Gestão Estratégica

Use ferramentas de gestão nas empresas para aumentar a eficiência

Use ferramentas de gestão nas empresas para aumentar a eficiência

Publicação : 26/10/2017

Por Siteware

10 min

ferramentas estratégicas para empresas
ferramentas estratégicas para empresas

Toda empresa bem administrada precisa se basear em um planejamento estratégico para definir as ações e iniciativas que colocará em prática para que o negócio prospere. Você pode — e deve! — usar ferramentas estratégicas para empresas para construir esse plano.

Fazemos tudo isso para modelar os processos da empresa para atingir seus objetivos organizacionais. Quer aprender a usar ferramentas de gestão e análise de estratégias? Separamos algumas que são chave. Aproveite!

5 ferramentas estratégicas para empresas

1. Análise SWOT

Antes de colocar a mão na massa ou definir planos de ações, é preciso analisar sua empresa por dentro também levando em consideração o ambiente em que ela está inserida. Vamos começar com uma das mais famosas e usadas matrizes da administração, a análise SWOT.

A ferramenta estratégica para empresas que não pode faltar em nenhum planejamento começa analisando o ambiente interno da empresa, aquele que você pode controlar, em busca de forças e fraquezas do seu negócio.

Em seguida, ela olha para o ambiente externo e incontrolável, onde as leis do mercado, as políticas do governo e os eventos da natureza, entre outros fatores, dominam, para encontrar oportunidades e ameaças.

O objetivo da matriz SWOT é descobrir como suas forças podem potencializar oportunidades e defender a empresa das ameaças, assim como determinar quais fraquezas podem tornar as ameaças ainda mais graves e impedir de se aproveitar uma oportunidade, para que tomem as devidas providências.

A gestão estratégica não precisa ser um bicho de sete cabeças, e foi isso que nós mostramos em nosso e-book. Baixe-o gratuitamente e alinhe já o plano da sua empresa:

2. Modelo de negócios Canvas

Tanto para pensar em novos negócios como para reestruturar os já existentes, o modelo de negócios canvas se trata de um quadro com 9 campos, nos quais devem-se preencher detalhes importantes sobre diversos fatores estratégicos da empresa. São eles:

  1. Oferta de valor
  2. Relacionamento com clientes
  3. Canais
  4. Segmentos de clientes
  5. Receitas
  6. Custos
  7. Parceiros chave
  8. Atividades chave
  9. Recursos chave

A ideia é que ao fazer isso de forma organizada e próxima, neste quadro, as interrelações entre cada campo fiquem claras e seja mais fácil fazer um planejamento integrado e completo.

Baixe o nosso template editável e planeje os próximos passos do seu negócio:

3. 5W2H: 7 perguntas para definir um plano de ação

Digamos que depois de usar as duas ferramentas estratégicas para empresas, descritas acima, você decida partir para a ação e montar um plano de tarefas.

Como você vai fazer isso? Que tipo de informação usar?

Para resolver este problema, basta responder as 7 perguntas que estão contidas na sigla 5W2H:

  • What? = O quê?
  • When? = Quando?
  • Who? = Quem?
  • Where? =Onde?
  • Why? = Por quê?
  • How? = Como?
  • How much? = Quanto custa?

Assim, se a tarefa a ser executada for bem descrita, as pessoas saberão o que fazer.

Além disso, é preciso especificar prazos, preferencialmente com um cronograma.

Em seguida, indique os responsáveis pelas tarefas, quem pode ajudá-los e quem são os líderes, supervisores etc.

Defina também onde as coisas acontecerão, se há um local específico para a execução, onde serão feitas as reuniões e entregas.

Por que estamos fazendo isso? Entender os motivos dá sentido e relevância a um projeto.

Existe alguma tecnologia, metodologia ou procedimento específico a ser empregado neste plano? Defina as bases de como as coisas devem ser feitas.

Por fim, é importante controlar os custos e gastos, definir verbas e desenvolver um orçamento.

Nós já publicamos, no nosso site, uma planilha editável para ajudar na execução dos planos de ação. Faça o download para se organizar melhor:

4. Trello

Por falar em plano de ação e atribuição de responsabilidades, o Trello é uma ferramenta estratégica para empresas muito interessante nessa etapa. Ela permite criar quadros para projetos diferentes, com colunas para as tarefas a fazer, em andamento e concluídas.

Outra função interessante é a atribuição de tarefas para os membros da equipe. Assim, cada pessoa sabe exatamente quais são as suas obrigações, e os outros integrantes também sabem a quem recorrer em caso de dúvidas sobre uma determinada etapa do processo.

Por fim, o Trello permite também a criação de um cronograma de ação. Você pode estipular o prazo de cada coisa, de forma a saber que tudo está correndo em dia.

5. Six Sigma

Você definiu um plano de ação, mas como executar isso com qualidade? Na verdade, a metodologia Six Sigma é usada para que os resultados das atividades da empresa atinjam altos níveis de qualidade, entregando produtos e serviços com o mínimo de falhas e erros.

Para isso, existem 5 etapas:

  1. Definir: o que é importante que seja realmente bem feito para a empresa.
  2. Mensurar: os resultados dos processos e de suas etapas.
  3. Analisar: esses dados em busca dos motivos que possam estar levando a resultados abaixo da qualidade desejada.
  4. Melhorar: os processos implementando soluções que não apenas corrijam os erros, mas que previnam e evitem que eles ocorram novamente.
  5. Controlar: verificar se as medidas adotadas estão surtindo os efeitos desejados e se não é possível aumentar ainda mais a qualidade, melhorando cada vez mais os processos.

Ainda temos mais uma das ferramentas estratégicas para empresas para você conhecer e usar:

6. Programa 5S

O programa 5S de qualidade tem esse nome inspirado em 5 palavras em japonês que podem ajudar muito sua empresa a manter os processos em ordem e a atingir excelentes resultados:

  • Seiri = Utilização: separe o que é necessário do que não é necessário para o seu trabalho.
  • Seiton = Arrumação: tudo tem um lugar certo onde deve ser mantido.
  • Seiso = Limpeza: mantenha o ambiente limpo e saudável, agradável para se trabalhar.
  • Seiketsu = Padronização: regras são a melhor forma de conseguir manter tudo limpo e arrumado.
  • Shitsuke = Disciplina: se todos se comprometerem com as regras, elas se tornam hábitos e são seguidas naturalmente e sem esforço.

7. Ciclo PDCA

O ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act/Adjust) é uma ótima ferramenta estratégica para empresas que desejam automatizar seus processos e melhorar a produtividade. Essa metodologia é baseada em quatro etapas: Plan (planejar), Do (executar), Check (monitorar/controlar) e Act (agir, que também pode ser “Adjust”, ou ajustar, caso note-se que são necessárias melhorias).

O modelo auxilia que as etapas do processo sejam definidas e garante que elas sejam sempre respeitadas, monitoradas e aprimoradas de forma constante. O PDCA é uma matriz cíclica, o que significa que toda vez que se chega ao fim, é hora de recomeçar o ciclo.

Nós temos um template do modelo PDCA que pode ser baixado gratuitamente para ajudar você com as ações estratégicas da empresa.

Com essas 7 ferramentas estratégicas para empresas, você vai conseguir organizar melhor o planejamento do seu negócio e alcançar seus objetivos. Você pode usá-las em conjunto e ter o auxílio dessas ferramentas de gestão durante as várias etapas do seu plano.

Parta do diagnóstico da sua empresa e do macro ambiente, entenda e planeje sua empresa. Em seguida, defina ações, controle sua qualidade e garanta que os processos estão sendo seguidos da forma correta. O resultado será uma operação mais eficiente.

Este artigo foi escrito pela equipe HEFLO, um serviço de modelagem de processos para empresas com armazenamento na nuvem. Já pensou nesse serviço combinado com o STRATWs ONE, nossa ferramenta de automatização de processos?

Nosso sistema é capaz de transformar em processos a metodologia de gestão adotada pela sua empresa. Assim, você consegue garantir uma maior organização no dia a dia organizacional e aumentar a produtividade. O resultado é mais segurança na tomada de decisões.

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