Explore o diagrama tartaruga para melhorar a sua gestão de processos

Desenvolvido para oferecer uma visão holística e detalhada dos processos organizacionais, o diagrama tartaruga se destaca como um instrumento fundamental para empresas que buscam excelência operacional e qualidade superior em seus produtos e serviços.

Por meio de uma estrutura simples, o diagrama tartaruga facilita a identificação de áreas de melhoria e a gestão de riscos e também promove uma comunicação eficaz entre diferentes partes da organização, suportando a implementação de sistemas de gestão da qualidade, como a ISO 9001, e contribuindo para a formação e desenvolvimento de equipes.

Se você ainda não conhece essa ferramenta mas está curioso, aqui é o lugar certo! Vamos explicar o que é o diagrama tartaruga, suas principais vantagens e como aplicá-lo.

O que é diagrama tartaruga? 

O diagrama tartaruga é uma ferramenta de gestão da qualidade utilizada para compreender os processos dentro de uma organização. Ele recebe esse nome devido ao formato que lembra uma tartaruga, com o corpo representando o processo em si e as patas, a cabeça e a cauda representando diferentes elementos que influenciam o processo.

Essa ferramenta é particularmente útil na implementação de sistemas de gestão da qualidade conforme as normas ISO 9001, mas pode ser aplicada em qualquer contexto de análise de processos.

O diagrama é dividido em sete seções, cada uma focando em um aspecto específico do processo

• Processo;
• Entradas;
• Saídas;
• Recursos humanos;
• Recursos materiais;
• Métodos;
• Indicadores.

Como o diagrama de tartaruga faz o mapeamento de processos?

Agora que já temos uma visão geral do diagrama tartaruga, vale a pena entrar em detalhes em cada um dos campos representados.

1- Processo

No centro do diagrama, ou o corpo da tartaruga, está o processo. Nesse campo, deve ser descrito o que é esse processo, quem é o responsável por sua execução e também qual resultado espera-se obter com a sua implementação.

Nesta etapa do diagrama tartaruga, enumere as etapas chave, a sequência de operações, e como as entradas são convertidas em saídas. Incluis detalhes sobre as práticas de trabalho, fluxos de informação e decisão, e interações entre diferentes etapas ou departamentos.

2- Entradas

Na cauda da tartaruga, temos as entradas, ou seja, os insumos necessários para que o processo seja realizado. Não necessariamente, esses insumos são físicos ou bens materiais. Eles podem ser os resultados de outros processos da empresa. Para ficar mais fácil de compreender, podemos dizer que tudo aquilo que será transformado dentro do processo é uma entrada.

Ao preencher este campo, é importante especificar a qualidade, quantidade, fonte e forma desses insumos. Isso ajuda a garantir que o processo tenha tudo o que precisa para funcionar eficientemente e produzir resultados de alta qualidade.

3- Saídas

Na cabeça do diagrama tartaruga ficam as saídas, ou os resultados do processo. Ou seja, tudo aquilo que foi transformado pelo processo é uma saída. Dependendo da organização da empresa, isso vai se tornar uma entrada para um novo processo mais adiante.

Neste campo, descreva as características essenciais das saídas, incluindo padrões de qualidade, especificações e requisitos do cliente. Isso é crucial para avaliar a eficácia do processo em atender às expectativas e necessidades dos stakeholders.

4- Quem

No campo “Quem”, precisamos listar quais são os recursos humanos que serão necessários para a realização do seu processo. Nesse campo do diagrama tartaruga, é importante não só listar os nomes das pessoas, mas também o papel que elas cumprem no processo e as habilidades e competências que são importantes para a realização do trabalho.

Assim, caso alguém precise ser substituído, fica mais fácil otimizar essa nova contratação ou realizar uma promoção dentro da própria equipe.

Nesta etapa do diagrama tartaruga, liste os papéis e responsabilidades, as qualificações necessárias, e como os indivíduos contribuem para o processo. Isso é essencial para garantir que a equipe tenha as competências necessárias para executar o processo eficazmente.

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5- Recursos

Nos recursos, devem ser listados todos os materiais e equipamentos necessários. Lembre-se de incluir máquinas, softwares, equipamentos, materiais diversos e outros recursos.

6- Como

O “Como” de um diagrama tartaruga pode ser comparado ao “modo de preparo” das receitas culinárias. Depois de já saber exatamente quais são os ingredientes e as quantidades, ainda falta uma parte importante, que são as técnicas de preparo.

Na gestão de processos é bem similar: neste campo, você deve descrever todos os procedimentos, as instruções de trabalho, normas e deverá também incluir os documentos que servirão de referência para a realização do processo.

7- Indicadores

Por fim, o diagrama tartaruga prevê o estabelecimento dos indicadores. Esse campo é fundamental para que se possa fazer o monitoramento e a avaliação do processo depois que ele já estiver rodando. Dessa forma, é possível ver o que está ou não funcionando e fazer ajustes para um melhor desempenho.

Além disso, estabeleça métricas específicas, como tempo de ciclo, taxa de defeitos, custo por unidade, e índice de satisfação do cliente. Isso permite a avaliação contínua do processo e identificação de oportunidades de melhoria.

Por que o diagrama tartaruga é importante?

O diagrama tartaruga é importante por várias razões, especialmente no contexto empresarial, onde é utilizado para garantir a qualidade e a eficiência dos processos. Aqui estão alguns dos principais motivos da sua importância e como ele é utilizado nas empresas:

1. Visualização clara dos processos

O diagrama oferece uma representação visual clara de como um processo funciona, incluindo suas entradas, saídas, critérios de controle, métodos, ambiente, recursos humanos e medidas de desempenho. Isso facilita a compreensão de todos os aspectos do processo, mesmo para aqueles que podem não estar diretamente envolvidos nele.

2. Identificação de áreas de melhoria

Ao detalhar cada componente do processo, o diagrama tartaruga ajuda a identificar áreas que podem ser otimizadas para melhorar a eficiência, reduzir custos, ou aumentar a qualidade. Isso é crucial para a melhoria contínua dentro das organizações.

3. Facilitação da comunicação

O diagrama serve como uma ferramenta de comunicação entre diferentes departamentos e equipes, proporcionando uma linguagem comum para discutir processos. Isso é particularmente útil em organizações grandes e complexas, onde a compreensão mútua dos processos pode ser desafiadora.

4. Suporte à implementação de sistemas de gestão da qualidade

Empresas que buscam certificação em normas de qualidade, como a ISO 9001, podem utilizar o diagrama tartaruga para demonstrar como seus processos atendem aos requisitos da norma. O diagrama ajuda a documentar e revisar processos para garantir que eles sejam eficazes e estejam em conformidade com os padrões de qualidade estabelecidos.

Próximos passos

Agora que você já viu detalhadamente a estrutura do diagrama, já pode imaginar que não é muito complexo fazer o seu próprio diagrama tartaruga. O primeiro passo é partir do processo. Coloque-o no centro e descreva-o de forma bastante detalhada.

Uma boa dica para que o seu diagrama fique claro é pensar que uma pessoa alheia ao processo deve conseguir entender o que está descrito e atuar no processo caso seja necessário.

Depois, basta preencher os outros campos com as informações que descrevemos em cada um dos campos. É importante lembrar que uma saída é sempre a entrada de um novo processo. Dessa forma, toda a gestão pode ser transformada em processos, aumentando a eficiência.

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