shewhart ou de Deming, nomes que atribuem crédito aos seus idealizadores. O engenheiro Walter Shewhart foi o criador do método, nos anos 1920, mas o modelo foi se tornar famoso apenas nos anos 1950, principalmente no Japão, graças ao professor americano William Deming, que é considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos.

Seus criadores foram inspirados principalmente pelos americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey, que foram dois dos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, além de outros diversos filósofos que escreveram sobre a geração de conhecimento. Dewey refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA que hoje conhecemos, sendo eles:

1. Perceber a dificuldade
2. Localizar o problema
3. Definir o problema
4. Sugerir possíveis soluções e desenvolver através do raciocínio as influências sugeridas
5. Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição

Inicialmente, o ciclo foi desenvolvido para ser aplicado na administração da qualidade da gestão, sendo um método recomendado para o aprimoramento contínuo da qualidade, mas seu uso foi aprimorado e hoje o PDCA é uma das principais ferramentas para a compreensão do processo administrativo e para a solução de problemas.

O método passou por diversas alterações durante seus mais de 90 anos de existência e pode ser adaptado para ser utilizado em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

Mas afinal, o que é essa metodologia?

O Ciclo PDCA é uma metodologia usada para a melhoria contínua de processos e solução de problemas nas empresas. Esse método é utilizado para solucionar problemas que não são facilmente visualizados. Geralmente, esses problemas também já sofreram diversas tentativas falhas de solução. Suas finalidades são acelerar e aperfeiçoar as atividades de uma empresa, por meio da identificação dos problemas, de suas causas e das possíveis soluções.

Ele é um método iterativo. Você deve estar se perguntando: o que é isso? É simples. É um tipo de processo que, a cada repetição, chega-se a um resultado diferente. Esses resultados, por sua vez, serão utilizados nas vezes seguintes de forma acumulativa. Dessa forma, pode-se dizer que o PDCA é um ciclo que traz resultados diferentes e complementares a cada utilização, o que faz com que ele seja um método de uso contínuo para maior sucesso na resolução de problemas.

Mas por que ele é importante? Porque possibilita a identificação de falhas, o que torna mais simples o processo de reparação das mesmas. Além disso, o Ciclo PDCA prioriza a medição, fator importante na gestão. É essencial medir seus resultados estatisticamente, com dados concretos, para poder gerenciar e repetir os melhores processos ou evitar os que não geram resultados. Ele pode ser usado tanto como método de implantação de novas ideias quanto para solução de problemas. O PDCA pode ser desdobrado em todos os níveis de uma organização, desde a direção até a operação.

Como aplicar o Ciclo PDCA na minha empresa?

A sigla PDCA significa Plan, Do, Check, Act, que se traduz como Planejar, Fazer, Verificar e Agir. Esses são os 4 passos do ciclo, que normalmente começa pelo Planejamento. Existe a possibilidade de utilizar variações, dependendo do tipo de objetivo procurado pela empresa. Confira em nosso vídeo, resumidamente, como você pode executar esse método passo a passo com um exemplo prático:

1ª etapa: PLANEJAMENTO

Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na parte estratégica. O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer objetivos e metas.

É importante elaborar um plano/estratégia que resolva os problemas encontrados, desenvolvendo-os com base nos valores e diretrizes políticas da empresa, para depois levar em consideração o estabelecimento dos objetivos pretendidos com o ciclo, a escolha do caminho a ser percorrido para que os objetivos sejam atingidos e a definição dos métodos que serão utilizados para chegar a isso. Além dessas fases, no planejamento é escolhida a equipe que fará parte do processo, incluindo os líderes de cada um.

Ele é dividido em 4 partes, sendo elas:

1. Identificação do problema

Nessa fase, é importante definir o problema e reconhecer a importância dele para o desenvolvimento da atividade. Pergunte-se “O que está acontecendo?”, levante o histórico do problema, mostre as perdas causadas pelo problema e proponha uma data para o problema ter sido solucionado. Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming.

2. Observação do problema

Nessa fase, o problema deve ser observado em seus detalhes, com suas características específicas. Essa pode ser a fase mais demorada do processo, já que as características do problema devem ser analisadas por vários pontos de vista, além de observar o problema nos locais onde acontecem. Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa que, quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

3. Análise do problema

A pergunta a ser feita é “Por que esse problema está acontecendo?” É nessa fase que as causas serão descobertas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis, além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema. Aqui, por exemplo, podem ser usadas ferramentas como: o “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses ou o Diagrama de Causa e Efeito / Ishikawa.

4. Plano de ação

Depois de identificadas as causas do problema, é hora de criar ações para resolvê-lo. O 5w2h ou Plano de Ação é a ferramenta ideal para essa etapa, pois permite descrever claramente O Que precisa ser feito, Quem será o Responsável e Quando deverá ser concluída cada Tarefa planejada.

2ª etapa: EXECUÇÃO

Na fase DO, ou Execução, é onde efetivamente se coloca em prática a execução do Plano de Ação criado. Essa é uma das etapas mais importantes do ciclo e deve ser acompanhada de perto para que as ações sejam executadas conforme planejado. É importante anotar e evidenciar os resultados (bons ou ruins) de cada tarefa concluída, o que permite um aprendizado necessário ao time envolvido durante o processo.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO

No CHECK, é onde acontece a verificação do que foi executado e dos resultados obtidos com o plano de ação. Essa fase pode ser desenvolvida ao longo da execução do Plano de Ação ou, então, formalmente ao término do mesmo, podendo inclusive envolver pessoas ou grupos externos ao time responsável pela solução do problema.

Essa verificação consiste em confirmar se o que foi planejado já está implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o alcance da meta proposta. Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado que se volte à fase de Planejamento do PCDA.

4ª etapa: AÇÃO

Na última etapa, o ACT, nos permite refletir sobre o caminho a ser tomado ao término do ciclo: como será a divulgação dos resultados e do aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes, que poderão ser abordados em um novo “Giro do PDCA”, para a melhoria contínua dos processos.

Essa etapa é dividida em 2 partes:

1. Padronização

Aqui é padronizado o que deu certo no Plano de Ação, evitando que o problema corra risco de reaparecer. Essa padronização é feita a partir da criação ou revisão de documentos que descrevam os processos (padrões). Além disso, é importante comunicar as alterações nos variados veículos de comunicação da empresa, como e-mails, reuniões etc. Para essa padronização ser efetiva, a equipe deve estar apta a desenvolvê-la, o que demanda treinamento e educação para os envolvidos na mudança. 

2. Conclusão

É neste momento que a equipe faz uma reflexão sobre todos os resultados (com a ajuda de gráficos, fotos e outras ferramentas como a Análise de Pareto ou a Folha de Verificação). Deve-se documentar o que deu certo e o que não deu, identificar o que ainda pode melhorar no processo, registrar o aprendizado que o ciclo gerou para o grupo e pensar nos planos futuros.

Conclusão

O Ciclo PDCA é considerado umas das mais simples e eficazes metodologias dentre as ferramentas de gerenciamento de qualidade atuais. Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recurso, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.

Para que esses benefícios surjam com seu uso, é essencial que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidados ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo treinamentos adequados para que os métodos utilizados sejam de domínio de todos para que as etapas sejam bem-sucedidas.

Por fim, o ciclo precisa ser um processo contínuo! Suas fases devem estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Quando um ciclo acabar, outro deve começar. Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.

Agora que você já sabe o passo a passo do Ciclo PDCA, é hora de aplicar para obter melhores resultados!

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Luiza AndradeJornalista, analista de SEO e produtora de conteúdo para a Siteware. Fotógrafa nas horas vagas e completamente viciada em música e internet.