Reuniões

Passo a passo de como fazer pauta de reunião com os seus colaboradores

Passo a passo de como fazer pauta de reunião com os seus colaboradores

Publicação : 27/10/2021

Por Tayrane Corrêa

9 min

pauta de reunião
pauta de reunião

– Reunião? De novo?

Quem nunca reagiu dessa forma ao ser surpreendido por uma convocação para reunião, desanimado com a certeza de que demoraria horas, ninguém estaria perdido e não se chegaria à conclusão alguma?

No contexto corporativo, as reuniões podem atender a diferentes finalidades, como alinhar expectativas de um projeto em andamento, rever algumas metas, fornecer feedback, apresentar o balanço anual, discutir novas estratégias de negócio etc

Mas, para que funcionem e atinjam seus objetivos, precisam ser bem planejadas, divulgadas e documentadas.

Por isso, seja qual for o objetivo da reunião, para que se consiga aproveitar ao máximo o tempo disponível e evitar que ela se torne maçante, é fundamental contar com uma pauta bem estruturada.

Se você não sabe como montar uma pauta de reunião, fica tranquilo que você vai aprender um passo a passo neste artigo:

  1. Verifique se a reunião é realmente necessária;
  2. Faça uma lista com os tópicos a serem abordados;
  3. Estabeleça uma ordem com que os assuntos serão tratados;
  4. Informe os participantes sobre a reunião;
  5. Defina um responsável pela ata da reunião.

Mas antes de mostrarmos como fazer pauta de reunião na empresa, vamos explicar o que é e qual a importância desse documento.

Leia também: Exemplo de relatório de reunião: o que é, por que fazer e 10 dicas de como elaborar as atas da sua empresa

BRAINSTORMING: você conhece este tipo de reunião para geração de ideias inovadoras? Então, confira agora mesmo:

O que é uma pauta de reunião?

Não é incomum que os colaboradores torçam o nariz toda vez que precisam participar de alguma reunião. E um dos principais motivos disso acontecer é porque muitos acreditam que esses encontros são uma grande perda de tempo.

De fato, quando uma reunião não é bem planejada, é bem provável que o tempo disponível seja mal utilizado.

Mas, para evitar que isso aconteça, saber como fazer pauta de reunião na empresa pode ser a solução para aumentar o engajamento e o interesse dos colaboradores nesses encontros.

A pauta nada mais é do que um documento que vai elencar os principais tópicos que serão abordados na reunião. Além disso, ficam definidos também o tempo estimado para tratar de cada assunto.

A pauta serve como um roteiro que vai orientar os participantes durante a reunião. Ela esquematiza os temas estabelecendo a ordem em que eles serão abordados.

Leia mais: Reunião mensal de resultados: por que você deveria adotar já na sua empresa

Qual a importância de contar com uma pauta de reunião?

Contar com uma pauta bem estruturada é muito importante para que se consiga aproveitar da melhor forma possível o tempo destinado a esses encontros com a equipe.

As reuniões tendem a ser mais produtivas quando os assuntos são planejados com antecedência e os tópicos a serem debatidos se encontram devidamente organizados.

Ao redigir uma boa pauta de reunião, os colaboradores tendem a ficar mais engajados e se sentem mais confortáveis para participar de forma mais ativa desses encontros.

Veja também: Aprenda a fazer uma reunião 1:1 e seja o mentor dos seus colaboradores

Passo a passo: como fazer pauta de reunião na empresa?

Agora que você já sabe o que é e qual a importância de uma pauta de reunião, que tal descobrir como fazer uma pauta para os próximos encontros com a sua equipe de trabalho?

Nas próximas linhas, vamos mostrar um passo a passo direto e descomplicado de como montar uma pauta de reunião.

Passo 1 – Verifique se a reunião é realmente necessária

O primeiro passo de como montar uma pauta de reunião consiste em verificar se tal reunião é realmente necessária. Ou seja, qual a relevância dos assuntos que você pretende abordar?

Dependendo da sua resposta, você pode trocar a reunião por uma rápida conversa em particular.

Passo 2 – Faça uma lista com os tópicos a serem abordados

Procure elencar todos os assuntos dos quais você quer tratar na reunião. Essa prática vai te ajudar a distribuir melhor o tempo dedicado a cada um dos tópicos de acordo com o nível de relevância e complexidade de cada um deles.

Passo 3 – Estabeleça uma ordem com que os assuntos serão tratados

Ao montar a sua pauta de reunião online ou presencial, busque estabelecer uma ordem coerente para os assuntos a serem discutidos. 

Pode não fazer muito sentido, por exemplo, apresentar as metas de vendas para o ano seguinte sem antes discutir o desempenho comercial obtido neste ano.

Além disso, os tópicos mais relevantes e urgentes devem ser tratados primeiro.

Passo 4 – Informe os participantes sobre a reunião

Os colabores que forem participar da reunião precisam receber com antecedência informações como data, horário, local, temas a serem discutidos, materiais que precisam levar, etc.

Você pode enviar a sua pauta de reunião online para o e-mail dos colaboradores. Assim, eles vão comparecer ao encontro mais bem preparados.

Passo 5 – Defina um responsável pela ata da reunião

Esta é uma providência importante porque documenta tudo que foi tratado e já dá o caminho para a pauta de uma próxima reunião relacionada ao mesmo projeto.

Bom, espero que você tenha conseguido compreender como fazer pauta de reunião.

Siga os passos que trouxemos aqui e realize reuniões mais produtivas com a sua equipe.

Veja mais: Aprenda a fazer uma reunião de planejamento estratégico produtiva e eficiente

Separamos mais um vídeo para te ajudar a se preparar para suas reuniões:

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