Como fazer PDCA? Passo a passo completo!

Saber como fazer um PDCA, passo a passo, é fundamental para otimizar e melhorar os resultados da equipe e, consequentemente, da empresa. Em resumo, o Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que direciona para a melhoria contínua. 

Como o termo “ciclo” já indica, ele é um processo contínuo, que recomeça assim que outro termina. Nesse caso, o PDCA é uma metodologia de aprimoramento da gestão, assim como o OKR e o FCA. 

Ele serve para aprimorar atividades (como projetos e processos essenciais para o funcionamento da organização) e resolver seus problemas.

O Ciclo PDCA também pode ser chamado de Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, nomes dos respectivos criadores da metodologia. 

Criado nos anos 20, ele é composto pelo ciclo básico de Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act (agir).

Quer saber como essa metodologia pode ser implementada na sua organização para trazer melhorias nos processos que já são executados? Continue a leitura!

Como fazer um PDCA? Passo a passo simples 

Após saber que o Ciclo PDCA ajuda na identificação de problemas e na melhoria dos processos em uma empresa, o próximo passo é entender como utilizar essa ferramenta.

Cada uma das quatro etapas do PDCA diz respeito a uma fase do processo, que deve ser respeitada e realizada com cautela. Confira abaixo quais são:

Passo 1: P de Planejar

Vem do inglês Plan. Nesse primeiro passo do ciclo, você deve criar um planejamento estratégico focado em solucionar os problemas previamente encontrados nas atividades.

Para isso, é preciso ter uma equipe de projetos competente responsável por essa análise, que desenvolva um planejamento viável para a empresa.

No planejamento, você escolhe as pessoas mais capacitadas para desenvolverem o ciclo, além de selecionar quais métodos complementares serão utilizados e quais objetivos precisam de foco naquele momento.

Assim, você não apenas identifica os problemas, mas também os hierarquiza e cria planos de ação para solucioná-los da melhor forma possível.

Passo 2: D de Fazer

Vem do inglês Do. O “Fazer” é a execução do plano de ação criado no passo anterior. Ela é fundamental para o bom desenvolvimento da metodologia, por isso, deve ser feita e analisada com cuidado para evitar falhas e aumentar o sucesso das ações.

Nessa etapa do ciclo, é importante anotar todos os resultados (bons ou ruins) e a data de quando ocorreram, além de comunicar e treinar os colaboradores selecionados para as ações propostas e seus prazos. 

Sem isso, não há como fazer um PDCA realmente efetivo.

Passo 3: C de Checar

Vem do inglês Check. É o momento no qual a equipe checa e analisa o que foi executado e os resultados obtidos conforme o plano de ação.

Essa análise também pode ser feita durante todo o ciclo do plano, já que serve para a constante verificação do trabalho (avaliação do que está sendo executado) e dos seus resultados (avaliação dos dados, como falhas e erros).

É importante verificar a implementação do que foi planejado, além de comparar os resultados de antes e depois e o alcance da meta proposta.

Quando os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado voltar à fase de planejamento.

Passo 4: A de Agir

Vem do inglês Act. É o último passo do ciclo, que consiste em colocar em prática as ações corretivas dos problemas encontrados. As falhas identificadas na etapa anterior (checagem) são corrigidas aqui.

Esta é a hora de padronizar o processo, compartilhar o aprendizado com todos os envolvidos, refletir sobre o que pode ser alterado e fazer o PDCA girar novamente.

Não sabe como fazer isso? Então, veja como girar o PDCA neste infográfico:

Leia também: 5 principais erros ao aplicar PDCA e como evitá-los

Como utilizar o PDCA, na prática?

O PDCA surgiu como uma ferramenta da gestão da qualidade, mas atualmente é utilizado para melhoria contínua de diversos outros processos em uma empresa. 

Como já destacamos, o Ciclo PDCA não tem um final: a ferramenta deve ser rodada toda vez que um processo termina. 

Para isso, na última etapa, as oportunidades de melhoria nos procedimentos da empresa devem ser observadas e resolvidas com a ajuda do ciclo.

O PDCA também é uma ferramenta preventiva. Isso quer dizer que ele deve ser realizado quando os problemas ainda não geraram consequências graves. 

Inclusive, esse é um dos motivos pelo qual ele sempre deve ser revisto e rodado novamente.

Ficou com alguma dúvida sobre o assunto? Veja como o PDCA pode ajudar a alcançar a excelência operacional:

Leia também: Aprenda a usar a metodologia Ver e Agir para a solução imediata de problemas

Use o PDCA para potencializar os resultados do seu negócio

O Ciclo PDCA pode ser refeito quantas vezes forem necessárias, já que seus conhecimentos são cumulativos. Vale destacar que suas fases precisam estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão visíveis para todos.

Para isso, ter um sistema de planejamento estratégico e de melhoria contínua completo é um diferencial.

Contar com um bom sistema de gestão empresarial melhora o acompanhamento do desempenho corporativo e centraliza todos os indicadores e planos de ação, facilitando o monitoramento e a tomada de decisões. 

Para colocar o ciclo em prática de forma estruturada, contar com o apoio da tecnologia pode trazer muitos benefícios. O Stratws One é um exemplo de sistema que ajuda a centralizar indicadores e permite organizar a sua rotina de trabalho, engajando todo o time nas atividades do dia a dia.  

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