Otimize processos com o método Kanban

CONTEÚDO

método kanban

CONTEÚDO

O método Kanban é uma abordagem ao processo evolutivo e ao sistemas de mudança em uma organização. Graças aos seus inúmeros benefícios, ele se tornou um dos métodos mais queridinhos e aplicados dentro de empresas e equipes que estão em busca de melhorar os seus processos.

Assim, se você até tem um ótimo fluxo de tarefas e atividades, mas o que está sendo feito não tem gerado valor, então o seu trabalho está sendo em vão.

Interessado em saber mais sobre esse método e como ele tem ajudado empresas a melhorares os seus processos e torná-los muito mais eficientes? Então continue a leitura sobre o método Kanban e confira!

gestão de projetos

O que é o método Kanban?

O método Kanban é uma abordagem de gerenciamento de fluxo de trabalho que se originou no Japão na década de 1950, inicialmente como parte do sistema de produção da Toyota, conhecido como Toyota Production System (TPS).

O objetivo do método Kanban é melhorar a eficiência, a qualidade e a produtividade, eliminando desperdícios e reduzindo o excesso de trabalho em progresso. Ele era frequentemente usado em ambientes de manufatura e desenvolvimento de software, mas, atualmente é bastante aplicado nas mais diversas áreas, como gerenciamento de projetos e em outras equipes, onde o trabalho é realizado em etapas.

workflow Kanban

Os principais conceitos do método Kanban:

  1. Quadro Kanban: o Kanban utiliza um quadro visual para representar o fluxo de trabalho. O quadro é dividido em colunas que representam os diferentes estágios ou etapas do processo, e cada tarefa ou item de trabalho é representado por cartões ou post-its que se movem pelo quadro à medida que progridem pelo processo.
  2. Limites de trabalho em progresso (WIP): uma característica fundamental do Kanban é a imposição de limites de WIP para cada coluna do quadro. Esses limites definem quantos itens ou tarefas podem estar em cada estágio do processo ao mesmo tempo. Limitar o WIP ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho em progresso, o que pode levar a atrasos e baixa qualidade.
  3. Pull System: o Kanban opera com um sistema de puxar (pull), onde o trabalho é retirado do estágio anterior do processo somente quando há capacidade para acomodá-lo no próximo estágio. Isso evita o superdimensionamento de tarefas e promove um fluxo de trabalho mais equilibrado.
  4. Gestão visual: o Kanban se baseia fortemente na gestão à vista. Os quadros Kanban e os cartões coloridos representam informações essenciais sobre o status do trabalho, tornando-o facilmente visível para todos os membros da equipe.
  5. Melhoria contínua: o método Kanban promove a melhoria contínua do processo. Os membros da equipe são incentivados a identificar problemas e gargalos à medida que surgem e a trabalhar juntos para implementar melhorias.

Quer conhecer outras metodologias ágeis como o Kanban? Assista ao nosso vídeo no qual te contamos quais são as principais metodologias ágeis e como aplicá-las:

O que significa kanban?

A palavra “Kanban” em japonês significa “cartão” ou “sinalização visível”, e o método Kanban se baseia em princípios de controle visual por cartões para otimizar o processo de produção ou gerenciamento de tarefas.

o que é kanban

Método Kanban: pare de começar e comece a terminar!

Parece bom senso, certo? Mas a maioria de nós é programada para associar valor àquilo que começa a desenvolver. Dessa forma, o método Kanban nos lembra de parar de começar várias tarefas e começar a concluir.

Existem, no método, 9 pontos que você precisa saber. Eles estão divididos entre quatro princípios básicos (como você precisa pensar) e cinco propriedades (o que você precisa fazer).

Princípios Básicos

1. Comece com o que você faz agora

O método Kanban não receita um procedimento específico. Você pode aplicá-lo sobre o workflow existente em sua empresa para trazer clareza aos seus problemas e você possa introduzir mudanças positivas ao longo do tempo. Assim, se torna muito fácil implementar o método, pois você não precisa fazer muitas mudanças.

2. Busque mudanças incrementais e evolutivas

Esta é uma abordagem à gestão da mudança que foi desenhada para obter o mínimo de resistência. Deste modo, o método incentiva mudanças evolutivas e incrementais no seu sistema atual que sejam pequenas e contínuas. Mudanças radicais são evitadas, pois geralmente encontram grande resistência.

3. Respeite os processos, papéis, responsabilidades e títulos existentes

O método reconhece o valor existente nos processos, papéis, responsabilidades e títulos existentes, você tem pontos no seu modo de fazer as coisas que funcionam bem e devem ser preservados. O método não proíbe a mudança, mas não a faz necessária também. Se você quiser fazer mudanças, que sejam incrementais, pois estas não geram medo que pode ser impeditivo do progresso. Pequenas alterações no curso são mais fáceis do que alterar o processo completamente.

Os três primeiros princípios foram criados para evitar a resistência emocional à mudança” – David J Anderson

4. Incentive atitudes de liderança em todos os níveis

Esta atitude é encorajada por várias metodologias e o Kanban não é exceção. Você não precisa ser um supervisor/coordenador ou um executivo para ser um líder. Algumas das lideranças mais inspiradoras surgem na linha de frente da sua equipe, através de atitudes diárias de “pessoas comuns”. Todos devem alimentar um mindset de melhoria contínua para atingir a melhor performance enquanto equipe/departamento/empresa. Esta não deve ser uma atitude apenas da gerência.

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Propriedades 

1. Visualize o workflow

Você deve entender o que é preciso para levar um item do pedido à entrega. O objetivo do método Kanban é fazer mudanças positivas para otimizar o fluxo de trabalho em sua empresa. Somente após entender como o fluxo de trabalho funciona no momento, você pode começar a pensar em melhorá-lo fazendo os ajustes necessários.

Efetuar mudanças antes de entender o cenário é como colocar o carro à frente dos bois e pode levá-lo a fazer escolhas que sejam, no melhor caso, inúteis e, no pior caso, prejudiciais.

O modo mais comum de visualizar seu workflow é utilizando cartões e colunas, onde estas representam passos do seu fluxo.

É importante lembrar que não existe um workflow correto ou categorias corretas para os seus projetos. O método Kanban não indica um fluxo específico, se conversarmos com 5 pessoas de 5 empresas diferentes, provavelmente, encontraríamos 5 workflows distintos.

2. Limitar o trabalho em andamento

Limitar a quantidade de atividades em desenvolvimento implica em um sistema de “troca de faixa” em partes ou em todo o fluxo.

O ponto fundamental é que a quantidade de tarefas em andamento em cada etapa do fluxo seja limitada e que o trabalho novo “mude de faixa” para a próxima etapa, assim que houver disponibilidade. Essas restrições iluminarão com mais rapidez as áreas mais problemáticas do seu workflow para que você possa identificar e resolver os problemas. Limitar as tarefas em andamento é um dos pilares principais da metodologia Kanban.

3. Gerenciar o fluxo

O objetivo de criar um sistema de processos Kanban é criar mudanças positivas. Mas antes de criar mudança, você deve sabe o que mudar. Você descobre o que mudar ao entender como o seu fluxo está correndo, analisar as áreas problemáticas onde o trabalho evolui menos e definir as mudanças para, então, implementá-las.

Repita o processo para ver qual efeito suas mudanças tiveram sobre seu sistema, pois é preciso saber se as mudanças tiveram impacto positivo ou negativo sobre o que queria mudar. É um ciclo sem fim.

4. Torne as políticas processuais conhecidas

Você não consegue melhorar algo que não entende. O processo precisa ser definido, publicado e socializado – explícita e sucintamente. Sem um entendimento explícito de como as coisas funcionam e como o trabalho é feito, qualquer discussão acerca de problemas tende a ser emocional e subjetiva.

Quando todos compreendem o que você está fazendo agora e quais são seus objetivos, você pode começar a tomar decisões que lhe movam em uma direção positiva. As escolhas serão mais racionais, empíricas e as discussões dos problemas mais objetivas. Desse modo, você facilita o consenso acerca de sugestões de melhorias.

5. Melhore colaborativamente

Melhoria contínua é uma parte-chave do uso correto do processo Kanban. Se você não está melhorando continuamente, mas faz todas as outras partes do método Kanban, você está fazendo isso errado.

Quando os times têm um entendimento compartilhado sobre o trabalho, o fluxo, processos e riscos, fica mais fácil para que possam construir uma compreensão única do problema e sugerir medidas de melhoria que são propostas em consenso.

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Quais são os dois tipos de Kanban?

Embora o método Kanban seja muito relacionado com uma aplicação 100% adaptável a diferentes cenários, existem dois tipos muito comuns, que são:

  1. Kanban de Produção (ou Kanban de Fabricação): esse é o tipo original de Kanban, desenvolvido como parte do Toyota Production System (TPS) na indústria manufatureira. O Kanban de Produção é usado para gerenciar o fluxo de produção em uma fábrica ou linha de montagem. Ele envolve o uso de cartões ou sinais visuais para controlar o fluxo de peças e materiais, garantindo que apenas a quantidade necessária de produtos seja produzida, evitando o excesso de estoque e reduzindo o desperdício. Cada cartão Kanban representa um determinado item ou quantidade de itens, e quando um cartão é retirado de um contêiner ou local de armazenamento, ele sinaliza a necessidade de repor esse item.
  2. Kanban de Tarefas (ou Kanban de Projetos): o Kanban de Tarefas é uma adaptação do método Kanban para gerenciar fluxos de trabalho em ambientes de projeto, desenvolvimento de software, gerenciamento de tarefas e outras áreas onde o trabalho é realizado em etapas. Em vez de peças físicas, as “tarefas” ou unidades de trabalho são representadas por cartões ou notas em um quadro visual. Cada cartão representa uma tarefa ou item de trabalho a ser realizado, e o quadro visual mostra as colunas que representam os diferentes estágios do processo (por exemplo, “A fazer”, “Em progresso” e “Concluído”). Os membros da equipe movem os cartões pelo quadro à medida que trabalham nas tarefas, seguindo os princípios do Kanban, como limitar o trabalho em progresso e manter o fluxo constante.

Quais são as vantagens da utilização do Kanban?

O método Kanban oferece várias vantagens em diversos contextos, seja na manufatura, desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos ou em outras áreas onde o fluxo de trabalho é importante. Dessa forma, algumas das principais vantagens da utilização do Kanban na rotina das empresas incluem:

1- Maior controle de fluxo de trabalho

O Kanban fornece uma visão clara e visual do fluxo de trabalho, permitindo que todos os membros da equipe entendam onde as tarefas estão no processo. Isso facilita a identificação de gargalos e a tomada de ações para melhorar o fluxo de trabalho.

2- Flexibilidade

O Kanban é altamente adaptável e pode ser aplicado em diferentes contextos e ambientes de trabalho. Ele não impõe uma estrutura rígida, permitindo que as equipes personalizem o método de acordo com suas necessidades específicas.

3- Foco na qualidade

Ao limitar o trabalho em progresso, o Kanban ajuda a evitar a sobrecarga de tarefas e permite que a equipe mantenha um foco maior na qualidade do trabalho em vez de na quantidade.

4- Tomada de decisões baseada em dados

Como o Kanban fornece métricas e indicadores visuais, as equipes podem tomar decisões informadas com base em dados reais, em vez de suposições. Isso melhora a eficiência e a produtividade.

5- Melhoria contínua

O Kanban incentiva a cultura de melhoria contínua, onde as equipes estão constantemente procurando maneiras de aprimorar o processo de trabalho. Os membros da equipe são encorajados a identificar problemas e implementar soluções de forma proativa.

6- Facilitação da Comunicação

A abordagem visual do Kanban facilita a comunicação entre os membros da equipe, pois todos podem ver o que está acontecendo no processo de trabalho de forma clara e transparente.

7- Aumento da Produtividade

Ao eliminar desperdícios e melhorar a eficiência, o Kanban pode levar a um aumento da produtividade e da entrega de valor mais rápida aos clientes.

8- Engajamento da Equipe

O Kanban permite que os membros da equipe tenham um papel ativo no processo de melhoria contínua, aumentando seu engajamento e satisfação no trabalho.

9- Redução de Desperdícios

O Kanban ajuda a eliminar o desperdício de recursos, como tempo e materiais, ao garantir que apenas o trabalho necessário seja realizado. Isso reduz o estoque desnecessário, evita retrabalho e economiza recursos.

Próximos passos

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Assim, comunica-se rapidamente a equipe sobre as tarefas que precisam ser realizadas e, depois disso, acompanha-se sua performance com ajuda dos KPIs.

Dessa forma, caso as coisas não estejam no caminho certo, mudanças podem ser realizadas rapidamente.

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