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“Reunião 1:1” descubra como fazer e planejar

CONTEÚDO

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reunião 1:1

CONTEÚDO

A reunião 1:1 é uma conversa direta entre líder e colaborador. Esse encontro pode ser usado para afinar aspectos operacionais do dia a dia de trabalho, mas também ser utilizado para dar e receber feedback, fazendo a informação correr mais rapidamente pelo eixo vertical da empresa.

O nome pode parecer um pouco intimidador: reunião 1:1 (pronuncia-se “reunião one on one”). Mas o conceito é bem simples: uma reunião somente com duas pessoas, normalmente entre o líder e um integrante da sua equipe.

Essas reuniões têm se tornado parte da cultura organizacional em grande parte das empresas, e por isso têm passado a fazer parte das boas práticas de gestão de pessoas, por isso tendem a aumentar a frequência dentro das organizações.

Neste post, nós vamos explicar os principais pontos sobre essas oportunidades de desenvolvimento profissional respondendo às seguintes perguntas:

  • O que é uma reunião 1:1?
  • O que deve ser tratado em uma reunião one on one?
  • Como fazer uma boa reunião 1:1?

Então vamos lá? Siga conosco e boa leitura!

O que é uma reunião 1:1?

O conceito de one on one, no inglês, pode ser traduzido para a nossa língua como “cara a cara”. Uma reunião 1:1, portanto, é uma reunião entre apenas duas pessoas. Os envolvidos são gestores e colaboradores, que podem usar essa oportunidade para alinhar pontos importantes.

Os assuntos tratados nesse tipo de conversa podem variar entre aspectos operacionais do trabalho, direcionamentos específicos para a execução de tarefas e esclarecimento de dúvidas. No entanto, esse momento também pode — e deve — ser usado também para o gestor dar e receber feedback sobre/do colaborador.

Entre as principais vantagens que esse modelo de reunião gera para a equipe, podemos destacar:

  • Maior proximidade entre gestores e liderados;
  • Implementação de uma cultura do feedback na organização;
  • Oportunidade para sessões de mentoria com os colaboradores, que levam a um maior crescimento profissional;
  • Maior rapidez na identificação e resolução de problemas.

Idealmente, as reuniões one on one devem ser feitas uma vez por semana, mas podem ser realizadas quinzenalmente, por exemplo. Como são frequentes, essas conversas não precisam ser longas, cerca de meia hora é suficiente para alinhar todos os pontos. Assim, se as reuniões acontecerem com uma menor frequência, pode ser válido separar um tempo maior para a reunião 1:1.

Por isso, é muito importante que tanto o líder como o colaborador respeitem ao máximo esse compromisso na agenda. A desmarcação de uma reunião 1:1 só deve acontecer se algo realmente irremediável entrar no caminho.

reunião 1:1

Se ficou com alguma dúvida, o nosso vídeo pode te ajudar, confira!

O que deve ser tratado em uma reunião one on one? 

As pautas de uma reunião 1:1 variam de acordo com o perfil do liderado. Para colaboradores menos experientes, recém entrados na empresa ou que precisam de maior acompanhamento, essas conversas podem ser usadas como checkpoints do trabalho em si.

Dessa forma, nessas reuniões, o gestor vai coletar dados de como anda o desempenho das tarefas, onde ele está tendo mais dificuldades, quais são os próximos passos para o desempenho das funções. Assim, uma dessas primeiras reuniões pode ser dedicada ao feedback e para ajudar o colaborador com o seu crescimento e desenvolvimento.

No caso de colaboradores mais experientes e que já têm uma maior capacidade de autogestão, esses momentos podem ser usados como uma oportunidade de mentoria. Quando o profissional já está no nível sênior, as reuniões 1:1 podem até ser menos frequentes, já que o acompanhamento das operações do dia a dia não é mais necessário.

Em vez disso, o gestor deve usar essas oportunidades para ajudá-lo a alcançar metas mais ambiciosas. Elaborar o plano de carreira para os próximos anos, estabelecer alguns pontos para o desenvolvimento pessoal e profissional e até encontrar ocasiões para ajudar a desenvolver o networking são exemplos de pautas para essas reuniões.

Dessa forma, o gestor pode ter um papel de mentor para o cada colaborador. Se você ainda não sabe muito bem o que isso significa, o vídeo abaixo explica:

Como fazer uma boa reunião 1:1? 

Algumas boas práticas vão contribuir para que uma reunião one on one seja mais produtiva. Acompanhe nos tópicos seguintes.

1- Faça reuniões regularmente

Frequência e constância são duas palavras de ouro quando o assunto são reuniões one on one. Para que essas conversas tenham o efeito desejado, elas precisam acontecer sempre. É bom, inclusive, marcar sempre no mesmo dia e horário com cada liderado, para que eles se preparem para a reunião.

Uma dica para que a reunião de 1:1 seja cada vez mais produtiva é documentar as conversas e criar um plano de ação para elas ao fim do encontro e dar andamento de onde elas pararam na última one on one. Dessa forma, cria-se uma conversa contínua (se fizer sentido) e a regularidade apoia nesse acompanhamento.

2- Prepare a pauta

Principalmente no caso dos colaboradores menos experientes, é importante que o gestor tenha a pauta elaborada antes de chegar para a conversa. Nas primeiras reuniões, é provável que o colaborador nem saiba muito bem o que dizer ou o que é esperado dele, então o gestor precisa ajudar também nesse sentido.

Mas, mesmo se a reunião for com um colaborador sênior, vale a pena definir temáticas para cada conversa. Se elas forem realizadas a cada 15 dias, uma vez por mês a reunião pode ser dedicada aos aspectos operacionais do trabalho. Na outra, vocês tratam de assuntos mais relacionados ao crescimento profissional.

3- Esteja disposto a ouvir

A reunião 1:1 é um momento para o colaborador. Assim, é essencial que seja o momento para ele falar sobre os avanços, as suas dificuldades, dúvidas, angústias. Dessa forma, o gestor tem um papel de guia, mas o protagonismo em encontrar respostas e soluções para as questões deve ser do colaborador. Por isso, cabe ao líder ser um bom ouvinte para poder ajudar da melhor forma.

Além disso, é fundamental que o gestor saiba também ouvir os feedbacks que o colaborador pode trazer. As críticas são fundamentais para melhorar os processos e as operações. Portanto, esteja aberto a escutar essas opiniões e aproveite para pedir sugestões e propostas de solução dos problemas ao próprio colaborador. Ótimas iniciativas podem sair daí.

reuniões de feedbacks

A falta de tempo é uma das principais justificativas dos líderes para não realizarem reuniões 1:1 com os integrantes da sua equipe. O tempo é um bem precioso e escasso e parece nunca ser suficiente para todas as tarefas operacionais, táticas e estratégicas. Nessa corrida, o contato humano acaba sendo sacrificado.

Uma forma de aumentar a produtividade e “comprar” tempo é a automatização dos processos. Para isso, o melhor aliado é um software de gestão de processos. A STRATWs One é a solução da Siteware que atua nesse campo.

A nossa ferramenta transforma em processos a metodologia de gestão da sua empresa, aumentando o tempo disponível para tarefas mais criativas ou estratégicas, como as reuniões one on one. A ferramenta é compatível com metodologias, como SWOT, Lean e outras.

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