Acompanhar tarefas permite que as lideranças tenham uma visão clara e atualizada do andamento dos projetos, identifiquem desafios no início e tomem decisões informadas para manter tudo nos trilhos. Não à toa, existem várias ferramentas para o acompanhamento de tarefas e cada uma se destaca em diferentes cenários.
Se você está interessado em saber como realizar o acompanhamento de tarefas de forma estratégica na sua empresa, aqui, separei as principais que estão se destacando no mercado. Continue a leitura para conferir!
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O acompanhamento de tarefas é um processo essencial na gestão de projetos e na rotina diária de uma equipe ou organização. Refere-se à prática de monitorar e registrar o progresso das tarefas atribuídas, garantindo que sejam concluídas dentro do prazo e de acordo com os padrões estabelecidos.
Este processo permite que líderes e gestores tenham uma visão clara do andamento das atividades, identifiquem possíveis gargalos e façam ajustes necessários para manter a equipe no caminho certo.
Existem diversas ferramentas e métodos para o acompanhamento de tarefas, variando de acordo com os objetivos da liderança e a complexidade das ações. Ferramentas como o Trello, por exemplo, são excelentes para acompanhar a execução de rotinas e tarefas diárias, permitindo que os usuários organizem suas atividades em quadros, listas e cartões.
Por outro lado, sistemas como o STRATWs One são mais adequados para o acompanhamento de projetos ou planos de ação mais complexos, oferecendo recursos avançados para gestão estratégica e tomada de decisões.
Dessa forma, o acompanhamento de tarefas vai além de apenas verificar se as atividades foram concluídas, envolvendo a análise de desempenho, a alocação eficiente de recursos e a comunicação contínua entre os membros da equipe.
Ao implementar um sistema eficaz de acompanhamento de tarefas, os líderes podem melhorar significativamente a produtividade, a colaboração e a qualidade do trabalho em sua organização.
Como líder, fazer o acompanhamento de atividades é uma parte crucial da gestão de sua equipe e do sucesso dos projetos. Aqui estão algumas etapas e dicas para realizar um acompanhamento eficaz:
Antes de começar a acompanhar as atividades, é essencial que todos na equipe entendam o que se espera deles. Defina objetivos claros, específicos e mensuráveis para cada projeto, tarefa ou atividade. Isso ajudará a equipe a focar no que é mais importante e a entender como o sucesso será medido.
Adote ferramentas de gerenciamento de projetos e tarefas, como Trello, Asana, JIRA ou STRATWs, dependendo das necessidades específicas de sua equipe e do tipo de projeto. Essas ferramentas permitem criar tarefas, atribuí-las a membros específicos da equipe, definir prazos e acompanhar o progresso em tempo real.
Marque reuniões regulares de acompanhamento, como reuniões diárias de dailys ou revisões semanais, para discutir o progresso das atividades. Use esses encontros para revisar o que foi concluído, identificar quaisquer obstáculos e reajustar as prioridades, se necessário.
Encoraje uma cultura de transparência e comunicação aberta. Incentive os membros da equipe a compartilhar suas atualizações, preocupações e desafios. Isso não apenas ajuda a identificar problemas cedo, mas também promove um ambiente de trabalho colaborativo.
Forneça feedback regular, tanto positivo quanto construtivo, sobre o desempenho das atividades. Reconheça os sucessos e discuta as áreas de melhoria. Esteja disponível para oferecer suporte e recursos adicionais para ajudar sua equipe a superar quaisquer desafios.
O acompanhamento de atividades não é um processo estático; é um ciclo contínuo de melhoria. Use os insights adquiridos durante as revisões para ajustar processos, realocar recursos e refinar objetivos. Esteja aberto a mudanças e adaptações para melhorar a eficiência e a eficácia da equipe.
Mantenha um registro das atividades, progressos e mudanças ao longo do projeto. Isso não apenas ajuda a manter todos na mesma página, mas também fornece dados valiosos para análise futura e planejamento de projetos subsequentes.
Confira a seguir, algumas das principais ferramentas de acompanhamento de tarefas:
O STRATWs One é uma plataforma de desempenho corporativo que oferece um módulo de gestão de projetos para estruturar, organizar e acompanhar a rotina de um projeto. Este módulo permite aos líderes e equipes acompanhar o progresso das tarefas, definir objetivos claros e mensuráveis, e garantir que todos os aspectos do projeto estejam alinhados com a estratégia da empresa.
A ferramenta facilita a visualização de etapas, responsabilidades e prazos, tornando o acompanhamento de tarefas mais eficiente e eficaz.
Além disso, com ela, é possível conectar os objetivos estratégicos da empresa em projetos e iniciativas, reproduzir relatórios padronizados e até mesmo construir uma matriz de risco e gestão de mudanças para os seus projetos.
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O Trello é uma ferramenta de acompanhamento de tarefas baseada na metodologia Kanban, que é visual e intuitiva. É amplamente utilizado por equipes de todos os tamanhos, de freelancers a grandes corporações, devido à sua simplicidade e flexibilidade. O Trello permite aos usuários organizar projetos em quadros, que representam diferentes projetos ou fluxos de trabalho.
Os cartões podem ser personalizados com etiquetas, cores, prazos e anexos. Isso permite uma categorização detalhada e a possibilidade de adaptar o Trello a diferentes necessidades de acompanhamento de tarefas.
O Trello pode ser usado para uma variedade de projetos e fluxos de trabalho, desde tarefas diárias simples até projetos complexos de longo prazo.
Asana é uma poderosa ferramenta de gerenciamento de projetos e acompanhamento de tarefas projetada para ajudar equipes a organizar, rastrear e gerenciar seu trabalho. Desde tarefas pequenas até grandes iniciativas, o Asana permite que equipes de todos os tamanhos coordenem e mantenham todas as suas atividades em um único lugar.
É conhecida por sua flexibilidade, permitindo a adaptação a diversos fluxos de trabalho e necessidades de equipe.
No Asana, o trabalho é organizado em tarefas, que podem ser detalhadas em subtarefas menores. Isso permite uma decomposição clara dos projetos em partes gerenciáveis, facilitando o acompanhamento de tarefas.
A plataforma facilita a colaboração em equipe, permitindo que os membros atribuam tarefas uns aos outros, definam prazos, compartilhem arquivos e comentem diretamente nas tarefas. Isso centraliza a comunicação e garante que todos estejam alinhados.
Jira é uma plataforma de gerenciamento de projetos e acompanhamento de tarefas amplamente reconhecida, desenvolvida principalmente para equipes de software, mas adaptável a uma variedade de outros tipos de projetos.
Originalmente concebido para rastrear bugs e problemas, o Jira evoluiu para uma solução robusta que suporta o gerenciamento ágil de projetos, permitindo às equipes planejar, rastrear e gerenciar atividades de desenvolvimento de software e outras tarefas relacionadas a projetos.
No Jira, o trabalho é organizado em “issues“, que podem ser tarefas, histórias de usuário, bugs ou qualquer outro tipo de item de trabalho. Essas issues podem ser quebradas em subtarefas menores, facilitando o gerenciamento e o acompanhamento de tarefas detalhadas.
O Jira suporta metodologias ágeis, oferecendo quadros Scrum e Kanban personalizáveis. Isso permite que as equipes visualizem o progresso de suas tarefas em diferentes estágios, adaptem-se a metodologias ágeis e gerenciem sprints e backlogs de forma eficiente.
ClickUp é uma plataforma de gerenciamento e acompanhamento de tarefas tudo-em-um que visa substituir outras ferramentas de produtividade com uma única aplicação. É projetado para ser altamente personalizável, atendendo a uma ampla gama de estilos de trabalho e necessidades de negócios.
O ClickUp oferece uma solução abrangente para gerenciamento e acompanhamento de tarefas, documentos, calendários, e comunicação, tornando-se uma escolha popular para equipes de todos os tamanhos e setores.
No ClickUp, você pode criar tarefas detalhadas e dividi-las em subtarefas menores, facilitando o gerenciamento e acompanhamento de projetos complexos. Cada tarefa pode ser personalizada com status, prioridades, tags e prazos.
Smartsheet é uma plataforma de gerenciamento de trabalho, acompanhamento de tarefas e colaboração que combina elementos de planilhas, gerenciamento de projetos e automação de processos. É particularmente popular entre os usuários que estão acostumados com a interface de planilhas, mas precisam de mais funcionalidades de gerenciamento de projetos.
Funcionalidades Principais:
Clockify é uma ferramenta de rastreamento de tempo e acompanhamento de tarefas que é utilizada por freelancers, equipes e empresas para registrar horas trabalhadas em diferentes projetos e tarefas. Embora seu foco principal seja o rastreamento de tempo, Clockify também oferece funcionalidades que permitem aos usuários gerenciar suas tarefas e projetos de forma eficaz.
Clockify permite que os usuários iniciem e parem um cronômetro conforme trabalham em tarefas específicas, ou insiram manualmente as horas trabalhadas. Isso ajuda a manter um registro preciso do tempo gasto em cada projeto ou tarefa.
Clockify fornece relatórios detalhados que mostram onde o tempo está sendo gasto. Estes relatórios podem ser personalizados e filtrados para fornecer insights sobre a produtividade da equipe e o progresso do projeto.
Essas dicas te ajudaram a refletir sobre o acompanhamento de tarefas? Então, confira mais essa dica: a melhor forma de colocar tudo isso em prática é por meio de um software de gestão de projetos, que ajuda a visualizar o status de todo o seu planejamento, permitindo um gerenciamento dos processos e monitoramento de toda a evolução do cronograma.
Com um sistema de gestão empresarial você conecta os indicadores de desempenho, e centraliza-os de modo a facilitar a tomada de decisões para uma melhoria constante da sua performance.
E um software de gestão que se destaca no mercado é o STRATWs One que permite a você mais tempo para planejar, gerenciar e engajar a sua equipe para uma cultura de resultados.
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