Metodologias de Gestão

O que é e como fazer um plano de ação 5W2H?

O que é e como fazer um plano de ação 5W2H?

Publicação : 11/06/2018

Por Siteware

7 min

Como fazer um plano de acao 5w2h
Como fazer um plano de acao 5w2h

(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre como fazer um plano de ação 5W2H! Deixe nos comentários o que achou.)

Já viu uma equipe se reunir para pôr um projeto em ação, tentar colocar as ideias no papel, mas nenhuma delas ir adiante?

Se você já viu isso, sabe que isso faz parte do clube dos procrastinadores.

E se você precisar quebrar este ciclo, está na hora de saber como fazer um plano de ação 5W2H.

Mas o que é 5W2H?

A sigla vem do inglês e cada letra corresponde às iniciais de 7 perguntas feitas nesse idioma.

Na verdade, foi criado um método de trabalho correspondente às perguntas que são direcionadas para que todas as informações de um projeto sejam definidas claramente e ele não pare no meio do caminho.

O raciocínio é que ao definir seu plano de ações, uma equipe responda às 7 perguntas.

Aprender como fazer um plano de ação 5W2H (e o significado das letras):

  • What? O quê?
  • Why? Por quê?
  • Who? Quem?
  • Where? Onde?
  • When? Quando?
  • How? Como?
  • How much? Quanto custa?

Na rotina de uma empresa, na prática, cada equipe vai precisar definir as respostas dessas perguntas aos seus membros, ou seja:

Quem fará o que, por que fará, quem exatamente vai cumprir cada tarefa, em qual lugar, quando (estabelecer um prazo), como fará tal tarefa e, se for o caso, quanto isso vai custar à empresa.

Portanto, saber como fazer um plano de ação 5W2H é responsabilidade estrita do gestor junto de sua equipe.

Ele deverá traçar um cronograma com os porquês e para que de cada etapa e tarefa a ser desenvolvida pela empresa.

Irá direcionar essas tarefas a um colaborador e poderá acompanhar através do “como” a maneira que o trabalho deve ser feito.

Aproveite para fazer o download do nosso template gratuito dos 5 porquês para refletir sobre os desafios da sua empresa!

Importância da planilha 5W2H

Como fazer um plano de ação 5W2H dar resultado?

Isso passa pelo alinhamento das informações entre os membros da equipe.

Se, como dizem, tempo é dinheiro e antes as equipes se perdiam em seus projetos, sem direcionamentos claros, vivenciando a ociosidade e a falta de produtividade, ao saber como fazer um plano de ação 5W2H, a empresa se beneficiará com a agilidade e prazos cumpridos.

A importância da planilha também está no fato de que não há necessidade de treinamento sofisticado e complexo feito por profissionais especializados.

Basta seguir as respostas do questionário que a pessoa encarregada já sabe como fazer um plano de ação 5W2H, aplicando a mecânica da própria planilha, que é auto explicativa.

Como fazer uma planilha 5W2H

A planilha 5W2H (ou matriz 5W2H) é muito prática e simples de montar.

O método foi criado para agilizar processos em uma empresa, proporcionando organização e planejamento de tarefas para que elas sejam realmente cumpridas seguindo um raciocínio claro.

E por tudo estar bem claro na planilha, que pode ser arquivada em um drive compartilhado para que todos os integrantes do grupo acompanhem o que foi definido, a comunicação é muito mais ágil e eficiente.

Para começar a fazer a planilha 5W2H, tenha em mente alguns pontos:

  • O que está causando problemas em sua empresa?
  • Identifique quais são as etapas de trabalho realizadas atualmente na empresa.
  • Quem faz o que durante todo o processo de trabalho?

Agora, é hora de montar a planilha propriamente dita.

Ficará parecido com o exemplo abaixo (o “What” deverá sempre vir em primeiro lugar. O resto das perguntas podem ficar na ordem que melhor se adequar ao projeto especificamente).

Confira este modelo e use à vontade para organizar seus planos de ação:

Etapa   Passo Pergunta
1 What? O que vai ser feito? É uma produção, etapa nova de trabalho, aumento de vendas?
2 Why? Por que será feito? Vai resolver algum problema? Solucionar ou melhorar algo?
3 Where? Onde vai ser feito? Em que lugar? O local exato ou onde na empresa ou serviço será feito. Em qual departamento?
4 Who? Quem vai fazer? Qual profissional fará o serviço?
5 When? Quando vai fazer? Estipule datas e prazos
1 How? Como vai fazer? Conte como será o processo. Como vai ser feito o trabalho.
2 How much? Quanto vai custar? Identifique todo o custo do projeto. Custos operacionais, de equipamento e de pessoal.

 

Você já tinha pensado que respondendo 7 perguntas conseguiria organizar um plano de ação de forma tão ágil e assertiva?

É importante definir prazos para reuniões semanais de acompanhamento.

Durante essas reuniões, é possível colher feedbacks, verificar o andamento do projeto e, eventualmente, redefinir as respostas de alguns pontos da planilha.

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Daniella DoyleJornalista e Publicitária de formação, está no mercado há mais de 15 anos com foco em gerar resultados para empresas B2B por meio de estratégias online e offline. Adora uma nova tendência e trabalhar com métricas e metas. É gerente de marketing na Siteware e, quando sobra um tempinho, aproveita para tricotar e pintar!