Como fazer um gráfico de Gantt: aprenda de um jeito fácil para começar hoje mesmo

O gráfico de Gantt é uma maneira de visualizar cronogramas de projetos ou da linha de produção de um determinado item. Também conhecido como diagrama de Gantt, trata-se de uma ferramenta que ajuda a equipe a acompanhar os prazos e o andamento do projeto.

Esse tipo de diagrama começou a ser usado no século XIX, com o objetivo de acompanhar o fluxo de trabalho. No século passado, o engenheiro Henry Gantt, dos EUA, adaptou o modelo e o transformou naquilo que conhecemos hoje. Originalmente, ele adaptou o gráfico para eliminar os atrasos nas fábricas. 

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No entanto, a ferramenta atualmente é utilizada amplamente no âmbito da gestão de projetos. O objetivo continua sendo o mesmo: tornar mais fácil acompanhar os prazos, para garantir que tudo saia no intervalo previsto. 

Está curioso para saber como fazer um gráfico de Gantt e outros detalhes sobre a ferramenta? Basta continuar conosco neste artigo até o fim! 

O que é um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é um tipo de representação visual usado para planejar, organizar e gerenciar projetos. Ele exibe as atividades do projeto ao longo do tempo, mostrando a duração de cada atividade, as interdependências entre as atividades e o cronograma geral do projeto. O gráfico de Gantt é uma ferramenta valiosa para ajudar a equipe do projeto a entender a sequência das tarefas e alocar recursos de maneira eficiente.

Características de um gráfico de Gantt incluem:

1. Linhas de tarefa: cada tarefa ou atividade é representada por uma linha horizontal no gráfico.
2. Duração das tarefas: o comprimento de cada linha indica a duração prevista de uma tarefa.
3. Datas: o eixo horizontal do gráfico representa o tempo, geralmente dividido em dias, semanas ou meses, dependendo da escala do projeto.
4. Marcadores de progresso: pode haver marcadores ou barras de progresso para indicar o andamento das tarefas em relação ao plano.
5. Dependências: as dependências entre as tarefas são frequentemente representadas por linhas que conectam as tarefas, mostrando a ordem em que elas devem ser executadas.
6. Alocação de recursos: além de mostrar as tarefas e suas durações, o gráfico de Gantt pode indicar quais recursos (como pessoas, equipamentos) estão alocados para cada tarefa.

Qual a origem do Gráfico de Gantt?

O gráfico de Gantt tem seu nome originado de Henry L. Gantt, um engenheiro industrial e consultor de gestão americano, que o desenvolveu no início do século XX. Henry Gantt é conhecido por suas contribuições significativas para o campo da administração e gestão de operações, incluindo a criação e popularização do gráfico de Gantt.

Henry Gantt começou a desenvolver e usar esse tipo de gráfico por volta de 1910 a 1915, enquanto trabalhava com Frederick Winslow Taylor, um dos fundadores da Administração Científica. O gráfico de Gantt era originalmente chamado de “gráfico de barras“, mas posteriormente foi associado ao nome de Gantt devido à sua popularização e ao aprimoramento que ele trouxe ao conceito.

Benefícios do gráfico de Gantt e por que usá-lo  

O gráfico de Gantt, assim como os demais gráficos, é composto por dois eixos. No eixo Y (vertical), são descritas as tarefas, ou as etapas do projeto. Já no eixo X (horizontal), estão os dias, as semanas ou os meses. 

De acordo com o período em que deve ser realizada cada tarefa, você pinta os espaços correspondentes, criando barras que permitem visualizar o cronograma do projeto. Dessa forma, fica mais fácil enxergar também a relação de uma tarefa com a outra, quais deverão ser feitas contemporaneamente, quais são as prioridades, onde concentrar forças etc. 

Essa ferramenta traz uma série de vantagens tanto para o gestor do projeto quanto para a equipe, como vamos ver a seguir. 

1- Criar objetivos intermediários

Um dos maiores segredos para conseguir realizar tarefas muito grandes, que exigem muito esforço e demandam muito tempo, é quebrá-las em porções menores e mais fáceis de administrar. 

Por exemplo, se você tem o desafio de construir uma casa, alguns dos objetivos intermediários que você precisará cumprir são: 

• Nivelar o terreno; 
• Construir a fundação da casa; 
• Fazer as vigas de sustentação; 
• Subir as paredes; 
• Colocar a laje e assim por diante. 

Quando você entende como fazer um gráfico de Gantt, vai perceber que ele permite o estabelecimento dessas etapas intermediárias, de uma forma que elas ficam fáceis de se ver no contexto maior do projeto. 

2- Exibir a relação entre as diferentes tarefas

Em um projeto, algumas tarefas são pré-requisito para que outras sejam realizadas. No exemplo que demos anteriormente, sem a fundação pronta, você não pode subir as vigas de sustentação. Portanto, se a fundação atrasa, todo o resto daí para a frente vai atrasar também. 

O diagrama de Gantt deixa essa relação de dependência bem clara. Isso ajuda a criar na equipe a relação de responsabilidade com os prazos, porque eles enxergam que o trabalho de vários outros colegas está dependente da conclusão das suas tarefas.

3- Estabelecer os prazos

O que não tem prazo tende a nunca — ou seja, vai sendo postergado até ser deixado de lado definitivamente. A forma correta de como fazer um gráfico de Gantt é estabelecendo prazos bem definidos e claros para cada atividade. 

O gráfico deve ficar visível para todos os envolvidos no projeto. Isso aumenta as chances de as tarefas sofrerem menos atrasos.  

Quais são as partes principais de um gráfico de Gantt?

Um gráfico de Gantt é composto por várias partes essenciais que fornecem uma representação visual clara e detalhada do plano de um projeto. Aqui estão as partes principais de um gráfico de Gantt:

1. Linhas de tarefa (barras de tarefa): representam as atividades ou tarefas do projeto. Cada tarefa é representada por uma barra horizontal no gráfico.
2. Duração das tarefas: o comprimento da barra horizontal representa a duração estimada ou real de cada tarefa.
3. Marcadores de progresso: indicam o progresso atual das tarefas, muitas vezes com uma barra de progresso ou outro marcador visual, mostrando o quanto da tarefa foi concluído.
4. Datas: o eixo horizontal do gráfico mostra o tempo em termos de dias, semanas, meses ou qualquer outra unidade relevante, dependendo da escala do projeto.
5. Dependências: linhas que conectam as barras de tarefa e mostram a sequência de atividades ou dependências entre as tarefas. Isso indica a ordem em que as tarefas devem ser realizadas.
6. Legenda: fornece uma chave ou descrição das cores, símbolos e padrões usados no gráfico para indicar diferentes informações, como status da tarefa, prioridade, tipos de tarefas, etc.
7. Alocação de recursos: indica quais recursos (pessoas, equipamentos, etc.) estão atribuídos a cada tarefa, ajudando a visualizar a carga de trabalho e a alocação de recursos ao longo do tempo.
8. Marcas de tempo: pontos ou linhas verticais que representam datas importantes, como marcos do projeto, prazos, reuniões chave ou outros eventos relevantes.
9. Rótulos ou nomes das tarefas: fornecem descrições breves ou nomes das tarefas, geralmente posicionados junto às barras de tarefa para identificação fácil.

Como fazer um gráfico de Gantt? 

Depois de entender bem o conceito dessa ferramenta, fazer um gráfico de Gantt passa a não ser uma tarefa tão difícil. Vamos ao passo a passo. Confira:

Passo 1: faça uma lista das tarefas

A primeira coisa que você deve fazer é listar todas as tarefas do seu projeto (eixo Y do gráfico). Você já pode fazer isso na planilha original do gráfico. Assim, se esquecer alguma, pode simplesmente acrescentar uma linha a mais e inserir no lugar certo. 

Passo 2: estabeleça a ordem das prioridades

Este passo é quase um desdobramento do anterior. Ao fazer a lista de tarefas, é bom que você já vá colocando cada uma na linha certa, em relação às outras. Assim, você já fica com uma organização da ordem de prioridades das atividades — ou do que é pré-requisito para que outras coisas aconteçam. 

Para priorizar as ações, existem algumas ferramentas que podem ser úteis, como a Matriz GUT.

3- Determine o cronograma

Até agora, estávamos trabalhando no eixo Y do gráfico. Este é o momento de começar a trabalhar no eixo X, ou seja, o aspecto temporal do projeto. Coloque nas colunas os intervalos com os quais você deseja trabalhar. 

Eles podem ser diários ou semanais, dependendo do perfil do projeto. Nesse mesmo eixo, você pode também determinar quem são os responsáveis pelas atividades. 

Depois, você deve colorir os espaços no gráfico que correspondem a quando cada tarefa deve ser executada. 

Para esta etapa existem algumas dicas importantes como: garantir que os responsáveis pelas tarefas estejam no momento dessa definição. Isso ajuda a garantir que o prazo seja real e combinado.

Outra dica é fazer o uso da Matriz RACI para definir quem serão os responsáveis, por cada etapa do projeto, garantindo que nenhuma tarefa fique sem dono.

4- Escolha o lugar onde seu diagrama de Gantt será colocado

Não basta compreender como fazer um gráfico de Gantt, elaborar um diagrama bonito e guardá-lo na gaveta. Desse jeito, a ferramenta não vai cumprir seu papel. O diagrama de Gantt deve ficar em um lugar de fácil visualização, disponível para todos os membros da equipe. 

Em tempos de trabalho remoto, pode ser que esse “lugar” seja um espaço na nuvem em um planilha ou em um software de acompanhamento de projetos. Nesse caso, garanta que todos os colaboradores envolvidos no projeto tenham acesso ao documento. 

É possível fazer gráfico de Gantt no Excel? 

A resposta mais curta para essa pergunta é: sim. O Excel ou o Google Sheets são duas das ferramentas mais comuns onde elaborar um gráfico de Gantt. Inclusive, o próprio Microsoft Office tem templates de diagrama de Gantt, exemplos e instruções para você fazer o seu. 

Para fazer o gráfico de Gantt no Excel ou online, no Google Sheets, basta você encarar as linhas da planilha como o eixo Y e as colunas como o eixo Y. Ajuste o tamanho das colunas e voilá, está pronta a base para o seu gráfico de Gantt no Excel ou Google Sheets. 

Diagrama de Gant: exemplo feito no Excel

Próximos passos

Saber como fazer um gráfico de Gantt é uma ótima maneira para garantir que o roadmap do projeto seja cumprido em todas as suas etapas. Mas, para o controle dos indicadores e das metas, o melhor é utilizar uma plataforma específica para essa finalidade. 

O STRATWs One é um software de gestão de processos que, além de te ajudar no acompanhamento de projetos, transforma em processo todo o modelo de gestão da sua empresa de forma simples. Ele permite que você defina as metas e que faça o acompanhamento dos indicadores de cada processo. Você também tem acesso a relatórios em tempo real e com uma visualização amigável. 

Grandes empresas como Dotz, Magazine Luiza e Unimed já estão usando o STRATWs One para otimizar sua gestão operacional. Mas elas não estão sozinhas: atualmente, mais de 180 mil usuários utilizam a plataforma em seu dia a dia de trabalho, e eles estão distribuídos por cerca de 1000 empresas em 20 países. 

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