O que são KPIs?
Tudo sobre indicadores chave de desempenho
KPI é um sigla para as palavras Key Performance Indicator, que significam Indicadores Chave de Desempenho. Trata-se de uma ferramenta usada para medir o desempenho e a eficiência de um processo para verificar se ele está alcançando os resultados e objetivos desejados.
Veja também neste conteúdo:
Como analisar seus indicadores
Exemplos
Coloque em prática: gestão de KPIs!
Como as decisões são tomadas em sua empresa? Existe um cenário clássico em que executivos “level C”, como CEO, CMO e CFO, verificam que “algo não vai bem na empresa” e marcam uma reunião com gerentes e outros colaboradores para resolver isso.
Esses funcionários rapidamente compilam relatórios em PPT, comparecem à reunião, fazem apresentações, discutem e, na maioria dos casos, saem de lá com muitas promessas de planos e projetos, mas com vagas noções do que deve ser feito na prática para reverter a situação problemática.
O que são KPIs – Indicadores Chave de Desempenho
KPIs, os famosos indicadores Chave de Desempenho, são citados continuamente como ferramentas importantíssimas na gestão empresarial.
Mas, afinal de contas, o que é um KPI? O que são esses indicadores de desempenho, qual seu conceito, o que significam essas 3 letras?
KPI é a sigla para estas 3 palavras em inglês: Key Performance Indicators. Isso significa Indicadores Chave de Desempenho, em português.
Portanto, KPIs e Indicadores Chave de Desempenho são sinônimos.
Definição de KPI: Métrica que deve ser expressa em números para indicar qual o nível desejado dos resultados de um processo importante em sua empresa.
Normalmente um KPI é composto por uma unidade ou símbolo. Veja alguns exemplos de KPIs de empresas:
• Valor do ticket médio de compra dos clientes de um e-commerce.
• Quantidade de peças com defeito a cada mil produzidas por uma máquina.
• Taxa mensal de clientes que deixaram de assinar um canal de stream.
• Índice de endividamento de uma empresa em relação ao seus ativos totais.
• Porcentagem de novos clientes conquistados em relação ao mês anterior.
Definidos os KPIs, você pode apontar as metas de desempenho. Assim, pode ser determinado que a loja deve conseguir um ticket médio de, no mínimo, R$ 250, ou que a máquina não pode ultrapassar uma peça com defeito a cada mil produzidas.
Dessa forma, caso as metas não sejam atingidas, deve-se planejar uma maneira de melhorar esse processo para que se consiga a eficiência desejada pela empresa.
Como criar indicadores de desempenho
Agora que você já sabe o que são KPIs, talvez você esteja se perguntando: como criar indicadores de desempenho? Para isso, siga este passo a passo.
Passo 1 – Escolha áreas que agregam valor ao seu negócio
O primeiro passo para criar um bom modelo de indicadores eficiente em seu negócio é definir o que deve ser acompanhado. Porque as empresas têm uma enorme quantidade de processos e você não conseguirá acompanhar todos eles.
Por isso, defina aqueles que agregam valor ao negócio. Isto é: que têm um papel relevante para entregar ao cliente final uma característica de seus produtos ou serviços que os fazem se destacar da concorrência e, assim, serem os preferidos do seu público-alvo. Por exemplo, se possui um software de acompanhamento de vendas, alguns KPIs essenciais são: receita recorrente mensal, nível de satisfação do cliente, uso do software etc.
Passo 2 – Classifique os indicadores
Depois de definir quais serão os processos a serem medidos, classifique os tipos de indicadores para cada um deles.
Indicadores de produtividade
Os indicadores de produtividade se referem a um relação entre resultados obtidos e os recursos empregados em um determinado período de tempo, por exemplo: vendas realizadas por vendedor por mês.
Indicadores de qualidade
Os indicadores de qualidade medem a relação entre as entregas realizadas e aquelas que foram realizadas sem erros ou dentro de um intervalo aceitável de qualidade, por exemplo: porcentagem de pedidos entregues com atraso ou tempo médio de resposta à solicitações de clientes.
Indicadores de capacidade:
O indicadores de capacidade medem o quanto é possível entregar em determinado período de tempo, por exemplo: número de alunos por turma ou entregas realizadas por mês.
Passo 3 – Defina uma métrica simples
É fundamental que as métricas dos indicadores de desempenho sejam fáceis de entender e de serem coletadas por toda empresa.
Por exemplo, se é preciso calcular a porcentagem média de descontos mensais dos 20 produtos mais vendidos da empresa, apurar e calcular isso manualmente será extremamente complicado. Já, se houver um processo automatizado através do uso de um sistema de gestão de KPIs ou ao menos uma planilha com essas fórmulas, as medições serão realizadas adequadamente.
Passo 4 – Mostre porque esse KPI é relevante
Para engajar os colaboradores na coleta dos KPIs, é importante que eles entendam os motivos pelos quais eles devem ser coletados.
Por isso, além dos treinamento sobre a forma de coleta, deixe claro também como esses KPIs vão ajudar a medir a eficiência dos processos e levar a sua melhoria contínua, proporcionado que a empresa atinja seus objetivos e seja mais lucrativa.
[IMPORTANTE]
KPIs não são imutáveis, eles são flexíveis. Conforme o mercado, os clientes ou os objetivos da empresa se alteram, eles também devem ser reavaliados.
Com um modelo de indicadores bem definidos, sua empresa estará sempre de olho em sua performance. Assim, caso algum desvio seja detectado, ela poderá fazer os ajustes necessários e, em seguida, verificar se os novos processos melhorados estão dando conta do recado.
Como analisar indicadores de desempenho
Para tomar decisões baseadas em fatos e não em achismos, o uso de KPIs é fundamental. Mas como analisar indicadores de desempenho para tomar decisões? Como monitorar essas métricas? Sem dúvida, o uso de um software de acompanhamento de indicadores de desempenho empresarial faz toda diferença nessa hora!
Com esse tipo de ferramenta, você terá acesso em tempo real aos resultados de seus projetos, equipes e de cada colaborador individualmente. Assim, além da melhoria de processos proporcionada pelos KPIs, você também poderá dar feedbacks mais assertivos para os colaboradores e usar metodologias como a meritocracia e a gestão à vista.
O uso de KPIs é a chave do sucesso na empresa. É a maneira ideal de identificar oportunidades de melhoria e descobrir falhas. Além disso, monitoram as variações nos processos e permitem que sejam feitos os ajustes necessários na hora certa.
Use planilhas de KPIs em Excel para o acompanhamento: veja um modelo gratuito
Para fazer o controle de indicadores de desempenho de forma mais ágil e confiável você pode empregar planilhas de Excel.
Essas ferramentas eletrônicas permitem compilar todos os dados que você precisa e acessá-los com facilidade. Você também pode incluir fórmulas para que os KPIs mais complexos sejam calculados rapidamente.
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Automatizar a criação, coleta, acompanhamento e compartilhamento de seus KPIs torna a tomada de decisão mais ágil e confiável.
Faça relatórios dos KPIs, compartilhe e engaje o time
O mero compartilhamento dos dados brutos de seus Indicadores Chave de Desempenho em planilhas pode não ser suficiente. Por isso, analise seus KPIs e crie gráficos a partir de suas planilhas.
Acrescente conclusões e insights e compartilhe com os envolvidos. Em seguida, troque ideias com eles e definam o que pode ser feito para melhorar esses processos.
O uso de de um software específico de acompanhamento de performance otimiza o tempo necessário para criar, analisar e compartilhar KPIs. Assim, há mais engajamento dos colaboradores e, consequentemente, aumento de produtividade.
Ao definir indicadores de desempenho da forma correta e fazendo seu acompanhamento e controle diariamente, é inevitável que sua empresa atinja melhores resultados e que seus colaboradores se tornem mais produtivos.
Porque as grandes empresas preferem preferem um software de acompanhamento de KPIs do que uma planilha para gestão de KPIs?
Planilhas NÃO são feitas para armazenar uma grande quantidade de dados, uma hora você vai perdê-los! Se você tiver um software, seus dados estão protegidos por um backup e fáceis de recuperar.
Planilhas são uma verdadeira armadilha, porque você nunca sabe se a versão que está usando é mesmo a última, se os dados estão atualizados. Por isso, acaba havendo duplicidade de informações e até dados conflitantes.
Muitas vezes planilhas são trocadas por e-mail. E se, por acaso, um e-mail indevido for incluído nesse compartilhamento? Informações sigilosas de sua empresa podem vazar!
Um pequeno erro em uma fórmula de uma célula pode estar fazendo você acreditar em informações erradas!
Enquanto são pequenas, pode até funcionar, mas achar os dados que você precisa em planilhas com mil linhas é bem complicado.
Cada área da empresa tem um jeito de criar suas planilhas. Usam nomenclaturas e fórmulas diferentes que impedem uma consolidação fácil dos dados e o compartilhamento de informações.
Por que não fazer isso com ajuda de um software como o STRATWs One?
Hoje, mais de 162.000 usuários em 1.000 clientes no Brasil e no Mundo usam o STRATWS One. São empresas de sucesso como a Vale, Movile, Unimed, Pif Paf Alimentos e a BRMalls. Com o STRATWs One você pode aplicar as mais consagradas estratégias de gestão, como BSC, OKR, Lean e SWOT, além de técnicas de motivação de funcionários, como a meritocracia e a gestão à vista.
Veja o que nossos clientes falam sobre o nosso software:
Fernando Coelho
Superintendente Administrativo-Financeiro da Unimed-BH
Luana Marins
Geocycle na LafargeHolcim
Bartolomeu Ribeiro
Coordenador de Fábrica do Grupo Boticário
Deise Schmidt
Coordenadora de Desenvolvimento de RH na SLC Agrícola
STRATWs One
Ideal para a necessidade da sua empresa
Para empresas que já possuem maturidade de gestão e querem:
- Fortalecer a cultura de gestão por resultados com estruturação de um robusto processo, capaz de aumentar a produtividade e reduzir a dependência das grandes consultorias
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