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Como priorizar tarefas

Priorizar trabalho e saber como organizar tarefas diárias pode ser frustrante, especialmente quando você tem um gerente que não se envolve diretamente nas decisões ou a empresa não te fornece metas claras. A maioria de nós encara essa realidade todos os dias.

Uma pesquisa realizada por Robert Kaplan e David Norton mostra que mais de 90% dos empregados não entendem completamente a estratégia da empresa em que trabalham e não sabem o que é esperado deles para ajudar a atingir os objetivos da companhia.

Compondo o problema, uma pesquisa recente mostra que executivos globais dizem que eles possuem muitas prioridades conflitantes. Em um mundo onde prioridades conflitantes e imprecisas são as normas, como priorizar tarefas do seu próprio trabalho e ainda se sentir satisfeito com uma tarefa bem feita?

Como priorizar tarefas mesmo que seu gerente não o faça

1- Tome posse

Primeiro, examine sua mentalidade quando se trata de definir prioridades. Não assuma que priorizar sua carga de trabalho é dever de outra pessoa, e não escolha ver você mesmo unicamente como o executor e trabalhador. Não tem como priorizar tarefas sem assumir esta mentalidade.

É fácil culpar nossos gerentes e organizações quando vivenciamos altos níveis de estresse e uma quantidade incontrolável de trabalho. Reconheça que definir prioridades é a chave principal para o sucesso. Você pode começar avaliando o quão bem você está lidando com a sua carga de trabalho em constante aumento, consequências de ser um líder nos dias de hoje.

2- Filtre prioridades

Selecione algumas áreas para priorizar, isso pode ajudar o cérebro a gerenciar a sobrecarga de informações. Pesquisadores descobriram que é a sobrecarga de opcões que nos paralizam ou nos levam a decisões que são constra nossos melhores interesses. Dois dos critérios mais usados são contribuição e paixão. Considere seu papel hoje e responde as seguintes questões:

Qual é a minha maior contribuição? Quando nós refletimos sobre contribuição, nós consideramos as necessidades da organização e como fazemos para trazer forças, experiências e capacidades. A palavra contribuição captura um senso de propósito, cidadania e serviço.

Pelo o que eu sou apaixonado? Motivação e energia são os combustíveis da ação, então quando estiver planejando suas prioridades, esteja claro sobre o que te inspira no seu trabalho atualmente.

3- Determine os próximos passos em um quadro organizador

Nós podemos colocar os dois critérios de contribuição e paixão juntos para criar um quadro organizador de como priorizar tarefas. O quadro pode te ajudar a escolher as prioridades e definir as ações posteriores.

Considere esse quadro:

como priorizar tarefas

  • Quadrante I: Priorize áreas do seu trabalho que seja o ponto de interseção entre atingir seu maior valor e fazer algo de impacto, que faça você se sentir empolgado. Olhe para as respostas das duas questões acima e veja quais projetos, iniciativas e atividades aparecem nas suas maiores contribuições e na sua lista de paixões.
  • Quadrante II: Tolere as partes do seu trabalho que são importantes mas sugam sua energia quando você está engajando nelas. Quais são os desconfortos e o que você pode fazer sobre eles?

Tolere e aceite que você não vai amar todas as partes de seu trabalho. Por exemplo, você pode estar empolgado para ter uma função e um time maior, mas menos animado com o aumento dos processos gerenciais e administração que vem como consequência.

Tolere o fato que você talvez esteja em uma curva de aprendizado. Possivelmente uma parte chave do trabalho inclui algo que ainda não é uma força, como apresentações em reuniões na câmara municipal ou ser mais visível externamente. Mantenha sua mente aberta e se motive a sair da zona de conforto.

Lembre-se que existe um ponto da virada nesse quadrante. Por exemplo, a sua maior contribuição na estratégia talvez nunca ofereça a paixão que você sente quando está treinando pessoas. O quadrante pode destacar que é hora de mudar.

  • Quadrante III: Eleve as tarefas que te dão energia mas que os outros não veem como o melhor uso do seu tempo. Quais são os pontos possíveis de elevação?

Eleve a adição de valores. Talvez você veja uma nova área tendência, mas o impacto é menos claro para os outros. Compartilhe o que você está vendo fora do horizonte que recarrega suas convicções e explique por que é bom não apenas para você, mas para a empresa em um todo.

Eleve você mesmo. Seja cuidadoso com as áreas que você ainda gosta, possivelmente de um trabalho anterior ou de quando a empresa era menor. Talvez você ame consertar problemas ou talvez tenha o pensamento de “apenas faça e pense sobre isso depois”, o que te conduz a se envolver em coisas que seu time deveria estar lidando. Aperte pause antes de mergulhar.

Por último, se houver uma desconexão entre o que te mantém motivado e o que sua organização prioriza, talvez seja hora de seguir em frente. Não há como priorizar tarefas sem e sentir motivado.

  • Quadrante IV: Delegue as atividades diárias de pouco valor e atividades de baixa produção de energia, como e-mails e reuniões. Se não tem ninguém para quem delegar, sugira que contratem alguém.

Você também pode apenas dizer não ou eliminar essas tarefas todas juntas. A ironia é, que ao longo do nosso progresso em nossas carreiras, as coisas que estavam antes no quadrante I agora pertencem ao quadrante IV. Saber como priorizar tarefas é uma evolução constante.

Se as pessoas ainda vem até você por causa dessas tarefas, redirecione eles dizendo algo como “É muito bom te ver. Eu sei o quanto isso é importante. Eu pedi para Kate do meu time para cuidar desses problemas, e ela será capaz de conseguir uma resposta mais direta e rápida.”
Operacionalize e defina prioridades no seu calendário

Olhe para seu calendário no último mês e veja quanto tempo você reservou para os quatro quadrantes. É aconselhável usar um código de cores no calendário para visualizar mais rápido o que você está fazendo. (Quadrante I = Amarelo, Quadrante II = roxo, Quadrante III = azul, Quadrante IV = sem cor). No começo da semana, determine toda as prioridades do Quadrante I e dê um tempo extra de preparação pra ele.

Não se contente com o status quo. Como diz Greg McKeown, o autor de Essencialismo: A disciplinada busca por menos:

“Se você não priorizar seu tempo, alguém irá.”

E nem sempre será com os seus melhores interesses ou um bem maior em mente. Então tome posse e cultive suas decisões, colocando poder onde você gasta melhor sua energia e seu tempo. Fazendo isso, você se coloca em uma trajetória para produzir resultados significativos, experienciar mais satisfação no trabalho e aumentar sua energia.

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