Fluxograma de Processos: o que é e como criar em 6 passos
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Os fluxogramas de processos proporcionam uma representação visual simplificada dos procedimentos operacionais que são realizados em uma empresa.
Esta ferramenta é extremamente útil para promover uma comunicação clara e precisa entre colaboradores e equipes, bem como para documentar e melhorar processos, otimizar resultados, aumentar a eficiência operacional e resolver problemas.
Neste artigo, apresentamos os principais tipos de gráficos de fluxo, explicamos por que são tão úteis e ensinamos os passos necessários para a criação de fluxogramas de processos que funcionam na gestão.
O que é um fluxograma de processos?
Um fluxograma de processos é uma representação gráfica de uma sequência de tarefas ou passos necessários para a realização de um processo. Geralmente, a representação é usada para documentar processos existentes ou para planejar novos.
Esse tipo de recurso também ajuda a identificar problemas e melhorias para um processo existente. Usando essa ferramenta você pode, efetivamente, analisar e aprimorar processos em toda a empresa, otimizando o uso de recursos e impulsionando resultados.
Veja este exemplo de um fluxograma de processos:
Perceba que as formas e símbolos dentro de um fluxograma de processos pode ser diferente. Isso não é aleatório. Eles foram padronizados e aperfeiçoados. São eles:
Por que usar um fluxograma de processos?
O fluxograma de processos é um meio de documentar como as tarefas são executadas, para que todos na equipe tenham uma compreensão clara de seu papel e objetivos.
Essa técnica ajuda a melhorar a produtividade, aumentar a eficiência e reduzir os custos, pois todos seguem o mesmo método e fluxo de trabalho.
Além disso, com ele é possível identificar e solucionar problemas mais rapidamente, já que os processos são documentados, diagramados e monitorados.
Aproveitando algoritmos preditivos, é possível ainda prever resultados futuros e melhorar ainda mais o processo. Um fluxograma bem elaborado pode resultar em grandes benefícios para a empresa.
Quais são os principais tipos de fluxogramas de processos?
Existem diferentes modelos e aplicações de fluxogramas, como o fluxograma de processos de negócios, o de organização, sistema e também o de segurança. Cada um tem uma finalidade e permite aos profissionais seguir o processo correto para concluir tarefas.
Alguns fluxogramas de processos incluem também informações sobre segurança e auditoria, bem como informações sobre como seguir os fluxos de processos para garantir resultados de qualidade.
Os dois tipos de representação mais conhecidos são o Linear e o Funcional.
1. Fluxograma de Processos Linear
Um fluxograma de processos linear é uma representação gráfica que descreve a sequência de etapas ou atividades de um processo de maneira linear e contínua.
Ele é usado para visualizar de forma clara e organizada como um processo ocorre do início ao fim, mostrando a ordem exata das atividades e as relações entre elas.
Nesse tipo de fluxograma, as atividades são conectadas por setas que indicam a direção do fluxo, seguindo uma linha reta de uma atividade para a próxima.
Cada atividade é representada por um símbolo ou forma geométrica específica, e geralmente, há também a inclusão de símbolos que indicam decisões, pontos de entrada ou saída, entre outros elementos relevantes.
Veja um exemplo:
2. Fluxograma de Processo Funcional
Um fluxograma de processo funcional, também conhecido como fluxograma de processo por função ou fluxograma de processo de departamento, é uma representação gráfica que mostra a sequência de atividades e a interação entre diferentes departamentos ou funções dentro de uma organização.
Ele enfatiza as relações horizontais e verticais entre as diferentes unidades funcionais envolvidas em um processo.
Esse tipo de fluxograma é usado para destacar como as atividades são realizadas em diferentes departamentos ou áreas funcionais e como elas se relacionam umas com as outras ao longo do processo.
Ele é especialmente útil para entender como o trabalho flui por meio de diferentes partes de uma organização e como os diferentes departamentos colaboram para alcançar um objetivo comum.
Como criar um fluxograma de processos passo a passo?
O fluxograma de processos é importante para qualquer empresa. Veja, a seguir, um passo a passo de como criá-lo.
Passo 1: identifique todas as etapas envolvidas
Recomendamos que os líderes de projetos recolham informações de todas as partes interessadas envolvidas no processo, para garantir que todas as etapas necessárias sejam consideradas no fluxograma.
Com todas essas informações, eles podem projetar uma representação de forma clara e unificada.
Passo 2: estabeleça relações entre as etapas
Relacione todos os elementos e estabeleça as ligações entre os diversos elementos da sua empresa.
É importante lembrar que a criação dessa representação, seja para um setor, seja para toda a empresa, deverá refletir com precisão as etapas e relações entre elas.
Esse passo é fundamental para garantir que o fluxograma de processos possa funcionar como planejado.
Passo 3: elabore as atividades e tarefas de cada etapa
O terceiro passo para criar um fluxograma de processos é o de elaborar o que deve acontecer em cada etapa do processo.
Aqui você deve inserir as atividades e tarefas que vão ser desenvolvidas (por humanos, máquinas ou ambos) para cumprir os objetivos da etapa.
Lembre-se de que, para cada etapa do fluxograma de processos, é importante fornecer detalhes para que os responsáveis possam conhecer os passos exatos que devem tomar para cumprir o objetivo de cada etapa.
Passo 4: coloque marcadores especiais nos fluxogramas
O quarto passo é colocar marcadores especiais nos fluxogramas. Estes marcadores identificam pontos chave dos processos, como a ligação entre etapas, operações, mudanças de estado ou a interação de fluxos.
Os marcadores especiais são importantes pois ajudam a destacar os processos relevantes do fluxograma de processos e facilitam a leitura e a compreensão.
Além disso, eles podem ser úteis na hora de gerar documentação e relatórios sobre os processos. Por isso, é importante ter cuidado ao criar um fluxograma de processos e incluir os marcadores especiais corretos.
Passo 5: crie um diagrama com todos os passos
O diagrama deve incluir informações sobre as dependências, entradas e saídas e possíveis problemas.
Cada etapa deve descrever as ações necessárias para concluir a tarefa. Cada passo do fluxograma de processos deve mostrar claramente as relações entre as etapas e as possíveis soluções, para que os envolvidos na execução atinjam o mesmo nível de compreensão.
Leia também: Diagrama de Swimlane: o que é e como ele funciona?
Passo 6: teste e revise o fluxograma
O último passo então é testar e rever o que foi criado. Como parte de seu fluxograma de processos, convém realizar testes abrangentes e revisões.
Valide que o conteúdo possa ser executado e repita as etapas para verificar consistência de resultados. Lembre-se de realizar ajustes ao fluxograma de processos quando necessário para mantê-lo pertinente.
Erros comuns a se evitar ao criar um fluxograma de processos
Um fluxograma de processos ajuda as organizações a implementar novos planos, estabelecer metas e gerenciar recursos. Mas existem alguns erros que as pessoas cometem que interferem nos resultados.
Um dos erros mais comuns é não incluir todos os processos necessários e relevantes no fluxograma. Por exemplo, se você estiver criando um processo de uma logística de envio, você deve incluir todos os processos relevantes, desde a aquisição de materiais até a entrega final.
Outro erro é não designar autoridade às pessoas responsáveis pelos processos. Sem a designação da autoridade correta, ninguém saberá quem deve executar um determinado processo.
Além disso, você também deve evitar criar fluxogramas de processos longos com detalhes excessivos ou informações que não agregam no entendimento.
Por fim, garanta que o conteúdo reflita realmente as operações atuais da empresa.
Um fluxograma de processos mal definido não é útil, pois não terá um bom retorno sobre o investimento. Portanto, ao criar um, certifique-se de evitar esses erros comuns para que seu fluxograma seja eficaz e útil.
Uma dica extra! Se precisar aprofundar suas análises para identificar a causa raíz de um problema, a metodologia do ciclo PDCA é uma excelente iniciativa.
Dúvidas frequentes
O que é um fluxograma de processo?
Um fluxograma de processo é um diagrama visual que representa a sequência de atividades, decisões e fluxos de trabalho de um processo, usando símbolos padronizados e setas para indicar a direção e a ordem das etapas. Ele facilita a compreensão das operações, os responsáveis e a sequência lógica das ações.
Para que serve um fluxograma de processo?
– Visualizar processos de forma clara e acessível.
– Identificar gargalos, desperdícios e oportunidades de melhoria.
– Documentar padrões operacionais e promover comunicação entre as equipes.
– Facilitar a análise, padronização e treinamento.
Quais são os símbolos mais comuns em um fluxograma?
Como criar um fluxograma de processo?
1- Defina o escopo do processo – determine início e fim claros
2- Liste as etapas e decisões principais
3- Escolha os símbolos adequados (início/fim, processo, decisão, etc.)
4- Desenhe o fluxo sequencialmente, conectando símbolos com setas
5- Revise com stakeholders, valide e ajuste conforme feedback
Consigo criar um fluxograma de processo com alguma ferramenta?
Sim. Existem softwares que criam fluxogramas completos de processo e ainda integram o acompanhamento de planos de ações na mesma ferramenta.
Se a necessidade é melhoria contínua, a visualização em um só sistema é a melhor opção para ter uma visão 360º.
Próximos passos
Como vimos, usar fluxogramas de processos é essencial para otimizar a eficiência e a produtividade das empresas.
Ao mapear todas as etapas de um processo, é possível identificar oportunidades de melhoria, reduzir erros e minimizar o tempo gasto em cada etapa.
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