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Aprenda como fazer indicadores de desempenho no Excel passo a passo

Aprenda como fazer indicadores de desempenho no Excel passo a passo

Publicação : 21/09/2018

Por Siteware

11 min

(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre Como fazer indicadores de desempenho no Excel! Deixe nos comentários o que achou.)


Por muito tempo, todas as informações empresariais tinham que ser analisadas em cálculos feitos com papel e caneta – com ajuda de uma calculadora, no máximo – o que tomava um grande tempo e poderia gerar informações confusas.

Já , com o surgimento das planilhas eletrônicas, essa realidade mudou. Hoje, com ajuda do Google Sheets ou do Excel, profissionais habilidosos conseguem organizar melhor todos esses dados.

Aprender como fazer indicadores de desempenho no Excel está entre as prioridades de muitos gestores empresariais, que buscam agilizar a forma como controlam e acompanham seus processos de negócio.

Afinal, a análise de todas as informações gerenciais com eficiência pode contribuir para potencializar os resultados da empresa de forma decisiva.

Mesmo com soluções mais completas e práticas – como um software de gestão – as planilhas ainda podem ser muito úteis, mas é preciso tomar bastante cuidado com elas, para evitar erros.

Confira neste artigo como criar indicadores de desempenho no Excel e ainda baixe um modelo de planilha de indicadores de desempenho pronta para usar.

Veja em nosso blog: O que um bom software de gestão empresarial precisa oferecer?

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modelo de como fazer indicadores de desempenho no Excel

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Como fazer indicadores de desempenho no Excel?

Uma forma de aproveitar todos os aspectos positivos que acabamos de abordar é utilizando planilhas digitais.

Para isso, basta saber como fazer indicadores de desempenho no Excel, uma ferramenta acessível e muito usada no mundo corporativo, principalmente por quem domina seus segredos.

Para ajudá-lo com essa tarefa, preparamos um passo a passo de como fazer indicadores de desempenho no Excel.

1. Faça um planejamento da planilha

O primeiro passo de nosso esquema de como fazer indicadores de desempenho no Excel é planejar os dados que você deseja trabalhar nessa planilha.

Existem inúmeros indicadores de desempenho importantes, mas você não pode trabalhar com todos ao mesmo tempo, não é?

Por isso, faça um planejamento considerando os seguintes fatores:

  • Qual indicador de desempenho você deseja analisar?
  • Quais são os dados necessários para calcular esse indicador?
  • Quem são as pessoas que usarão a planilha?
  • Quais são as principais informações que você deseja obter?
  • De que forma você deseja organizar as informações?

Normalmente, ao construir uma planilha de indicadores de desempenho no Excel, você deve definir indicadores (também chamados de KPIs) aqueles processos que mais agregam valor à solução de sua empresa, ao longo da cadeia de processos.

  • Neste exemplo, escolhemos trabalhar com os seguintes KPIs e os organizamos assim na tabela:

passo 1 de como fazer indicadores de desempenho no Excel

2. Organize as informações necessárias para o indicador

Agora que você já definiu os objetivos da sua planilha, é hora de começar a colocar a mão na massa. Não tem como fazer KPI no Excel sem uma boa organização de informações.

O primeiro passo é organizar todos os dados necessários para calcular o indicador de desempenho.

Digamos que você queira calcular um indicador financeiro, por exemplo, o indicador de lucratividade. Para isso, será preciso organizar duas colunas de dados: a receita mensal e o lucro mensal do período analisado.

É com base nessas informações que o indicador será calculado. O ideal é que essas informações sejam extraídas de uma outra planilha que é construída com base nos resultados empresariais – mantendo a sua planilha de indicadores sempre atualizada e mais enxuta, sem excesso de fórmulas e dados.

  • Assim, em nosso exemplo prático, colocamos nas colunas correspondentes os dados que já temos:

passo 2 de como fazer indicadores de desempenho no Excel

3. Utilize as fórmulas para calcular os dados buscados

É o uso das fórmulas do Excel que torna possível calcular os indicadores de desempenho com tanta facilidade. Apesar de muitos gestores acharem as fórmulas muito complexas, a verdade é que você só precisa utilizar fórmulas simples para alcançar o seu objetivo.

Neste exemplo de como fazer KPI no Excel, vamos voltar ao indicador de lucratividade. Para isso, basta dividir o lucro do período pela receita do período. Se as informações estiverem organizadas em duas colunas paralelas, a fórmula será “=A2/B2” – podendo ser aplicada da mesma forma para toda a planilha.

  • Em nosso exemplo prático, anotamos as fórmulas dos KPIs logo abaixo de seus nomes. Mas, além disso, é preciso programar as fórmulas nas células correspondentes. Assim, a maneira de como fazer um KPI no Excel envolve colocar a fórmula certa na célula adequadas relacionando os dados necessários para chegar a esse indicador.

Veja:

Passo 3 como fazer indicadores de desempenho no Excel

4. Organize as informações para facilitar a análise

Depois de feito o cálculo dos indicadores, você pode tornar a análise ainda mais simples. Se você tem os dados da lucratividade de todos os meses, pode fazer um gráfico para comparar a evolução durante o ano – identificando os períodos de altas e baixas – e fazendo uma análise da sazonalidade do seu negócio.

Use as ferramentas de criação de gráficos do Excel para ter uma fácil visualização de seus indicadores.

  • Agora que você já sabe como fazer um KPI no Excel, veja como pode ficar a planilha com gráficos:

Passo 4 de como fazer indicadores de desempenho no Excel

5. Realize vários testes para assegurar o funcionamento correto

Agora você já sabe como fazer indicadores de desempenho no Excel. Porém, é sempre importante ficar atento sobre o funcionamento correto de toda a planilha.

Basta uma fórmula equivocada para que toda a sua análise se torne imprecisa. O Excel é uma ótima ferramenta para lidar com dados, mas ainda possui muitas limitações, se comparado a um software de gestão.

6. Procure integrar as informações de diversos indicadores

Conforme você vai calculando todos os indicadores de desempenho relevantes para a sua empresa, pode começar a criar fórmulas para integrá-los – como comparar o indicador de lucratividade com o indicador de vendas para encontrar uma correlação.

Veja que acrescentamos mais um gráfico que ajuda a comparar os diversos KPIs que estão sendo analisados. Assim, você já tem 3 exemplos prontos de KPI no Excel:

Passo 5 de como fazer indicadores de desempenho no Excel

Perigos das planilhas na gestão do desempenho

É importante reforçar que existem outras alternativas para facilitar a análise desses dados. Mesmo com a facilidade das planilhas, elas ainda possuem algumas limitações.

Veja alguns dos perigos das planilhas na gestão do desempenho da sua empresa – que ficam ainda mais evidentes quando comparados com um software de gestão, como o STRATWs One, da Siteware:

  • Erros de fórmula que podem comprometer toda a análise;
  • Falta de segurança das informações armazenadas em uma planilha;
  • Dificuldade em lidar com dados complexos – que demandam várias planilhas e fórmulas;
  • Perda de tempo em relação à automação proporcionada pelo software de gestão;
  • Impacto negativo na competitividade pelo atraso na tomada de decisão.

Veja mais neste post de nosso blog: Porque planilhas gerenciais não são o meio mais eficiente para gerir sua empresa

Veja neste vídeo de nosso canal no YouTube como fazer a gestão de indicadores de desempenho:

A importância dos indicadores de desempenho

Antes de aprendermos como fazer indicadores de desempenho no Excel, vamos reforçar a importância dessa ferramenta para o seu negócio.

Quanto mais informações você possui sobre a sua empresa, mais fácil se torna tomar as melhores decisões, certo? O objetivo dos indicadores de desempenho é justamente facilitar a interpretação dos resultados obtidos.

Por essa razão, podemos resumir a importância dos indicadores de desempenho da seguinte forma:

  • Informações precisas sobre diversas áreas da empresa;
  • Auxílio para o gestor tomar as melhores decisões para o negócio;
  • Rapidez na compreensão das informações relevantes;
  • Dados sempre atualizados conforme as operações da organização.

A Siteware desenvolveu  um software de gestão de desempenho empresarial robusto e simples de usar. Com ele você consegue tornar as informações mais transparentes, acompanhar todos os indicadores de desempenho que precisa e promover a melhoria contínua em seu negócio.

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E se você quer alguns modelos de planilha de indicadores de desempenho e outras ferramentas de gestão prontas para usar, baixe algumas delas gratuitamente:

Daniella DoyleJornalista e Publicitária de formação, está no mercado há mais de 15 anos com foco em gerar resultados para empresas B2B por meio de estratégias online e offline. Adora uma nova tendência e trabalhar com métricas e metas. É gerente de marketing na Siteware e, quando sobra um tempinho, aproveita para tricotar e pintar!