Como utilizar a matriz GUT ou matriz de priorização de processos?

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Imagino que na sua rotina, existe um grande volume de demandas e que todas elas chegaram com a mensagem “URGENTE” estampada nela. Bem, isso é mais comum do que você pensa, por isso, neste artigo, quero te apresentar a matriz GUT.

Ela é utilizada nas empresas para a priorização de tarefas, iniciativas e também projetos.

Um estudo publicado na revista Journal of Applied Behavioral Science destacou a capacidade dessa matriz de priorização de processos de identificar e avaliar trade-offs (compromissos) relacionados à solução de problemas complexos. 

Outro estudo, publicado na revista Strategic Management Journal, apresentou o uso dela como uma ferramenta eficaz até para o planejamento estratégico, permitindo que as empresas avaliem as alternativas de solução de forma objetiva e sistemática.

Isso evidencia que a utilização da matriz GUT pode melhorar a qualidade e a eficiência dos processos de tomada de decisão em diferentes cenários.

Quer saber mais? Nesse artigo, eu falo um pouco sobre a matriz GUT. Aqui você vai enteder porque ela é uma das grandes aliadas dos gestores e de toda a equipe para a gestão da qualidade.

Continue a leitura e confira mais sobre o assunto!

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O que é a Matriz GUT?

A matriz GUT, também chamada de matriz priorização de processos, é uma ferramenta de gestão utilizada para priorizar a resolução de problemas, tomada de decisões ou ações em uma empresa ou projeto.

A ideia é que ao utilizar o mesmo parâmetro para todas as ações, o time consiga priorizar qual é mais prioritária em relação às demais.

Para entender mais da matriz, é importante explicar que o nome GUT é um acrônimo derivado das palavras Gravidade, Urgência e Tendência, que são os critérios utilizados na própria matriz para avaliar e classificar os problemas ou tarefas. Dessa forma, na matriz, utiliza-se os números de 1 a 5, na qual o 1 é pouco e 5 é muito impacto.

Vou te explicar mais sobre cada um desses critérios:

1. Gravidade: refere-se ao impacto que o problema pode causar se não for resolvido. Problemas que têm consequências sérias para a empresa, como perda de clientes, danos à reputação ou problemas legais, recebem uma pontuação mais próximas do 5, por exemplo.
2. Urgência: indica o quão rapidamente é necessário resolver o problema. Problemas relacionados ao tempo, que exigem ação imediata para evitar consequências negativas são considerados urgentes e recebem uma pontuação mais alta nesse critério.
3. Tendência: refere-se à evolução ou repetição do problema com o passar do tempo se nenhuma ação for tomada. Problemas que tendem a piorar rapidamente ou que crescem em escala recebem uma pontuação mais alta em tendência.

A seguir eu exemplifiquei 5 tarefas que possuem gravidade, urgência e tendência diferentes. Olhe só:

Imagino que você conseguiu ver agora, que a matriz GUT permite visualizar claramente quais opções são mais favoráveis diante de cada critério e quais delas têm trade-offs mais significativos. Na tabela anterior, por exemplo, a tarefa 4 e a 1 são as que devem ser prioridade para o time.

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Quando surgiu a Matriz GUT?

A matriz GUT foi criada por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe em 1981 e, por isso, também é conhecida como matriz Kepner Tregoe por aqueles mais técnicos. Hoje, é um das ferramentas mais utilizados para a priorizar tarefas e aplicado na gestão da qualidade.

Por conta dos seus parâmetros que podem ser utilizados em qualquer projeto ou tarefa, a matriz de priorização costuma integrada a outros métodos de gestão de qualidade, como o ciclo PDCA, na fase de planejamento estratégico, análise SWOT ou, ainda, com outras ferramentas, como o 5W2H, para dar mais prioridade na hora de construir um plano de ação para cada problema.

Para entender mais sobre eles, você pode assistir o vídeo a seguir:

Como funciona a matriz GUT?

A seguir eu vou aprofundar mais sobre cada uma das três letras referentes à matriz:

#1 Gravidade

A primeira letra “G” se refere à Gravidade do problema que está sendo avaliado. Para entender se ele deve receber uma nota alta ou baixa, você deve analisar o impacto ou a intensidade que a situação em questão possui, para ter uma noção quantitativa e, também, qualitativa de como o problema pode se refletir na empresa.

Como padrão, leva-se em conta a seguinte escala:

1. sem gravidade;
2. pouco grave;
3. grave;
4. muito grave;
5. extremamente grave.

Quando há uma falha de pagamento online em um e-commerce, por exemplo, é um problema de gravidade máxima. No entanto, o mesmo problema em um caixa de supermercado, em que há outros caixas funcionando, é um problema menos grave, pois isso não vai impedir que o processo de compra aconteça, “apenas” vai atrapalhar a experiência do cliente temporariamente.

#2 Urgência

A Urgência está diretamente relacionada ao prazo e tempo necessário para que o problema seja resolvido. Ou seja, considera o período e a celeridade para solucionar o problema.

Uma situação que possui um deadline apertado, por exemplo, terá urgência maior do que aquela que tem um prazo de entrega maior.

Um palestrante que não vai poder aparecer no wokrshop daqui um mês, por exemplo, é uma urgência para o time de organização que merece atenção, mas não é algo tão grave quanto se fosse faltando 1 ou 2 dias.

Dessa forma, você pode usar a escala da seguinte forma:

1. pode esperar;
2. pouco urgente;
3. urgente, merece atenção no curto prazo;
4. muito urgente;
5. necessidade de ação imediata.

#3 Tendência

O terceiro critério para definir as prioridades dos problemas listados na matriz GUT é a Tendência. Esse critério diz respeito ao padrão de repetir ou piorar o problema, com o passar do tempo.

Nesse caso, uma situação que poderá se agravar ainda mais terá um valor maior do que aquela que, embora possua uma urgência maior, não vai piorar com o tempo. 

É o caso, por exemplo, de uma campanha de marketing com algo errado. A lógica é que, quanto mais ela estiver sendo divulgada, maior a chance da mensagem impactar pessoas de maneira equivocada.

Tenha em mente os seguintes critérios:

1. não mudará;
2. vai piorar em longo prazo;
3. vai piorar em médio prazo;
4. vai piorar em curto prazo;
5. vai piorar rapidamente.

Como montar uma matriz GUT?

Vou detalhar um passo a passo para ajudar você a montar uma Matriz GUT aí na sua empresa:

1. Identificação dos problemas

Primeiro, liste todos os problemas, tarefas ou ações que precisam ser resolvidos. Este é um brainstorming inicial, então inclua tudo o que vier à mente, sem se preocupar ainda com a priorização.

Em um primeiro momento ter muitas ações para serem priorizadas pode ser perigoso, mas isso vai te dar parâmetros para definir o que é realmente grave, urgente e pode se repetir muitas vezes, por isso, não se preocupe e liste todos os problemas.

2. Aplicação dos critérios GUT

O segundo passo é aplicar os três critérios para cada problema, tarefa ou ação listada. Um problema na linha de produção, por exemplo, pode ter uma gravidade 3, urgência 4 e tendência 3.

• Gravidade: a importância do problema. Quanto mais grave, maior o impacto negativo se não resolvido. Classifique de 1 a 5, sendo 5 extremamente grave.
• Urgência: a necessidade de tempo. Avalie quão rápido é preciso agir. Classifique de 1 a 5, sendo 5 extremamente urgente.
• Tendência: o potencial de piora do problema com o tempo. Se nada for feito, o problema aumenta? Classifique de 1 a 5, sendo 5 um problema que se agrava muito rapidamente.

Você pode aproveitar e baixar a ferramenta a seguir, que já conta com um template pra você:

3. Como se calcula?

Para cada item, multiplique os valores atribuídos para Gravidade, Urgência e Tendência (G x U x T). O resultado será o score do problema, tarefa ou ação. Este score ajudará a determinar a prioridade de cada item.

Um problema com gravidade 4, urgência 3 e tendência 2, por exemplo, tem o score 24 (4 x 3 x 2).

4. Priorização

Organize os problemas, tarefas ou ações em ordem decrescente de score. Aqueles com os maiores scores devem ser tratados primeiro, pois representam os problemas mais críticos que necessitam de atenção imediata.

Por outro lado, aqueles com um score mais baixo, você pode colocar na fila, para serem executados na sequência.

5. Plano de ação

Para os itens de maior prioridade, desenvolva um plano de ação detalhado. Isso deve incluir o que será feito, quem será responsável, quais recursos serão necessários e um cronograma com data final.

Isso vai dar visibilidade para a conclusão do problema de maior score e também ajudar a definir um prazo para os demais problemas serem executados. Como alguns vão querer um tempo maior de planejamento, isso também vai ajudá-los.

Leia mais: Plano de ação: como montar um em 7 passos para uma empresa

6. Monitoramento e ajuste

Após a implementação das ações, é crucial monitorar o progresso e fazer ajustes conforme necessário. Isso pode incluir a reavaliação dos scores GUT para os problemas não resolvidos ou a adição de novos problemas à lista.

Dicas úteis:

• Seja objetivo na avaliação de Gravidade, Urgência e Tendência. Isso ajuda a manter a consistência.
• Reavalie periodicamente a lista de problemas e a Matriz GUT, especialmente após resolver alguns dos problemas mais críticos, pois as prioridades podem mudar.
• Comunique-se claramente com a equipe ou stakeholders sobre como as decisões de priorização foram tomadas, e mantenha todos a par do progresso.

Exemplos de Matriz GUT

A seguir eu deixei alguns exemplos para você gravar como funciona a ferramenta:

Exemplo 1: Departamento de TI da Empresa

• Situação: O sistema de gestão da empresa apresenta falhas recorrentes.
  • Gravidade (5): As falhas no sistema podem causar perda de dados e afetar todos os departamentos.
  • Urgência (5): A correção é necessária imediatamente para evitar prejuízos.
  • Tendência (4): Se não for corrigido, o problema pode se agravar e afetar outros sistemas integrados.
  • Pontuação GUT: 5 x 5 x 4 = 100

Exemplo 2: Gestão de Projetos em uma Agência de Marketing

• Situação: Um cliente está insatisfeito com os prazos de entrega.
  • Gravidade (4): A insatisfação do cliente pode resultar em perda de negócios futuros.
  • Urgência (5): A situação precisa ser resolvida no próximo projeto.
  • Tendência (3): Se não for tratada, a reputação da agência pode ser prejudicada.
  • Pontuação GUT: 4 x 5 x 3 = 60

Quais são os benefícios de se usar a Matriz GUT?

Até aqui, já ficou claro que a matriz GUT é vital para a tomada de decisão em gerenciamento de projetos ou em outros contextos organizacionais, certo? 

Para complementar, os benefícios incluem:

• priorização: permite priorizar problemas ou oportunidades de acordo com sua importância e urgência. Isso ajuda a garantir que a equipe esteja focando seus esforços nos aspectos mais críticos da situação;
• comunicação assertiva: fornece uma visualização clara dos problemas e oportunidades, tornando mais fácil a compreensão e discussão dos próximos passos;
• alinhamento de objetivos: ao identificar claramente as metas de alta prioridade, a matriz GUT ajuda a garantir que todos na equipe estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos, o que pode levar a uma colaboração mais eficiente.

Em resumo, essa é uma ferramenta poderosa para auxiliar os gestores a priorizar suas ações, comunicar os objetivos e assegurar o alinhamento deles, levando a resultados mais eficientes e efetivos.

Próximos passos

Se você chegou até aqui, sabe que a matriz GUT de priorização é um método simples, que pode ser utilizado em qualquer momento na organização. 

Aliás, a metodologia pode ser adaptada para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrada com outras ferramentas de gestão de qualidade.

Em todo caso, é importante ter atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que surjam resultados realmente positivos na melhoria dos processos. E, claro, a participação e integração da equipe também são essenciais para que o método seja proveitoso!

Nesse sentido, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os resultados, com recursos visuais que otimizam a performance da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, bem como o monitoramento e a centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E, no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que possibilita aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Com a solução, pode-se unir o pessoal, a operação e a estratégia em busca de melhores resultados, além de acompanhar facilmente diversos indicadores do negócio, de maneira realmente estratégica.