Gestão de mudanças: 6 etapas para o gerenciamento ideal

A gestão de mudanças organizacionais é um processo que reúne diversas práticas, atividades, diagnósticos, planejamentos, ajustes, entre outras abordagens. O objetivo é preparar uma empresa para se adequar da melhor forma possível a momentos de transformação, sejam eles planejados ou não.

Quer um exemplo? Com o avanço da tecnologia e com a transformação digital criando maneiras de trabalhar, diversas companhias e seus processos se tornaram obsoletos rapidamente.

Além disso, as mudanças organizacionais costumam ser feitas, principalmente, para responder às exigências impostas pelo mercado e às novas necessidades de comportamentos dos clientes.

Por motivos como esses, é importante que os gestores fiquem atentos e busquem meios de adequar o negócio às tendências e novidades, principalmente para não ficar para trás em comparação aos concorrentes.

Para saber como fazer isso, continue a leitura! Aqui vamos explicar o que é a gestão de mudanças e as seis principais etapas do processo de mudança organizacional.

O que é gestão de mudanças organizacional?

A gestão de mudanças é um modelo de gerenciamento voltado especialmente para preparar uma empresa para enfrentar transformações, planejadas ou não. A ideia é amenizar ao máximo os possíveis impactos negativos e, ao mesmo tempo, conquistar vantagens e bons resultados com as modificações. 

Essa descrição nos leva a um importante ponto de vista: negócios precisam ser mutáveis e flexíveis. Não há como chegar ao sucesso (ou se manter nele) com as mesmas ideias e ofertas engessadas e inflexíveis por anos e anos. 

Os ajustes são fundamentais porque os problemas dos clientes mudam, assim como suas necessidades e expectativas. Se não acompanhar seu público-alvo, não conseguirá tornar sua marca atrativa e, consequentemente, não venderá o esperado e não terá lucros.

Além disso, a gestão de mudanças te ajuda a adequar a companhia ao que acontece externamente, como modificações no mercado de atuação e na economia. Isso sem falar sobre as questões climáticas, políticas, leis, normas, e diversas outras diretrizes que afetam as empresas direta ou indiretamente.

Exemplos de gestão de mudanças  

Para o conceito ficar mais claro, selecionamos cinco exemplos de gestão de mudanças que, inclusive, podem servir de inspiração para você aplicar no seu negócio.

• 1. Implementação de novos sistemas: a fim de trazer para a empresa tecnologias atualizadas e modernas;
• 2. Reestruturação organizacional: objetivando aumentar a produtividade e o alcance de resultados. Para isso, podem ser criados novos cargos ou contratados mais talentos, por exemplo;
• 3. Mudança cultural: pode ser decorrente de processos de fusão e aquisição, troca de diretoria, problemas internos, ajustes na estratégia, entre outros motivos;
• 4. Ajustes em processos: também para elevar a produtividade, aumentar a eficiência, absorver novas demandas e volumes de entrega, entre outras situações;
• 5. Problemas ambientais: que levam à necessidade de adaptações referentes à compra de matéria-prima, ajustes na logística de entrega de produtos ou serviços, entre outros exemplos.

Qual a necessidade (e as vantagens) das mudanças organizacionais?

Você já parou para pensar por que as empresas precisam se submeter a essas caras e complexas etapas do processo de mudança organizacional?

Na verdade, tais transformações devem fazer parte da rotina de todos os negócios. Os ajustes costumam ter, como objetivo, garantir o crescimento da empresa e sua sustentabilidade em longo prazo. 

Em outras palavras, significa que buscam salvaguardar ou até mesmo ampliar sua capacidade competitiva.

Veja alguns objetivos derivados desse macro-objetivo:

• se destacar da concorrência;
• aumentar a produtividade;
• melhorar processos;
• atender as exigências do consumidor;
• seguir tendências de consumo;
• gerar melhores resultados;
• otimizar as condições de trabalho dos colaboradores.

Sua empresa almeja esses propósitos? Então, confira no tópico a seguir quais são as seis principais etapas de um processo de mudança organizacional de sucesso!

Quais os maiores desafios da gestão de mudanças?

Como você pôde ver, mudar é preciso. Entretanto, por mais que seja necessário e benéfico para sua empresa, é comum ter que enfrentar alguns desafios para realizar uma gestão de mudanças realmente eficiente.

Entre os mais comuns e recorrentes, estão:

• lidar com a resistência dos colaboradores, e até mesmo da alta direção;
• conseguir levantar os recursos financeiros suficientes para fazer as alterações, principalmente quando não são programadas;
• encarar uma cultura organizacional rígida, antiquada e inflexível;
• confrontar feedbacks negativos;
• não ter as tecnologias adequadas;
• não ter bons canais de comunicação;
• enfrentar a falta de apoio das lideranças;
• precisar realizar mudanças complexas, que fogem da expertise da companhia;
• se deparar com impactos negativos externos que vão além do que pode ser controlado;
• não ter previsibilidade de finalização das mudanças quando elas são externas, a exemplo das desencadeadas por questões ambientais e econômicas. 

Como ser uma liderança de sucesso perante as mudanças?

Para lidar com todos os desafios da gestão de mudanças, é preciso preparo. Ainda que, nem sempre, as transformações sejam previstas, o ideal é que os profissionais estejam prontos para elas. 

Indo mais além, toda empresa precisa ter uma espécie de “comitê” apto a saber o que fazer perante as mais variadas situações.

A pergunta que fica é: como ser uma boa liderança durante processos de mudanças organizacionais? Algumas boas dicas são mesclar:

• revitalização e normalização: deixe claro para os seus liderados a importância das transformações, colocando-as de uma maneira natural e até mesmo esperada para o crescimento da companhia, sempre que possível;
• globalização e simplificação: pense no quão abrangente pode ser o ajuste pelo qual a empresa precisa passar, mas procure definir processos que sejam simples de ser realizados e absorvidos pelos membros da sua equipe, evitando alterações drásticas;
• inovação e regulamentação: novas tecnologias são essenciais para otimizar o dia a dia dos profissionais e aumentar a produtividade. Atente-se para escolher soluções compatíveis com as leis pertinentes ao ramo de atuação da empresa;
• digitalização e humanização: nesse processo de mudanças tecnológicas, garanta que a parte humana não seja colocada de lado — o que inclui mostrar para os profissionais que eles não serão substituídos por máquinas. Na verdade, as tecnologias devem ser vistas como aliadas em suas rotinas.

As 6 principais etapas do processo de mudança organizacional

Uma gestão de mudança eficiente requer planejamento. Neste processo, é fundamental que estejam inseridos os seguintes passos:

1. percepção da necessidade de mudança;
2. diagnóstico e análise de riscos e ameaças;
3. planejamento do processo de mudança organizacional;
4. sensibilização e engajamento das equipes;
5. capacitação e treinamentos;
6. início das mudanças, monitoramento dos resultados e ajustes.

1. Percepção da necessidade de mudança

Na primeira fase do processo de mudança organizacional, os gestores podem notar, por exemplo, que a empresa está perdendo market share, que a satisfação dos clientes está diminuindo ou que a lucratividade não é a mesma, entre outros motivos de alerta.

O ideal, neste caso, é não deixar os problemas crescerem, inserindo a gestão de mudanças antes que a companhia sofra ainda mais queda no desempenho.

Uma forma de aprimorar a abordagem é se atentar ao que os concorrentes estão fazendo, como está o mercado de atuação e quais são as novidades tecnológicas do setor.

Percebida a necessidade de transformação, a próxima etapa do processo de mudança organizacional é o diagnóstico da situação atual e a análise de riscos.

2. Diagnóstico e análise de riscos e ameaças

Você identificou um problema, certo? Porém, o que exatamente precisa ser mudado para adequar a empresa à nova situação? 

Usar as tradicionais ferramentas estratégicas, como SWOT, Matriz de Porter e Matriz de Ansoff é importante nessa etapa da gestão de mudança organizacional.

Somente após identificar as forças e fraquezas no negócio, as oportunidades e ameaças, e como o mercado está se posicionando, é possível passar para a etapa seguinte, que é o planejamento com segurança e objetividade.

Leia também: Entenda o que é a Matriz Ansoff e como aplicar na prática para fazer escolhas de crescimento de sua empresa

3. Planejamento do processo de mudança organizacional

Após entender o que precisa ser modificado, é preciso centralizar as ideias e saber aonde quer chegar com as novas estratégias.

Para tanto, responda perguntas como:

• Quais são os objetivos que pretende alcançar?
• Por que as mudanças são tão importantes?
• O que você deseja obter? 

Toda mudança tem um propósito e, com ele, um objetivo. Descubra qual é o da sua empresa e o que você realmente pretende para o futuro do negócio.

Dessa forma, é fundamental definir objetivos e metas claros e possíveis de serem alcançados. Adicionalmente, não deixe de usar KPIs para monitorar o desempenho da sua gestão de mudança organizacional.

4. Sensibilização e engajamento das equipes

Muitas vezes, é necessário reorganizar as equipes, uma prática que costuma acontecer quando há remanejamentos, contratação e até mesmo demissão de profissionais.

Por mais que seja impactante para algumas pessoas, é bem importante que todos entendam que é algo natural nas organizações e que faz parte de um processo de mudança organizacional. 

Para que o ajuste seja satisfatório para todos, é indicado descobrir quais são os profissionais que estão realmente engajados em ajudar na mudança que foi proposta, e quais estão dispostos a buscar melhorias para si mesmos e para a empresa.

Entretanto, para que a abordagem funcione, é fundamental criar uma campanha de comunicação interna clara e objetiva, a fim de sensibilizar os colaboradores sobre a importância de fazer a mudança.

Lembre-se também: mudar pode ser difícil e trazer inseguranças. Então, seja transparente sobre os motivos e mostre para a equipe que os resultados serão vantajosos para todos.

5. Capacitação e treinamentos

Durante a gestão de mudanças, é provável que alguns processos sejam alterados, novos produtos ou serviços desenvolvidos, ou que novas maneiras de administrar o negócio sejam implementadas.

Portanto, antes de as transformações serem efetivamente colocadas em prática, é preciso que todos estejam aptos para esse momento, e que possam dar o máximo em busca dos melhores resultados para o projeto de mudança organizacional gerar os resultados esperados.

A melhor forma de alcançar o objetivo é capacitando os profissionais envolvidos por meio de treinamentos, cursos, palestras, entre outras ferramentas que tragam a eles conhecimento e segurança.

6. Início das mudanças, monitoramento dos resultados e ajustes

Agora que você sabe exatamente o que precisa ser feito e como assegurar que todos estejam devidamente informados e capacitados para as alterações, já pode colocar tudo em prática conforme o planejamento feito.

Passado um tempo da implementação da mudança, é primordial analisar os indicadores de desempenho para verificar se as alterações estão levando aos objetivos desejados ou não.

Caso não estejam, é preciso realizar ajustes. Isso deve ser feito com transparência, comunicando a todos o que será modificado, como e por que.

Como aprimorar sua gestão de mudança organizacional?

Essas são as seis principais etapas de um processo de mudança organizacional. Se forem implementadas com cuidado, a possibilidade de sucesso de seu projeto é enorme. 

Assim, planeje-se com cuidado e não deixe de acompanhar atentamente os resultados e fazer as melhorias necessárias.

Por meio de um bom sistema de gestão empresarial, você pode monitorar e centralizar os indicadores estratégicos, táticos e operacionais, tendo, assim, mais base para a tomada de decisões.

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