Aprenda a fazer uma reunião de planejamento estratégico produtiva e eficiente

Uma reunião de planejamento estratégico é uma boa oportunidade para o gestor elaborar a estratégia de gestão da empresa de forma colaborativa e com uma equipe multidisciplinar. Para que esse encontro seja produtivo, é preciso dar a ele uma estrutura que incentive a colaboração.

O planejamento estratégico é a espinha dorsal da gestão de uma empresa. Sem ele, corre-se o grande risco de gastar muita energia e ficar à deriva. Por isso, faz todo sentido que esse documento seja construído coletivamente.

Grande parte dos líderes ainda têm a concepção de que, por envolver informações sensíveis, o plano estratégico deve ser elaborado pelos integrantes da chamada C-suite, ou seja, gestores que têm títulos que começam pela letra “C”, como CEO, CMO, CIO etc. Não só essa ideia não é verdadeira, como elaborar a estratégia contando com a ajuda de outros profissionais pode ser muito frutífero.

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Reunião de planejamento estratégico: roteiro para o sucesso

Ao longo deste artigo, nós vamos explorar todos os pontos para você facilitar uma reunião de planejamento estratégico e alcance os seus objetivos.

Faça um convite aos participantes e providencie a sua preparação

O trabalho para garantir que a reunião seja um sucesso começa bem antes da data e hora marcadas. Como organizador do encontro, você precisa convidar as pessoas que quer presentes na ocasião (ou designar essa tarefa a outra pessoa, indicando quem deve estar lá).

Junto com esse convite, envie também um kit de preparação. Nele, devem constar informações básicas, como os objetivos gerais do encontro, dados e informações relevantes e alguma tarefa para que eles já comecem a pensar sobre o assunto. Essa tarefa pode ser, por exemplo, que o participante responda à pergunta “quais sinergias o seu departamento pode criar para gerar novas oportunidades de negócios?”

Faça o planejamento da reunião em grupo

Para que uma reunião de planejamento estratégico seja realmente produtiva, você deverá engajar os participantes desde o primeiro momento. Para isso, nada melhor do que deixar com que eles próprios criem o plano e o roteiro que deverá ser seguido nesse encontro.

O ideal é ter um flipchart ou um quadro onde anotar as ideias que surgirão para as seguintes perguntas:

• Quais objetivos queremos alcançar com este encontro?
• Que desafio queremos superar e por que é um desafio importante?
• O que devemos entregar ao fim deste encontro?
• Como vamos monitorar o sucesso desta reunião e do planejamento depois que sairmos desta sala?
• Quem são os envolvidos nesta tarefa?

Para que todos tenham a oportunidade de se expressar e contribuir, os grupos não devem ser muito grandes. Assim, se você tiver mais de seis participantes no evento, divida-os em subgrupos para que trabalhem de forma mais aprofundada.

Garanta também que tem à disposição os equipamentos e materiais necessários. Por exemplo, um projetor para apresentar dados e gráficos, conexão à internet para exibir vídeos etc.

Garanta que todos sabem o propósito

Uma ferramenta interessante para realizar um planejamento estratégico é o Golden Circle, do autor e palestrante Simon Sinek. Caso você ainda não conheça a ferramenta, pode ver o próprio autor explicando em sua TED Talk no vídeo abaixo:

Neste ponto da reunião de planejamento estratégico, é a hora de começar a fazer o plano propriamente dito, e o Golden Circle é uma ótima forma de orientar esse processo. Seguindo o que diz Sinek, devemos começar pelo propósito, pois é ele que vai guiar o restante das decisões.

Envolva os participantes da sua reunião na elaboração desse propósito e aproveite a ocasião para redigir o texto que vai traduzir esse aspecto central da estratégia. Essa é a melhor forma de garantir que todos estarão alinhados sobre o norte que a empresa está perseguindo.

Faça o desdobramento dos objetivos

Seguindo a metodologia de Simon Sinek, agora é hora de definir “o que” e o “como” do seu planejamento estratégico. Os objetivos específicos do planejamento podem ser considerados “o que”, e serão repassados para os departamentos ou para os integrantes da equipe, dependendo do tipo de planejamento que esteja sendo elaborado.

Nessa fase, é importante também já prever alguns dos principais desafios que serão enfrentados no caminho para alcançar os objetivos específicos. Assim, é possível pensar em possibilidades para superá-los, aumentando a eficiência.

Passe para a ação

Se você chegou até aqui, já deve imaginar que o próximo passo é planejar o “como”, certo? Para esta etapa, nós vamos começar a transformar o planejamento em ações. O que precisa ser feito para conseguirmos alcançar os objetivos específicos? Esse será o seu “como” e esses serão também os seus projetos.

Na reunião de planejamento estratégico, você deve não só definir as ações, mas também definir a hierarquia dessas ações de acordo com a prioridade e estabelecer a relação entre os vários projetos.

Determine o processo de avaliação

Neste estágio, o planejamento estratégico está muito próximo de se tornar ação para todos os colaboradores da empresa. Mas antes de colocar a mão na massa, você precisa garantir que todo esse processo possa ser acompanhado e avaliado.

Portanto, escolha os KPIs dos seus projetos e do seu planejamento estratégico. Aproveite e estabeleça também qual será a forma de avaliação de cada um deles. Isso vai garantir que você possa ajustar alguma ação que não está correndo como o esperado.

Espalhe o conhecimento 

Uma reunião de planejamento estratégico não adianta de muita coisa se as pessoas não saírem dela sabendo exatamente quem faz o quê. Assim, o último passo para garantir o sucesso do seu encontro é atribuir as tarefas para as pessoas e indicar quem serão os responsáveis pelas outras ações no interior de cada departamento.

Os participantes da reunião devem trabalhar como multiplicadores. Isso quer dizer que serão eles quem vai repassar para as respectivas equipes o que foi discutido e construído nesse encontro. É fundamental que o planejamento seja repassado para todos os níveis da empresa, para garantir que todos estejam alinhados quanto ao que precisa ser feito e qual o destino final dessa jornada.

Neste artigo, nós vimos os principais aspectos de como organizar uma reunião de planejamento estratégico:

• Faça um convite aos participantes e providencie a sua preparação
• Faça o planejamento da reunião em grupo
• Garanta que todos sabem o propósito
• Faça o desdobramento dos objetivos
• Passe para a ação
• Determine o processo de avaliação
• Espalhe o conhecimento

É importante ressaltar que uma reunião de planejamento estratégico pode ser feita em diferentes níveis dentro de uma empresa. Você pode usar a estrutura que descrevemos aqui tanto para fazer o plano geral da organização, quanto para adaptá-lo para os respectivos departamentos.

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