Gestão Estratégica

Entenda o que é Sistema de Gestão Integrada (SGI) e os benefícios em usar um

Entenda o que é Sistema de Gestão Integrada (SGI) e os benefícios em usar um

Publicação : 20/04/2021

Por Lorrana Freitas

10 min

gestor usa sistema de gestão integrada sgi no computador
gestor usa sistema de gestão integrada sgi no computador

Um sistema de gestão integrada (SGI) é um tipo de software de gestão que reúne todas as informações da empresa e permite organizar as operações. Assim, fica mais fácil executar os processos internos.  

A gestão de uma empresa é o coração das atividades. Para manter tudo funcionando de forma ótima, os gestores contam com a ajuda de uma série de ferramentas. Nos últimos anos, as ferramentas digitais e automatizadas têm conquistado cada vez mais espaço, uma vez que trazem mais segurança e eficiência para a empresa.

Para quem busca eficiência, as metodologias ágeis são uma ótima abordagem, que você pode dominar acessando o nosso material gratuito: 

Os Sistemas de Gestão Integrada são um exemplo desse tipo de ferramentas, às quais muitas empresas têm recorrido para ganhar eficiência. Por isso, preparamos este artigo. Se você está em busca de uma solução para otimizar as operações da sua empresa, aqui pode estar a resposta. Continue a leitura para saber mais! 

O que é um sistema de gestão integrada? 

Hoje em dia, grande parte das empresas utiliza diferentes softwares para atender as necessidades dos vários departamentos. Assim, o RH tem o seu sistema, o contas a pagar tem outro, o financeiro tem um terceiro sistema e assim sucessivamente.

Um Sistema de Gestão Integrada é a ferramenta que vai unir a função de todos esses e outros mais. A principal característica desse tipo de sistema é integrar (como o próprio nome sugere) diferentes aspectos das operações de uma empresa.

Os SGIs evitam a duplicação de informações e o retrabalho. Basta pensar, por exemplo, em tarefas que envolvem mais de um setor. Sem um sistema integrado, cada um terá que lançar sua parte da tarefa no seu sistema. Ou seja, são pelo menos dois funcionários fazendo praticamente a mesma coisa.

Com um sistema integrado, basta que uma pessoa faça o lançamento, para a outra ter os dados à disposição. Fazendo uma mudança relativamente simples, você libera tempo de trabalho de pelo menos uma pessoa, que pode se dedicar a outras coisas.

Agora, pense nessa mudança aplicada a toda a empresa e a todos os níveis operacionais. Conseguiu imaginar o quanto um sistema de gestão integrada pode contribuir para o ganho de produtividade na sua empresa?

A produtividade é um aspecto que pode ser mensurado, e você aprende como fazer esse cálculo no vídeo abaixo:

Agora, vamos ver as (outras) vantagens do software de gestão integrada. 

Quais as vantagens do sistema de gestão integrada? 

A primeira da lista de vantagens do sistema de gestão integrada é a que acabamos de falar: eliminando retrabalhos entre os seus colaboradores, você vai ganhar muitas horas de produtividade a mais. Se esse motivo ainda não te convencer sobre a importância de um SGI, talvez as próximas vão. Dê uma olhada a seguir. 

Centralização dos dados

Ter dados centralizados é fundamental para tornar a gestão empresarial mais simples. Em vez de ter planilhas que ficam “andando” de um email para o outro (e nem sempre atualizadas), você vai ter tudo em um mesmo lugar, que todos os colaboradores podem acessar de forma rápida, segura, e ter acesso a informações atualizadas.  

Maior segurança da informação

Um Sistema de Gestão Integrada é um ambiente seguro que pode ser acessado por senha. Alguns sistemas permitem inclusive que você crie áreas diferentes para os usuários, dando acesso somente àquilo que é pertinente para cada pessoa. 

Além disso, como todas as alterações são feitas dentro do sistema, é mais fácil manter um histórico e descobrir quando e quais mudanças foram feitas. 

Rapidez na tomada de decisão

Para tomar boas decisões, o gestor precisa ter boas informações. Em muitas empresas, isso pode significar precisar contatar outros três interlocutores de departamentos diferentes, e esperar que eles voltem com as respostas para questões importantes. 

Com o SGI, esse drama termina. Todas as informações já estarão disponíveis, o que torna o processo de tomada de decisão muito mais rápido. 

Por falar em dados, você sabe como usar o Big Data na gestão da sua empresas? Veja nosso ebook e aprenda tudo sobre o assunto: 

Redução dos custos 

O sistema de gestão integrada ajuda na redução de custos de formas diretas e indiretas. Indiretamente, quando você usa melhor o tempo da sua equipe, você está economizando — afinal, os colaboradores poderão fazer mais nas mesmas 44 horas semanais de trabalho. 

Além disso, um sistema único significa menos gastos em treinamento para os colaboradores e manutenção. Essa é uma forma mais direta de economia. 

Quais os requisitos para um sistema de gestão integrada? 

O principal requisito para um sistema de gestão integrada é que ele seja um software capaz de atender necessidades de diferentes áreas. Esse tipo de sistema precisa dar conta da gestão para o desempenho da qualidade da empresa, do meio ambiente e responsabilidade social, saúde e segurança do trabalho. 

Cada uma dessas áreas tem normas específicas, como o ISO 9001 e o ISO 14001. Assim, é imprescindível que os sistemas possam atender a todas as especificidades para conseguirem integrar as diferentes áreas da empresa. 

Tipos de empresas que possuem sistema de gestão integrada

Nos últimos anos, a automatização tem sido um grande tema em empresas de diferentes áreas. Além disso, existem no mercado Sistemas de Gestão Integradas de diferentes perfis, para atender as necessidades de segmentos variados. 

Isso faz com que esse tipo de software esteja se popularizando no mundo empresarial. Outro fator que também contribui para isso é o fato de esses sistemas estarem mais acessíveis. 

Vamos ver a seguir alguns exemplos de empresas que possuem sistema de gestão integrada ou podem se beneficiar muito ao adotá-lo.  

E-commerces

As lojas online têm crescido muito e viram sua importância aumentar no contexto mundial depois da pandemia de covid19. Esses negócios precisam lidar com questões como atendimento ao cliente, logística, preparação de mercadorias para envio e tantas outras. 

O SGI vai reunir todas as informações necessárias para que o pedido chegue ao cliente mobilizando o mínimo possível de recursos dentro da empresa. 

Fintechs

Os bancos online e outras fintechs são empresas que lidam com dados sensíveis e precisam de máxima eficiência no tratamento dessas informações. Além disso, seu serviço se baseia na simplicidade. 

Um sistema de gestão integrada é capaz de garantir a segurança necessária nos processos, a agilidade e a eficiência para as operações

Empresas de varejo

A produção ou distribuição de produtos para o varejo exige que as operações sejam otimizadas. Os diferentes setores da empresa podem se comunicar melhor e funcionar de uma forma mais dinâmica com a ajuda dos SGI. 

Além disso, esse sistema pode ajudar a automatizar uma parte do atendimento ao cliente, como FAQs e topo do funil de atendimento. 

Se você também está precisando de uma ajuda com a parte estratégica da gestão da sua empresa, temos a certeza de que o nosso Kit de Ferramentas de Gestão será muito útil. Nesse material, reunimos uma série de ferramentas e metodologias que vão ajudar você a dar forma para o seu planejamento estratégico organizacional. Entre os materiais aos quais você terá acesso, estão: 

  • Template de Modelo Canvas;
  • Planilha de Plano de Ação;
  • Planilha de OKR.

Além de ser bastante completo e muito útil, nosso kit é gratuito, e você pode baixar agora mesmo. Clique o link e pegue o seu: 

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