Como usar o Scrum para otimizar a gestão de equipes remotas

Escritórios improvisados, pausas para cuidar dos afazeres domésticos e muita paciência quando a internet insiste em não colaborar. Para muitos profissionais, esse cenário já é comum ao longo dos mais de dois meses de quarentena.

E com o trabalho remoto sendo adotado em larga escala, nunca se falou tanto em maneiras de otimizar a gestão de equipes.

Não é possível estar fisicamente no escritório, mas isso não quer dizer que os projetos serão deixados de lado. Isso porque, existem diversos recursos para auxiliar nesse momento desafiador.

Um deles é o Scrum, metodologia ágil que tem como objetivo melhorar processos e garantir o aprimoramento de um projeto enquanto ele está em andamento. Quer saber como utilizar essa ferramenta para otimizar a gestão da sua equipe remota? Confira nosso post sobre o assunto!

Veja também:

• Template exclusivo: Método Ver e Agir
• Infográfico: Como manter o engajamento dos colaboradores em distanciamento social
• Infográfico: 10 boas práticas para o gerenciamento de projetos

Quer conhecer outras metodologias ágeis como o Scrum e otimizar a sua gestão? Assista ao nosso vídeo e aprenda agora quais são as principais metodologias ágeis e como aplicá-las:

Qual a relação do Scrum e o gerenciamento de equipes?

O Scrum tem se mostrado uma excelente forma de garantir um maior alinhamento sobre o que está sendo realizado e manter a comunicação interna viva dentro da organização.

Uma de suas vantagens é não concentrar as decisões em uma só pessoa. Portanto, os resultados serão frutos de uma colaboração coletiva. Assim, há um maior empoderamento dos colaboradores e um sentimento de fazer parte de algo importante.

Isso acaba impactando também no papel do gerente, antes visto como o único responsável por tomar decisões. Ao implementar essa metodologia, ele assume um papel de apoiador, ajudando a traçar soluções para um determinado problema.

O resultado? Profissionais mais qualificados e confiantes de seu desempenho. Mas atenção, a comunicação e o alinhamento diário precisam ser preservados com o intuito de evitar possíveis erros e retrabalhos. Agora que você já entendeu um pouco mais sobre a relação do Scrum com a gestão de equipes, confira nossas dicas para otimizar o gerenciamento de times remotos!

Leia mais sobre o método Ver e Agir: Aprenda a usar a metodologia Ver e Agir para a solução imediata de problemas

Faça reuniões de alinhamento

Seja qual for a empresa, as reuniões diárias precisam fazer parte da rotina da equipe. Elas mostrarão a evolução e desempenho dos projetos em andamento, alinhar tarefas do dia e corrigir pequenas falhas.

Nesse caso, tente manter o mesmo horário para as reuniões, de preferência pela manhã, quando toda equipe estiver disponível. O ideal é que elas durem no máximo 15 minutos, assim há um melhor aproveitamento do período da manhã.

Contudo, aproveitar ao máximo o tempo da reunião requer alguns cuidados, um deles é tentar centralizar os encontros em três perguntas:

• O que foi feito ontem?
• O que será feito hoje?
• Existe alguma barreira para a realização da atividade?

Escolha um Scrum Master

Por mais que o Scrum seja um método que viabilize a autonomia da equipe, definir um Scrum Master é fundamental para promover um melhor gerenciamento dos projetos.

Ele será o responsável por gerenciar conflitos, indicar os profissionais certos para desempenhar determinada função e coordenar reuniões.

O desafio, no entanto, está em escolher alguém que tenha um perfil de liderança. Mas, ao mesmo tempo, é importante dominar a parte técnica.

Além disso, é indispensável que o responsável por liderar o time tenha familiaridade com os conceitos do Scrum. O resultado são práticas que não se perdem durante o andamento do projeto. 

Defina prioridades

A definição de prioridades sempre esteve presente no modelo tradicional de trabalho e no home office não é diferente. Com um cenário mais propício a interrupções e níveis de produtividade mais reduzidos, manter o foco no que é de fato importante vai garantir entregas mais alinhadas com os objetivos da empresa.

Aproveite as reuniões diárias para ressaltar quais tarefas deverão receber mais atenção. Proporcione, assim, uma rotina mais organizada para os profissionais envolvidos e priorizando a entrega de resultados. 

Faça Sprints

Definidas as prioridades, é hora de planejar as Sprints – sequência de atividades com um determinado prazo para terminar. Comece definindo os envolvidos e suas respectivas responsabilidades, indicando ferramentas e outros recursos necessários para a execução das tarefas. Dessa forma, as boas práticas são replicadas e o que não saiu como o esperado servirá de aprendizado.

Adote uma cultura de feedbacks

A gestão de uma equipe passar por uma série de diretrizes que devem ser adotadas com o objetivo de manter uma cultura centrada em melhorias contínuas, uma delas é o feedback. E não pense que eles precisam partir apenas da liderança, muito pelo contrário. A ideia é que essa prática seja difundida para todo o time.

Apesar de muito utilizado, ainda existem dúvidas sobre a forma correta de colocá-lo em prática, isto é, sem ferir quem está do outro lado. Todavia, não existe uma fórmula pronta, mas é preciso se atentar a alguns detalhes: 

• Prepare-se antes: Se possível, guarde um documento com os pontos observados durante a semana, anote todas  as observações, sejam elas positivas ou negativas.
• Crie um rapport: Iniciar o feedback com uma conversa informal e agradável pode ajudar a quebrar o  gelo em um primeiro momento. Procure perguntar sobre coisas interessantes, viagens, cursos ou algum ponto em comum que vocês possuem.
• Faça um resumo: Introduza o assunto de forma calma, explicando os pontos positivos ou de melhoria que foram observados durante um período, sempre ressaltando o que foi feito de bom.
• Seja sincero: Sabemos que, na maioria das vezes, os feedbacks abrangem questões que não são fáceis de serem ditas, mas ainda assim a sinceridade deve ser mantida durante a conversa para evitar possíveis atritos.
• Crie um plano de ação: O feedback deve ser um ponto de partida para um plano de ação bem elaborado sobre os próximos passos, garantindo a evolução do que não foi positivo e aprimorando aquilo que está no caminho certo. 

Depois de entender mais sobre a importância do Scrum e como aplicá-lo em equipes remotas, que tal baixar um template gratuito para solucionar os problemas que atrapalham as atividades da sua empresa? Aproveite!