MRS Logística: como sair das planilhas sem perder o controle da melhoria contínua
A MRS Logística trocou as planilhas soltas dos seus Grupos de Melhoria Contínua (GMC) pelo Stratws One, software de gestão da Siteware, e ganhou o que faltava até então: confiabilidade nas informações, padronização de método e agilidade para decidir.
A MRS opera uma malha ferroviária de 1.643 quilômetros entre Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo, transportando cargas de mineração, siderurgia, contêineres e do agronegócio. É dentro dos Grupos de Melhoria Contínua, os GMCs, que parte dessa engrenagem também se ajusta. Colaboradores operacionais analisam problemas recorrentes das próprias áreas e propõem soluções conectadas à estratégia da empresa.
Até a chegada do Stratws One, cada GMC cadastrado tinha sua própria planilha. As avaliações eram registradas em formulários soltos, e tudo isso era consolidado manualmente em um Power BI que dizia pouco sobre o andamento real dos projetos.
Quanto mais o programa de GMC crescia na MRS, mais frágil ficava o controle sobre o que estava escrito em cada planilha e no processo de governança.
“A planilha permitia edições frequentes e constantes em cima de informações-chave do projeto e trazia uma perda de confiabilidade que a gente considerava bem prejudicial à análise do projeto e ao andamento das etapas”, afirma Matheus Guedes, analista de gestão e melhoria contínua na MRS Logística.
Entre o segundo e o terceiro ano do programa, o número de colaboradores e de iniciativas cadastradas nos GMCs cresceu bastante, expondo a fragilidade do controle em planilhas e reforçando a necessidade de um sistema que viabilizasse a padronização.
Por que a MRS escolheu o software da Siteware?
Na escolha do sistema, três pontos pesaram para a MRS: a interface amigável, a flexibilidade para montar relatórios de solução de problemas e a possibilidade de consolidação das iniciativas no mesmo sistema.
“Os principais critérios para a escolha do Stratws One foram a interface amigável do sistema, a flexibilidade para construção do relatório de soluções de problemas e a gestão da estratégia junto aos programas participativos um lugar só”, diz Helena Teixeira, especialista de gestão na MRS Logística.
Como foi a adoção do Stratws One pelas equipes operacionais
A troca de sistema costuma esbarrar em resistência, por representar uma mudança na rotina das equipes. Na MRS, a equipe relatou baixa resistência e boa adesão entre os colaboradores operacionais. Para facilitar esse processo e aumentar o engajamento, a empresa estruturou um formulário intuitivo e padronizado para o preenchimento das informações e complementou com vídeos curtos de apoio.
As reuniões de validação de cada etapa passaram a acontecer dentro do próprio sistema, com o colaborador apresentando a evolução do projeto ao vivo. Ao acontecerem dentro do Stratws One, essas reuniões cortam uma etapa inteira de preenchimento manual posterior e aproximam o que fica registrado da realidade do projeto.
Resultados da melhoria contínua na MRS com o Stratws One
No primeiro ciclo com aplicação completa do Stratws One nos programas de GMC, a MRS relatou ganhos em diferentes frentes.
- Engajamento e conclusão: mais grupos concluindo o ciclo com sucesso.
- Qualidade de análise: ferramentas de qualidade embutidas no sistema, como gráfico de Pareto e diagrama de Ishikawa.
- Agilidade na decisão: acompanhamento mais rápido, com tudo reunido em uma única ferramenta.
- Rastreabilidade e acesso: informações centralizadas e visíveis a todos os integrantes e gestores dos GMCs.
- Gestão do conhecimento: histórico de projetos de ciclos anteriores disponível para consulta, algo que a MRS não tinha antes do Stratws One.
No fluxo do GMC, essas ferramentas de qualidade entram em pontos específicos da análise. Na etapa de observação, o grupo usa o gráfico de Pareto para priorizar quais problemas atacar primeiro; na etapa seguinte, recorre ao diagrama de Ishikawa para mapear as causas por trás de cada problema.
Antes do Stratws One, esse cruzamento dependia de planilhas à parte, fora do fluxo do projeto. Hoje as duas ferramentas ficam dentro do mesmo sistema, junto com o restante da análise.
“Um dos principais ganhos foi a agilidade na tomada de decisão. Ter tudo na mão em uma única ferramenta fez com que o nosso acompanhamento fosse muito mais rápido”, explica Matheus Guedes, analista de gestão e melhoria contínua na MRS Logística.
O histórico também estende o monitoramento dos indicadores para além do próprio ciclo do GMC, acompanhando a evolução de cada projeto ano após ano.
O que vem a seguir para o programa de melhoria contínua da MRS
Hoje mais de 5 mil pessoas na MRS são elegíveis para participar de um GMC. O próximo passo já mapeado é criar formulários de pós-projeto, para acompanhar cada iniciativa depois de encerrada e sustentar os resultados conquistados pelos grupos ao longo do tempo.
“Se eu pudesse resumir como a aplicação do sistema trouxe melhoria para a MRS, resumiria em três pontos: confiabilidade das informações, centralização dessas informações, garantindo o acesso a todas as pessoas relacionadas ao projeto, e padronização na aplicação do método, a partir da disponibilização de ferramentas e de um formulário padrão para as equipes preencherem”, afirma Matheus Guedes.
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