Matriz SIPOC: o que é e como funciona?

Originária da metodologia Six Sigma, a ferramenta SIPOC auxilia na clara visualização e compreensão dos elementos que compõem um processo, desde os fornecedores até os clientes finais. 

Em um cenário empresarial, onde as empresas estão buscando incessantemente pela otimização de processos, a ferramenta consegue se destacar como uma aliada estratégica, facilitando o mapeamento de processos e a identificação de áreas para a melhoria contínua.

Se você deseja saber mais sobre o SIPOC, como aplicá-la e como ela funciona, continue a leitura deste conteúdo especialmente para você.

O que é SIPOC?

O SIPOC é uma ferramenta utilizada no Six Sigma para mapear processos. O acrônimo representa Fornecedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Processo (Process), Saídas (Outputs) e Clientes (Customers). 

Ela é essencial para entender as relações entre os elementos de um processo. Isso porque o SIPOC ajuda a identificar os elementos essenciais e a verificar a correspondência entre as entradas e saídas de diferentes estágios do processo, facilitando assim a identificação de ineficiências e áreas para melhoria.

O objetivo do SIPOC é fornecer uma visão clara e estruturada dos principais componentes de um processo. Isso inclui identificar claramente os fornecedores, as entradas necessárias, as etapas do processo, as saídas produzidas e os clientes finais.

Dessa forma, esse mapeamento facilita a compreensão das interconexões e dependências dentro de um processo, auxiliando na identificação de ineficiências e na melhoria da qualidade e eficiência operacional.

Leia também: As 8 principais metodologias de melhoria contínua

Quando e porque fazer um diagrama SIPOC na empresa?

Um diagrama SIPOC deve ser feito quando uma empresa busca melhorar a eficiência e a eficácia de seus processos. Ele é particularmente útil em fases iniciais de projetos de melhoria de processos ou quando há necessidade de uma compreensão clara e concisa de um processo complexo.

O objetivo é identificar áreas-chave de melhoria, facilitar a comunicação entre diferentes partes envolvidas e assegurar que todos os aspectos do processo sejam devidamente considerados e alinhados com os objetivos organizacionais.

Imagine uma empresa que deseja reduzir o tempo de espera dos clientes em sua linha de suporte técnico. Ao aplicar o diagrama SIPOC, a empresa pode mapear o processo atual de atendimento, desde o momento em que o cliente entra em contato (entrada) até a resolução do problema (saída).

Ao identificar os fornecedores (agentes de suporte), as entradas (informações do cliente), as etapas do processo (registro do problema, diagnóstico, etc.), as saídas (resolução do problema) e os clientes (usuários finais), a empresa pode detectar gargalos e áreas de melhoria para reduzir o tempo de resposta e aumentar a satisfação do cliente.

Como fazer um diagrama SIPOC

Primeiramente será necessário preencher o diagrama, da seguinte forma:

• Suppliers (Fornecedores): liste quem fornece os insumos para o processo.
• Inputs (Entradas): enumere os materiais ou informações necessários para realizar o processo.
• Process (Processo): descreva as principais etapas do processo, começando pelo início e terminando no final.
• Outputs (Saídas): identifique os produtos ou serviços resultantes do processo.
• Customers (Clientes): nomeie quem recebe os produtos ou serviços finais.

Depois diga os seguintes passos para produzir um diagrama SIPOC:

Passo 1 – Defina o escopo do processo

Estabeleça claramente o início e o fim do processo que você deseja mapear. Por exemplo, no processo de fabricação de uma caneta, o início pode ser o recebimento de materiais e o fim, a entrega do produto final ao cliente.

Passo 2 – Mapeamento do processo

Liste as etapas principais do processo em uma sequência lógica. Por exemplo, no caso da fabricação de canetas: recebimento de materiais, montagem, verificação de qualidade, embalagem.

Passo 3 – Identifique os fornecedores

Para cada entrada do processo, identifique quem fornece essa entrada. No exemplo da caneta, o fornecedor de tinta pode ser uma empresa química.

Passo 4 – Liste as entradas

Determine o que é necessário para cada etapa do processo. Na fabricação de canetas, entradas podem incluir plástico, tinta e molas.

Passo 5 – Determine as saídas

Para cada etapa do processo, liste as saídas. Na montagem de canetas, a saída é uma caneta montada.

Passo 6 – Identifique os clientes

Para cada saída, determine quem é o cliente. No caso da caneta, pode ser uma loja de material de escritório ou o consumidor final.

Exemplo prático

Imagine uma cafeteria que busca melhorar a eficiência e a satisfação do cliente no processo de preparação de bebidas. O uso do diagrama SIPOC poderia ajudar significativamente neste caso:

Suppliers: os fornecedores incluem produtores de café, fornecedores de leite e fornecedores de xarope.

Inputs: entradas seriam grãos de café, leite, xarope de sabores e água.

Process: as etapas do processo incluem moer os grãos, vaporizar o leite, misturar os ingredientes e servir a bebida.

Outputs: a saída é a bebida preparada, como um cappuccino ou latte.

Customers: Os clientes são os frequentadores da cafeteria.

Este SIPOC ajudaria a cafeteria a entender e avaliar cada parte do seu processo de serviço, permitindo identificar e endereçar ineficiências ou problemas na cadeia, levando a uma melhoria contínua na qualidade do serviço e na satisfação do cliente.

Como o SIPOC se relaciona com a melhoria de processos?

O SIPOC se relaciona com a melhoria de processos ao fornecer uma visão clara e estruturada de todos os componentes de um processo específico.

Ao mapear fornecedores, entradas, etapas do processo, saídas e clientes, as organizações podem identificar áreas ineficientes, entender melhor as interconexões e dependências, e focar em melhorias que impactam positivamente o resultado final e a satisfação do cliente. 

Essa abordagem sistemática ajuda a direcionar os esforços de melhoria de maneira mais eficaz e alinhada com os objetivos empresariais.

Qual a relação entre os Seis Sigma e o SIPOC?

O SIPOC é uma ferramenta usada dentro da metodologia Seis Sigma para mapear e entender processos antes de iniciarem projetos de melhoria.

No Seis Sigma, que foca na redução de defeitos e na melhoria da qualidade, o SIPOC ajuda a definir claramente o escopo de um processo, facilitando a identificação de áreas para análise e otimização, alinhando-se assim aos objetivos de melhoria contínua e eficiência do Seis Sigma.

Vantagens do SIPOC para a organização

O SIPOC  proporciona uma visão clara e estruturada dos processos empresariais, melhorando a compreensão e a comunicação entre as equipes. Isso facilita a identificação de responsabilidades e alinha as expectativas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais coeso e menos sujeito a mal-entendidos.

Além disso, o SIPOC é eficaz na identificação de gargalos e pontos críticos dentro dos processos. Ao visualizar as etapas desde os fornecedores até os clientes finais, os gestores podem identificar onde ocorrem as ineficiências, permitindo que a organização tome medidas proativas para corrigir esses problemas.

Isso leva a uma melhoria contínua dos processos, reduzindo retrabalhos e desperdícios de recursos, o que, por sua vez, otimiza a eficiência operacional.

Outro benefício importante do SIPOC é a abordagem centrada no cliente que ele promove. Ao mapear o fluxo dos processos e analisar as saídas, as empresas têm a oportunidade de identificar como podem aprimorar a qualidade dos seus produtos ou serviços, o que pode levar a uma maior satisfação do cliente e, consequentemente, a uma vantagem competitiva no mercado.

Por fim, o SIPOC serve como uma base sólida para análises mais profundas dos processos. Isso porque com uma visão completa e estruturada do fluxo de trabalho, os gestores podem realizar análises detalhadas para identificar oportunidades de otimização.

Isso pode resultar em uma redução de custos significativa, aumento da produtividade e melhoria da qualidade geral dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Próximos passos

O STRATWs One é uma ferramenta estratégica usada para a melhoria contínua em empresas. Ela integra soluções como o PDCA para planejar, fazer, checar e agir sobre diversos aspectos organizacionais, desde a performance individual até a gestão de grandes projetos.

Esta ferramenta auxilia na definição e no acompanhamento de indicadores de desempenho, facilitando a tomada de decisão baseada em dados. 

Solicite uma demonstração agora mesmo e saiba como dar o próximo passo na gestão de processos na sua organização e promover a melhoria contínua.