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Como apresentar um plano de ação respondendo 7 perguntas

Como apresentar um plano de ação respondendo 7 perguntas

Publicação: 15/03/2018

Por Siteware

10 min

como apresentar um plano de ação
como apresentar um plano de ação

(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre como apresentar um plano de ação! Deixe nos comentários o que achou.)

Em um ambiente tão dinâmico como costuma ser o das empresas, é fundamental saber otimizar o tempo e ser capaz de cometer menos erros nas mais variadas tarefas, certo?

Para que metas sejam alcançadas e processos sejam realizados com a qualidade esperada, não se pode deixar de lado uma etapa inicial essencial: o planejamento e sua implementação.

Por isso, saber como apresentar um plano de ação poderá se tornar um grande fator diferencial para aumentar a produtividade e alcançar os objetivos de seu negócio.

E, para isso, você pode contar com técnicas e ferramentas muito importantes, que irão auxiliar sua empresa a definir e alcançar metas, além de melhorar processos de seu cotidiano.

Você conhece o método 5W2H? Vamos aprender a utilizá-lo?

Por que devo utilizar um plano de ação?

Compreender, na teoria, que para definir importantes metas em uma empresa é necessário um bom planejamento, parece não ser uma grande novidade para muitos gestores.

Mas, mesmo tendo a consciência da necessidade de um planejamento, muitos ainda não sabem como colocá-lo em prática de maneira eficiente em seus negócios.

É aí que as empresas podem encontrar grandes dificuldades de execução e produtividade ou ficar se perguntando os motivos de um projeto não ter dado tão certo, na prática.

Para isso evitar isso, é fundamental que você saiba como apresentar um plano de ação.

Deixar muito bem definidos metas, tarefas, prazos e cada responsável é a chave para colocar em prática os objetivos traçados durante uma reunião bastante produtiva e obter o sucesso esperado.

Você sabia, que até os processos mais corriqueiros de sua empresa podem — e devem — ser desenvolvidos por meio de planos de ação?

Compra de suprimentos para o escritório, organizar um evento de confraternização entre os colaboradores, implantar hábitos na equipe: tudo isso pode ser executado da maneira mais eficiente com as ferramentas e técnicas adequadas de um plano de ação.

Por isso, coloque em mente que, independentemente do tamanho ou setor de seus negócios, ou até mesmo da complexidade de suas tarefas, optar por um plano de ação pode ser decisivo para os resultados alcançados.

Como apresentar um plano de ação

Entender que uma boa organização é capaz de aumentar a produtividade de uma empresa, mas não saber como colocar isso em prática, não adianta muita coisa.

Por isso, para conseguir alcançar suas metas, é preciso saber como apresentar um plano de ação de maneira adequada para que toda equipe entenda o que deve fazer.

E, para isso, uma ótima alternativa é o modelo de plano de ação 5W2H, uma técnica famosa, criada no Japão por especialistas da indústria automobilística.

5W2H: uma opção prática de como apresentar um plano de ação

A ferramenta 5W2H recebe esse nome, justamente, por ser composta por 5 diretrizes que começam com a letra W e 2 por H (em inglês).

Perguntas do plano de ação 5W2H:

  • What = O quê
  • Why= Por quê
  • Who = Quem
  • Where = Onde
  • When = Quando
  • How = Como
  • How much = Quanto

A partir das diretrizes acima, para colocar em prática o 5W2H, você deve tornar cada item uma pergunta.

Assim, a partir dessas questões, você irá obter as respostas que serão essenciais para colocar em prática seus projetos, estratégias e tarefas de maneira mais clara e objetiva.

Como funciona o 5W2H?

Mas como responder corretamente a cada uma das perguntas que constituem o 5W2H?

Entenda isso corretamente e você como apresentar um plano de ação se tornará uma tarefa bem mais fácil:

1- O quê?

Para responder essa pergunta, você deve, primeiro, definir o objetivo que deseja alcançar.

Ou seja, pense em qual será a tarefa, qual é o projeto ou estratégia que pretende colocar em prática.

2- Por quê?

Agora que já foi definido qual é o objetivo, é preciso compreender os motivos de sua existência.

Pergunte-se:

  • Por que essa atividade precisa ser realizada?
  • Qual problema será solucionado?

3- Quem?

Muita atenção nessa etapa: é preciso definir qual colaborador ficará responsável por qual atividade.

Além disso, é muito importante saber como estabelecer as equipes envolvidas na tarefa, bem como quem será o líder.

Para o projeto alcançar o resultado desejado, é essencial que as pessoas certas sejam alocadas nas funções mais adequadas.

4- Onde?

Onde o plano deverá ser realizado?

Analise bem as etapas de seu projeto e defina as localizações.

Atente-se ao fato de que é possível que nem todas as tarefas sejam desempenhadas dentro da própria empresa.

5- Quando?

Para responder essa questão, não adianta apenas estipular o prazo final de seu projeto.

É essencial que se defina um cronograma contendo as datas de entrega de cada tarefa, de cada processo e tudo bem detalhado.

A partir disso, será possível que cada colaborador tenha uma melhor ideia sobre quando poderão esperar por um dado resultado ou recurso.

Lembre-se: trabalho em equipe precisa de sincronia!

6- Como?

  • Haverá alguma metodologia específica a ser utilizada por sua equipe?
  • Quais as ferramentas deverão usar?
  • Quais serão os softwares, unidades de medida, nomenclaturas, etc.?

É fundamental que todos os colaboradores sigam o mesmo “padrão” e boas práticas em projetos para evitar problemas ou erros de comunicação.

7- Quanto?

É claro que, no início de qualquer projeto, é difícil adivinhar quanto será gasto para alcançar o resultado final.

Mas, é possível (e fundamental!) saber estipular estimativas.

  • Quanto espera gastar nessas atividades?
  • Qual será a despesa esperada para atingir o objetivo definido?

Essa etapa é muito importante para evitar custos excessivos ou até economizar demais em um processo que deveria receber mais recursos.

Não esqueça também que uma empresa não apresenta apenas custos monetários ao longo de um projeto.

Por isso, não deixe de registrar o tempo estimado de trabalho.

Além disso, estime os recursos, como maquinários e insumos que a empresa já possui, mas que serão usados exclusivamente em tarefas desse projeto.

Como colocar em prática

Colocar em prática o plano de ação 5W2H não é uma atividade complicada.

Como você viu acima, com essa técnica, é preciso apenas definir as respostas para cada uma das perguntas anteriores.

Questões essas que, geralmente, você já consegue definir após uma reunião entre gestores, por exemplo.

E, para tornar a tarefa de responder essas questões mais fácil e eficiente, é comum que as empresas optem pelo uso de planilhas.

Essas planilhas podem ser construídas seguindo um modelo simples de duas colunas, onde, na primeira, serão organizadas as perguntas, e, na segunda, as devidas respostas.

Para isso, você pode utilizar editores convencionais de texto ou optar por softwares especializados para a gestão de planejamento, como o STRATWs One.

Usar as inovações da tecnologia nesse momento poderá ser um fator importante para otimizar essa tarefa de planejamento.

Afinal, como apresentar um plano de ação e organizar as etapas de um projeto só com papel e caneta? Isso não é nada prático.

Mas o fato é que, a partir do momento em que você compreende como apresentar um plano de ação em sua empresa, você aumentará as chances de alcançar os resultados esperados.

Portanto, para conseguir alcançar a produtividade tão esperada nas atividades de sua empresa é realmente fundamental se planejar e saber utilizar as ferramentas do plano de ação a seu favor.

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Daniella DoyleJornalista e Publicitária de formação, está no mercado há mais de 15 anos com foco em gerar resultados para empresas B2B por meio de estratégias online e offline. Adora uma nova tendência e trabalhar com métricas e metas. É gerente de marketing na Siteware e, quando sobra um tempinho, aproveita para tricotar e pintar!

E se você vai apresentar seu plano de ação 5W2H, organize adequadamente uma reunião para isso, saiba como com baixando este infográfico gratuito: Checklist de reunião