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como apresentar indicadores

Antes de você entender como apresentar indicadores de desempenho, é importante saber o que são esses indicadores.

Key Performance Indicators (conhecidos por KPIs) são uma parte importante da informação necessária para determinar e explicar como uma organização avança em direção aos seus objetivos de negócios e de marketing, entre outros.

Um indicador-chave de desempenho é uma medida quantificável que uma empresa usa para determinar em que medida os objetivos operacionais e estratégicos estão sendo atingidos.

Isso significa que diferentes empresas têm diferentes KPIs, dependendo de seus respectivos critérios de desempenho ou prioridades.

Sem esses indicadores e sem as indicações que eles fornecem às empresas, é praticamente impossível atingir seu pleno potencial.

Mas como criar um bom KPI?

Para criar um bom indicador é importante entender o objetivo a que se quer chegar, digamos: aumenta vendas em 30% até o final do semestre.

Em seguida, definir uma medida que possa indicar se esse objetivo está sendo alcançado, por exemplo: número de vendas mensais.

Por fim, com base na sazonalidade, são definidas as metas de vendas para cada mês, de forma que se consiga atingir um pouco a mais do que o 30% do objetivo, digamos 40%, como margem de segurança.

Ao avaliar esse número de vendas mês a mês, é possível saber se as metas estão sendo atingidas e se é preciso mudar alguma coisa para aumentá-las.

Um metodologia muito usada com este objetivo é a OKR, saiba mais sobre ela: Objetivo e resultados-chave: 13 exemplos de OKR para se inspirar

Mas além dos números em si, a forma de como apresentar indicadores de desempenho tem uma função muito importante e deve ser bem-feita.

Trouxemos algumas dicas para você.

Veja também: Os objetivos do KPI: como criar indicadores de desempenho

Como apresentar indicadores de desempenho

Os indicadores de desempenho da empresa são, portanto, o objetivo final da atividade de análise.

Por isso, todo empreendedor deve se esforçar para entender bem o que acontece em sua empresa e deve saber transmitir as informações facilmente e com clareza,.

O responsável pela apresentação precisa ter em mente qual será o seu público-alvo. Por isso, nesse tópico de como apresentar indicadores de desempenho entendemos que a didática fica melhor se dividirmos duas situações:

  • Apresentação para parceiros, investidores, conselheiros etc.
  • Apresentação interna, ou seja, comunicação entre membros da empresa, geralmente feita por e-mail.

De acordo com o seu direcionamento do público, você pode escolher por mostrar diferentes informações do seu negócio e em diferentes formas.

Geralmente, no primeiro caso (público externo) o importante é mostrar os números positivos da empresa através de formas mais fáceis possíveis:

  • Gráficos
  • Tabelas
  • Infográficos
  • Esquemas visuais

Confira um exemplo:

como apresentar indicadores

Mas mostrar números fora de contexto não vai persuadir as pessoas. É importante apresentar as ações responsáveis pelos resultados.

No segundo caso, da comunicação interna, pode-se utilizar um pouco mais de informações técnicas e conteúdos específicos que demonstrem como cada fator influenciou no resultado.

É fundamental que cada colaborador da empresa entenda como seu trabalho individual está contribuindo para se atingir os resultados da organização.

Além de engajar os funcionários, é só dessa forma que todos trabalharam em busca dos mesmos objetivos, sem dúvidas ou indecisões.

No entanto, existem alguns números, algumas informações, que independentemente do público-alvo são obrigatórios no checklist de como apresentar indicadores de desempenho.

Confira: Como fazer gestão à vista e trazer mais transparência e engajamento para seu negócio

Dicas de como apresentar indicadores de desempenho

1- Retire a frieza dos números

Indicadores de desempenho são números, estatísticas, dados áridos.

Por isso, sua apresentação deve ter um cuidado com o visual.

Use cores suaves, tipologias atraentes, fáceis de ler, e ilustre com imagens, mas sem que elas chamem mais atenção do público do que os KPIs.

Não tem como apresentar indicadores de desempenho e manter a atenção do público com um monte de números em “Times New Roman” uma série de slides de fundo branco.

DICA: Existem empresa especializadas em transformar suas apresentações cheias de dados em slides interessantes. A Casulo é uma delas.

2- Comece pelo que interessa

Ao contrário de um filme ou livro, saber como apresentar indicadores de desempenho não tem nada a ver com suspense.

Ninguèm vai a uma reunião desse tipo para ter uma surpresa final e descobrir a “trama” por trás dos números nos últimos minutos.

Um dos slides iniciais deve dizer exatamente porque estão todos reunidos e quais KPIs serão apresentados.

Pode-se até jogar uma boa notícia logo de cara, por exemplo: superamos nossas metas de vendas em 15%.

E aí, ao longo da apresentação, se explica como conseguiram chegar lá.

É uma forma de mostrar onde se quer chegar e ajudar todos a manterem o foco.

3- Poucos slides? Depende…

O número de slides deve ser proporcional ao tempo disponível.

Mas, com certeza, apresentações gigantescas vão espantar sua audiência.

Os slides devem ser um roteiro, uma referência.

Quem fizer a apresentação deve ter o discurso na cabeça, ou anotações à mão para complementar os dados.

DICA: Se quiser incluir uma monte de slides de anexo no final da apresentação e suar dados mais detalhados, caso questionado, essa é uma excelente forma de como apresentar indicadores de desempenho sem massacrar seu público com números.

4- Ajuda visual

Ajuda visual significa usar pequenos elementos, como ícones e símbolos, que ajudam o público a entender mais rapidamente o significado dos números apresentados.

Além disso, como mencionado, gráficos, tabelas e esquemas facilitam demais a compreensão dos indicadores de desempenho.

5- Slides com pouco texto

No máximo um parágrafo curto, de 3 ou 4 linhas ou 5 a 6 bullets.

6- Com chegamos aqui?

Sempre que se apresentar um número, um resultado alcançado, explicar os planos de ações que permitiram isso.

Não adianta saber apenas o que aconteceu, é preciso entender também como aconteceu e porque deu certo.

7- Conclusões objetivas

O fechamento da apresentação deve trazer um ensinamento, uma fato relevante que deixe claro como os KPIs foram usados tanto no planejamento como no acompanhamento e ajuste das ações, e como isso contribuiu para o sucesso (ou falha, eventualmente) em alcançar as metas da empresa

Com ter acesso aos indicadores de desempenho?

Contar com um software específico para gestão de performance corporativa, que não apenas traga dados confiáveis e em tempo real, mas já disponibilize gráficos e tabelas fáceis de assimilar, é a melhor maneira de tornar sua apresentação de indicadores mais efetiva.

Na verdade, esse números podem estar acessíveis para todos os colaboradores da empresa por meio da chamada gestão à vista, em que painéis de controle são colocados em locais estratégicos para que todas as equipes possam vê-los.

O STRATWs ONE é um software desenvolvido pela Siteware que oferece tudo isso.

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