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EAP – Estrutura Analítica de um Projeto: tudo o que você precisa saber para começar a usar

EAP – Estrutura Analítica de um Projeto: tudo o que você precisa saber para começar a usar

Publicação : 24/02/2021

Por Viviane Rodrigues

9 min

gestor faz EPA de um projeto no computador
gestor faz EPA de um projeto no computador

Ao desenhar um projeto, você já teve aquela sensação de que o desafio é grande demais e você não vai conseguir concluir? Esse é um sentimento comum, principalmente quando estamos lidando com objetivos muito ousados. Mas a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ajuda você a organizar as ideias e manter as coisas sob controle. 

A organização é um elemento chave para que o plano seja realizado, para que os prazos sejam respeitados, para que todas as etapas sejam cumpridas. Ter ferramentas e metodologias que ajudam nessa sistematização é a melhor forma de dar passos seguros. 

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Preparamos este artigo com as informações essenciais para você dominar a EAP dos projetos e conseguir aplicar a ferramenta. Venha conosco e boa leitura! 

O que é EAP de um projeto? 

A EAP, ou Estrutura Analítica do Projeto, é um diagrama que permite visualizar o escopo do projeto. Pela forma como ela é organizada, você consegue enxergar todas as tarefas de uma vez e a hierarquia entre as diferentes fases. 

Podemos dizer que a EAP está para um projeto como o roadmap está para o planejamento estratégico. Ou seja, ambos são uma espécie de mapa que mostra todas as etapas pelas quais a equipe terá que passar até alcançar o objetivo final.  

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Uma estrutura dessas é feita, primeiro, identificando os milestones — marcos principais do projeto, que assinalam as diferentes fases. Depois, o gestor vai preenchendo com as tarefas que são necessárias para alcançar cada uma dessas fases. 

No fim, depois de montada toda a EAP, você fica com um documento no qual consegue ver o processo de fora. Isso ajuda a dar uma visão holística, que facilita o percurso atrás do objetivo geral e das metas intermediárias.  

Exemplo de EAP 

Graficamente, uma EAP (Estrutura Analítica de um Projeto) não é muito diferente de um fluxograma. Veja alguns exemplos de EAP: 

Fonte: Researchgate

EAP na gestão de projetos e cronograma são a mesma coisa? 

Nós já falamos aqui no blog sobre o diagrama de Gantt, e compreendemos se você agora estiver na dúvida sobre qual a diferença entre essa ferramenta e a EAP. Apesar de serem complementares, trata-se de duas coisas diferentes. 

A Estrutura Analítica do Projeto é algo que deve ser feito em uma fase anterior do projeto. Para montar um calendário, você precisa saber quais são as fases, as tarefas, o que é pré-requisito para o quê, certo? 

Pois é exatamente na EAP que você vai determinar essas informações. A estrutura analítica é o momento em que você pode olhar o projeto como um todo e destrinchá-lo em partes menores e mais fáceis de serem geridas. 

É por meio dessa ferramenta que você começa a entender quais esforços serão necessários, quais ferramentas, quais recursos e quanto tempo sua equipe vai ter que dedicar a cada tarefa. Com essas informações, aí sim, você consegue montar um calendário. 

Como fazer o EAP de um projeto? 

Agora que você já entendeu o conceito da EAP de um projeto, deve estar curioso para saber os passos para colocar a mão na massa. Então preste bastante atenção nos próximos pontos, que vamos dar as dicas fundamentais para você criar a sua própria estrutura analítica de um projeto. 

Elabore o Termo de Abertura

A ideia, em gestão de projetos, é partir do cenário mais macro e geral e ir decompondo-o em partes menores e mais manejáveis. Portanto, para chegar a essas pequenas partes, você precisa ter as etapas anteriores esclarecidas. 

Por isso, nossa sugestão é que você comece a EAP dando um passo atrás e elaborando, primeiro, o seu Termo de Abertura do Projeto. Trata-se de um documento que vai definir as bases, traçar o escopo e definir alguns critérios. O termo deve ter: 

  • Justificativa;
  • Finalidade;
  • Objetivo(s) gerais e específicos do projeto;
  • Descrição do produto ou serviço em questão;
  • Stakeholders;
  • Entregas previstas para o projeto;
  • Critérios de aceitação dessas entregas;
  • Estimativas iniciais gerais de tempo e orçamento;
  • Pontos que não estão contemplados pelo escopo do projeto (exclusões);
  • Premissas (fatos sobre o projeto que já são dados);
  • Limitações do projeto;
  • Análise SWOT do projeto, com foco nas oportunidades e ameaças;
  • Assinatura de um ou mais responsáveis pela aprovação.

Decomponha o escopo em partes menores

Feito o Termo de Abertura do projeto, está na hora de entrar na Estrutura Analítica propriamente dita. Nós recomendamos a não elaborar esse diagrama de forma linear, ou seja, tentando preencher uma linha embaixo da outra. 

Em vez disso, nossa dica é você identificar quais são os marcos importantes do projeto, aqueles que determinam mudanças de fase. Posicione primeiro essas, de maneira que fique bem clara a relação de um marco com o outro. 

Depois, ficará mais fácil preencher as lacunas. Ou seja, tomar dois marcos do projeto como referência e enxergar quais são as atividades que vão levar você de um ponto até o outro. Isso vai permitir que você preencha o resto da Estrutura Analítica do Projeto, com as tarefas que deverão ser realizadas. 

Faça o seu dicionário da EAP

Você já entendeu que a EAP – Estrutura Analítica do Projeto é um diagrama. E, assim como todos os diagramas, é uma ferramenta sintética. Por isso, você vai precisar de um documento de apoio, onde estarão descritas as etapas com mais detalhes. 

A esse documento, nós chamamos de dicionário da EAP. Ele terá uma descrição mais completa das ações, com as suas especificações. 

Aprove a EAP

Qualquer plano de trabalho tem maior adesão e maiores chances de ser cumprido se os envolvidos estiverem de acordo. Por isso, o último passo para a elaboração da sua EAP é a aprovação. 

Consolide o documento com os stakeholders, pegue eventuais feedbacks que eles tenham a passar, adapte o que for necessário. Essa aprovação serve também como um alinhamento de expectativas, para garantir que todos estão na mesma página. 

Depois que você estiver com a EAP de um projeto elaborada e aprovada, o seu planejamento da gestão operacional ainda não terá acabado. O próximo passo será definir os processos de cada etapa do projeto, estabelecer as metas, identificar os indicadores. 

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Para isso, você pode contar com a ajuda de um software de gestão de processos, como o STRATWs One. Nosso software transforma o modelo de gestão da empresa ou do projeto em processos, permitindo a você fazer os passos que mencionamos anteriormente, além de gerar relatórios que podem dar origem a insights valiosos. Tudo de forma fácil e eficiente. 

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