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metodologia OKR

Há algum tempo o mundo corporativo tem notado que a tendência de descomplicar e adotar a simplicidade em suas ações traz bons resultados e mais engajamento. Já escrevemos diversos posts que abordam esse tema. Hoje vamos falar sobre uma metodologia que tem como principais características a simplicidade e a flexibilidade. Trata-se da metodologia OKR (ou framework OKR).

A metodologia OKR (Objectives and Key Results) é utilizada pelas empresas mais inovadoras do mundo, entre elas o Google, Twitter e o LinkedIn. O conceito de OKR surgiu na Intel e foi disseminado quando o Google, que ainda nem era “Google”, começou a utilizar o método com apenas 40 colaboradores e continua a ser utilizado hoje com seus mais de 60 mil colaboradores.

Para contextualizar a origem dos OKRs, voltamos à década de 50, quando Peter Drucker, o grande guru da gestão, desenvolveu o método Management by Objectives (MBO). O MBO também é baseado em metas para gerar resultados. Drucker acreditava que os gestores deviam estabelecer metas para melhorar a produtividade e que estas fossem verificadas de tempos em tempos.

Baseado no MBO, o termo OKR foi introduzido por Andy Grove, co-fundador da Intel, na década de 70. Apenas em 1999 que os OKRs se espalharam para outras empresas, pelas mãos de Jon Doerr, sócio da Kleiner Perkins Caufield Byers, uma das mais conceituadas empresas de Venture Capital do mundo. Doerr usava a metodologia OKR na Intel e levou a metodologia para algumas empresas da Kleiner Perkins, entre elas, o Google! A partir daí a metodologia ganhou fama mundial.

Definindo a metodologia OKR

Podemos definir a metodologia OKR como um modelo de gestão ágil de desempenho com foco nos resultados. Os OKRs devem ser simples o suficiente para que todos entendam e sintam-se entusiasmados a alcançá-los. Quando aplicados com êxito, os OKRs funcionam como uma ferramenta de comunicação interna, integrando as equipes por meio de objetivos alinhados à cultura organizacional da empresa. 

De forma simplificada, os OKRs são um conjunto de objetivos inter-relacionados que contribuem para a estratégia (objetivos macro) da organização. Tais objetivos podem ser alcançados de forma individual ou coletiva. Todos os colaboradores devem entender as suas metas e saber como alcançá-las, minimizando esforços desnecessários. Por isso, a metodologia OKR eleva a produtividade e reduz o stress no ambiente de trabalho, consequentemente aumentando a motivação de todos.

Saiba mais sobre metas: Exemplos de metas individuais: Como estabelecer?

Cultura organizacional

Para que a metodologia OKR apresente sucesso na sua empresa, é essencial que haja um interesse real da organização em estabelecer um processo estruturado para o alcance de metas, ou seja, a empresa deve estar voltada para a cultura de resultados. E o OKR deve fazer parte da cultura da empresa.

Os OKRs devem ser inseridos no dia a dia dos times e suas atividades devem ser priorizadas com base nos OKRs já definidos. Para isso, devem existir reuniões regulares de time para acompanhar os OKRs e um calendário de definição dos próximos OKRs da equipe. Desta forma, evitamos o famoso “Set it and Forget it” (defina a meta e esqueça dela). Equipes que não inserem os OKRs em suas rotinas acabam trabalhando apenas para apagar incêndio. 

Saiba mais sobre cultura organizacional: O que é cultura empresarial e como implantar uma de sucesso

Mas afinal, como é a estrutura da metodologia OKR?

John Doerr, o executivo da Intel que introduziu a metodologia OKR, determinou a seguinte estrutura para implantar os OKRs:

– Objetivo: o que eu quero alcançar?

Pense sempre em objetivos qualitativos e aspiracionais. Os Objetivos devem ser curtos, inspiradores e envolventes. O Objetivo tem ainda o papel de motivar e desafiar a equipe.

A principal função do Objetivo é comunicar! Lembre-se que os objetivos devem ter um prazo de conclusão e um responsável, além de poderem ser questionados pelas equipes.

Dica: Crie objetivos a partir de verbos para estimular os colaboradores a pensarem de forma clara e pontual. Exemplos: conquistar, lançar, aumentar, gerar etc.

– Resultados Chave (Key Results): como eu vou mensurar?

Pense sempre nas características quantitativas e métricas (KPIs). Os Resultados Chave são um conjunto de métricas que medem o andamento de alcance dos Objetivos. Para cada Objetivo sugere-se entre dois e cinco Resultados Chave. É importante ressaltar que todos os Resultados Chave devem ser quantitativos e mensuráveis. Ou seja, se não tem número não pode ser considerado um Resultado Chave.

Lembre-se que os Resultados Chave devem ser métricas e não tarefas. A metodologia OKR tem como conceito criar uma cultura forte com foco em resultado e não em tarefas. Se uma tarefa é executada com êxito, mas não gerou resultados, não é considerada sucesso. Portanto, foque no objetivo final, e não na atividade meio!

Aplique a metodologia SMART para ajudar a elaborar os seus Objetivos e Resultados Chave, clique aqui e veja como. 

Ciclos da metodologia OKR

As metas estabelecidas na metodologia OKR são traçadas, em geral, para um período de três meses. Isso permite que se aplique mais agilidade às metas e possibilita uma rápida adaptação às mudanças. Mas podem existir exceções, e cada empresa implanta da maneira que mais se adapta a sua realidade. No entanto, se as metas estabelecidas forem para um período maior que três meses, recomendamos uma divisão em objetivos menores que possam ser acompanhados a cada trimestre.

Exemplo de um ciclo de acompanhamento:

Ciclo de acompanhamento OKR

Exemplos/tipos de Objetivos e Resultados Chave:

Objetivos Operacionais:

Os objetivos operacionais garantem o sucesso da organização e estão relacionados com as métricas mais importantes da empresa. Podem ser lançamentos de novos produtos, implantação de uma nova unidade ou processo e aumento de participação de mercado.

Objetivos Aspiracionais:

Os objetivos aspiracionais são ideias ambiciosas (bigger picture), que desafiam e motivam os colaboradores. Eles são criados para ajudar os times a entender como podem contribuir para o crescimento da organização.

Exemplos de Objetivos e Resultados Chave:

exemplos metodologia OKR

 

Conheça os níveis OKR:

OKR organizacional

 

Os OKRs de nível organizacional vão balizar toda a empresa sobre os objetivos a serem alcançados. Eles devem ser motivadores e inspiradores. Desta forma, toda a estratégia da empresa, assim como as prioridades da organização, devem constar nos OKRs organizacionais.

 

 

 

OKR Departamental

 

Já os OKRs departamentais são metas direcionadas para a atuação de cada time. Esses OKRs podem ter objetivos mais específicos, mas sempre alinhados ao propósito da organização.

 

 

 

OKR Individual

 

Os OKRs individuais devem ser focados na performance e nas entregas esperadas de cada colaborador.

 

 

 

Principais características dos OKRs

Comunicação: Como citamos anteriormente, a metodologia OKR é como uma ferramenta de comunicação interna, deve alinhar as expectativas da empresa com os colaboradores.

Números: todos os OKRs devem conter, obrigatoriamente, números.

Simplicidade: Os OKRs devem conter linguagem simples, de fácil compreensão por todos, tornando a comunicação mais clara e eficaz. Não escreva OKRs muito longos, eles devem ser fáceis de memorizar. Lembre-se que eles devem estar alinhados com a cultura da empresa. Por exemplo, se a cultura da empresa permitir, você pode escrever objetivos utilizando gírias e piadas internas, eles não precisam ser chatos e formais.

Limite: Recomenda-se, que em cada ciclo, um colaborador tenha entre 2 e cinco Objetivos (O), sendo que cada um deles deve ter entre 2 e 5 resultados chave (KR).

Bottom-Up e Top-Down: Os OKRs devem ser acordados entre gestor e colaborador, sendo que 60% (no mínimo) dos objetivos devem ser definidos bottom-up, ou seja, pelo próprio colaborador que vai trabalhar naquele OKR. Já o restante deve estar alinhado à estratégia ou aos Objetivos Macro da empresa. Esta é uma importante característica da metodologia OKR. Ela é que garante o engajamento deste modelo de gestão e o que difere das demais metodologias.

Ciclos curtos: Grande parte das empresas que adotam a metodologia utilizam ciclos trimestrais de OKR. Para quem está começando a usar a metodologia sugerimos iniciar com ciclos de 30 a 45 dias, para facilitar o aprendizado e acelerar o ciclo de feedback. No entanto, existem os OKRs de alto nível, que são anuais. Estes devem ser poucos e pensados como critérios de sucesso para o ano.

Na metodologia OKR o acompanhamento do progresso e correção dos erros acontece de forma rápida, bem como as atualizações regulares para ganhar visão e insights. Aproveite os ciclos de OKR e evolua o seu modelo a cada novo ciclo!

Stretch Goals: Crie metas que forcem o seu time a sair da zona de conforto e repensar a forma de trabalhar. No entanto, tenha cuidado para não desmotivar o seu time. Metas difíceis fazem parte da filosofia de OKR, mas tendem a desmotivar os colaboradores quando não são atingidas. Quem está começando a implantar a metodologia OKR deve iniciar com metas tradicionais, ainda que puxadas, buscando conquistar sempre a melhor nota.

Como dar nota aos OKRs?

Existem diversas maneiras de pontuar os OKRs e cada empresa tem sua maneira. Sugerimos iniciar pela forma mais simples, usando a proporção linear de atingimento de cada Resultado Chave. Cada Resultado Chave é avaliado entre 0 e 1 ou 0 e 100 e, de acordo com os conceitos da metodologia, um resultado acima de 0,6 ou 60 já é considerado positivo.

Recomendamos a seguinte grade para mensurar seus OKRs.

 

dados notas aos OKRs

 

Erros mais comuns com OKRs

– Criar muitos OKRs.

Os OKRs não devem ser uma lista de tudo o que você deve fazer, mas sim uma lista de objetivos prioritários com métricas de avaliação. Lembre-se da simplicidade e do foco!

– Falta de alinhamento.

Nunca determine seus OKRs sozinho. Converse com seu time, com outras equipes e esteja alinhado com os OKRs da empresa e com a cultura organizacional.

– Set it and Forget it.

OKRs não podem ser vistos como resoluções de final de ano. Sem acompanhamento regular é impossível alcançar seus objetivos. Recomendamos realizar pelo menos 3 reuniões dentro de um ciclo para acompanhar a evolução dos OKRs.

– Dar notas muito elevadas.

Faça uma avaliação crítica dos resultados dos seus OKRs e cuidado ao dar notas muito elevadas.

– Escrever metas fáceis de serem alcançadas.

Os objetivos devem ser desafiadores e devem motivar você e a sua equipe a pensarem fora da caixa para alcança-los.

Quem já usa a metodologia OKR

A metodologia OKR já conquistou gigantes do mundo corporativo. Se engana quem pensa que apenas empresas de tecnologia ou do Vale do Silício são adeptas aos OKRs. Confira a lista das empresas que já aderiram aos OKRs:

Empresas que adotam a metodologia OKR

Perfil de empresas que adotam a metodologia OKR

A metodologia OKR pode não ser a melhor escolha em alguns perfis de empresas, como, por exemplo, indústrias tradicionais em que o ciclo de produção é muito longo. Nestes casos, são recomendadas as metodologias tradicionais como o GPD ou Gerenciamento por Diretrizes, baseados em ciclos mais longos. De qualquer maneira, mesmo nesse perfil de empresa, os OKRs podem ser implantados para determinados departamentos, como as áreas de inovação, tecnologia e marketing.

 

Para finalizar, um passo a passo para implantar a metodologia OKR na sua empresa:

Passo 1: Defina o grande objetivo da organização para o ano. Por exemplo: aumentar a receita recorrente.

Passo 2: Agora defina os três objetivos mais relevantes para o próximo trimestre. Por exemplo: Reduzir o churn de receita; Criar uma experiência incrível para seus clientes; Educar a base de clientes e parceiros.

Passo 3: Crie entre dois e cinco Resultados Chave para alcançar seus objetivos. Por exemplo, para o Objetivo “educar a base de clientes e parceiros” os Resultados Chave podem ser: Certificar X novos clientes com o curso Y ou realizar X treinamentos para Y parceiros.

Passo 4: Divida as tarefas entre as equipes de acordo com a capacidade de execução de cada uma. Lembre-se dos níveis dos OKRs: organizacional, departamental e individual.

Passo 5: Avalie os resultados mensurando os Resultados Chave periodicamente. É importante acompanhar de perto e com frequência os resultados para que sejam efetivos.

Passo 6: Refaça os passos 2 ao 6 todo fim de trimestre. Cada final de ciclo é mais uma oportunidade para evoluir o seu modelo de OKR.

Conclusão

A metodologia OKR tem entrado cada vez mais em empresas no mundo inteiro por possibilitar de forma simples, ágil e bastante flexível o alcance de metas e a gestão por resultados. Diferente de outras metodologias, existem diversas maneiras de utilizar o OKR. Mesmo empresas do Vale do Silício usam a metodologia de formas diferentes, com adaptações à sua realidade ou cultura. Portanto, este texto deve ser visto como uma inspiração para quem aplica ou quer implantar a metodologia OKR, e não regras engessadas.

OKR não é um pacote fechado e não precisa ser adotado por completo do início ao fim. O importante é que a sua empresa tenha o interesse real em estabelecer uma cultura estruturada e voltada para o alcance de metas. E não se assuste com a palavra cultura! Você pode estar pensando que a sua empresa ainda não está preparada e em dúvidas de por onde começar. Lembre-se que o Google passou por isso, os OKRs começaram a ser implantados quando o Google ainda nem era “Google” e tinha apenas 40 colaboradores.

Por ser um método ágil, temos que lembrar que a sua empresa deve estar preparada para falhar em alguns momentos. E são esses momentos os mais importantes para avaliar a estratégia e buscar a melhoria contínua. Com acompanhamento constante dos objetivos e dos ciclos de OKRs, certamente os resultados vão emergir antes do que você espera.  

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Quer saber mais sobre OKR, leia nosso texto complementar, clique aqui