O que é um procedimento operacional padrão (POP)? + Dicas de como fazer

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Um dos maiores desafios dos líderes de empresas é garantir a qualidade dos seus processos e do que é oferecido aos clientes. Para ajudar com isso, existe o procedimento operacional padrão (POP). 

Em suma, essa é uma ferramenta que organiza todas as etapas das operações e, ainda, assegura que elas sejam executadas corretamente. Na prática, o POP funciona como um manual, que orienta os colaboradores no desempenho das suas tarefas.

Desse modo, pode-se garantir que tudo ocorra padronizadamente e reduzir os erros, que comprometem a qualidade dos produtos e serviços entregues aos consumidores. 

Quer aprender como aplicar essa estratégia no seu dia a dia? Então, continue lendo para conferir:

  • o que é procedimento operacional padrão; 
  • qual o objetivo do POP; 
  • como se faz um procedimento operacional padrão (POP) na prática.

O que é o procedimento operacional padrão?

O procedimento operacional padrão — POP — é um documento que define as especificidades de determinada operação da empresa. Ele descreve, em detalhes, como cada tarefa deve ser executada, bem como os agentes responsáveis por conduzi-las e supervisioná-las.

Todas as etapas seguem as normas operacionais determinadas pela organização. Ou seja, os procedimentos que a empresa considera serem mais adequados. 

A intenção disso é minimizar riscos e falhas que comprometam o desempenho do time e a qualidade final do produto.

O manual de procedimento operacional padrão serve como um norte para os colaboradores, gestores e demais pessoas envolvidas em determinados processos da organização. 

Sendo assim, apresenta um protocolo de operações que descreve desde uso correto de equipamentos até procedimentos de segurança, por exemplo. E aí, compreendeu o que é? Então, siga com a leitura e veja qual o objetivo do POP!

>>>> Leia também: ​​saiba tudo sobre padronização de processos e melhore os resultados da sua empresa

Qual o objetivo do POP?

O principal objetivo do POP é evitar desvios que prejudiquem as operações da empresa e aumentem os custos operacionais. Em paralelo, ele visa assegurar que todas as tarefas sejam executadas conforme o planejamento. 

Assim, pode-se reduzir eventuais variabilidades nos processos que podem representar desperdícios para a empresa. No mais, o que o POP busca é otimizar os esforços das equipes e permitir que os colaboradores sejam mais produtivos no desempenho de suas funções.

Quem faz o procedimento operacional padrão?

O procedimento operacional padrão costuma ser feito por gestores e diretores da empresa ou de algum departamento específico. No entanto, é recomendado que os colaboradores que atuam na linha de frente de determinado POP também participem da elaboração do documento. 

A contribuição desses executores é muito bem-vinda e extremamente valiosa para se construir um manual realista e eficaz. Isso porque eles estão mais próximos da execução das tarefas e, portanto, podem fornecer insights poderosos.

O que tem em um POP?

Agora que você já sabe o que é e qual o objetivo do POP, deve estar se perguntando quais informações específicas devem constar nesse documento.

Basicamente, o procedimento operacional padrão reúne uma série de instruções que orientam a condução das operações organizacionais. Por isso, precisa detalhar aspectos como:

  • objetivo central do documento;
  • departamento ou local de implementação;
  • descrição de todas as etapas do processo;
  • nome dos responsáveis por cada tarefa;
  • equipamentos que devem utilizados;
  • instruções de uso dos equipamentos e outros materiais;
  • glossário com o significado de todas as siglas utilizadas na operação;
  • fluxograma, apontando os handoffs.

Além disso, o POP precisa ter a assinatura dos responsáveis pela elaboração e a data da última revisão.

Como se faz um procedimento operacional padrão (POP)?

Para fazer um procedimento operacional padrão eficiente é necessário que você:

  • defina o tipo de POP mais adequado; 
  • não copie o POP de outras organizações; 
  • seja o mais claro possível ao redigir o POP; 
  • monitore a aplicabilidade dos processos. 

Para te ajudar a compreender cada etapa, explicamos a seguir o que fazer em cada uma delas. Siga a leitura e confira!

1. Defina o tipo de POP mais adequado

Basicamente, existem dois tipos de POP que você pode adotar: o checklist e o fluxograma. Enquanto o primeiro é indicado para processos mais simples, o segundo pode ser mais útil em procedimentos operacionais com um nível de complexidade mais elevado.

No checklist, basta marcar um “check” em cada tarefa ou etapa concluída. Já no fluxograma, diferentes símbolos são utilizados para ilustrar a sequência das atividades e a troca de responsabilidades.

Para escolher qual é o mais adequado, analise os processos da sua empresa para descobrir se uma solução mais simples é o suficiente, ou se é necessário ter um documento mais complexo.

>>>> Esta metodologia também pode ser bastante útil: relatório A3 — melhore seus processos com a metodologia da Toyota

2. Não copie o POP de outras organizações

O procedimento operacional padrão precisa ser redigido pensando nas peculiaridades da empresa e de seus processos.

Logo, replicar o manual de outras organizações torna esse documento ineficaz, pois a tendência é que ele esteja descolado da realidade da companhia em questão.

3. Seja o mais claro possível ao redigir o POP

Para haver uma sólida adesão referente à padronização dos processos, é fundamental que o POP seja redigido com total clareza, evitando ambiguidades e margens para interpretações equivocadas sobre o que e como deve ser feito.

Para exemplificar, evite usar termos muito vagos ou deixar “pontas soltas” e abertas à interpretação. E lembre-se: esse documento é um guia e, como tal, deve ser fácil de entender.

4. Monitore a aplicabilidade dos procedimentos

Por fim, você deve acompanhar de perto se os colaboradores estão seguindo os padrões estabelecidos no procedimento operacional padrão. Dessa forma, é possível orientá-los sobre como evitar eventuais desvios no dia a dia das operações.

A melhor forma de fazer isso é por meio de indicadores de desempenho. Esses índices, que avaliam a performance dos procedimentos, devem ser acompanhados constantemente, de preferência com ajuda de um software de monitoramento de resultados.

Veja mais sobre indicadores de desempenho neste vídeo:

>>>> Saiba mais: descubra quais são os indicadores de desempenho mais utilizados

Dica extra: invista em um bom sistema de gestão 

Compreendeu o que é e qual o objetivo de um procedimento operacional padrão? Pois saiba que a melhor forma de criar esse documento é com o apoio de um bom software de gestão de projetos

Esse tipo de ferramenta possibilita visualizar a situação da carteira e monitorar toda a evolução do seu cronograma. 

Fora isso, um sistema de gestão empresarial conecta os indicadores de desempenho e centraliza todos os dados, facilitando o acompanhamento e a tomada de decisões. 

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