(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre como apresentar um plano de ação!)
Entender como apresentar um plano de ação é fundamental para que cronogramas, metas e outros pontos sejam respeitados do projeto. Isso porque para que metas sejam alcançadas e processos sejam realizados com a qualidade esperada, não se pode deixar de lado uma etapa inicial essencial: o planejamento e sua implementação.
Dessa forma, saber como apresentar um plano de ação poderá se tornar um grande fator diferencial para aumentar a produtividade e alcançar os objetivos de seu negócio.
E, para isso, você pode contar com técnicas e ferramentas muito importantes, que irão auxiliar sua empresa a definir e alcançar metas, além de melhorar processos de seu cotidiano.
Você conhece o método 5W2H? Vamos aprender a utilizá-lo?
Compreender, na teoria, que para definir importantes metas em uma empresa é necessário um bom planejamento, parece não ser uma grande novidade para muitos gestores. Mas, mesmo tendo a consciência da necessidade de um planejamento, muitos ainda não sabem como colocá-lo em prática de maneira eficiente em seus negócios.
É aí que as empresas podem encontrar grandes dificuldades de execução e produtividade ou ficar se perguntando os motivos de um projeto não ter dado tão certo, na prática.
Para isso evitar isso, é fundamental construir e planejar planos de contingência e também aprender como apresentar um plano de ação. Isso porque ter bem definido as metas, tarefas, prazos e cada responsável é a chave para colocar em prática os objetivos definidos durante uma reunião bastante produtiva e obter o sucesso esperado.
Você sabia, que até os processos mais corriqueiros de sua empresa podem — e devem — ser desenvolvidos por meio de planos de ação?
Compra de suprimentos para o escritório, organizar um evento de confraternização entre os colaboradores, implantar hábitos na equipe… Tudo isso pode ser executado da maneira mais eficiente com as ferramentas e técnicas adequadas de um planejamento estratégico.
Por isso, coloque em mente que, independentemente do tamanho ou setor de seus negócios, ou até mesmo da complexidade de suas tarefas, fazer um plano de ação pode ser decisivo para os resultados alcançados.
Entender que uma boa organização das tarefas é capaz de aumentar a produtividade de uma empresa, mas não saber como colocar isso em prática, não adianta muita coisa. Não é mesmo?
Por isso, para conseguir alcançar suas metas, é preciso saber como apresentar um plano de ação de maneira adequada para que toda equipe entenda o que deve fazer.
E, para isso, uma ótima alternativa é o modelo de plano de ação 5W2H, que é uma ferramenta famosa, criada no Japão por especialistas da indústria automobilística. No entanto, pode ser aplicada por qualquer segmento.
A ferramenta 5W2H recebe esse nome, justamente, por ser composta por 5 diretrizes que começam com a letra W e 2 por H (em inglês). Essas perguntas ajudam os gestores a mapearem um passo a passo para definir as ações necessária para atingir metas e construir planos de ação realmente eficazes.
A partir das diretrizes acima, para colocar em prática o 5W2H, você deve tornar cada item uma pergunta.
Assim, a partir dessas questões, você irá obter as respostas que serão essenciais para colocar em prática seus projetos, estratégias e tarefas de maneira mais clara e objetiva.
Mas como responder corretamente a cada uma das perguntas que constituem o 5W2H? Se você baixar a ferramenta que disponibilizamos anteriormente você já terá acesso a um template que facilitará bastante.
Além disso, entender a plano de atividades mapeadas pelo 5W2H vai te ajudar a agilizar como apresentar um plano de ação e se tornará uma tarefa bem mais fácil. Para isso, confira mais sobre cada uma dessas diretrizes:
Para responder essa pergunta, você deve, primeiro, definir o objetivo que deseja alcançar.
Ou seja, pense em qual será a tarefa, qual é o projeto ou estratégia que pretende colocar em prática.
Agora que já foi definido qual é o objetivo, é preciso compreender os motivos de sua existência.
Pergunte-se:
Muita atenção nessa etapa: é preciso definir qual colaborador ficará responsável por qual atividade.
Além disso, é muito importante saber como estabelecer as equipes envolvidas na tarefa, bem como quem será o líder. Afinal, todo projeto e cada ação precisa de um responsável principal, ou ninguém de fato terá a responsabilidade sobre si.
Para o projeto alcançar o resultado desejado, é essencial que as pessoas certas sejam alocadas nas funções mais adequadas.
Na hora de criar um plano de ação é fundamental se questionar “onde o plano deverá ser realizado?“
Analise bem as etapas de seu projeto e defina as localizações.
Atente-se ao fato de que é possível que nem todas as tarefas sejam desempenhadas dentro da própria empresa.
Para responder essa questão, não adianta apenas estipular o prazo final de seu projeto.
É essencial que se defina um cronograma contendo as datas de entrega de cada tarefa, de cada processo e tudo bem detalhado.
A partir disso, será possível que cada colaborador tenha uma melhor ideia sobre quando poderão esperar por um dado resultado ou recurso.
É fundamental que todos os colaboradores sigam o mesmo “padrão” e boas práticas em projetos para evitar problemas ou erros de comunicação.
É claro que, no início de qualquer projeto, é difícil adivinhar quanto será gasto para alcançar o resultado final.
Mas, é possível (e fundamental!) saber estipular estimativas.
Essa etapa é muito importante para evitar custos excessivos ou até economizar demais em um processo que deveria receber mais recursos.
Não esqueça também que uma empresa não apresenta apenas custos monetários ao longo de um projeto.
Por isso, não deixe de registrar o tempo estimado de trabalho.
Além disso, estime os recursos, como maquinários e insumos que a empresa já possui, mas que serão usados exclusivamente em tarefas desse projeto.
Entendido como apresentar um plano de ação, acredito que já deu para perceber que colocar em prática o plano de ação 5W2H também não é uma atividade complicada.
Como você viu acima, com essa técnica, é preciso apenas definir as respostas para cada uma das perguntas anteriores para apresentar um plano de ação. Questões essas que, geralmente, você já consegue definir após uma reunião entre gestores, por exemplo. No entanto, é bastante comum que a metodologia seja aplicada também entre os demais colaboradores, com o objetivo de construir e apresentar um plano de ação para um determinado problema.
E, para tornar a tarefa de responder essas questões mais fácil e eficiente, é comum que as empresas optem pelo uso de planilhas. Essas planilhas podem ser construídas seguindo um modelo simples de duas colunas, onde, na primeira, serão organizadas as perguntas, e, na segunda, as devidas respostas.
Para isso, você pode utilizar editores convencionais de texto ou optar por softwares especializados para a gestão de planejamento, como o STRATWs One.
Usar as inovações da tecnologia nesse momento poderá ser um fator importante para otimizar essa tarefa de planejamento. Afinal, como apresentar um plano de ação e organizar as etapas de um projeto só com papel e caneta? Isso não é nada prático.
Mas o fato é que, a partir do momento em que você compreende como apresentar um plano de ação em sua empresa, você aumentará as chances de alcançar os resultados esperados.
Portanto, para conseguir alcançar a produtividade tão esperada nas atividades de sua empresa é realmente fundamental se planejar e saber utilizar as ferramentas do plano de ação a seu favor.
A Siteware desenvolveu o STRATWs ONE, um software de gestão da performance corporativa bastante completo e fácil de usar por todos os níveis e equipes de sua empresa.
Além de melhorar a comunicação na hora de planejar ou por planos de ação em prática, ele ajuda a encontrar oportunidades de melhoria e gerir seu portfólio de projetos, entre diversas outras funcionalidades.
O STRATWs One permite a utilização do Ciclo PDCA dentro da plataforma. A partir de um template personalizável, é possível traçar a sua estratégia de forma assertiva e otimizada. Saiba mais clicando aqui!
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