O que é Ciclo PDCA e como ele pode melhorar seus processos?

O ciclo PDCA se tornou conhecido comuns dos métodos mais eficazes para a melhoria contínua de processos em empresas de diferentes setores, incluindo indústria, serviços, saúde e órgãos governamentais.

Se você quer saber como executar o ciclo PDCA, este conteúdo foi desenvolvido para explicar detalhadamente cada etapa e mostrar como aplicar o método de forma prática para transformar os resultados da sua empresa.

O que é o Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é um método dividido em quatro etapas (Plan, Do, Check e Act) e em oito passos, que, quando aplicados corretamente, busca testar possíveis melhorias e documentá-las dentro das organizações.

A ideia, é que ao aplicar o PDCA, de maneira metódica, é possível identificar a raiz de um problema, planejar um plano de ação para solucioná-lo, testar se os resultados são satisfatórios e por fim refletir se o que foi alcançado era o esperado e assim padronizar para uma escala maior, por exemplo.

Se for bem sucedido, você pode padronizar a melhoria, se não, você pode rodar uma nova rodada de testes, buscando o aperfeiçoamento contínuo.

No vídeo a seguir você pode assistir uma super aula sobre PDCA na prática:

Como o Ciclo PDCA surgiu?

O ciclo PDCA é também chamado de ciclo de Shewhart ou ciclo de Deming. Ele teve sua origem nos anos de 1920 com o engenheiro Walter Shewhart.

No entanto, foi somente em 1950, com a contribuição do professor William Deming, que o método se popularizou mundialmente, especialmente no Japão. Esses pioneiros inspiraram a consolidação do método PDCA e sua aplicação em processos de qualidade e melhoria contínua.

Seus criadores foram inspirados principalmente pelos americanos Clarence Irving Lewis e John Dewey, que foram dois dos fundadores da escola filosófica do pragmatismo, além de outros diversos filósofos que escreveram sobre a geração de conhecimento.

Dewey refletiu sobre a solução de problemas em cinco passos, os quais foram essenciais para a criação do Ciclo PDCA que hoje conhecemos, sendo eles:

1. Perceber a dificuldade;
2. Localizar o problema;
3. Definir o problema;
4. Sugerir possíveis soluções e desenvolver por meio do raciocínio as influências sugeridas;
5. Observar posteriormente as soluções aplicadas, que levam a sua aceitação ou rejeição.

Inicialmente, o ciclo foi desenvolvido para ser aplicado na administração da qualidade da gestão, sendo a ferramenta de Qualidade PDCA um método recomendado para o aprimoramento contínuo da qualidade dos produtos e serviços da empresa.

Mas seu uso foi aprimorado. Assim, hoje o método PDCA é uma das principais ferramentas para a compreensão dos processos e para a solução de problemas.

De lá para cá, o método do Ciclo PDCA passou por diversas alterações durante seus mais de 90 anos de existência. E pode ser adaptado para ser utilizado em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou área de atuação.

O Stratws One, da Siteware, é um software de gestão estratégica que te ajuda a rodar todo o ciclo PDCA, conectando-o diretamente com a estratégia da organização.

Exemplo prático da aplicação do PDCA

Imagine que uma empresa do setor automotivo está enfrentando um problema com o alto índice de desperdício de materiais em uma de suas linhas de produção de peças metálicas.

Isso está afetando diretamente o custo de produção e reduzindo a eficiência da linha, o que exigia uma ação rápida para melhorar os resultados.

Veja como seria rodar uma possível aplicação do método PDCA nesse caso:

1. Planejar (Plan)

Primeiramente, é levantado os dados do problema, fazendo o uso do Diagrama de Ishikawa para identificar a causa raiz dos problemas. Por meio do Ishikawa, encontrou as informações que o desperdício se deve a falhas no treinamento dos operadores (I) e no uso das máquinas (II).

Ainda na primeira etapa, define-se a meta de reduzir o desperdício em 20% em três meses.

E para alcançar essa meta, constrói-se um plano de ação que incluiu:

• Revisão do processo de operação das máquinas;
• Treinamento específico para os operadores sobre o manuseio correto do equipamento;
• Ajustes nos parâmetros das máquinas para garantir maior precisão no corte dos materiais.

2. Executar (Do)

Na segunda etapa, o time coloca o plano de ação na prática. A equipe aplicou o plano de ação em uma fase piloto na linha de produção, treinando os operadores e ajustando as máquinas conforme planejado.

Para isso, foi definido quem faria o que, o prazo para realizar os acordos e os custos que envolveria os treinamentos.

Essa fase incluiu ainda uma semana de testes para garantir que todas as mudanças estavam sendo corretamente aplicadas. A produção foi monitorada para verificar o impacto dessas mudanças.

3. Verificar (Check)

Na terceira etapa, com a conclusão do plano de ação e todos os testes realizados, os resultados foram avaliados.

A equipe de gestão de qualidade analisou os dados coletados sobre o desperdício de materiais antes e depois da implementação das mudanças.

Os resultados mostraram uma redução de 15% no desperdício, o que indicava uma melhoria, mas ainda abaixo da meta estabelecida, que era de 20%.

Leia também: PDCA vs PDSA: a escolha para escalar a melhoria contínua 

4. Agir (Act)

Por fim, na quarta etapa, com base nos resultados, a equipe percebeu que ainda havia espaço para novas melhorias, especialmente em relação à calibração das máquinas.

Eles decidiram refinar o treinamento dos operadores e fazer ajustes adicionais nos equipamentos.

Por isso, o ciclo PDCA foi repetido novamente para continuar monitorando e aprimorando o processo até que a meta de 20% de redução no desperdício fosse atingida.

No entanto, em muitas empresas o ciclo não é repetido novamente, mas isso depende muito do objetivo da melhoria.

Quais benefícios do ciclo PDCA para as empresas?

Utilizar o ciclo PDCA traz inúmeras vantagens, como:

• Melhoria contínua: permite que as equipes identifiquem e solucionem problemas de forma sistemática.
• Solução eficaz de problemas: ajuda a identificar as causas raízes dos problemas e a implementar soluções efetivas.
• Aumento da eficiência: elimina desperdícios e otimiza os processos.
• Melhoria da qualidade: garante a manutenção de padrões de qualidade através do monitoramento contínuo.
• Envolvimento da equipe: promove um ambiente colaborativo e focado na melhoria contínua.
• Tomada de decisão informada: baseia-se em dados reais para orientar as ações corretivas.

Quando usar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode ser usado em qualquer situação em que se deseje alcançar a melhoria contínua de processos ou resultados.

Algumas das situações em que o ciclo PDCA é frequentemente utilizado incluem:

• Identificação e solução de problemas: defina claramente o problema e levante seu histórico.
• Melhoria de processos: é útil para melhorar processos existentes, seja na produção, nos serviços ou na gestão da empresa.
• Implementação de novos projetos ou iniciativas: o ciclo PDCA é usado para planejar, implementar e monitorar novos projetos ou iniciativas, garantindo que eles alcancem seus objetivos e resultados esperados.

Ele é uma ferramenta flexível e versátil que pode ser aplicada em várias situações diferentes, dependendo das necessidades da empresa.

Como aplicar o Ciclo PDCA passo a passo?

1ª etapa: PLANEJAMENTO

O primeiro passo do ciclo é o planejamento. O planejamento em si, é dividido em 4 etapas.

Sua ordem lógica começa com o PLAN, que foca na identificação e análise do problema e proposição de uma solução (plano).

O objetivo aqui é levantar e analisar informações para estabelecer propostas para resolver o problema e/ou melhorar os resultados.

As quatro fases dentro da etapa de planejamento incluem:

1. Identificação do problema

Defina claramente o problema e levante seu histórico.

Para ter uma melhor visão do problema, você pode usar relatórios, dados, gráficos ou imagens para entender de fato qual problema você deseja solucionar.

2. Observação do problema

Analise as características e identifique pontos de atenção. Ferramentas como a Análise de Pareto são normalmente utilizadas para apoio a essa etapa.

Quando concluída, permitirá ao grupo estimar o orçamento necessário para resolver o problema (na etapa 4) bem como a meta a ser atingida com a sua solução.

3. Análise da causa raiz do problema

A pergunta a ser feita durante a análise PDCA é: “Por que esse problema está acontecendo nos focos que eu entrei?”

É nessa fase que as possíveis causas serão levantadas. Levantar as possíveis causas, colocá-las em ordem de relevância e escolher as mais prováveis.

Além de testar essas hipóteses com novos dados coletados e descartar as mais improváveis fazem parte da seleção de causas do problema.

Aqui, por exemplo, podem ser usadas ferramentas como: o “5 Porquês”, o Teste de Hipóteses ou o Diagrama de Causa e Efeito / Ishikawa.

4. Plano de ação

Depois de identificadas as possíveis causas do problema, é hora de propor planos de ações para resolvê-lo então.

Desenvolva um plano detalhado, utilizando modelos como o 5W2H, definindo o que será feito, por quem e em qual prazo.

Além disso, o plano de ação precisará de uma meta, para que, ao final do ciclo, seja possível identificar se o plano de ação foi eficaz ou não.

Preparamos um vídeo sobre plano de ação completo para ajudar na hora de passar essa etapa:

2ª etapa: EXECUÇÃO (DO)

Implemente o plano de ação, seguindo as diretrizes definidas e monitorando de perto a execução das tarefas.

Embora seja uma etapa totalmente prática, será importante realizar acompanhamentos semanais ou quinzenais do plano de ação.

A ideia é entender se as ações estão surgindo o efeito esperado, ou se os executores estão precisando de ajuda.

Dessa forma, não é preciso esperar até o fim do plano de ação para identificar se a hipótese será confirmada ou não.

3ª etapa: VERIFICAÇÃO (CHECK)

Analise os resultados obtidos, comparando o que foi planejado com o que foi executado, identificando os pontos de melhoria.

Na primeira etapa você definiu a meta. Dessa forma, aqui você verificar se os números foram bem sucedidos ou não.

4ª etapa: AÇÃO (ACT)

Ao final do ciclo existem dois possíveis caminhos.

O caminho número um, que é quando a hipótese deu certo e a meta foi alcançada, é padronizar os processos que funcionaram bem no teste, aplicando em escala.

O caminho número dois, é para aqueles cenários em que o resultado alcançado não foi dentro do esperado. Para esse, pode ser necessário iniciar um novo ciclo para resolver eventuais desvios e promover a melhoria contínua.

No entanto, se o resultado ficou tão abaixo do esperado, a iniciativa pode apenas ser encerrada e ficar por isso mesmo.

Por fim, será importante compartilhar o aprendizado adquirido e o que fazer com os eventuais problemas remanescentes.

Usando esse método de forma preventiva e contínua, ele auxilia na identificação de possíveis melhorias nos processos, evita tomada de decisões impulsivas tomadas pela equipe e desperdícios de recursos, além de priorizar a medição de dados e resultados essenciais para o bom gerenciamento.

Para que essas vantagens do ciclo PDCA surjam com seu uso, é necessário que os colaboradores envolvidos no processo tenham cuidados ao formar a equipe responsável pelo desenvolvimento do PDCA, fornecendo treinamentos adequados para que as ferramentas utilizadas sejam de domínio de todos para que as etapas sejam bem-sucedidas.

Por fim, o ciclo deve ser utilizado sempre que necessário! Suas fases precisam estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas.

Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão cumulativas e visíveis para toda a organização.

Agora que você já sabe o passo a passo do Ciclo PDCA e sua importância, é hora de aplicar para obter melhores resultados! Veja aqui em mais detalhes um passo a passo sobre como fazer um ciclo PDCA.

Qual a diferença entre PDCA e SDCA?

O método SDCA (Standardize-Do-Check-Act) é uma abordagem gerencial focada na padronização e manutenção de processos já estabelecidos dentro de uma organização.

Lembra que eu te falei que ao fim do ciclo, se ele deu certo, é padronizado em escala para a empresa? O SDCA é o método para fazer essa padronização.

Dessa forma, normalmente o SDCA é utilizado após uma melhoria ser encontrada enquanto rodava o PDCA. Assim, ajuda a padronizar a melhoria para o restante da empresa ou no setor.

O ciclo começa com a “Standardize” (Padronizar), onde são definidos e documentados os padrões de operação. Segue-se a fase “Do” (Fazer), na qual os processos são executados conforme os padrões estabelecidos.

Em “Check” (Checar), o desempenho é avaliado para garantir que os padrões estão sendo mantidos. Por fim, em “Act” (Agir), são feitas correções para resolver quaisquer desvios ou problemas identificados.

Dessa forma, a relação entre SDCA e PDCA é intrínseca e complementar. Enquanto o PDCA é utilizado para introduzir melhorias e mudanças nos processos, o SDCA é aplicado para manter e padronizar essas melhorias.

Uma vez que um processo é otimizado através do PDCA, o SDCA entra em ação para garantir que os novos padrões sejam consistentemente aplicados e mantidos.

Assim, o SDCA atua como um mecanismo de sustentação das melhorias alcançadas pelo PDCA, garantindo que os benefícios das mudanças sejam preservados a longo prazo.

Qual a diferença entre PDCA e CAPDo?

Em relação ao CAPDo, o PDCA funciona de maneira complementar, mas com uma abordagem inicial diferente.

Enquanto o PDCA começa com um planejamento estruturado seguido pela implementação e análise, o CAPDo inicia com uma análise da situação atual e ações corretivas imediatas, seguidas por planejamento e implementação.

Essa abordagem do CAPDo é particularmente útil em situações onde é necessário responder rapidamente a problemas críticos ou quando uma compreensão profunda da situação atual é essencial antes de se desenvolver um plano de ação.

Em muitas empresas, o CAPDo pode ser visto como uma forma de preparar o terreno para o ciclo PDCA. Ao começar com a análise e correção imediata, o CAPDo ajuda a estabilizar o ambiente e fornece insights que podem ser usados na fase de planejamento do PDCA.

Assim, o CAPDo pode ser utilizado para lidar com questões urgentes e preparar a organização para um processo de melhoria contínua mais estruturado e de longo prazo, conforme proposto pelo PDCA.

Como usar a tecnologia no Ciclo PDCA?

Conforme vimos neste artigo, o ciclo PDCA é fundamental para garantir a melhoria nos processos do seu negócio. Para ter mais eficiência, uma boa ferramenta de gestão pode ser interessante.

Um sistema de planejamento estratégico ajuda a aumentar, a engajar e a impulsionar seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

Por meio do Stratws One, você descobre oportunidades de melhoria, usa o Ciclo PDCA e, em seguida, cria os planos de ação em uma única ferramenta.

Se quiser saber mais, confira uma demonstração gratuita da ferramenta.

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