Reunião one on one: descubra como fazer e planejar

A reunião one on one (1:1) é uma conversa específica direta entre líder e liderado. Esse encontro pode ser usado para refinar aspectos operacionais do dia a dia de trabalho, mas também para dar e receber feedback, fazendo a informação correr mais rapidamente pelo eixo vertical da empresa.

O nome pode parecer um pouco intimidador: reunião 1:1 ou one on one. Mas o conceito é bem simples: um encontro somente com duas pessoas, normalmente entre o líder e um integrante da sua equipe.

Essas reuniões estão em processo de implantação na cultura organizacional na maioria das empresas. E, naturalmente, fazem cada vez mais parte das boas práticas de gestão de pessoas. Nesse cenário, é esperado que sua frequência dentro das organizações cresça a cada dia.

Neste post, explicaremos os principais pontos sobre essas oportunidades de desenvolvimento profissional respondendo às perguntas a seguir. Confira!

• O que é uma reunião one on one?
• O que deve ser tratado em uma reunião one on one?
• Como fazer uma boa reunião 1:1?

Então vamos lá? Siga conosco e boa leitura!

O que é uma reunião one on one?

O conceito de one on one, no inglês, pode ser traduzido para a nossa língua como “um a um”, o popular “cara a cara”. Uma reunião 1:1, portanto, é uma conferência (normalmente de 30 minutos) entre apenas duas pessoas. Na prática, os envolvidos são gestores e seus respectivos liderados, que podem usar essa oportunidade para alinhar pontos importantes.

Os assuntos tratados nesse tipo de conversa podem variar entre: aspectos operacionais do trabalho, direcionamentos específicos para a execução de tarefas e esclarecimento de dúvidas. Esse momento também pode — e deve — ser usado para o gestor dar e receber feedback sobre/do colaborador.

Entre as principais vantagens que o modelo one a one de reunião gera para a equipe, podemos destacar:

• Maior proximidade entre gestores e liderados;
• Implementação de uma cultura do feedback na organização;
• Oportunidade para sessões de mentoria com os colaboradores, que levam a um maior crescimento profissional;
• Maior rapidez na identificação e resolução de problemas.

Idealmente, as reuniões one on one devem ser feitas uma vez por semana, mas podem ser realizadas quinzenalmente, por exemplo. Como são frequentes, essas conversas não precisam ser longas, cerca de meia hora é suficiente para alinhar todos os pontos. Assim, se os encontros acontecerem com menor frequência, pode ser válido separar um tempo maior para cada reunião 1:1.

Nessa perspectiva, é muito importante que tanto o líder como o colaborador respeitem ao máximo esse compromisso na agenda. Desmarcar, adiar, ou atrasar a reunião one on one só deve acontecer se algo realmente irremediável entrar no caminho.

Se ficou com alguma dúvida, nosso vídeo pode te ajudar, confira!

O que deve ser tratado em uma reunião one on one? 

As pautas de uma reunião 1:1 variam conforme o perfil do liderado. Para colaboradores menos experientes, recém-entrados na empresa ou que precisam de maior acompanhamento, essas conversas podem ser usadas como checkpoints do trabalho em si.

De modo geral, nesses encontros, o gestor coletará dados de:

• como anda o desempenho das tarefas e realizar feedbacks; 
• em qual área o colaborador está encontrando mais dificuldades; 
• quais são os próximos passos para um melhor desempenho das funções; 
• expectativa/realidade do colaborador na empresa;
• entre outros.

Para exemplificar, uma dessas primeiras reuniões pode ser dedicada ao feedback e para ajudar o colaborador com seu crescimento e desenvolvimento.

No caso de colaboradores mais experientes, que já possuem maior capacidade de autogestão, esses momentos podem ser usados como uma oportunidade de mentoria. Ou seja, eles se tornam mais agregadores, aumentando o valor e a eficiência das atividades.

Inclusive, quando o profissional já está no nível sênior, as reuniões 1:1 podem até ser menos frequentes. Afinal, o acompanhamento das operações do dia a dia não é mais necessário.

Em vez disso, o gestor deve usar essas oportunidades para ajudá-lo a:

• alcançar metas mais ambiciosas;
• ajudar no plano de carreira para os próximos anos;
• estabelecer alguns pontos para o desenvolvimento pessoal e profissional; 
• e até encontrar ocasiões para desenvolver o networking.

Dessa forma, o gestor pode ter um papel de mentor para o cada colaborador. E, apesar de ser um termo muito utilizado, você sabe exatamente o que significa mentoria? Não? Então, assista ao vídeo abaixo e entenda melhor o termo:

Como fazer uma boa reunião 1:1? 

As vantagens das reuniões one on ones são inúmeras, mas a prática pode ser bastante desafiadora. Afinal, com o excesso de trabalho e atividades, separar este tempo é uma missão realmente trabalhosa.

Para facilitar e ganhar eficiência na atividade, é interessante implementar algumas boas práticas de comunicação interna que vão contribuir para que uma reunião one on one seja mais produtiva. 

Acompanhe nos tópicos seguintes.

1- Faça one on one regularmente

Frequência e constância são duas palavras de ouro quando o assunto são reuniões one on one. Para que essas conversas tenham o efeito desejado, elas precisam acontecer sempre. É bom, inclusive, marcar no mesmo dia e horário com cada liderado, para que eles se preparem para a reunião.

Uma dica para que a reunião de one on one seja cada vez mais produtiva é documentar as conversas e criar um plano de ação para elas ao fim do encontro. Desta maneira, é possível identificar onde elas pararam na última ocasião, para facilitar a continuidade. 

Assim, cria-se uma conversa contínua (se fizer sentido) e a regularidade apoia esse acompanhamento.

2- Prepare a pauta da reunião one on one

Principalmente no caso dos colaboradores menos experientes, é importante que o gestor tenha a pauta elaborada antes de chegar para a conversa. Nas primeiras reuniões, é provável que o liderado nem saiba muito bem o que dizer ou o que é esperado dele, então, o gestor precisa ajudar também nesse sentido.

Mas, mesmo se a reunião for com um colaborador sênior, vale a pena definir temáticas para cada conversa. Se elas forem realizadas a cada 15 dias, uma vez por mês, a reunião pode ser dedicada aos aspectos operacionais do trabalho e, na outra, vocês tratam de assuntos mais relacionados ao crescimento profissional.

A organização e o direcionamento tornam a reunião one on one mais produtiva e eficiente.

3- Esteja disposto a ouvir

A reunião one on one é uma ocasião para o colaborador. Logo, é essencial que seja o momento para ele falar sobre os avanços, suas dificuldades, dúvidas, angústias. Aqui, o gestor tem um papel de guia, mas o protagonismo em encontrar respostas e soluções para as questões deve ser do liderado. 

Por isso, cabe ao líder ser um bom ouvinte para poder ajudar da melhor forma.

Além disso, é fundamental que o gestor saiba ouvir os feedbacks que o colaborador pode trazer. As críticas são cruciais para melhorar os processos e as operações. 

Portanto, esteja aberto a escutar essas opiniões e aproveite para pedir sugestões e propostas de solução dos problemas ao próprio colaborador. Ótimas iniciativas podem sair daí.

Apesar da correria do dia a dia, é possível e extremamente positivo implantar essa prática. Mas não podemos negar que a falta de tempo é um grande limitador. Não à toa, essa é uma das principais justificativas dos líderes para não realizar reuniões 1:1 com os integrantes da equipe. 

O tempo é um bem precioso e escasso e parece nunca ser suficiente para todas as tarefas operacionais, táticas e estratégicas. Nessa corrida, o contato humano tende a ser sacrificado.

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