O controle de dados é uma atividade empresarial que tem por objetivo captar, armazenar e gerir as dezenas informações que são diariamente transacionadas em uma empresa.
Por essa razão, essa prática é considerada um dos pilares mais importantes para que um negócio se torne bem-sucedido no seu mercado de atuação, uma vez que esse tipo de gerenciamento é essencial para guiar as decisões estratégicas da companhia.
Isso acontece porque as tomadas de decisão baseada em dados permitem que os gestores saiam dos achismos e suposições, e trabalhem com fontes realmente concretadas.
Para você ter uma ideia da importância de usar as informações geradas como recurso de crescimento para a sua empresa, um relatório da consultoria Capgemini, denominado “The data-powered enterprise: Why organizations must strengthen their data mastery”, mostrou que organizações que se baseiam em dados conseguem obter 22% a mais de lucros.
A boa notícia aqui é que, com o avanço da tecnologia, ficou mais fácil colher informações dos consumidores. Entretanto, uma gestão ineficiente pode colocar a empresa em risco. Afinal, é preciso respeitar as diretrizes para o bom uso desse levantamento.
E quais seriam esses direcionamentos? Como controlar corretamente, e de maneira eficaz, os dados gerados pelo seu negócio?
Siga a leitura deste artigo e confira, agora, essas e outras respostas sobre o tema!
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O controle de dados envolve o levantamento, o armazenamento e o uso das informações colhidas dos consumidores por parte da empresa.
Para isso, as organizações devem utilizar ferramentas modernas, atualizadas e seguras, que ajudem não apenas na coleta dos dados, mas também a garantir a máxima proteção dessas informações, evitando que ocorra qualquer tipo de vazamento.
Atualmente, algumas companhias usam a Inteligência Artificial (IA) para tratar os dados com mais eficiência. Até porque eles são uma importante base para os gestores tomarem decisões mais estratégicas.
Afinal, quando as informações dos clientes se perdem, ou não são devidamente aproveitadas, fica mais difícil entender seus hábitos de consumo e os melhores canais para se comunicar, entre outras características, as quais afetam a assertividade das tomadas de decisões gerenciais.
Diante disso, é possível perceber que os dados oferecem insights sobre o público-alvo e colaboram para a empresa definir o seu planejamento de ação mercadológica em todas as etapas da jornada do consumidor.
O controle de dados geralmente é feito por meio de alguns dashboards. Veja nesta explicação o que eles são:
Ainda que os termos sejam parecidos, há uma grande diferença entre dados e informação. E por isso é importante entender bem os conceitos para não confundi-los.
De acordo com Valdemar W. Setzer em um artigo chamado “Dado, Informação, Conhecimento e Competência”, um dado é uma sequência de símbolos quantificáveis, ao passo que a informação é abstrata e se refere ao significado de um dado.
Em vista disso, é possível dizer que a informação parte da interpretação do dado e, por essa razão, ela pode ser interpretada de maneira distinta por duas pessoas diferentes.
Quando falamos em armazenamento, as informações são arquivadas em formato de dados. Ou seja, são quantificáveis e podem ser lidas pelas máquinas. Entretanto, não são compreendidas por elas.
Considerando essa diferença central, o controle de dados lida com os registros iniciais, nas etapas que abrem as operações da empresa. Isso quer dizer que, logo que um cliente preenche um cadastro, a empresa tem apenas dados sobre ele.
É por isso que nessa primeira etapa, muitas organizações usam a Inteligência Artificial para controlar os dados, uma vez que eles ainda não estão interpretados e, por isso, podem ser compreendidos pela máquina.
Já quando os dados são interpretados pelas equipes, eles se tornam informações que são necessárias para nortear estratégias para que a organização atinja os seus objetivos.
O controle de dados é importante para embasar a tomada de decisão dos gestores, bem como para evitar o seu mau uso, uma vez que ele pode acarretar vazamento de informações e manchar a imagem da empresa perante seus consumidores, fornecedores, investidores e sociedade em geral.
Por esses motivos, quanto mais centralizados e seguros estiverem os dados de uma organização, melhor eles serão geridos. Fora que os gestores, dessa forma, têm mais agilidade para interpretá-los, transformando-os em informações relevantes.
É importante dizer também que os dados não só dizem respeito aos clientes. Eles estão em todos os setores de uma organização, e podem ser usados para potencializar seu crescimento.
Eles são gerados em diversas áreas, tais como:
Por exemplo, o nível de estoque é um dado que serve para o comprador tomar a decisão se é o momento ou não de fazer uma nova compra. O volume diário de produção é um dado para o gestor desse setor saber se a empresa fechou um novo pedido e qual sua capacidade de fabricação.
Nesse sentido, quando se pensa em dados, temos uma amplitude muito grande, uma vez que eles estão em praticamente todos os setores do negócio.
Uma empresa, por mais simples que pareça, é um conjunto de dados. Ou seja, todas as decisões tomadas pelos empreendedores e gestores devem ser baseadas neles.
Portanto, é possível dizer que o controle de dados afeta diretamente a gestão do negócio. Pois, quanto mais efetivo for, melhores serão as deliberações feitas.
Infelizmente, ainda é comum encontrar gestores que subestimam a importância de uma boa gestão de dados, confiando apenas nas informações básicas e/ou pouco relevantes.
Para aumentar a efetividade desse tipo de gerenciamento, surgiram no mercado duas ferramentas que se tornaram fundamentais para a gestão de dados, que são:
ERP é a sigla para o termo em inglês “Enterprise Resource Planning”, que na tradução para o português quer dizer “Planejamento de Recursos Empresariais” .
Trata-se de um software de automação comercial que otimiza o processo de gestão, funcionando como uma central inteligente que analisa e gera relatórios de todos os setores de uma empresa.
Portanto, esse sistema lida exclusivamente com os dados internos, abrangendo tudo o que acontece internamente em uma empresa, por exemplo:
Esse tipo de software colabora para que o negócio reduza seus riscos operacionais no mercado, por meio da geração de relatórios que embasam a tomada de decisões.
Nesse sentido, os gestores controlam melhor os gastos, ajustam a margem de lucro, melhoram a compra e a gestão de estoque e adaptam a produção.
Por meio dos relatórios, é possível também acompanhar a movimentação interna de cada setor, encontrando gargalos que estão atrapalhando a dinâmica e gerando oportunidade para corrigi-los.
Assim sendo, o ERP acaba com o controle manual e gera mais eficiência na gestão de dados.
Os softwares mais modernos já contam com a tecnologia em nuvem, o que representa mais segurança no armazenamento dos dados, além de controle em tempo real.
Ainda que muita gente confunda, há uma enorme diferença entre uma plataforma CRM e um software ERP. CRM é a abreviação para “Customer Relationship Management”, ou seja, é um software de relacionamento com o cliente.
Portanto, podemos dizer que ele é um sistema voltado para os dados externos que envolvem o comportamento dos consumidores, as tendências de mercado, entre outros relacionados.
Por se tratar de um recurso que armazena dados de pessoas, é fundamental ter uma atenção ainda mais especial, uma vez que o tratamento desses dados precisa estar devidamente alinhado com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Em vista disso, há de se dizer que esse é um sistema altamente estratégico, uma vez que fornece um panorama sobre os potenciais clientes da instituição, colaborando para a criação de produtos e serviços que atendam melhor às necessidades do público-alvo.
Entenda por manipulação de dados a coleta, limpeza, processamento e consolidação dos dados gerados antes de direcioná-los para uma análise.
Com o avanço tecnológico, essa manipulação passou a ser feita com o apoio da Inteligência Artificial, evitando o trabalho humano que, para essa tarefa, seria de grande porte e passível de muitos erros.
Vale dizer também que a manipulação enriquece os dados, melhorando a precisão do resultado analítico.
Essa é uma etapa que consome uma quantidade significativa de tempo e esforço, e por se tratar de uma atividade repetitiva, ela vem sendo substituída pouco a pouco pela tecnologia.
A preparação dos dados, quando feita corretamente, oferece aos gestores insights que permitem identificar grandes oportunidades de negócio. Digamos que essa atividade ajuda a fazer as perguntas certas para obter as melhores respostas.
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Em plena era da tecnologia, a implementação do controle de dados precisa ser acompanhada de softwares de gestão modernos. Entretanto, essa tarefa também envolve uma cultura voltada para a administração de dados.
Todo esse esforço traz recompensas, visto que a organização entende melhor o seu público-alvo, aperfeiçoa diversos processos internos, melhora o seu mix de produtos e se torna muito mais sólida e competitiva.
Portanto, para implementar essa cultura de gestão de dados a empresa precisa:
No mercado existem vários sistemas que oferecem às empresas a possibilidade de tratar os dados. Por isso, os gestores precisam optar por aqueles que melhor atendam às suas necessidades.
O primeiro passo para isso, portanto, é mapear essas necessidades. Desse modo, fica mais fácil considerar o que é mais adequado para o seu negócio, evitando a perda de tempo e de dinheiro testando softwares que não agregarão valor ao que você busca.
Procure por empresas que oferecem testes gratuitos. Isso ajuda toda a equipe a se familiarizar com o sistema e confirmar qual atende mais prontamente seus anseios.
Logo após escolher o sistema você terá que digitalizar os arquivos e registros. Sobre isso, tenha em mente que quanto menos papel armazenar, melhor. Afinal, fica mais fácil e rápido encontrar as informações que você deseja se elas estiverem digitalizadas.
Nesse sentido, aproveite o sistema ao máximo. Coloque todos os dados possíveis nele, eliminando a necessidade de espaço físico na empresa para armazenamento, e centralizando todas as informações em um só lugar.
Além de facilitar a consulta, isso otimiza as tomadas de decisões relacionadas a todos os departamentos da sua empresa, tornando-as mais assertivas.
Um dos resultados que pode ser obtido com essa prática é que seu negócio se torna mais competitivo no mercado.
Atualmente, muitos softwares já estão em nuvem. Portanto, na hora de escolher, atente-se a isso. Pois, caso contrário, você terá o trabalho de cadastrar os dados em um software instalado e, depois, fazer um backup em nuvens.
Quando os dados são mantidos in cloud, não é preciso investir em equipamentos com uma grande capacidade de armazenamento. Fora que você reduz a necessidade de ter servidores para essa guarda.
Outro benefício é que os colaboradores podem acessar os dados em tempo real de qualquer lugar. Neste contexto, é válido destacar que é possível limitar acessos para que os funcionários somente acessem dados pertinentes às suas funções e responsabilidades.
Na hora de criar um controle de dados, se atente às medidas de segurança a serem adotadas. Até porque, é imprescindível que a sua empresa esteja alinhada à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), como já comentamos aqui.
O objetivo dessa mudança é garantir que a coleta, processamento e armazenamento de dados pessoais sigam todas as normas de proteção. Por isso, tanto os dados dos clientes quanto de fornecedores, colaboradores e investidores precisam seguir essas regras.
Isso preserva a privacidade e trata com cuidado os dados acumulados. Fora que essas informações são um verdadeiro patrimônio do seu negócio. Então, é essencial contar com uma boa infraestrutura para prevenir acessos indevidos.
Tenha sempre em mente que o controle de dados é uma atividade extremamente estratégica para sua empresa. E quando acompanhado de um bom sistema de gerenciamento, essa prática pode se transformar em uma grande oportunidade de negócios.
A escolha de um bom sistema de controle de dados deve considerar alguns fatores. Um deles é a possibilidade do armazenamento em nuvens. O outro são os indicadores gerados sobre os dados.
Até porque, são eles que ajudam os gestores a interpretarem esses dados, transformando-os em informações valiosas para a tomada de decisão.
Para ajudar você nessa jornada, o melhor caminho é contar com um software de indicadores que centralize toda a gestão de desempenho do seu negócio, desdobrando a estratégia, conectando projetos e executando os seus planos de ação.
Por meio de um bom sistema de gestão empresarial, você acompanha o desempenho corporativo de forma conectada, monitora e centraliza os indicadores estratégicos, táticos e operacionais, facilitando assim a tomada de decisões.
E um dos melhores sistemas do mercado é o Stratws One, um software de gestão que ajuda a organizar melhor a sua rotina, gerenciar e engajar a sua equipe, para ter o foco em resultados.
O resultado é uma maior otimização do tempo do seu time, bem como uma gestão unificada, melhorando a comunicação e mantendo todos os processos trabalhando em conjunto.
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