Como fazer uma reunião produtiva: o passo a passo completo

(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre como fazer uma reunião produtiva. Deixe para gente o que achou nos comentários!)

Todo gestor se vê às voltas com esta indagação: como fazer uma reunião produtiva, que realmente funcione e traga resultados?

Afinal, a perda de tempo pode gerar sérios impactos negativos no cumprimento das metas da empresa. 

Segundo o pesquisador Steve Rogelberg, as reuniões improdutivas causam um prejuízo corporativo equivalente a U$25 mil ao ano por funcionário. Ou seja, para empresas com mais de 5 mil funcionários, os danos podem chegar à impressionante marca dos U$100 milhões anuais.

Quer saber como evitar perdas financeiras com discussões desorganizadas? Então, confira agora o passo a passo completo para reuniões produtivas e eficientes!

Veja também alguns materiais essenciais e 100% gratuitos preparados pela Siteware para fazer uma reunião produtiva:

• E-BOOK: como conduzir uma reunião de resultados?
• CHECKLIST: Como organizar uma reunião

Como fazer uma reunião produtiva: passo a passo

Promover reuniões produtivas não precisa ser uma dor de cabeça: saiba que existem estratégias para garantir a melhor gestão do tempo e potencializar a organização durante as discussões.   

O segredo é colocar em prática os 5 Ps das reuniões produtivas:

1. Propósito: a discussão precisa ter um objetivo prático, caso contrário a reunião não levará a resultados significativos;
2. Preparação: para a tomada de decisão assertivas, é preciso que os participantes estejam por dentro do assunto e tenham lido os documentos de amparo necessários;
3. Progresso: a reunião deve representar um avanço em termos de novas decisões, além de promover o alinhamento dos participantes frente ao andamento do projeto;
4. Participação: quanto mais os convidados se manifestam, mais surgem ideias inovadoras e criativas que podem trilhar o caminho para a solução do problema;
5. Processo: as reuniões precisam seguir um passo a passo organizado e padrão, com início, meio e fim.

Agora que você sabe os principais aspectos de uma reunião produtiva, confira as 10 dicas imperdíveis para não perder tempo com discussões desnecessárias!

1. O líder dá o tom

O primeiro passo para uma reunião produtiva é a presença de um líder organizado, que transmite um tom positivo e produtivo e promove uma interação saudável entre os participantes.

Para tanto, prepare-se para a reunião. Tenha um objetivo claro e muito bem definido. Revise-o pouco antes, bem como os resultados esperados e a agenda.

Você terá que ajudar os membros do grupo a se manterem focados no tema, avançando nas definições. Faça um breve projeto de reunião, estabeleça uma agenda para o encontro e enquadre as pautas nas expectativas.

2.  Liste os tópicos para a reunião com funcionários 

Não tem como fazer uma reunião produtiva sem a preparação dos participantes.

Envie aos membros do encontro a pauta da reunião, bem como os documentos de apoio necessários. 

Com o roteiro dos tópicos a serem abordados, será mais fácil conduzir os participantes a focar no objetivo da reunião.

Lembre-se de escolher os pontos mais relevantes para a discussão, priorizando aqueles que de fato são urgentes e precisam de uma tomada de decisão estratégica.

3. Mantenha o foco

Durante a reunião produtiva, use os itens da pauta como um fio condutor. Se alguém trouxer outros assuntos, gentilmente, mas com firmeza, conduza o grupo de volta ao foco. 

Ainda, faça com que cada item seja detalhadamente avaliado antes de passar para o próximo.

Afinal, consolidar cada ponto da pauta de reunião é uma tática eficaz para assegurar a amplitude das discussões e promover decisões sólidas. 

Dica: estabeleça um tempo para avaliar cada tópico da pauta. Assim, você otimiza o tempo da reunião e evita que questões importantes fiquem de fora das discussões. 

4. Incentive a proatividade

Cada equipe de trabalho tem vários tipos de personalidades presentes nas reuniões. Assim, existem colegas de trabalho tranquilos, apressados, que tentam dominar cada assunto para impor-se aos demais, retraídos que só escutam e não falam e outros tipos.

Quer saber como fazer uma reunião produtiva, apesar de tantas diferenças? Ora, para facilitar a integração de todos, envolva e engaje cada participante na realização dos objetivos da reunião. Sendo assim?

• acalme os apressados e dominadores;
• faça perguntas aos mais tímidos e introspectivos;
• coordene o espaço e tempo de cada um;
• anote o que vai sendo dito resumidamente.

Dessa maneira, você terá um resumo da reunião para cobrar encaminhamentos e os participantes terão mais responsabilidade com os compromissos que assumem.

Falando nisso, nós temos um e-book gratuito sobre técnicas de engajamento:

[E-book] Como engajar sua equipe no crescimento da empresa?

5. Crie um plano de ação

Agir em função do que for produzido na reunião é o objetivo. Para conseguir o comprometimento da equipe, pontue a reunião com itens de ação específica.

Nomeie a ação e defina muito bem o nome da pessoa que se comprometeu a realizar aquele item. 

Coloque uma data para a consecução do item e explicite verbalmente o que constitui a conclusão da ação, fazendo uma espécie de acordo com o responsável.

6. Discuta cenários e desafios

Enquanto a reunião se desenvolve, provoque a visualização dos cenários na rotina do dia a dia e os desafios que poderiam ser resolvidos.

Trate as barreiras como coisa natural. E sugira soluções: comprometa-se com encaminhamentos que são de sua responsabilidade e deixe o caminho aberto para auxiliar se a equipe precisar.

Por falar em produtividade, já viu o nosso guia sobre o assunto? 

Baixe grátis:

[Guia] Fatores de produtividade

7. Defina a data da reunião seguinte

É importante sinalizar a data da próxima reunião. Assim, os membros da equipe sabem que, até lá, deverão ter feito alguns avanços e agirão nesse sentido.

Nas conversas de rotina, faça referências à próxima reunião, valorize a participação de cada um individualmente e comente o quanto achou a última reunião produtiva.

Veja também nosso e-book gratuito:

[E-book] Como conduzir uma reunião de resultados

8. Reunião produtiva é reunião curta

Aqui, não estamos falando apenas da duração da reunião, mas também da quantidade de participantes. 

Convide apenas os setores que você tem certeza que se relacionam com as decisões a serem tomadas. A definição não apenas tornará a reunião mais assertiva, mas também evitará que ela se arraste e comprometa o cronograma dos demais participantes.

Atenção: o oposto também deve ser evitado! Convidar poucas pessoas e esquecer dos setores envolvidos pode levar a tomadas de decisão falhas, além de causar possíveis transtornos com o plano de ação. 

9. Evite o uso de apresentações eletrônicas

Pode parecer estranho, vindo do fundador de uma das maiores empresas de tecnologia digital da história da humanidade, mas é isso mesmo. Para Steve Jobs, reunião boa é reunião sem slides.

Segundo ele, apresentações feitas em PowerPoint, PDF ou mesmo Keynote escondem o verdadeiro potencial do assunto. Ele preferia se encontrar cara a cara com as pessoas para que surgissem ideias e o assunto fosse discutido de forma clara e informal.

Para estar afiado para uma reunião, o gestor precisa ter dados concretos e informações relevantes para serem discutidas entre todos os participantes. O melhor, então, é ter bons relatórios que possam gerar insights ricos.

10. Use um software gerenciador de reuniões

Nada melhor do que usar a tecnologia a nosso favor! Para tanto, vale a pena contar com um software específico para gerenciar reuniões que permite lembretes automáticos, facilita a gestão da pauta e até mesmo possibilita o compartilhamento de documentos. 

Com o intuito de ajudar os gestores, tais ferramentas foram criadas para tornar o expediente de trabalho mais produtivo e organizado. 

Esse é o caso do módulo Gestão de Reuniões do software STRATWs One, o seu aliado número 1 para reuniões mais estratégicas.

Ele te ajudará a sanar todas as dúvidas quanto ao produto, além de apresentar as vantagens de utilizar essa ferramenta para planejar, conduzir e documentar as reuniões!

Conheça os benefícios de usar um gerenciador de reuniões

Um dos principais benefícios do módulo de Gestão de Reuniões é o acesso imediato aos assuntos da pauta por todos os participantes da reunião. Esse software de reuniões será seu aliado na hora de planejar e organizar reuniões e tarefas.

Nele, você poderá visualizar, listar e delegar tarefas, além de acompanhar a execução das mesmas e entender quais ações demandam mais tempo e atenção.

Assim, torna-se fácil compreender as dificuldades enfrentadas pela sua equipe ou por um determinado profissional.

Quer saber mais vantagens do Gestão de Reuniões? Confira dicas de produtividade no trabalho usando o gerenciador.

• A ferramenta é aderente à metodologia Getting Things Done (GTD), já que, ao documentar as tarefas e evitar possíveis esquecimentos, contribui para o aumento da produtividade.
• A convocação dos participantes ocorre de forma automatizada e ágil,
• Oferece integração com serviços de agenda eletrônica, ou seja, ao marcar uma reunião no software, ela será incluída nas demais agendas,
• O software de reuniões possibilita a inclusão dos assuntos a serem discutidos na reunião para que todos os envolvidos tomem ciência. Isto é: a pauta da reunião é previamente divulgada.
• Possibilita a elaboração da ata durante a reunião e sua aprovação eletrônica, se necessário. Assim, todos os detalhes já ficam documentados e as responsabilidades e tarefas decorrentes deles, acordadas.
• Atribui tarefas aos componentes da equipe, participantes ou não da reunião e já promove uma tomada de ação imediata, sem perda de tempo;
• Permite o compartilhamento simples e eficaz dos assuntos abordados com toda a equipe após o fim das reuniões.

Leia também: Saiba como evitar reuniões longas com 3 dicas incríveis

Vale ressaltar que o Gestão de Reuniões é um módulo do software de performance corporativa STRATWs One, desenvolvido pela Siteware.

Além da funcionalidade do gerenciamento de reuniões, o STRATWs One inclui inúmeras funcionalidades que tornam sua rotina corporativa mais focada. 

STRATWs One: o segredo para a reunião produtiva

Desenvolvido pela Siteware, o STRATWs One é o software de gestão estratégica que permite o uso integrado de módulos e funcionalidades focados na gestão de talentos, bem como no desempenho corporativo e individual.

O STRATWs One já conquistou mais de mil empresas e faz parte da rotina de 1860 mil usuários. Empresas como Vale, Renner e Magazine Luiza já verificaram os benefícios que a ferramenta traz!

Conheça mais algumas de suas vantagens:

• criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
• compartilhar informações com agilidade e transparência;
• usar a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
• gerenciar riscos e analisar cenários;
• facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
• focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
• integrar pessoas, operação e estratégia;
• encontrar oportunidades de melhoria;
• fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos.

A ferramenta transforma em processos a metodologia de gestão da empresa, automatizando e criando uma maneira padrão de realizar as tarefas mais repetitivas. 

O resultado é um ganho de tempo pelos gestores e colaboradores, que podem se dedicar a tarefas mais estratégicas e criativas.

Um sistema de comunicação interna é uma excelente opção para se ter relatórios personalizados que possam ser conectados diretamente com as fontes de informações para reuniões mais produtivas. 

Por meio de um bom sistema de gestão empresarial, você pode monitorar e centralizar os indicadores estratégicos, táticos e operacionais de modo a ter mais base para a tomada de decisões. 

E o Stratws One é um excelente software de performance corporativa que ajuda a aumentar a sua produtividade fornecendo informações ricas para o planejamento estratégico e operacional.

Agora que você sabe o STRATWs One é o segredo para reuniões produtivas, solicite uma demonstração gratuita e revolucione a gestão da sua empresa!