O que são e como apresentar indicadores de desempenho?

Apresentar indicadores é uma prática comum em praticamente todas as empresas. Toda área, em algum momento, precisa mostrar resultados, justificar investimentos ou comprovar a eficácia de suas ações. Mas a verdade é que, em muitas organizações, essas apresentações viraram quase um ritual vazio: uma série de números desconectados, compartilhados sem contexto, estratégia ou cadência.

O resultado? Salas cheias de gente desatenta, apresentações que não geram decisões reais e aquele velho desengajamento que vai minando a cultura de desempenho.

Quando não há clareza de propósito e uma rotina bem definida para esse momento, a empresa perde uma das maiores oportunidades de transformar dados em direção estratégica.

Neste artigo, espero te ajudar a construir ótimas narrativas para apresentar indicadores ai na sua empresa!

Mas como criar um bom KPI?

Para criar um bom indicador é importante entender o objetivo a que se quer chegar, digamos: aumenta vendas em 30% até o final do semestre.

Em seguida, definir uma medida que possa indicar se esse objetivo está sendo alcançado, por exemplo: número de vendas mensais.

Por fim, com base na sazonalidade, são definidas as metas de vendas para cada mês, de forma que se consiga atingir um pouco a mais do que o 30% do objetivo, digamos 40%, como margem de segurança.

Ao avaliar esse número de vendas mês a mês, é possível saber se as metas estão sendo atingidas e se é preciso mudar alguma coisa para aumentá-las.

Uma metodologia muito usada com este objetivo é a OKR, saiba mais sobre ela: Objetivo e resultados-chave: 13 exemplos de OKR para se inspirar

Mas além dos números em si, a forma de como apresentar indicadores de desempenho tem uma função muito importante e deve ser bem-feita.

Trouxemos algumas dicas para você.

Veja também: Os objetivos do KPI: como criar indicadores de desempenho

Como apresentar indicadores de desempenho

Se tem uma coisa que aprendi ao longo do tempo é que apresentar indicadores não é só sobre mostrar o que aconteceu, mas principalmente sobre traduzir esses dados em entendimento e ação. E para isso, não dá pra improvisar. Uma boa apresentação de resultados exige preparação, método e um olhar estratégico.

Aqui vão algumas dicas para apresentar indicadores aí na sua empresa:

1- Comece pelo objetivo

Antes de abrir o PowerPoint ou gerar o dashboard, pergunte a si mesmo:

Por que estou apresentando esses indicadores?

É para tomada de decisão? Para prestar contas? Para engajar o time? Saber o propósito muda tudo, desde os dados que você vai escolher até a forma como vai conduzir a conversa.

2- Escolha os indicadores certos

Não caia na tentação de mostrar todos os números possíveis. Uma boa apresentação é focada.

Por isso, traga os indicadores que realmente importam para o objetivo da reunião e para o público que estará ouvindo. Evite métricas de vaidade. Se um indicador não ajuda a entender desempenho ou não leva a uma decisão, ele provavelmente pode ficar de fora.

3- Apresente o contexto

Indicador solto não diz nada. É fundamental contextualizar: comparar com metas, períodos anteriores, benchmarks ou com a média de mercado. Só assim as pessoas conseguem entender se o resultado é bom, ruim ou apenas esperado.

E mais: quando você contextualiza, evita interpretações apressadas ou distorcidas.

4- Visual é importante, mas clareza é mais ainda

Você não precisa ser designer, mas precisa evitar slides poluídos, gráficos confusos e excesso de texto. Use cores para destacar o que importa, legendas claras e gráficos simples (barras e linhas funcionam melhor do que 3D colorido e pizza animada).

A regra que eu costumo usar é: se alguém leva mais de 5 segundos para entender o que está sendo mostrado, algo precisa ser ajustado.

5- Conte uma história com os dados

Apresentar indicadores com impacto passa por saber narrar o que está por trás dos números. O que aconteceu? Por que aconteceu? O que aprendemos? O que faremos a partir disso? Use esse encadeamento para guiar sua apresentação e dar sentido à informação.

6- Antecipe dúvidas e proponha próximos passos

Uma boa apresentação não termina com “é isso”. Ela abre caminho para os próximos passos. Por isso, sempre que possível, traga uma análise prévia das causas e uma proposta de encaminhamento. Se o público for técnico ou estratégico, tente prever perguntas e já leve dados complementares para responder.

Dicas de como apresentar indicadores de desempenho

1- Retire a frieza dos números

Indicadores de desempenho são números, estatísticas, dados áridos.

Por isso, sua apresentação deve ter um cuidado com o visual.

Use cores suaves, tipologias atraentes, fáceis de ler, e ilustre com imagens, mas sem que elas chamem mais atenção do público do que os KPIs.

Não tem como apresentar indicadores de desempenho e manter a atenção do público com um monte de números em “Times New Roman” uma série de slides de fundo branco.

DICA: existem empresas especializadas em transformar suas apresentações cheias de dados em slides interessantes. A Casulo é uma delas.

2- Comece pelo que interessa

Ao contrário de um filme ou livro, saber como apresentar indicadores de desempenho não tem nada a ver com suspense.

Ninguém vai a uma reunião desse tipo para ter uma surpresa final e descobrir a “trama” por trás dos números nos últimos minutos.

Um dos slides iniciais deve dizer exatamente porque estão todos reunidos e quais KPIs serão apresentados.

Pode-se até jogar uma boa notícia logo de cara, por exemplo: superamos nossas metas de vendas em 15%.

E aí, ao longo da apresentação, se explica como conseguiram chegar lá.

É uma forma de mostrar onde se quer chegar e ajudar todos a manterem o foco.

3- Poucos slides? Depende…

O número de slides deve ser proporcional ao tempo disponível.

Mas, com certeza, apresentações gigantescas vão espantar sua audiência.

Os slides devem ser um roteiro, uma referência.

Quem fizer a apresentação deve ter o discurso na cabeça, ou anotações à mão para complementar os dados.

DICA: se quiser incluir um monte de slides de anexo no final da apresentação e suar dados mais detalhados, caso questionado, essa é uma excelente forma de como apresentar indicadores de desempenho sem massacrar seu público com números.

4- Ajuda visual

Ajuda visual significa usar pequenos elementos, como ícones e símbolos, que ajudam o público a entender mais rapidamente o significado dos números apresentados.

Além disso, como mencionado, gráficos, tabelas e esquemas facilitam demais a compreensão dos indicadores de desempenho.

5- Slides com pouco texto

No máximo um parágrafo curto, de 3 ou 4 linhas, ou 5 a 6 bullets.

6- Com chegamos aqui?

Sempre que se apresentar um número, um resultado alcançado, explicar os planos de ações que permitiram isso.

Não adianta saber apenas o que aconteceu, é preciso entender também como aconteceu e porque deu certo.

7- Conclusões objetivas

O fechamento da apresentação deve trazer um ensinamento, uma fato relevante que deixe claro como os KPIs foram usados tanto no planejamento como no acompanhamento e ajuste das ações, e como isso contribuiu para o sucesso (ou falha, eventualmente) em alcançar as metas da empresa

Ferramentas mais comuns para apresentar indicadores

Na prática, a forma como você vai apresentar indicadores depende muito da maturidade da sua gestão, da cultura da empresa e, claro, do público que vai receber essas informações. Mas uma coisa é certa: as ferramentas que você escolhe podem facilitar a clareza e o impacto da sua apresentação.

A seguir, compartilho as ferramentas mais usadas hoje pelas empresas:

Excel e Google Planilhas

Sim, ainda são os campeões de uso. Especialmente em empresas com processos mais manuais ou que estão começando a estruturar sua rotina de performance.

• Vantagens: flexível, personalizável, acessível e conhecido por todos.
• Limitações: maior risco de erro humano, pouco escalável, difícil de manter atualizado em tempo real e depende muito da habilidade de quem monta os dashboards.

Power BI, Tableau, Looker e outros BI tools

Se o seu objetivo é ter dashboards interativos, visuais e conectados a várias fontes de dados, ferramentas de Business Intelligence são essenciais. Elas ajudam não só a apresentar indicadores, mas também a analisar tendências, prever cenários e criar autonomia analítica para os times.

• Vantagens: dashboards em tempo real, cruzamento de dados, alta escalabilidade.
• Limitações: exige investimento, conhecimento técnico e governança de dados bem estruturada.

Sistemas integrados de gestão e performance

Existem ferramentas desenvolvidas especificamente para transformar a forma como as empresas acompanham metas, desdobram estratégias e apresentam indicadores em rituais de gestão estruturados. Um bom exemplo é o STRATWs One, que conheço bem e já vi em ação em empresas grandes e médias.

• Vantagens: conecta indicadores à estratégia, permite acompanhamento de planos de ação, gestão de reuniões e visão integrada por área.
• Limitações: como todo software robusto, exige implantação e adoção cultural para funcionar bem.

Próximos passos

O STRATWs One é um software de gestão estratégica que centraliza indicadores, metas, planos de ação, reuniões, projetos e rituais de acompanhamento, tudo em um só lugar. Ele foi pensado justamente para que gestores e times consigam transformar dados em ação, sem precisar perder horas montando relatórios manuais ou procurando informações espalhadas por aí.

Além de facilitar a apresentação de indicadores em tempo real, o STRATWs ajuda a criar uma cultura de resultado mais sólida, com clareza de prioridades e foco em execução. É usado por empresas como Vale, Unimed, Centauro, Cielo e muitas outras organizações que enxergam valor em uma gestão mais inteligente, conectada e estratégica.