Reuniões

Como fazer uma reunião produtiva: 7 passos para não desperdiçar o precioso tempo da equipe

Como fazer uma reunião produtiva: 7 passos para não desperdiçar o precioso tempo da equipe

Publicação : 22/08/2018

Por Siteware

10 min

como fazer uma reuniao produtiva
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(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre como fazer uma reunião produtiva. Deixe para gente o que achou nos comentários!)


Todo gestor se vê às voltas com esta indagação: como fazer reuniões produtivas, que realmente funcionem e tragam resultados? Isso porque, além de resolver pouca coisa, as reuniões improdutivas deixam um gosto frustrante de perda de tempo, de estar envolvido em algum grau de incompetência. E essa sensação pode espalhar-se pela equipe e ser muito nociva.

Uma reunião ativa, que movimente os temas, preparando os integrantes da equipe para avanços no desenvolvimento do trabalho e na solução dos problemas é o objetivo a ser alcançado.

Usar o tempo destinado à reunião de maneira efetiva entusiasma a equipe pelo tema e ainda constrói autoestima e admiração de uns pelos outros. As pessoas se sentem parte de algo maior que a rotina diária.

Vamos ver então alguns itens fundamentais para conseguir reuniões mais eficazes e que favoreçam a percepção de que há uma boa gestão do tempo na empresa.

Antese de conferir o passo a passo de como fazer reuniões eficazes, assista este vídeo produzido pela equipe da Siteware:

 

Como fazer uma reunião produtiva passo a passo

Reuniões eficazes se tornaram algo raro no universo corporativo. Hoje, fazer uma boa gestão do tempo no trabalho é fundamental, para quem busca produtividade. Por isso, saber como fazer uma reunião de trabalho positiva é um conhecimento que vale a pena ter.

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1. O líder dá o tom

Se você é o líder da reunião, saiba que é o facilitador, que tem a responsabilidade de dar um tom positivo e produtivo e promover uma interação saudável entre os participantes.

Para tanto, prepare-se para a reunião. Isso é, tenha os objetivos muito bem definidos e revise-os pouco antes, bem como os resultados esperados e a agenda.

Você terá que ajudar os membros do grupo a manterem-se focados no tema e a avançar nas definições. Faça um breve projeto de reunião, estabeleça uma agenda para ela e enquadre a reunião dentro disso.

O facilitador eficaz consegue manter os integrantes da equipe no foco do assunto, garantindo que os temas abordados sejam elaborados, conseguindo os resultados desejados.

2. Prepare os participantes

Não tem como fazer uma reunião produtiva sem a preparação dos participantes.

Para isso, use a tática do pré-trabalho. Dias antes da reunião foque os integrantes da equipe no assunto. Dê-lhe tarefas referentes ao que será tratado, forneça informações novas e complementares.

Faça um roteiro  de itens. No início da reunião, faça referências aos itens do pré-trabalho, conduzindo os participantes a passar o tempo inicial focando no material recebido, que é essencial para alcançar os objetivos.

Dessa forma, os resultados serão a prova da importância da preparação e da solidez da liderança.

3. Use os itens do pré-trabalho na reunião

Durante a reunião, vá utilizando os itens do pré-trabalho como um fio condutor. Se alguém entrar por outros assuntos, gentilmente, mas com firmeza, conduza o grupo de volta ao foco. E faça com que cada item esteja construído e consolidado antes de passar para o próximo.

4. Envolva os participantes

Cada equipe de trabalho tem vários tipos de personalidades presentes nas reuniões. Assim, existem colegas de trabalho tranquilos, apressados, que tentam dominar cada assunto para impor-se aos demais, retraídos que só escutam e não falam e outros tipos.

Quer saber como fazer uma reunião produtiva, apesar de tantas diferenças? Ora, para facilitar a integração de todos, envolva e engaje cada participante na realização dos objetivos da reunião.

  • Acalme os apressados e dominadores;
  • Faça perguntas aos mais tímidos e introspectivos;
  • Coordene o espaço e tempo de cada um;
  • Anote o que vai sendo dito resumidamente.

Assim, você terá um resumo da reunião para cobrar encaminhamentos e os participantes terão mais responsabilidade com os compromissos que fazem.

Consiga uma integração: cuide que toda a equipe puxe o trabalho e não que apenas um se sobressaia e empurre os outros numa direção.

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5. Pontue a reunião com itens de ação

Agir em função do que for produzido na reunião é o objetivo. Para conseguir isso da equipe, pontue a reunião com itens de ação específica.

Nomeie a ação e defina muito bem o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele item. Coloque uma data para a consecução do item e explicite verbalmente o que constitui a conclusão do item da ação, fazendo uma espécie de acordo com o responsável.

6. Discuta cenários e barreiras

Enquanto a reunião se desenvolve, provoque ou acolha, se alguém manifestar, a visualização dos cenários na rotina do dia a dia, as barreiras que podem ser enfrentadas para que os membros da equipe alcancem os resultados de cada item.

Trate as barreiras como coisa natural. E sugira soluções: comprometa-se com encaminhamentos que são de sua responsabilidade e deixe o caminho aberto para auxiliar se a equipe precisar.

Não tem como fazer uma reunião produtiva sem mostrar comprometimento. Por falar em produtividade, já viu o nosso guia sobre o assunto? Baixe grátis:

7. Defina a data da reunião seguinte

É importante sinalizar a data da próxima reunião ou, pelo menos, aproximadamente. Assim os membros da equipe sabem que, até lá, deverão ter feito alguns avanços e agirão nesse sentido.

Nas conversas de rotina, faça referências à próxima reunião, valorize a participação de cada um individualmente e comente o quanto achou a última reunião produtiva.

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Bônus: 3 dicas de Steve Jobs para reuniões eficazes

Manter a reunião o menor possível

Aqui não estamos falando apenas da duração da reunião, mas também da quantidade de participantes. Ter a certeza de que somente quem é necessário naquele encontro esteja presente é essencial para que não haja excesso de opiniões e palpites acerca da pauta a ser tratada.

Assim você garante o foco e evita ter que explicar algumas partes para pessoas que não estão totalmente por dentro do assunto.

Certificar-se de que os pontos discutidos e as decisões tenham um “dono”

Jobs recomendava que os temas da reunião e as decisões tomadas durante o encontro recebessem um responsável designado para monitorá-las e fazê-las acontecer. Desse modo, é possível saber quem irá conduzir cada assunto e, principalmente, de quem cobrar o cumprimento de uma determinada tarefa, diminuindo o tempo gasto na identificação dos responsáveis.

Evitar o uso de apresentações eletrônicas

Pode parecer estranho, vindo do fundador de uma das maiores empresas de tecnologia digital da história da humanidade, mas é isso mesmo. Para Steve Jobs, reunião boa é reunião sem slides. Segundo ele, apresentações feitas em PowerPoint, PDF ou mesmo Keynote escondem o verdadeiro potencial do assunto. Ele preferia se encontrar cara a cara com as pessoas para que surgissem ideias, e o assunto fosse discutido de forma clara e informal.

Para estar afiado para uma reunião, o gestor precisa ter dados concretos e informações relevantes para serem discutidas entre todos os participantes. O melhor, então, é ter bons relatórios que possam gerar insights ricos.

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