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Você já ouviu falar no diagrama tartaruga? Essa é uma ferramenta que vai ajudar você a organizar melhor os seus processos e manter a qualidade no seu planejamento estratégico. Esse modelo permite enxergar melhor o fluxo dos processos, garantindo que as tarefas sejam bem executadas.
Com o diagrama de tartaruga, a produção fica mais bem orientada, o que se reflete diretamente na produtividade. Se você ainda não conhece essa ferramenta mas está curioso, aqui é o lugar certo! Vamos explicar o que é o diagrama tartaruga, suas principais vantagens e como aplicá-lo.
O diagrama tartaruga é uma ferramenta da gestão estratégica que vem do setor da qualidade. Com os processos no centro do diagrama, ele mapeia todos fatores envolvidos na realização de um determinado processo. Essa forma de organização das informações permite uma visualização mais clara das etapas, dos esforços e dos profissionais envolvidos, facilitando a gestão empresarial.
O diagrama tartaruga é composto por sete campos:
Esse modelo apresenta uma série de benefícios e pode trazer mais dinamismo e organização para a sua equipe. Vamos abordar a seguir os principais motivos para adotá-lo.
A ferramenta permite visualizar todo o processo e os fatores envolvidos. Isso facilita o entendimento e também torna mais simples a memorização.
Com o diagrama da tartaruga, é possível estabelecer de forma mais fácil quais são os elementos principais do processo. Assim, é possível saber o que deve ser priorizado na gestão.
O modelo do diagrama pode ser adaptado às necessidades da empresa e do projeto, incorporando elementos da gestão de risco. Nesses casos, os riscos e as oportunidades também podem fazer parte do diagrama.
O modelo pode ser anexado ao dossiê dos processos, aumentando a quantidade de informações oficiais sobre o projeto. Assim, caso algum dos integrantes da equipe saia ou precise ser deslocado, o substituto não terá dificuldade em acompanhar e aprender o processo.
Agora que já temos uma visão geral do diagrama tartaruga, vale a pena entrar em detalhes em cada um dos campos representados.
No centro do diagrama, ou o corpo da tartaruga, está o processo. Nesse campo, deve ser descrito o que é esse processo, quem é o responsável por sua execução e também qual resultado espera-se obter com a sua implementação.
Na cauda da tartaruga, temos as entradas, ou seja, os insumos necessários para que o processo seja realizado. Não necessariamente, esses insumos são físicos ou bens materiais. Eles podem ser os resultados de outros processos da empresa. Para ficar mais fácil de compreender, podemos dizer que tudo aquilo que será transformado dentro do processo é uma entrada.
Na cabeça da tartaruga ficam as saídas, ou os resultados do processo. Ou seja, tudo aquilo que foi transformado pelo processo é uma saída. Dependendo da organização da empresa, isso vai se tornar uma entrada para um novo processo mais adiante.
No campo “Quem”, precisamos listar quais são os recursos humanos que serão necessários para a realização do seu processo. Nesse campo, é importante não só listar os nomes das pessoas, mas também o papel que elas cumprem no processo e as habilidades e competências que são importantes para a realização do trabalho. Assim, caso alguém precise ser substituído, fica mais fácil otimizar essa nova contratação ou realizar uma promoção dentro da própria equipe.
Nos recursos, devem ser listados todos os materiais e equipamentos necessários. Lembre-se de incluir máquinas, softwares, equipamentos, materiais diversos e outros recursos.
O “Como” de um diagrama tartaruga pode ser comparado ao “modo de preparo” das receitas culinárias. Depois de já saber exatamente quais são os ingredientes e as quantidades, ainda falta uma parte importante, que são as técnicas de preparo. Na gestão de processos é bem similar: neste campo, você deve descrever todos os procedimentos, as instruções de trabalho, normas e deverá também incluir os documentos que servirão de referência para a realização do processo.
Por fim, o diagrama tartaruga prevê o estabelecimento dos indicadores. Esse campo é fundamental para que se possa fazer o monitoramento e a avaliação do processo depois que ele já estiver rodando. Dessa forma, é possível ver o que está ou não funcionando e fazer ajustes para um melhor desempenho.
No vídeo a seguir, você pode ver algumas dicas de como escolher os KPI corretos para a sua estratégia:
Agora que você já viu detalhadamente a estrutura do diagrama, já pode imaginar que não é muito complexo fazer o seu próprio diagrama tartaruga. O primeiro passo é partir do processo. Coloque-o no centro e descreva-o de forma bastante detalhada.
Uma boa dica para que o seu diagrama fique claro é pensar que uma pessoa alheia ao processo deve conseguir entender o que está descrito e atuar no processo caso seja necessário.
Depois, basta preencher os outros campos com as informações que descrevemos em cada um dos campos. É importante lembrar que uma saída é sempre a entrada de um novo processo. Dessa forma, toda a gestão pode ser transformada em processos, aumentando a eficiência.
Para ajudá-lo nessa tarefa, você pode contar com a STRATWs One, ferramenta online que transforma em processos toda a sua estratégia de gestão. Ela é compatível com metodologias diversas, como Lean, SWOT e outras.
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