Como implantar ERP em sua empresa: 8 passos para uma gestão otimizada

ERP significa Enterprise Resource Planning. Em tradução livre, Planejamento dos Recursos da Empresa.

Trata-se de um tipo de software que promove a gestão administrativa, financeira e comercial de uma organização de maneira integrada.

Um ERP permite também planejar e controlar os gastos, otimizar a produção e gerenciar as tomadas de decisão de forma inteligente e mais assertiva.

Atuando nos pontos considerados fundamentais para o desenvolvimento da empresa, o sistema de ERP costuma ser utilizado quando as coisas estão fora de controle. Quando bem executado, o ERP consegue:

• Reduzir índices de retrabalhos;
• Extinguir tarefas redundantes e manuais;
• Minimizar custos gerais;
• Melhorar a qualidade e a confiabilidade de dados e informações;
• Agilizar a execução das tarefas;
• Padronizar as operações;
• Otimizar o fluxo de informações;
• Potencializar a produtividade das equipes de trabalho.

Mas como implantar ERP na sua empresa? Fica tranquilo que a gente te ajuda!

Elaboramos aqui um passo a passo de como implantar ERP de forma simples e melhorar a gestão dos negócios.

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Passo a passo de como implantar ERP na sua empresa

Softwares ERP – também conhecidos como Sistemas de Gestão Integrado – SGI – normalmente são divididos em módulos, correspondentes às diversas áreas da empresa.

Antes de conhecer a metodologia de implantação do ERP, confira este infográfico que exemplifica as áreas de um ERP:

Confira em nosso blog: Pra que serve o ERP, afinal? Como ele pode ajudar minha empresa?

Passo 1 – Identifique os problemas

O ERP fornece uma vasta solução para muitos problemas enfrentados pelas empresas. No entanto, é muito importante identificar os problemas que você quer solucionar com a implantação do ERP.

A questão geral deve ser: “Por que o ERP deve ser implementado?”. Nesse sentido, os indicadores de desempenho devem ser analisados ​​para compreender melhor a necessidade da intervenção do software de ERP.

Portanto, é fundamental identificar o problema e as necessidades que motivam o ERP.

Quer identificar a raiz dos problemas? Então, confira este vídeo de nosso canal no YouTube:

Passo 2 – Defina o escopo

O escopo do ERP é aquilo que se pretende atingir com esse tipo de software. Os objetivos podem ser muitos, desde trazer a transparência das operações até ter controle financeiro, apoiar a expansão orgânica ou apoiar processos comuns.

Para que a implementação de ERP não demore mais que o necessário nem exceda o orçamento, é fundamental que o escopo seja definido de forma clara e direta. Os recursos do ERP escolhido devem estar alinhados às necessidades da empresa.

Passo 3 – Avalie as opções disponíveis

Depois saber qual problema você quer solucionar e qual o escopo do ERP, é hora de avaliar as opções de software disponíveis no mercado para, então, escolher aquele que for mais adequado.

Avaliar as opções de ERP é uma tarefa muito importante, pois as opções devem ser avaliadas com base nas necessidades atuais, bem como nos requisitos futuros.

Novas adições, como a solução de ERP na nuvem ou o ERP SaaS, são a preferência atual dos clientes, pois essas opções estão disponíveis em diferentes escopos e flexibilidades para acomodar requisitos futuros.

Assim, uma empresa precisa debater com os fornecedores de ERP para trazer o melhor sistema para a organização.

Passo 4 – Faça a migração de dados

Uma vez que uma solução de ERP é identificada, a próxima e mais importante etapa é a migração de dados, que fornece uma transição suave e a utilização futura do software.

A implementação de um ERP pode ser uma grande mudança, especialmente se a empresa estiver experimentando esse tipo de software pela primeira vez. Identificar quais dados são necessários para uma transição bem sucedida é muito importante.

A maioria dos sistemas permite a entrada de dados, mas toda a transferência pode sobrecarregar o software. Portanto, somente os dados necessários e mais importantes devem ser transferidos.

Passo 5 – Verifique a infraestrutura

Preparar a empresa é uma das mais importantes etapas de como implantar ERP. Este passo desempenha um papel vital para definir se o processo de implementação será bem-sucedido ou não.

A infraestrutura na qual o software será executado precisa ter o escopo de escalabilidade, juntamente com opções para atualização de acordo com a demanda. Tal requisito não deve ser limitado.

Passo 6 – Transferência de Tecnologia e Conhecimento

Para que a implementação do ERP represente benefícios significativos para os negócios, é preciso que a transferência de tecnologia e de conhecimento seja feita da melhor maneira possível.

Ofereça treinamentos de utilização do software para as equipes. Assim, você garante menos problemas e mais sucesso, especialmente se o ERP está sendo implementado pela primeira vez na empresa ou se a plataforma é alterada de uma solução de ERP para outra.

A gerência da empresa deve garantir o detalhamento do fornecedor e o conhecimento tecnológico adequados para a equipe interna de suporte de TI da empresa.

O uso adequado da tecnologia e uma efetiva transferência de conhecimento, juntamente com treinamento adequado, devem ser considerados, uma vez que são as partes responsáveis ​​pelo sucesso de todo o projeto.

Considerar o consultor como parte do projeto não apenas ajuda a ter uma operação tranquila e sem obstáculos, mas também reduz o intervalo de tempo entre a falha inoportuna e a solução.

Passo 7 – Faça testes com o software escolhido

Após a avaliação de todas as opções disponíveis, selecionando a mais adequada e depois treinando os funcionários, o aspecto real da implementação é a própria implementação do projeto.

Dessa forma, para evitar interrupções operacionais após a entrada, de fato, do ERP, introduza as novidades aos poucos. Teste a capacidade do sistema em atender as demandas da empresa e, a partir dos resultados, faça as alterações que se mostrarem necessárias.

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Passo 8 – Suporte contínuo

Uma solução de ERP não é um evento único, mas sim um processo contínuo. É algo que a empresa tem que continuamente manter o controle para evitar quaisquer falhas sistêmicas que possam afetar a funcionalidade do software ERP.

Portanto, programe revisões periódicas e faça atualizações constantes.

Ficou claro como implantar ERP na empresa? Então não perca mais tempo e leve essa solução para os seus negócios.

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