O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos

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Segundo a pesquisa “The History and Development of the PDCA Cycle” publicada na revista “Quality Progress“, o ciclo PDCA se tornou conhecido comuns dos métodos mais eficazes para a melhoria contínua de processos em diferentes setores, incluindo indústria, serviços, saúde e governo.

Hoje, ele é aplicado por organizações de todos os portes e segmentos e, com a ajuda de softwares, é amplamente aplicado.

Se você quer saber  mais detalhes de como executar o ciclo PDCA, este conteúdo foi desenvolvido para explicar detalhadamente cada etapa e como aplicar o método de forma prática para transformar os resultados da sua empresa.

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O que é o Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é um método dividido em quatro etapas (Plan, Do, Check e Act) e em oito passos, que, quando aplicadas corretamente, busca testar possíveis melhorias e documentá-las dentro das organizações.

A ideia inicial é testar uma hipótese, encontrando a causa raiz para um problema. Depois, constrói-se um plano de ação para tentar resolvê-lo e realiza os testes.

Se for bem sucedido, você pode padronizar a melhoria, se não, você pode rodar uma nova rodada de testes, buscando assim a melhoria contínua.

No vídeo a seguir você pode assistir uma super aula sobre PDCA na prática:

A ideia, é que ao aplicar o PDCA, de maneira metódica, é possível identificar a raiz de um problema, planejar um plano de ação para solucioná-lo, testar se os resultados são satisfatórios e por fim refletir se o que foi alcançado era o esperado e assim padronizar para uma escala maior, por exemplo.

Ao longo deste conteúdo, eu te conto quais são as 4 etapas, os 8 passos e como utilizar o método PDCA na prática.

A seguir você confere os detalhes do ciclo PDCA:

Como o Ciclo PDCA surgiu?

O ciclo PDCA é também chamado de ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming. Ele teve sua origem nos anos de 1920 com o engenheiro Walter Shewhart. No entanto, foi somente nos anos 1950, com a contribuição do professor William Deming, que o método se popularizou mundialmente, especialmente no Japão. Esses pioneiros inspiraram a consolidação do método PDCA e sua aplicação em processos de qualidade e melhoria contínua.

Seus criadores foram inspirados principalmente pelos americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey, que foram dois dos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, além de outros diversos filósofos que escreveram sobre a geração de conhecimento.

Dewey refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA que hoje conhecemos, sendo eles:

1. Perceber a dificuldade;
2. Localizar o problema;
3. Definir o problema;
4. Sugerir possíveis soluções e desenvolver por meio do raciocínio as influências sugeridas;
5. Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição.

Inicialmente, o ciclo foi desenvolvido para ser aplicado na administração da qualidade da gestão, sendo a ferramenta de Qualidade PDCA um método recomendado para o aprimoramento contínuo da qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Mas seu uso foi aprimorado. Assim, hoje o método PDCA é uma das principais ferramentas para a compreensão dos processos e para a solução de problemas.

De lá para cá, o método do Ciclo PDCA passou por diversas alterações durante seus mais de 90 anos de existência. E pode ser adaptado para ser utilizado em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

O STRATWs One, da Siteware, é um software de gestão estratégica que te ajuda a rodar todo o ciclo PDCA, conectando-o diretamente com a estratégia da organização.

Exemplo prático da aplicação do PDCA

Imagine que uma empresa do setor automotivo está enfrentando um problema com o alto índice de desperdício de materiais em uma de suas linhas de produção de peças metálicas. Isso está afetando diretamente o custo de produção e reduzindo a eficiência da linha, o que exigia uma ação rápida para melhorar os resultados.

Vou então, simular como seria rodar uma possível possível aplicação do método PDCA.

1. Planejar (Plan)

Primeiramente, é levantado os dados do problema. Fazendo o uso do Diagrama de Ishikawa, para identificar a causa raiz dos problemas. Por meio do Ishikawa, encontrou as informações que o desperdício se deve a falhas no treinamento dos operadores (I) e no uso das máquinas (II).

Ainda na primeira etapa, define-se a meta de reduzir o desperdício em 20% em três meses.

E para alcançar essa meta, constrói-se um plano de ação que incluiu:

• Revisão do processo de operação das máquinas;
• Treinamento específico para os operadores sobre o manuseio correto do equipamento;
• Ajustes nos parâmetros das máquinas para garantir maior precisão no corte dos materiais.

2. Executar (Do)

Na segunda etapa, o time coloca o plano de ação na prática. A equipe aplicou o plano de ação em uma fase piloto na linha de produção, treinando os operadores e ajustando as máquinas conforme planejado.

Para isso, foi definido quem faria o que, o prazo para realizar os acordos e os custos que envolveria os treinamentos.

Essa fase incluiu ainda uma semana de testes para garantir que todas as mudanças estavam sendo corretamente aplicadas. A produção foi monitorada para verificar o impacto dessas mudanças.

3. Verificar (Check)

Na terceira etapa, com a conclusão do plano de ação e todos os testes realizados, os resultados foram avaliados.

A equipe de gestão de qualidade analisou os dados coletados sobre o desperdício de materiais antes e depois da implementação das mudanças.

Os resultados mostraram uma redução de 15% no desperdício, o que indicava uma melhoria, mas ainda abaixo da meta estabelecida, que era de 20%.

4. Agir (Act)

Por fim, na quarta etapa, com base nos resultados, a equipe percebeu que ainda havia espaço para novas melhorias, especialmente em relação à calibração das máquinas.

Eles decidiram refinar o treinamento dos operadores e fazer ajustes adicionais nos equipamentos.

Por isso, o ciclo PDCA foi repetido novamente para continuar monitorando e aprimorando o processo até que a meta de 20% de redução no desperdício fosse atingida.

No entanto, em muitas empresas o ciclo não é repetido novamente, mas isso depende muito do objetivo da melhoria.

Quais benefícios o ciclo PDCA traz para seu negócio?

Utilizar o ciclo PDCA traz inúmeras vantagens, como:

• Melhoria contínua: permite que as equipes identifiquem e solucionem problemas de forma sistemática.
• Solução eficaz de problemas: ajuda a identificar as causas raízes dos problemas e a implementar soluções efetivas.
• Aumento da eficiência: elimina desperdícios e otimiza os processos.
• Melhoria da qualidade: garante a manutenção de padrões de qualidade através do monitoramento contínuo.
• Envolvimento da equipe: promove um ambiente colaborativo e focado na melhoria contínua.
• Tomada de decisão informada: baseia-se em dados reais para orientar as ações corretivas.

Quando usar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode ser usado em qualquer situação em que se deseje alcançar a melhoria contínua de processos ou resultados. Ele é aplicável tanto em pequenas empresas quanto em grandes organizações, em setores de produção ou de serviços.

Algumas das situações em que o ciclo PDCA é frequentemente utilizado incluem:

• Identificação e solução de problemas: defina claramente o problema e levante seu histórico.
• Melhoria de processos: é útil para melhorar processos existentes, seja na produção, nos serviços ou na gestão da empresa.
• Implementação de novos projetos ou iniciativas: o ciclo PDCA é usado para planejar, implementar e monitorar novos projetos ou iniciativas, garantindo que eles alcancem seus objetivos e resultados esperados.

Ele é uma ferramenta flexível e versátil que pode ser aplicada em várias situações diferentes, dependendo das necessidades da empresa.

Como aplicar o Ciclo PDCA?

Veja um passo a passo para implementar a metodologia PDCA:

1ª etapa: PLANEJAMENTO

O primeiro passo do ciclo é o planejamento. O planejamento em si, é dividido em 4 etapas.

Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na identificação e análise do problema e proposição de uma solução (plano). O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer propostas para resolver o problema e/ou melhorar os resultados.

As quatro fases dentro da etapa de planejamento incluem:

Passo 1: Identificação do problema

Defina claramente o problema e levante seu histórico.

Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos, fotos ou ferramentas como o Brainstorming para entender de fato qual problema você deseja solucionar.

Passo 2: Observação do problema

Analise as características e identifique pontos de atenção.

Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa. Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema (na etapa 4) bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

Passo 3: Análise da causa raiz do problema

A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é: “Por que esse problema está acontecendo nos focos que eu entrei?”

É nessa fase que as possíveis causas serão levantadas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis. Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema.

Aqui, por exemplo, podem ser usadas ferramentas como: o “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses ou o Diagrama de Causa e Efeito / Ishikawa.

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Passo 4: Plano de ação

Depois de identificadas as possíveis causas do problema, é hora de propor planos de ações para resolvê-lo então.

Desenvolva um plano detalhado, utilizando modelos como o 5W2H, definindo o que será feito, por quem e em qual prazo.

Além disso, o plano de ação precisará de uma meta, para que, ao final do ciclo, seja possível identificar se o plano de ação foi eficaz ou não.

Preparamos um vídeo sobre plano de ação completo para ajudar na hora de passar essa etapa:

Leia também: Acompanhe os Planos de Ação da sua empresa de forma simples! Conheça o STRATWs One

2ª etapa: EXECUÇÃO (DO)

Implemente o plano de ação, seguindo as diretrizes definidas e monitorando de perto a execução das tarefas.

Embora seja uma etapa totalmente prática, será importante realizar acompanhamentos semanais ou quinzenais do plano de ação.

A ideia é entender se as ações estão surgindo o efeito esperado, ou se os executores estão precisando de ajuda.

Dessa forma, não é preciso esperar até o fim do plano de ação para identificar se a hipótese será confirmada ou não.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO (CHECK)

Analise os resultados obtidos, comparando o que foi planejado com o que foi executado, identificando os pontos de melhoria.

Na primeira etapa você definiu a meta. Dessa forma, aqui você verificar se os números foram bem sucedidos ou não.

4ª etapa: AÇÃO (ACT)

Ao final do ciclo existem dois possíveis caminhos.

O caminho número um, que é quando a hipótese deu certo e a meta foi alcançada, é padronizar os processos que funcionaram bem no teste, aplicando em escala.

O caminho número dois, é para aqueles cenários em que o resultado alcançado não foi dentro do esperado. Para esse, pode ser necessário iniciar um novo ciclo para resolver eventuais desvios e promover a melhoria contínua.

No entanto, se o resultado ficou tão abaixo do esperado, a iniciativa pode apenas ser encerrada e ficar por isso mesmo.

Por fim, será importante compartilhar o aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.

Porque adotar o PDCA?

Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita tomada de decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recursos, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.

Para que essas vantagens do ciclo PDCA surjam com seu uso, é necessário que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidados ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo treinamentos adequados para que as ferramentas utilizadas sejam de domínio de todos para que as etapas sejam bem-sucedidas.

Por fim, o ciclo deve ser utilizado sempre que necessário! Suas fases devem estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.

Agora que você já sabe o passo a passo do Ciclo PDCA e sua importância, é hora de aplicar para obter melhores resultados! Veja aqui em mais detalhes um passo a passo sobre como fazer um ciclo PDCA.

PDCA e SDCA: qual a diferença?

O método SDCA (Standardize-Do-Check-Act) é uma abordagem gerencial focada na padronização e manutenção de processos já estabelecidos dentro de uma organização.

Lembra que eu te falei que ao fim do ciclo, se ele deu certo, é padronizado em escala para a empresa? O SDCA é o método para fazer essa padronização.

Dessa forma, normalmente o SDCA é utilizado após uma melhoria ser encontrada enquanto rodava o PDCA. Assim, ajuda a padronizar a melhoria para o restante da empresa ou no setor.

O ciclo começa com a “Standardize” (Padronizar), onde são definidos e documentados os padrões de operação. Segue-se a fase “Do” (Fazer), na qual os processos são executados conforme os padrões estabelecidos.

Em “Check” (Checar), o desempenho é avaliado para garantir que os padrões estão sendo mantidos. Por fim, em “Act” (Agir), são feitas correções para resolver quaisquer desvios ou problemas identificados.

Dessa forma, a relação entre SDCA e PDCA é intrínseca e complementar. Enquanto o PDCA é utilizado para introduzir melhorias e mudanças nos processos, o SDCA é aplicado para manter e padronizar essas melhorias.

Uma vez que um processo é otimizado através do PDCA, o SDCA entra em ação para garantir que os novos padrões sejam consistentemente aplicados e mantidos.

Assim, o SDCA atua como um mecanismo de sustentação das melhorias alcançadas pelo PDCA, garantindo que os benefícios das mudanças sejam preservados a longo prazo.

PDCA e CAPDo: qual a diferença?

Em relação ao CAPDo, o PDCA funciona de maneira complementar, mas com uma abordagem inicial diferente. Enquanto o PDCA começa com um planejamento estruturado seguido pela implementação e análise, o CAPDo inicia com uma análise da situação atual e ações corretivas imediatas, seguidas por planejamento e implementação.

Essa abordagem do CAPDo é particularmente útil em situações onde é necessário responder rapidamente a problemas críticos ou quando uma compreensão profunda da situação atual é essencial antes de se desenvolver um plano de ação.

Em muitas empresas, o CAPDo pode ser visto como uma forma de preparar o terreno para o ciclo PDCA. Ao começar com a análise e correção imediata, o CAPDo ajuda a estabilizar o ambiente e fornece insights valiosos que podem ser usados na fase de planejamento do PDCA.

Assim, o CAPDo pode ser utilizado para lidar com questões urgentes e preparar a organização para um processo de melhoria contínua mais estruturado e de longo prazo, conforme proposto pelo PDCA.

Usando a tecnologia a seu favor

Conforme vimos neste artigo, o ciclo PDCA é fundamental para garantir a melhoria nos processos do seu negócio. Mas para ter mais eficiência é essencial contar com uma boa ferramenta de gestão.

Pois, um sistema de planejamento estratégico ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Esse é um software de gestão de performance corporativa capaz de unir seu pessoal, a operação e a estratégia em busca de melhores resultados.

Com ele é possível acompanhar facilmente diversos indicadores do seu negócio. Assim, você descobre oportunidades de melhoria, usa o Ciclo PDCA e, em seguida, cria os planos de ação.

O STRATWs One conta com 160 mil usuários em cerca de mil empresas no Brasil e no mundo.

Perguntas Frequentes: