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Procedimento Operacional Padrão: o que é o POP, qual a sua finalidade e 4 dicas de como fazer na sua empresa

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procedimento operacional padrão

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Garantir a qualidade dos processos da empresa e dos produtos e serviços que ela oferece aos seus clientes é um dos maiores desafios de gestores e empreendedores.

Tendo isso em vista, existe uma ferramenta que pode ajudar bastante a organizar cada etapa das operações organizacionais e assegurar que elas sejam executadas da melhor maneira possível. Estamos falando do Procedimento Operacional Padrão – o POP.

Ele funciona como uma espécie de manual que vai orientar os colaboradores no desempenho de suas tarefas cotidianas, garantindo que tudo ocorra de forma padronizada, com erros quase nulos e sem inconformidades que possam comprometer a qualidade dos produtos entregues aos clientes.

Neste artigo, você vai entender o que é o Procedimento Operacional Padrão – POP, qual a finalidade e o que deve constar nesse importante documento.

Ao longo das próximas linhas, vamos mostrar também algumas dicas essenciais de como fazer um POP – Procedimento Operacional Padrão – e exemplos para você se inspirar.

O que é o Procedimento Operacional Padrão – POP?

Podemos definir o que é o Procedimento Operacional Padrão – POP – como um documento que define as especificidades de determinada operação da empresa.

O POP descreve em detalhes como cada tarefa deve ser executada, bem como os agentes responsáveis por conduzi-las e supervisioná-las.

Todas as etapas de um procedimento operacional passam a obedecer a um padrão que a empresa considera ser o mais adequado. A intenção é minimizar riscos e falhas que possam comprometer o desempenho do time e a qualidade final do produto.

O manual de Procedimento Operacional Padrão serve como um norte para os colaboradores, gestores e demais pessoas envolvidas em determinados processos da organização, desde uso correto de equipamentos até procedimentos de segurança, por exemplo.

Para entender melhor o que é POP, vale conferir este vídeo do canal Meu Gestor:

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Leia também: ​​Saiba tudo sobre padronização de processos e melhore os resultados da sua empresa

Qual a finalidade do POP – Procedimento Operacional Padrão?

O Procedimento Operacional Padrão tem como finalidade evitar desvios capazes de prejudicar as operações da empresa e aumentar os custos operacionais.

O principal objetivo do POP é assegurar que todas as tarefas sejam executadas conforme o planejado, reduzindo eventuais variabilidades nos processos que podem representar desperdícios para a empresa.

O que o POP busca é otimizar os esforços das equipes e permitir que os colaboradores ganham produtividade no desempenho de suas funções.

Quem faz o Procedimento Operacional Padrão?

O Procedimento Operacional Padrão costuma ser feito por gestores ou diretores da empresa ou de algum departamento específico.

No entanto, é recomendado que os colaboradores que atuam na linha de frente de determinado procedimento operacional também participem da elaboração do POP. A contribuição desses executores é muito bem vinda e extremamente valiosa para que se construa um manual realista e eficaz.

O que tem em um POP?

Agora que você já sabe o que é e qual o objetivo do POP – Procedimento Operacional Padrão – deve estar se perguntando quais informações específicas devem constar nesse documento.

Basicamente, o POP reúne uma série de instruções que visam orientar a condução das operações organizacionais, detalhando aspectos como:

  • Objetivo central do documento;
  • Departamento ou local de implementação;
  • A descrição de todas as etapas do processo;
  • O nome dos responsáveis por cada tarefa;
  • Os equipamentos que devem utilizados;
  • As instruções de uso dos equipamentos e de outros materiais;
  • Glossário com o significado de todas as siglas utilizadas na operação;
  • Fluxograma, apontando os handoffs.

Além disso, o POP precisa ter a assinatura dos responsáveis pela elaboração e a data da última revisão.

Como se faz um POP Procedimento Operacional Padrão?

Se você chegou até aqui e está interessado em saber como fazer um POP – procedimento operacional padrão, confira a partir de agora X dicas que vão te ajudar a elaborar um manual eficaz.

1 – Defina o tipo de POP mais adequado

Basicamente, existem dois tipos de POP que você pode adotar: o checklist e o fluxograma.

Enquanto o primeiro é indicado para processos mais simples, o segundo pode ser mais útil em procedimentos operacionais com um nível de complexidade mais elevado.

No checklist, basta marcar um “check” em cada tarefa ou etapa concluída. Já no fluxograma, diferentes símbolos são utilizados para ilustrar a sequência das atividades e a troca de responsabilidades.

Esta metodologia também pode ser bastante útil e sua empresa: Relatório A3: melhore seus processos com a metodologia da Toyota

2 – Não copie o POP de outras organizações

O Procedimento Operacional Padrão deve ser redigido pensando nas peculiaridades da empresa e de seus processos.

Replicar o manual de outras organizações torna esse documento ineficaz, pois a tendência é que ele esteja descolado da realidade da sua empresa.

3 – Seja o mais claro possível ao redigir o POP

Para que haja uma sólida adesão referente à padronização dos processos, é fundamental que o POP seja redigido com total clareza, evitando ambiguidades e margens para interpretações equivocadas sobre o que e como deve ser feito.

Um manual de Procedimento Operacional padrão pode ser bastante útil. Você verea alguns exemplos mais adiante.

4 – Monitore a aplicabilidade dos procedimentos

Por fim, você deve acompanhar de perto se os colaboradores estão seguindo os padrões estabelecidos no Procedimento Operacional Padrão.

Dessa forma, é possível orientá-los sobre como evitar eventuais desvios no dia a dia das operações.

A melhor forma de fazer isso é por meio de indicadores de desempenho. Esse índices que avaliam a performance dos procedimentos devem ser acompanhados constantemente, de preferência com ajuda de um software de monitoramento de resultados.

Veja mais sobre indicadores de desempenho neste vídeo:

Saiba mais: Descubra quais são os indicadores de desempenho mais utilizados

Manual de Procedimento Operacional Padrão

Para que seus colaboradores desempenhem sua tarefas adequadamente, o ideal é criar um manual POP, veja alguns exemplos de manual de POP para se inspirar, nos links abaixo:

Padronizar os procedimentos operacionais da sua empresa podem elevar seu índice de produtividade e reduzir os desperdícios e falhas humanas.

Elabore e implemente um POP e alcance uma maior eficiência operacional.

O STRATWs One é um software de gestão estratégica que pode ajudar você a entender, definir e acompanhar os procedimentos do seu negócio, veja algumas de suas vantagens:

  • Criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
  • Compartilhar informações com agilidade e transparência;
  • Usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
  • Empregar as principais metodologias de planejamento estratégico como BSC, OKR e SWOT;
  • Integrar pessoas, operação e estratégia;
  • Facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos.

Uma forma de definir melhor seis POPs é por meio do mapeamento de processos. Você sabe como fazer isso? Neste e-book gratuito você vai ver um passo a passo completo e aplicar em sua empresa, baixe agora: [E-BOOK] Mapeamento de processos: um passo a passo para criar o seu e colocar em prática

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