Gestão por indicadores: porque e como usar KPIs na sua gestão de performance

Na jornada de uma empresa, alcançar e superar os objetivos não é uma tarefa simples. Isso porque será necessário estratégia, foco e, acima de tudo, uma visão clara do caminho a ser seguido. Para garantir que estamos indo na direção certa, é adotar a gestão por indicadores.

A ideia é que ao medir e analisar os principais aspectos do desempenho da organização, a alta liderança consegue tomar decisões mais informadas e direcionadas, sempre com a intenção de alcançar melhores resultados.

No entanto, para que isso aconteça de forma eficiente, é preciso definir, com clareza, quais indicadores serão utilizados e como eles serão monitorados ao longo do tempo.

Dito isso, os indicadores de performance, também conhecidos como KPIs, têm um objetivo estratégico, indicando se as metas estão sendo atingidas frente aos objetivos alinhados. Mas você sabe o que é KPI e como isso impacta sua gestão de performance?

Neste artigo eu te conto tudo e te ajudo a deixar tudo mais simples.

O que é gestão por indicadores?

A gestão por indicadores é um modelo que permite monitorar o desempenho de maneira contínua e estratégica, alinhando as ações da organização com os seus objetivos de longo prazo.

Nesse cenário, eu gosto de deixar claro desde já a diferença entre indicadores e KPIs, que são termos que você vai ouvir e ler com frequência em conteúdos sobre essa temática.

De maneira bem simples, indicadores são tudo aquilo que pode ser mensurado e metrificado. O número de pessoas que acessa o seu site, por exemplo, é um indicador. No entanto, KPIs são os indicadores que são chave (assim como o próprio nome já diz, Key Performance Indicator).

Ou seja, o número de pessoas que acessa o seu site pode ser mensurado, mas o indicador que será fundamental para alcançar o objetivo da empresa é o número de pessoas que pediram para conversar com o time comercial, por exemplo.

Dessa forma, quando uma empresa fala que realiza uma gestão por indicadores, ela está dizendo que ela acompanha os indicadores que são chave para ela.

Porque adotar o modelo de gestão por indicadores?

Como já dizia William Edwards Deming; “Não se gerencia o que não se mede”. Por isso, é essencial que você tenha métodos para medir os sucessos (ou fracassos) das estratégias que está utilizando. Gerir projetos e avaliar resultados não é uma tarefa fácil.

Quando chega no momento de tomar decisões então, o processo fica ainda mais complicado. Por isso, os KPIs são um ótimo método para você otimizar sua gestão de performance.

Estabelecendo indicadores, é possível avaliar com mais precisão o desempenho de processos e, com isso, deixá-los mais eficientes. Assim, se baseando em dados e fatos palpáveis, a estratégia se torna mais assertiva. Dessa maneira, você poderá construir uma gestão sem achismos e, consequentemente, com resultados melhores. 

Além disso, em uma reunião de resultados, por exemplo, o ideal será passar pelos indicadores-chave para o objetivo maior da organização, e não por todos os indicadores.

Isso agiliza e torna as reuniões mais objetivas, principalmente para os líderes da organização, que precisam entender apenas os indicadores que são chave para o resultado da empresa.

KPIS essenciais para sua gestão por indicadores

Como na maioria dos casos, existem alguns passos básicos e obrigatórios para que você possa começar a sua jornada de mudança para a gestão por indicadores. Então, aqui vou te apresentar os indicadores que são normalmente acompanhados e a efetividade das suas estratégias. 

1- Receita

Esse provavelmente é o principal e mais conhecido indicador dentro de uma empresa. Ela representa o valor arrecadado, apurado e/ou recebido proveniente dos produtos e serviços oferecidos. 

Uma empresa de SaaS, por exemplo, há um maior volume de receita recorrente, oferecendo previsibilidade e tomada de decisões mais seguras. Assim, não basta apenas você saber a receita da empresa; é necessário que se faça análises de previsão para saber se a receita está em concordância com o capital de giro da empresa, por exemplo. 

2- ROI

O ROI é um KPI popularmente conhecido. A sigla significa Retorno Sobre Investimento e, assim, representa a relação entre o valor investido em uma determinada ação e o retorno financeiro provindo dela. 

Com isso, você pode pode saber exatamente quanto está ganhando ou perdendo para cada 1 real que está investindo. É extremamente importante estar sempre atento à essa métrica. Uma análise aprofundada do ROI pode economizar muito tempo e, principalmente, capital, verificando se ações estão sendo realmente rentáveis e/ou efetivas. 

3- CAC

Essa é um dos indicadores mais importantes no momento de fazer uma gestão de performance eficiente dentro da sua empresa. O custo de aquisição por cliente deve ser medido e pensado estrategicamente juntamente à outras métricas como, ROI, Lifetime Value, etc. Com ele, você pode medir, por exemplo, se suas táticas de crescimento e ROI estão dando os resultado esperados. 

Ademais, existem algumas recomendações para esse KPI. O CAC deve recuperado em, no máximo, 12 meses. Caso contrário, sua empresa precisará de muito capital para crescer de verdade. 

4- LTV

Quanto vale um cliente seu? Pois então, isso é o que esse indicador mede. A sigla significa Lifetime Value e, em tradução livre, significa valor vitalício, ou seja, é o lucro líquido que um cliente fornece durante seu tempo dentro da empresa. 

Assim, o LTV te ajuda a definir pontos importantes dentro da sua empresa. Por exemplo, o orçamento máximo de marketing, receita esperada, descobrir motivos de desistência e otimizar a aquisição de novos clientes. Com isso, o Lifetime Value se mostra uma ferramenta imprescindível para fazer uma gestão de performance clara e efetiva. 

Como fazer a gestão por indicadores na prática

Entendi o que eles são e como defini-los, vou te contar a seguir como fazer uma boa gestão por indicadores e sem grandes misterios:

1. Definindo os Indicadores

Antes de tudo, é preciso alinhar os indicadores com os objetivos estratégicos da sua empresa. Ou seja, quais serão os grandes objetivos da empresa para aquele determinado período (do ano, por exemplo).

Primeiro, pergunte-se: Quais áreas do meu negócio são mais críticas para alcançar os objetivos? Se você está focando em aumentar a receita, pode ser interessante acompanhar a “conversão de vendas”, o “custo de aquisição de clientes” e a “retenção de clientes”, por exemplo.

Se a prioridade for melhorar a eficiência operacional, indicadores como “tempo de resposta” ou “custo por processo” serão mais relevantes.

Após a definição, é fundamental garantir que os indicadores sejam mensuráveis e alinhados ao que a empresa realmente precisa para crescer. Não vale a pena usar indicadores que não trazem insights reais ou não contribuem para decisões estratégicas.

2. Estabelecendo as metas

Agora que você já tem seus indicadores definidos, o próximo passo é estabelecer metas claras para cada um deles. A gestão por indicadores não serve apenas para medir, mas também para desafiar sua empresa a alcançar novos patamares.

Defina metas SMART (Específicas, Mensuráveis, Alcançáveis, Relevantes e com Prazo). Por exemplo, se seu objetivo é aumentar a produtividade, uma meta SMART poderia ser: “Aumentar a produtividade da equipe de vendas em 15% até o final do trimestre.” Ao estabelecer metas desse tipo, você cria um roteiro claro de onde sua empresa precisa chegar e, ao mesmo tempo, cria uma forma de acompanhar a evolução.

Uma das chaves para o sucesso nesse ponto é manter as metas realistas, para não gerar frustrações. As metas precisam desafiar, mas também devem ser alcançáveis. Isso envolve um bom entendimento dos dados históricos da empresa e da capacidade das equipes.

3. Acompanhando os resultados

Eu gosto de trazer com bastante ênfase que a gestão por indicadores não pode acabar apenas na definição. É preciso monitorar e agir durante o período avaliado, para garantir que esses indicadores não se perderam. Ou seja, não adianta estabelecer metas e definir indicadores se você não tiver um sistema para monitorar os resultados em tempo real.

Aqui, entra a importância de um software de gestão. Utilizar ferramentas como o STRATWs One vai transformar o processo, pois permite a centralização das informações em um único lugar, com atualizações constantes e visibilidade em tempo real. Isso significa que você pode fazer ajustes nas suas estratégias de forma rápida e precisa, sem perder tempo com relatórios manuais ou dados desatualizados.

Com o STRATWs One, você pode automatizar o monitoramento dos indicadores e criar dashboards personalizados para visualizar a performance de acordo com o que é mais importante para a sua empresa. Isso permite que todos os colaboradores acompanhem os resultados de suas áreas e possam tomar decisões mais ágeis.

4. Integração com a equipe

Por fim, a gestão por indicadores não pode ser uma tarefa isolada entre as lideranças. Ela deve ser uma prática compartilhada, com todos os colaboradores compreendendo os indicadores e como eles afetam diretamente seu trabalho.

Dessa forma, para que os indicadores sejam eficazes, é essencial integrar a equipe nesse processo. Quando todos têm clareza sobre os KPIs e as metas, a colaboração fica mais fluida. Isso significa que os líderes devem constantemente compartilhar resultados com suas equipes, explicar as razões por trás dos números e buscar juntos soluções para melhorar o desempenho.

Além disso, o uso de uma ferramenta de gestão, como o STRATWs One, ajuda nesse processo de integração, permitindo que os dados sejam acessíveis a todos os membros da equipe. Isso contribui para um ambiente de transparência e alinhamento, onde todos sabem como suas ações impactam nos resultados da empresa.

Próximos passos

O STRATWs One oferece funcionalidades avançadas para realizar a gestão por indicadores, definir, monitorar e analisar e analisá-los, permitindo que você acompanhe os resultados de cada área da sua empresa de maneira centralizada e em tempo real.

Além disso, com o STRATWs One, você pode criar dashboards personalizados, integrar dados de diferentes departamentos e automatizar processos que, anteriormente, eram feitos manualmente, economizando tempo e aumentando a precisão nas decisões estratégicas.

Se você está pronto para dar o próximo passo na transformação da sua gestão e garantir que sua empresa tome decisões baseadas em dados concretos, agende uma demonstração do STRATWs One.