Como fazer pauta de reunião: dicas para não perder mais tempo

Não tem segredo: elaborar uma pauta de reunião torna as discussões mais focadas, objetivas e rápidas.

Inclusive, a redução do tempo gasto com reuniões improdutivas é uma das grandes tendências mundiais para a otimização das jornadas de trabalho.

Afinal, segundo as pesquisas divulgadas pela Universidade da Carolina do Norte, o tempo perdido em reuniões desorganizadas leva a prejuízos anuais da ordem de cem milhões de dólares para empresas norte-americanas.

Se você não sabe como montar uma pauta de reunião, fique tranquilo! Neste  artigo, você vai aprender o passo:

1. organizar as ideias
2. listar os assuntos
3. incluir sugestões
4. criar uma prévia do plano de ação
5. enviar a pauta aos convidados
6. escrever a ata

Pegue seu bloco de anotações e vamos lá!

Leia também: Exemplo de relatório de reunião: o que é, por que fazer e 10 dicas de como elaborar as atas da sua empresa

O que é uma pauta de reunião?

De maneira rápida e sucinta: a pauta de reunião é o documento corporativo que lista todos os tópicos a serem discutidos entre os colaboradores. 

De maneira geral, a pauta inclui dados sobre:

• problemas a serem resolvidos;
• atividades pendentes;
• ações futuras e responsáveis;
• resultados analíticos de testes e experimentos.

Além disso, o documento inclui os tópicos indispensáveis para tomadas de decisão eficazes.

Por que fazer pauta de reunião?

Em primeiro lugar, é preciso compreender que a pauta de reunião é uma ferramenta essencial para aumentar a produtividade da rotina empresarial.

Além de facilitar o foco da discussão, a pauta garante inúmeras vantagens, como:

• assertividade na atribuição das tarefas incluídas no plano de ação;
• preparação dos envolvidos, que pesquisam previamente as informações relevantes;
• engajamento dos colaboradores nas discussões;
• impacto positivo no rendimento diário dos funcionários;
• mais praticidade para a organização das atas;
• redução de erros de comunicação e de expectativas.

Como mencionamos anteriormente, as pautas são uma maneira importante de evitar o grande inimigo da produtividade empresarial: o excesso de reuniões desnecessárias.

Este estudo, elaborado pela MIT Sloan em 2023, indica que cerca de 85% dos funcionários passam seu tempo em reuniões, o que definitivamente impacta seu rendimento profissional e qualidade de vida. 

Portanto, usar as estratégias para reduzir o número de reuniões traz benefícios para toda a empresa.

Veja também: Aprenda a fazer uma reunião 1:1 e seja o mentor dos seus colaboradores

Como fazer uma pauta de reunião: o passo a passo

Para manter a objetividade, é preciso que o organizador esteja atento a diversas informações. 

Para te ajudar a entender a lógica de preparo deste importante guia, explicamos agora como fazer uma pauta de reunião em 7 passos!

Passo 1: organize as ideias

Comece organizando suas expectativas para a reunião. Inclusive, vale a pena realizar um brainstorming de ideias para pensar em todos os possíveis tópicos relacionados ao assunto. 

Veja um roteiro com perguntas que podem ajudá-lo nessa etapa inicial.

• Qual é o propósito da discussão? 
• Quais os problemas e obstáculos a serem resolvidos? 
• Existem assuntos paralelos que poderiam ser incluídos na discussão?
• É possível chegar a alguma conclusão com base no cronograma atual de atividades?
• Há ações anteriores que precisam ser revisadas?
• Quais as informações e os documentos necessários para a discussão?

Vale ressaltar que esse levantamento já sinaliza se a discussão realmente é necessária, evitando as famosas “reuniões que poderiam ser apenas um e-mail”.

Passo 2: liste os assuntos prioritários

Uma vez levantados os possíveis tópicos para a reunião, é hora de realizar uma triagem dos assuntos de fato relevantes. 

Dica: use como base as atividades com prazo de entrega mais próximo e defina um objetivo nítido para a discussão. Caso precise, consulte o cronograma de atividades elaborado pelo time de gestão de projetos ou demais equipes responsáveis.

Passo 3: inclua sugestões

Salvo em casos de reuniões agendadas com urgência, é possível avaliar previamente com os envolvidos se existem tópicos que eles consideram importantes. 

Analise as sugestões e inclua na pauta as mais pertinentes. Além disso, consulte se esse assunto já foi discutido em outra reunião. Assim, você se certifica de que não irá perder tempo com uma reunião já feita. 

Passo 4: defina um tempo para cada tópico

Um erro muito comum na elaboração de pautas é a inclusão de tópicos demais para pouco tempo de reunião. 

Para ter noção se a lista está longa demais, estime generosamente o tempo mínimo esperado para cada assunto. Se os tópicos forem espinhosos, considere também um possível tempo para debates acalorados.

Passo 5: crie uma prévia do plano de ação

As reuniões precisam levar a resultados práticos na empresa, com tarefas atribuídas aos funcionários. 

Você pode incluir na pauta uma planilha com a prévia das atividades e seus responsáveis. Durante a reunião, você pode alterar as informações, porém a planilha preenchida previamente vai agilizar o procedimento.

Para criar um plano de ação de forma estratégica, pode-se utilizar a ferramenta de planejamento e gestão conhecida como 5W2H. 

O 5W2H é uma sigla que representa as iniciais em inglês de sete perguntas essenciais que ajudam a estruturar um plano de ação. 

As perguntas são as seguintes:

• What (O quê): defina claramente a tarefa ou o objetivo a ser alcançado;
• Why (Por quê): determine as razões que motivam a necessidade da tarefa;
• Who (Quem): nomeie as pessoas ou equipes envolvidas;
• When (Quando): estabeleça um prazo para a conclusão da atividade;
• Where (Onde): caso precise, inclua o local em que a tarefa será realizada;

• How (Como): descreva os testes, processos e tipos de análises que serão usados;
• How much (Quanto custa): levantamento do custo das ações, envolvendo, por exemplo, a solicitação de amostras prévias.

Ao mapear todas essas informações, o método 5W2H facilita o planejamento, a execução e o acompanhamento das atividades.

Passo 6: envie a pauta no convite da reunião

É hora de enviar os convites para a reunião! 

Confira como montar um e-mail com a pauta:

• torne o assunto do e-mail claro e informativo;
• no corpo do e-mail, informe brevemente o propósito da reunião;
• inclua os detalhes gerais, como:
  • data e hora;
  • sala (para reuniões presenciais) ou link (para videochamadas);
  • nome do facilitador ou líder da reunião;

• descreva a pauta na ordem de discussão, incluindo ações prévias para colaboradores específicos;
• anexe os documentos de suporte e o rascunho de plano de ação. 

Passo 7: defina um responsável pela ata da reunião

Esta é uma providência importante porque documenta tudo que foi tratado e já dá o caminho para a pauta de uma próxima reunião relacionada ao mesmo projeto.

Escolha um dos participantes para redigir a ata e depois envie para os demais integrantes da reunião, para possíveis alterações. 

Por fim, colete as assinaturas e arquive a pauta para consultas posteriores. 

Exemplo de pauta de reunião empresarial

Está com dúvidas por onde começar a pauta? Não se preocupe: elaboramos um exemplo fictício de pauta para uma reunião industrial. 

Vale a pena ressaltar que, com o tempo, você poderá moldar o modelo para as particularidades da sua equipe de trabalho.

Exemplo de pauta de reunião empresarial:

Data da reunião: 10/10/2023 às 10h30

1. Assunto: reunião sobre mudanças de embalagens do produto X
2. Objetivo: obter o follow up das atividades necessárias para o lançamento do produto X
3. Tópicos de discussão:

• artes gráficas já foram liberadas pelo diretor de marketing?
• SKUs já foram criados?
• documentação técnica já está sendo feita?
• fornecedor já foi cadastrado?

4. Plano de ações:

Caso prefira, também inclua diagramas, gráficos e quaisquer outras ferramentas que possam auxiliar a conduzir a reunião.

Normalmente, as pautas ficam registradas nas atas de reunião assinadas pelos participantes. No entanto, vale a pena estudar qual o melhor fluxo documentacional para a realidade de sua empresa.

5 erros mais comuns em reuniões

Esquecer das pautas é somente um dos erros comuns em reuniões. Continue lendo para conhecer os principais problemas que levam a discussões desorganizadas.

1. Falta de preparação

Iniciar uma reunião sem preparação adequada levará à perda de tempo no dia da reunião. Por exemplo, você pode perder vários minutos buscando os documentos ou as evidências necessárias para o debate.

2. Má gestão do tempo

Não ficar de olho no relógio leva a reuniões exaustivas que atrapalham o rendimento dos colaboradores. Caso precise, use um cronômetro ou alarme para gerenciar melhor o tempo de cada tópico.

3. Lista de convidados errada

Saiba muito bem quem são os setores a serem envolvidos nas discussões e convide o responsável para a reunião. Afinal, chamar colaboradores errados os fará perder tempo e a discussão não será produtiva.

E mais: você certamente perderá muito tempo tentando entrar em contato com os reais convidados no meio da reunião!

4. Comunicação acusativa

Nada gera mais conflitos do que a linguagem agressiva, que expõe faltas e constrange os colaboradores. Portanto, nada de criar um ambiente hostil e dificultar a resolução de problemas. 

Mantenha a comunicação empática e não-violenta, propondo soluções ao invés de mais entraves à situação.

5. Falta de participação ativa

Não compartilhar suas próprias ideias leva a perdas criativas durante uma reunião. Além disso, os participantes ficam confusos quando o organizador não explica e contextualiza corretamente os tópicos da discussão.

Como organizar uma reunião produtiva?

Agora que você sabe o que não fazer em uma reunião, confira os principais cuidados para promover uma reunião organizada e produtiva.

Faça reuniões menores

Além de reduzir o tempo de duração da reunião, também atente-se ao número de participantes. 

Convide apenas os colaboradores realmente necessários, para não haver muitas opiniões e especulações sobre a pauta a ser discutida. 

Desta forma, você garante a abordagem dos pontos principais sem ter que explicar certas partes para quem não está envolvido com a questão.

Nada de atrasos ou de prorrogações!

O tempo dos participantes é valioso e respeitar os horários é sinônimo de profissionalismo. Por isso, atrasos e prorrogações podem causar frustração e prejudicar a eficiência geral da equipe.

Uma dica é organizar sua agenda e ativar as notificações de reuniões. Assim, você evita esquecimentos.

Elabore um bom plano de ações

Como mencionamos anteriormente, o plano de ações é essencial para que a discussão seja convertida em resultados práticos. 

No entanto, para surtir o efeito desejado, é preciso que as atividades sejam pertinentes e corretamente atribuídas. Defina os melhores responsáveis pelas ações e estabeleça um prazo máximo para a entrega. 

Além disso, evite deixar o plano excessivamente carregado de pequenas ações, pois será muito difícil de fazer o acompanhamento detalhado. 

Avise os responsáveis pelas ações

Aqui entra um fator indispensável de comunicação entre as equipes: sempre que um plano de ação for criado, lembre-se de sinalizar os envolvidos. 

Muitas vezes, ninguém do setor está presente na discussão e o colaborador responsável não fica sabendo de suas atividades. 

Portanto, se você tiver um sistema de gerenciamento de tarefas, imediatamente inclua o plano de ação e envie a notificação ao responsável.

A depender do fluxo da sua empresa, é possível também solicitar o envio de evidências da finalização da atividade para a inclusão no sistema de gerenciamento. 

Envie a ata no mesmo e-mail da pauta

Finalizou a reunião? Junte todas as informações discutidas e elabore uma ata completa, incluindo o plano de ações atualizado. 

Para evitar a perda de informações importantes, envie os documentos no mesmo e-mail usado para agendar a reunião. 

Aliás, essa é uma dica muito útil para tornar as informações discutidas concentradas em apenas um fluxo de mensagens. 

Apresente dados organizados

A boa prática vale tanto para o organizador da reunião quanto para os convidados: quanto mais informações você apresentar nas reuniões, mais rica a discussão se tornará. 

Para tanto, é preciso selecionar os dados corretos e necessários e analisá-los adequadamente, elaborando um relatório sucinto e claro.

Se você acha essa etapa desafiadora, saiba que listamos a seguir algumas dicas para fazer um bom relatório de dados. 

Como analisar os dados para enviar na pauta?

O componente de análise de dados em um relatório é um dos principais elementos para estruturar um report de excelência. A prática já acelera consideravelmente o processo de discussão acerca dos resultados coletados. 

Muitos pensam que a avaliação se resume apenas a imputar suas percepções. No entanto, se você quer entregar um material genuinamente rico, siga estes passos na sua análise de dados: 

• saiba onde você quer chegar: defina a pergunta a responder, focando na solução de problemas;
• entenda bem seus indicadores: os dados a serem analisados ​​podem ser quantitativos ou qualitativos, então é preciso distingui-los antes de detalhá-los;
• se necessário, conte com ferramentas: existem alguns softwares que podem ajudá-lo a interpretar grandes quantidades de dados, otimizando o processo de análise;
• compartilhe os dados coletados: compartilhando dados com outros líderes ou profissionais da empresa, eles podem fornecer uma segunda interpretação das informações fornecidas;
• crie hipóteses: formule hipóteses ao coletar informações para análise futura e apresente-as no relatório, detalhando as justificativas com diagramas de causalidade ou tabelas de verificação;

Para dar continuidade a este processo e testar suas hipóteses, recomendamos que você utilize metodologias como o Diagrama de Ishikawa ou a Análise de Pareto. 

Para entender como criar o Diagrama de Ishikawa, preparamos um vídeo completo para você:

Como construir um Diagrama de Ishikawa?

Relatórios de excelência para reuniões mais produtivas com o STRATWs One

O STRATWs One é um software de gestão usado para melhorar o desempenho da empresa. A ferramenta ajuda a visualizar os dados corporativos de forma mais clara, centralizando todos os indicadores em um só lugar. 

No sistema, há o Módulo de Reuniões, no qual você pode imputar registros de reuniões (atas), fazer anotações e criar apresentações relacionadas. Além disso, existe o Módulo de Gestão à Vista, que se concentra na geração de uma apresentação de resultados.

Com o objetivo de oferecer o melhor ao mercado e solucionar os principais problemas dos nossos clientes, estamos aprimorando o sistema para otimizar o processo de criação de relatórios, tornando-o ainda mais rico e estratégico. 

O STRATWs One é um software de gestão de performance corporativa que já é usado por mais de mil empresas ao redor do mundo. Veja algumas de suas funcionalidades e vantagens:

• facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
• compartilhar KPIs com agilidade e transparência;
• potencializar a governança corporativa;
• focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
• usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
• empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
• integrar pessoas, operação e estratégia;
• criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas

Vale ressaltar que o software de gerenciamento vai muito além de apenas adicionar conteúdo escrito. 

Em resumo, um sistema de comunicação interna é uma excelente opção para se ter relatórios personalizados que possam ser conectados diretamente com as fontes de informações para se ter reuniões mais produtivas. 

Por meio de um bom sistema de gestão empresarial você pode monitorar e centralizar os indicadores estratégicos, táticos e operacionais, de modo a ter mais base para a tomada de decisões. 

E o Stratws One é um excelente software de performance corporativa que ajuda a aumentar a sua produtividade fornecendo informações ricas para o planejamento estratégico e operacional.