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Você sabe como fazer gestão de mudanças? Entendo o que é GMUD e como fazer

Você sabe como fazer gestão de mudanças? Entendo o que é GMUD e como fazer

Publicação : 26/04/2017

Por Siteware

26 min

o que é gestão de mudanças
o que é gestão de mudanças

A Gestão de Mudanças (GMUD) é crucial para a implementação de uma nova tecnologia, processo ou sistema nas empresas, pois, muitas vezes, os colaboradores só percebem o lado negativo da mudança, como alterações no fluxo de trabalho, perda de produtividade e outros.

O planejamento da mudança e sua gestão (GMUD) são componentes críticos para garantir a implantação de um novo processo, sistema ou tecnologia no ambiente corporativo.

Independentemente de você querer implantar um novo sistema de Gestão do Desempenho Corporativo (CPM), RH (HCM), um novo ERP ou, até mesmo, substituir um grande equipamento, planejar a gestão de mudanças lhe permitirá comunicar, com sucesso, seus novos processos e facilitará sua adoção pelos colaboradores.

Neste post, você vai entender melhor o que é GMUD, como fazer gestão de mudanças e o planejamento mudanças nas organizações, entre outras informações extremamente relevantes.

Como saber se você precisa de um planejamento de mudanças na organização?

gestao de mudancas

A regra geral é: sempre que desejar implementar mudanças em um processo de negócios ou tecnologia, você precisará planejar sua Gestão de Mudanças.

O que é GMUD – gestão de mudanças?

É fácil entender o que é GMUD.

GMUD, ou gestão de mudanças, é o conjunto de procedimentos e ações necessárias para detectar, implementar e controlar as mudanças necessárias em uma mesa e se certificar de que estão sendo executados corretamente e aceitas pelos colaboradores.

Agora ficou mais claro para você o que é GMUD?

A Gestão de Mudança nas empresas já é uma disciplina reconhecida há mais de meio século. No entanto, apesar dos grandes investimentos que as empresas fizeram em ferramentas de gestão de mudanças, treinamentos e milhares de livros (mais de 83.000 na Amazon), a maioria dos estudos ainda mostra uma taxa de fracasso de 60-70% de projetos de mudança organizacional – uma estatística que se manteve constante de 1970 até o presente momento.

Dadas essas evidências, é possível que tudo o que sabemos sobre Gestão da Mudança esteja errado e que devemos voltar ao quadro branco?

Devemos abandonar os oito fatores de sucesso de Kotter e tudo o mais que sabemos sobre engajamento, comunicação, pequenas vitórias, construção do case de negócios e todos os outros elementos do framework da Gestão de Mudança nas empresas?

Como fazer a Gestão de Mudança nas empresas

Mesmo que pareça plausível repensar o básico, vamos sugerir uma explicação alternativa. O conteúdo sobre Gestão de Mudança nas empresas está correto, mas a capacidade gerencial para implementá-lo foi subdesenvolvida.

Na verdade, em vez de fortalecer a habilidade dos gestores em gerenciar mudança, nós permitimos que eles “terceirizem” a gestão da mudança para o RH ou consultores ao invés de tomarem a responsabilidade para si – uma abordagem que quase não funciona.

Como assim?

Ao longo de vários anos, uma grande empresa do setor da saúde apresentou uma abordagem de gestão de mudança específica para milhares de gestores, enquanto ofereceu treinamento em ferramentas e técnicas de Six Sigma específicas para o RH.

Como resultado, os gestores se tornaram familiarizados com os conceitos, mas dependiam dos “experts” do RH para realmente estruturar o planejamento. Isso demonstra que a gestão da mudança se tornou mais um fluxo de trabalho para cada projeto, em vez de ser um novo modo de pensar sobre como realizar algo ou atingir um objetivo.

Claro que nem toda empresa deixa seus gestores agirem dessa forma. Mas, se sua organização (ou sua área) luta para implementar efetivamente a mudança, você deve se fazer as três perguntas abaixo e assim, descobrirá como fazer gestão de mudanças em seu negócio.

3 perguntas para implementar a mudança nas empresas:

  1. Vocês adotam um framework e ferramentas de gestão de mudanças? Existem vários para escolher e muitos deles contam com os mesmos ingredientes, apenas pensados e descritos de forma diferente. O segredo é ter definições, abordagens e checklists comuns e com os quais todos estejam familiarizados.
  2. Até que ponto o seu planejamento da mudança está integrado aos demais projetos e não apenas pensado separadamente ou em paralelo? O desafio é fazer da gestão da mudança parte do plano de negócios, e não algo a ser adicionado e gerenciado de forma independente.
  3. Por fim, quem é responsável pela gestão eficaz da mudança em sua organização: gestores ou “experts” (sejam funcionários da empresa ou terceiros)? A menos que seus gestores sejam responsáveis por se certificarem de que a mudança aconteça sistemática e rigorosamente – e certos comportamentos sejam recompensados ou repreendidos de acordo – eles não desenvolverão suas habilidades.

Todo mundo concorda que a Gestão de Mudança nas empresas é importante. Mas não tem como fazer gestão de mudanças de modo eficiente, no entanto, se ela não for uma competência-base dos gestores e não somente algo que eles podem delegar para outros.

10 passos para garantir um bom plano de gestão de mudanças

São vários os elementos fundamentais para a construção de um plano de gerenciamento de mudanças. Porém, alguns passos são essenciais para garantir que seu planejamento de mudanças organizacionais aconteça da melhor maneira.

1. Defina claramente o objetivo do projeto e seus principais resultados

Como se espera que o projeto afete sua empresa? Que mudanças organizacionais e comportamentais ele deve provocar? Com relação à rentabilidade, como ela será afetada? Quais os fatores que, se alcançados, determinarão o sucesso do projeto?

2. Identifique as áreas e/ou processos da empresa que serão impactados com a mudança

Quais são os controles, tecnologias e sistemas existentes? Quais áreas e/ou processos fazem uso destes controles, tecnologias ou sistemas?

3. Enumere os riscos e procure definir ações para a mitigação de cada um deles

Ter ciência dos riscos relacionados a uma mudança é o primeiro passo para a definição de ações capazes de eliminá-los ou de reduzir seu impacto, caso ocorram ao longo do projeto, aumentando as chances de sucesso.

4. Determine a estratégia de comunicação com base no objetivo do projeto, resultados esperados, áreas ou processos impactados e riscos identificados

Estabeleça um plano de comunicação considerando cada um destes itens. Não se esqueça de envolver seus colaboradores e procure entender como eles percebem a nova tecnologia ou processo.

A mensagem resultante da estratégia de comunicação deve levar em consideração os temores e preocupações dos funcionários. Uma estratégia de comunicação bem definida tem como objetivo obter o alinhamento das expectativas sobre o projeto por toda a organização.

5. Crie o plano de comunicação

Qual o tipo de comunicação (email, apresentações, reuniões etc.) é o mais adequado para cada etapa e mensagem relacionada ao projeto? Com qual frequência as mensagens serão enviadas? Qual o público-alvo de cada um destes comunicados?

6. Identifique e envolva os stakeholders

São as partes interessadas que, no fim, se beneficiarão do sucesso do projeto e, portanto, do sucesso do plano de gestão da mudança. Eles influenciarão e ajudarão a impulsionar a adoção do novo processo, sistema ou tecnologia.

Portanto, devem ser envolvidos desde o início e ter ciência, durante a execução, do progresso do plano.

7. Identifique e engaje os multiplicadores da mudança

Os multiplicadores da mudança são os colaboradores que promoverão a disseminação do novo processo, sistema ou tecnologia por toda a organização. O papel dos multiplicadores é o de influenciar e provocar a curiosidade dos demais funcionários sobre o projeto.

Os multiplicadores da mudança, geralmente, são seus colegas de trabalho. Opte por escolher pessoas em quem você confia, que possuam uma boa rede de relacionamentos e que sejam habilidosos no relacionamento com os demais colaboradores da empresa.

8. Crie um bom e completo plano de testes

Uma boa estratégia de testes é fundamental para a adoção do novo processo ou tecnologia. É essencial definir o teste certo para cada etapa do projeto. Este momento é uma oportunidade para que os colaboradores ponham a “mão na massa”, o que pode deixá-los animados com o que está por vir.

É muito importante aproveitar este ânimo para angariar novos multiplicadores da mudança na empresa. Procure motivar os colaboradores envolvidos em um teste que não alcançou o resultado esperado, evitando que estes se transformem em detratores da mudança.

9. Defina um plano de contorno ou remediação

Os planos de contorno ou de remediação descrevem as ações necessárias para retomar o processo após a implantação malsucedida de uma mudança. Muitas vezes, o plano de remediação pode incluir o retorno à situação anterior, permitindo a continuidade do processo até a realização de uma nova tentativa.

10. Use o treinamento para ensinar e também para o marketing

Os colaboradores precisam saber como funciona o novo processo ou tecnologia. Aproveite o momento do treinamento para influenciar os participantes sobre os benefícios da mudança e como ela poderá ajudá-los no trabalho diário.

É papel do líder de gerenciamento da mudança coordenar essas atividades, mas é importante que ele conte com o apoio dos stakeholders, de outros líderes e também com pessoas do escritório de projetos – PMO – caso a empresa possua um.

Aliás, é fundamental a participação do PMO na elaboração do plano de gerenciamento da mudança, bem como de seu cronograma.

Para ajudá-lo, elaboramos um checklist a ser seguido quando for pensar o planejamento para a gestão da sua mudança. Confira abaixo:

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Os desafios da Gestão de Mudanças (GMUD)

A gestão de mudanças impulsiona a adoção dos processos e da tecnologia que você está usando para suportar esses processos. No longo prazo, sua estratégia tecnológica e seu retorno do investimento (ROI) dependem dessa adoção. Não subestime, portanto, a gestão da mudança. Dedique tempo e recursos na criação de um plano detalhado e procure contar com pessoas que serão capazes de executar bem esse plano.

O gerenciamento da mudança tem muitas facetas, do engajamento das partes interessadas até a comunicação, vale quase tudo para conseguir com que os funcionários e gestores compreendam e se comprometam com a mudança. A maioria dos seres humanos é resistente à mudança, especialmente aqui no Brasil.

Muitas vezes, ela pode ser vista pelos colaboradores como algo que complica os processos ou aumenta, ainda mais, sua carga de trabalho. Um plano de gerenciamento de mudança campeão é aquele que alivia essas preocupações, levando as partes interessadas a apoiar a nova tecnologia, processo ou sistema.

É importante identificar apoiadores e eventuais detratores de uma mudança. Em vários momentos acompanhamos excelentes projetos que, por questões políticas ou de inveja corporativa, sofreram sabotagem durante sua implantação.

Se não contássemos com um produto de nível mundial, além de colaboradores altamente comprometidos com o sucesso do cliente na Siteware, poderíamos ter experimentado o insucesso nestas ocasiões.

As principais armadilhas na gestão de mudanças e como mitigá-las

Muitos projetos relacionados à implantação de um novo processo, sistema ou tecnologia falham devido à falta de investimento na criação de um bom plano para a gestão da mudança.

Assim, os colaboradores podem não compreender o motivo da implantação do novo processo, como ele funciona ou quais são os benefícios reais. A maioria das empresas somente informa seus funcionários sobre o novo processo durante o anúncio do go-live ou durante um treinamento obrigatório.

Essas ações são insuficientes para que todos entendam o que acontecerá na organização com a mudança. Existem algumas atitudes a ser tomadas para mitigar a possibilidade de erros durante a jornada da mudança.

Faça o download do nosso infográfico e deixe-o sempre por perto, para garantir o sucesso de suas empreitadas!

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4 fatore fundamentais na gestão da mudança organizacional

As mudanças podem ser grandes aliadas das empresas em longo prazo, mas podem ter menos aceitação por parte das pessoas no curto prazo. Crises, fusões, aquisições e demissões em massa podem prejudicar o engajamento, lealdade e confiança dos funcionários.

Na maioria das vezes, as estratégias usadas pelas empresas para a gestão de mudanças organizacionais são pouco efetivas.

Pessoas que estão passando por um período de mudança, normalmente, precisam de contato com outros em quem confiem e de sentir segurança para processarem o que está acontecendo.

Mas, tendo em vista que passamos, aproximadamente, três horas por dia em redes sociais e que mais da metade dos empregadores adotam o uso de mídias sociais internas, surge a oportunidade de utilizar desse engajamento como uma ferramenta de gestão de mudanças.

Em estudo recente, foi constatado que 55% dos entrevistados que passaram por um evento de mudança no trabalho gostariam que sua empresa oferecesse mais envolvimento digital e social, enquanto 42% preferiam mais comunicação cara a cara.

Empresas podem utilizar de redes sociais corporativas, blogs ou plataformas como Slack e Spark como alternativas, observamos quatro usos eficazes das redes sociais para auxiliar na gestão da mudança organizacional.

1. Diminuir a distância entre líderes e empregados.

Poucas coisas são mais importantes durante um evento de mudança do que a comunicação de líderes que podem dar uma visão mais clara e inspiradora do futuro para seus empregados.

As mídias sociais internas podem ajudar a nivelar a organização e promover um diálogo transparente entre as hierarquias e funções da empresa, facilitando muito a gestão da mudança organizacional.

Um exemplo interessante é o do CEO da empresa de roupas e sapatos Zappos, Tony Hseih, que anunciou uma demissão em massa de 8% do quadro de funcionários no blog externo da empresa após o envio dos e-mails de comunicado internos.

Os funcionários apreciaram a transparência da ação, que gerou espaço para que todos pudessem ter uma conversa aberta com a gerência da empresa sobre o que iria acontecer.

2. Dar aos empregados uma visão de futuro.

Uma das grandes dificuldades na gestão da mudança organizacional é causar o sentimento de impotência dos colaboradores em relação ao futuro num momento de instabilidade.

Redes sociais internas ajudam as empresas no engajamento da equipe para definir os planos de progresso, pois dão a possibilidade de os funcionários participarem ativamente (posts, crowdsourcing) com ideias que ajudem o processo de transformação.

3. Oferecer apoio e espaço para o processamento das mudanças.

Há uma razão pela qual usamos a palavra “comunidade” quando falamos sobre mídia social – é um espaço onde as pessoas vão para discutir, colaborar e compartilhar experiências. Este tipo de apoio é especialmente importante quando uma empresa está passando por mudanças em larga escala.

Quando a Pfizer, farmacêutica multinacional, realizou uma importante reestruturação em 2007, ela criou um mecanismo para aproximar a equipe, compartilhando de suas experiências pessoais na empresa. Dez funcionários gravaram vídeos durante três meses sobre suas vidas, incluindo suas incertezas, e os vlogs eram postados diariamente no blog interno.

Após o período de três meses, o compilado de vídeos foi distribuído em CDs (sim, CDs!) para todos. Essa ação gerou uma melhoria na compreensão dos funcionários sobre as mudanças e na confiança no futuro. Imagina o que esse tipo de intervenção causaria em empresas na era do YouTube?

4. Auxiliar na mudança do comportamento da equipe.

As transições costumam exigir uma mudança correspondente no comportamento dos funcionários, seja adotando um novo conjunto de valores como parte de uma evolução cultural ou trabalhando de forma diferente para apoiar a visão de um novo líder para a empresa.

Você pode usar as mídias sociais para impulsionar a mudança de comportamento, apresentando funcionários que abraçam a nova maneira de trabalhar ou incentivando o aprendizado social para o domínio de novas habilidades.

Para começar a introduzir as mídias sociais em sua empresa como ferramentas da gestão de mudanças, primeiro: analise suas ferramentas internas e utilize plataformas que seus colaboradores já conhecem. Vá para onde eles estão, ao invés de tentar implantar algo que fuja da realidade do grupo.

Você pode utilizar aplicativos que estão na nuvem e são de fácil acesso, como o Google Hangouts. Os mecanismos precisam se adaptar tanto para as mudanças de curto prazo quanto para mudanças mais amplas da empresa.

Depois, converta seus líderes. Para que a utilização das redes sociais na gestão de mudanças seja eficaz, é necessário que exista engajamento de gestores. Crie um grupo de influenciadores que possa ajudar a abrir o caminho para a nova plataforma de comunicação da empresa e que redirecione o conteúdo executivo, mesmo que isso não tenha o apoio imediato de um CEO.

DICA EXTRA: O papel das redes sociais na gestão da mudança organizacional

A rede social sozinha não levará a um maior envolvimento dos funcionários durante a mudança. A comunicação cara a cara, o apoio ao gestor e o desenvolvimento profissional em tempo real são essenciais para preservar a confiança e estimular o moral e o desempenho em tempos de mudança.

Há, naturalmente, riscos para se envolver com os colaboradores em mídias sociais, que são aumentados em estados de transição quando muito está em jogo. Mas convidar funcionários para participar de conversas no início do processo de mudança pode ajudar a antecipar comentários negativos, tanto internamente quanto externamente.

O fator humano na gestão de mudanças

A gestão de mudanças é complexa, porém, necessária e decisiva para o sucesso de uma empresa. Existem muitos fatores que desencadeiam mudanças, como crises, fusões de empresas e até mesmo o próprio desenvolvimento da organização.

Para que a mudança obtenha resultados satisfatórios, é necessário avaliar sua importância na gestão e os impactos e riscos que ela pode trazer. Para facilitar essa análise, ilustramos sete perguntas essenciais para a reflexão da equipe, que irão ajudar a decidir o rumo das mudanças da organização com maior segurança.

É importante respondê-las visando todos os setores afetados e as diversas perspectivas da empresa.

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Após a decisão de mudança ser avaliada, o plano de execução precisa estar lado a lado com o impacto causado nas pessoas que irão exercê-las.

Um dos grandes desafios na gestão e na liderança organizacional é conseguir o engajamento dos Stakeholders – os grupos afetados indireta ou diretamente pelas mudanças e resultados da gestão.

A influência desses públicos-alvo nos projetos é determinante para o sucesso ou para o fracasso dos mesmos, e é por isso que o diálogo e a estratégia se mostram importantes no engajamento dos colaboradores.

É fundamental trazer uma visão mais humanizada para a gestão, tendo em vista que os colaboradores precisam de tempo e espaço para processarem e se adaptarem aos avanços e alterações que se resultam de cada necessidade da empresa.

É aí que a gestão de mudanças entra como fator decisivo no sucesso da mudança, auxiliando e fornecendo apoio na transição, como um agente de suporte, para que a equipe não reaja contra e volte para sua zona de conforto.

Conheça o guia de Gestão de Mudanças HCMBOK

Um bom exemplo de plano de gerenciamento de mudanças é seguir o HCMBOK. Pensando nessa abordagem importante, o guia HCMBOK (Human Change Management Body of Knowledge) é um exemplo de como devemos lidar com a gestão de mudanças considerando o fator humano nas organizações, utilizando as boas práticas e ferramentas que contribuam para o sucesso do projeto.

O guia contém macroatividades que ajudam a desenvolver essa cultura organizacional, toda mudança deve ser encarada como um projeto e para tal precisa de um planejamento.

O HCMBOK está estruturado para que seja planejado a mudança humana, pois só assim o projeto conseguirá atingir a mudança organizacional.

O Guia traz atividades que vão desde o mapeamento correto dos Stakeholders até atividades de sustentação da mudança no pós projeto. Estas, em conjunto com a Gestão de Projetos, irão potencializar o sucesso da mudança e diminuir os boicotes dentro da empresa.

Portanto, se você procura um exemplo de plano de gerenciamento de mudanças, siga a metodologia HCMBOK.

Com o apoio de métodos que auxiliam na gestão de mudanças e se encaixam na cultura organizacional, fica mais fácil sair do status quo para colocar em prática atividades que beneficiem o desenvolvimento da empresa a longo prazo.

Dessa forma, é possível sistematizar e refletir sobre diversos aspectos relevantes que são facilmente esquecidos, focando no crescimento do grupo e incentivando os stakeholders a se tornarem mais envolvidos e produtivos.

Fazendo seu planejamento de mudanças nas organizações acontecer

Se você ainda se pergunta como fazer a gestão de mudanças, leve em conta que, seja qual for o novo processo, sistema ou tecnologia que você implementar, a gestão de mudanças é vital para seu sucesso, contribuindo para a diminuição do retrabalho e dos custos envolvidos no processo.

A comunicação é fundamental para ajudar os colaboradores a compreenderem os benefícios que as mudanças trarão, garantindo que eles tenham o conhecimento necessário para executar o novo processo e utilizar o novo sistema ou a nova tecnologia sem depender de outros recursos.

Aqui na Siteware enfrentamos uma grande mudança durante a migração de dezenas de clientes e milhares de usuários do PortalSIM para sua nova versão, que agora se chama STRATWs ONE.

Assim como nós, você também pode executar o seu planejamento de gestão de mudanças da melhor maneira possível. Baixe nos infográficos, fique de olho em nosso blog (pois, em breve, publicaremos mais artigos para lhe ajudar) e conte com as nossas soluções para o sucesso de sua operação!

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Marcello LadeiraCEO da Siteware, apaixonado por inovação e por simplificar a vida das pessoas.