Full-Time Equivalent (FTE): o que é e como aplicar?

No universo dos Recursos Humanos, existem muitas métricas famosas, como turnover, absenteísmo, headcount, por exemplo. Outras no entanto, são menos acompanhadas, mas são de suma importância, como o FTE, ou “Full-Time Equivalent”, por exemplo. Embora não seja tão discutido quanto outros indicadores, o FTE é um indicador essencial.

Para os profissionais de RH que buscam aprimorar seus processos e implementar estratégias mais eficientes, o entendimento do FTE é mais do que uma necessidade, é um diferencial.

Em pesquisa realizada pela Aon Hewitt, por exemplo, destacou que empresas que valorizam a motivação e o engajamento dos seus colaboradores tendem a ser até 78% mais produtivas do que as demais.

Se você está em busca de uma abordagem mais estratégica e orientada a dados para a gestão de talentos, o FTE pode ser a resposta que você procura. Por isso, continue a leitura e confira!

O que é FTE ou full-time equivalent?

O FTE, sigla para “Full-Time Equivalent”, ou “Equivalente de Tempo Integral” em português, é uma métrica utilizada para representar a quantidade de horas trabalhadas por um colaborador em relação a um período de trabalho integral. Em outras palavras, o FTE é uma forma de converter a carga horária de trabalhadores em tempo parcial, temporários ou com jornadas variáveis em um número equivalente de colaboradores em tempo integral.

A principal utilidade do FTE é fornecer uma visão clara e padronizada da força de trabalho de uma organização, permitindo comparações e análises mais precisas. Isso é especialmente útil para empresas que possuem uma combinação de colaboradores em tempo integral, meio período e temporários.

Dessa forma, o FTE ajuda as empresas a entenderem melhor quantos colaboradores elas realmente têm, considerando todas as jornadas de trabalho diferentes. 

Qual a diferença entre FTE e headcount?

O full-time equivalent e headcount são duas métricas usadas para quantificar a força de trabalho de uma organização, mas elas têm finalidades e características distintas.

Isso porque o headcount refere-se à contagem real de todos os colaboradores em uma organização, independentemente de suas horas de trabalho. É basicamente uma contagem de “cabeças” ou indivíduos, como a própria tradução diz.

Se uma empresa tem 10 colaboradores, independentemente de trabalharem em tempo integral ou parcial, o headcount é 10. Diferente do FTE, que representa a quantidade de horas trabalhadas por um colaborador em relação a um período de trabalho integral

Como calcular o FTE?

O cálculo do FTE é relativamente simples. A fórmula básica é:

FTE = Horas trabalhadas pelo colaborador / Horas de um período integral

Por exemplo, se considerarmos que um período integral de trabalho é de 40 horas por semana:

• Um colaborador que trabalha 40 horas por semana tem um FTE de 1,0 (ou seja, é equivalente a um funcionário em tempo integral).
• Um colaborador que trabalha 20 horas por semana tem um FTE de 0,5 (ou seja, é equivalente a meio funcionário em tempo integral).

Ao utilizar o FTE, os gestores e profissionais de RH podem ter uma visão mais clara da capacidade de trabalho e dos recursos humanos disponíveis, facilitando o planejamento, a alocação de tarefas e a tomada de decisões estratégicas.

Exemplo de FTE

Uma empresa de telemarketing tem:

• 3 colaboradores que trabalham 40 horas por semana (tempo integral).
• 6 colaboradores que trabalham 10 horas por semana.

Para calcular o full-time equivalent:

3 colaboradores x 1 FTE = 3 FTE

6 colaboradores x 0,25 FTE (porque 10 horas é um quarto de 40 horas) = 1,5 FTE

Total de FTE da empresa = 3 FTE + 1,5 FTE = 4,5 FTE

A partir do cálculo de FTE, é possível fazer análises como:

1- Planejamento de recursos para compreender quantos colaboradores em tempo integral seriam necessários para realizar o trabalho, facilitando o planejamento de contratações ou reajustes de jornada.

2- Alocação de tarefas ao entender o FTE de diferentes departamentos ou equipes, os gestores podem alocar tarefas e projetos de forma mais eficiente, garantindo que os recursos estejam sendo utilizados da melhor maneira.

3- Ajudar no planejamento orçamentário, especialmente em relação a salários, benefícios e treinamentos. Já que saber o full-time equivalent permite estimar os custos associados à força de trabalho.

Erros comuns na hora de calcular o full-time equivalent

Calcular o FTE pode parecer simples à primeira vista, mas existem armadilhas e erros comuns que podem distorcer os resultados. Aqui estão alguns dos erros mais frequentes ao calcular o full-time equivalent:

1- Não definir um padrão de horas de trabalho integral

É crucial definir claramente o que constitui uma semana de trabalho em tempo integral para sua organização. Para muitas empresas, isso pode ser 40 horas por semana, mas para outras, pode ser diferente.

Sem essa definição clara, o cálculo do FTE pode ser inconsistente.

2- Ignorar horas extras

Se os colaboradores frequentemente trabalham horas extras, isso pode afetar o cálculo do FTE. Ignorar essas horas pode subestimar o verdadeiro FTE.

3- Não considerar variações sazonais

Algumas empresas, especialmente aquelas em setores sazonais (como varejo ou turismo), podem ter variações significativas do indicador em diferentes épocas do ano. Ignorar essas variações pode distorcer a visão geral.

4- Não levar em conta licenças e ausências

Colaboradores em licença médica, licença-maternidade ou qualquer outra forma de ausência prolongada devem ser considerados no cálculo, pois afetam o full-time equivalent total.

5- Usar médias de forma indiscriminada

Ao calcular o FTE para grandes grupos de colaboradores, pode ser tentador usar médias. No entanto, isso pode mascarar variações significativas dentro do grupo e levar a uma interpretação imprecisa.

Qual a importância do FTE para as organizações?

O FTE é uma métrica fundamental para as organizações por diversas razões. Sua importância se manifesta em vários aspectos da gestão e planejamento empresarial, como:

• Visão unificada da força de trabalho: o indicador oferece uma visão consolidada da força de trabalho, transformando diferentes jornadas (tempo integral, meio período, temporários) em uma métrica padronizada. Isso facilita a compreensão da capacidade total de trabalho da organização.
• Planejamento e orçamento: ao entender o FTE, as empresas podem planejar melhor suas necessidades de contratação e orçamentárias. Isso é crucial para alocar recursos de maneira eficaz, seja para salários, treinamentos ou benefícios.
• Alocação de recursos: o full-time equivalent ajuda os gestores a alocar recursos e tarefas de forma mais eficiente. Por exemplo, se um projeto requer o esforço de dois colaboradores em tempo integral, o gestor pode analisar alocar quatro pessoas em meio período (cada um sendo 0,5 FTE) para atender à demanda.
• Análise de produtividade: ao combinar o FTE com outras métricas de desempenho, as organizações podem avaliar a produtividade de suas equipes. Isso permite identificar áreas de alta ou baixa eficiência e tomar medidas corretivas.
• Gestão de talentos: o full-time equivalent pode influenciar estratégias de retenção, desenvolvimento e treinamento. Ao entender as necessidades atuais e futuras, o RH pode criar programas mais alinhados com os objetivos organizacionais.

Como é possível aplicar o full-time equivalent nos processos organizacionais?

O full-time equivalent é uma ferramenta valiosa que pode ser integrada em diversos processos organizacionais para otimizar a gestão e a tomada de decisões. Confira alguns deles:

1- Planejamento de recursos humanos

No Planejamento de Recursos Humanos, o FTE pode auxiliar na determinação de quantos colaboradores são necessários para atender às demandas de trabalho. Além disso, ao identificar departamentos ou equipes com full-time equivalent mais altos, a empresa pode investir em treinamento e desenvolvimento para maximizar a eficiência.

2- Gestão de projetos

Na Gestão de Projetos, os gestores podem usar o FTE para determinar quantos recursos humanos são necessários para completar um projeto no prazo. Além disso, ao acompanhar o full-time equivalent ao longo do ciclo de vida de um projeto, é possível identificar se mais recursos são necessários ou se há sobrecarga em determinadas áreas.

3- Análise de desempenho

A análise de desempenho pode se beneficiar do FTE ao avaliar a eficiência de diferentes equipes ou departamentos, comparando-o com a produção ou os resultados. O full-time equivalent também pode ser usado como base para estruturar programas de incentivo, recompensando departamentos ou equipes que superam expectativas.

Próximos passos

Agora que você já sabe o que é e como funciona o FTE, que tal dar o próximo passo na sua gestão?

Com um software de recursos humanos você é capaz de identificar, reter e desenvolver talentos através de ciclos automatizados de avaliações de competências. Um bom sistema de gestão de pessoas oferece mais autonomia ao RH, pois permite a automatização dos processos e estimula a cultura de feedbacks com uma gestão de talentos inteligentes.

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