Otimize processos com o método Kanban

Popularmente chamado de “ferramenta dos cartõezinhos” o método Kanban permite que líder e liderado tenham mais noção do que está acontecendo, como está a rotina da sua equipe e quais as prioridades para aquele dia. Graças aos seus inúmeros benefícios, ele se tornou um dos métodos mais queridinhos e aplicados dentro de empresas e equipes que estão em busca de melhorar os seus processos.

Para você ter ideia, segundo uma pesquisa do The State of Agile a adoção das metodologias ágeis cresceu aproximadamente 86% em 2021, em comparação ao ano anterior. Hoje, alguns anos depois, cada vez mais empresas de diferentes portes estão arrastando os cartões e dando check nas tarefas.

Se você, aí na sua empresa, até tem um ótimo fluxo de tarefas e atividades, mas o que está sendo feito não tem gerado valor, a alta liderança não consegue ver o que está sendo executado e parece que nada está sendo feito, então o seu trabalho está sendo em vão.

Mas não se preocupe, o método Kanban tem ajudado muita gente e tenho certeza que pode gerar valor por aí também. Continue a leitura e confira tudo sobre esses cartões!

O que é o sistema Kanban?

O sistema Kanban é uma método visual de gerenciamento de fluxo de trabalho que ajuda a organizar e otimizar processos, garantindo eficiência e minimização de desperdícios. Como padrão, ele utiliza um quadro dividido em três colunas que representam diferentes etapas de um processo, como “A Fazer“, “Em Progresso” e “Concluído“.

A ideia básica e principal aqui, é que as pessoas envolvidas em um projeto, consigam visualizar o que precisa ser feito, o que está sendo feito e o que já foi finalizado.

No entanto, é importante destacar que esse sistema com três colunas é o “básico padrão“. Muitas empresas e times, podem acrescentar colunas de acordo com as necessidades do grupo.

Quer um exemplo? Uma área que precisa de aprovação do gestor para finalizar a entrega, pode incluir uma coluna de aprovação. Isso vai ajudar não só o líder a ver facilmente o que ele precisa fazer, como também orienta os colaboradores que precisam daquela demanda aprovada para iniciar uma outra.

Dessa forma, cada tarefa é representada por um cartão, que é movido entre as colunas conforme o trabalho avança. Isso permite que a equipe visualize o estado de cada tarefa, identifique gargalos e mantenha o fluxo de trabalho contínuo e equilibrado.

Os principais conceitos do método Kanban:

Qualquer time que faça uso do Kanban precisa entender alguns conceito do método. São eles:

1. Quadro Kanban: o Kanban utiliza um quadro visual para representar o fluxo de trabalho. O quadro é dividido em colunas que representam os diferentes estágios ou etapas do processo, e cada tarefa ou item de trabalho é representado por cartões ou post-its que se movem pelo quadro à medida que progridem pelo processo. Embora o quadro Kanban tradicional coloque três colunas, ele pode ser adaptado de acordo com as necessidades do time.
2. Limites de trabalho em progresso (WIP): uma característica fundamental do Kanban é a imposição de limites de WIP para algumas colunas do quadro, como o de execução. Isso ajuda evitar a sobrecarga de trabalho em progresso (já que uma pessoa não pode executar 5 tarefas ao mesmo tempo, por exemplo).
3. Pull System: o Kanban opera com um sistema de puxar cartões (pull), onde o trabalho é retirado do estágio anterior do processo somente quando há capacidade para acomodá-lo no próximo estágio. Isso evita o superdimensionamento de tarefas e promove um fluxo de trabalho mais equilibrado.
4. Gestão visual: o Kanban se baseia fortemente na gestão à vista das tarefas. Os quadros Kanban e os cartões coloridos representam informações essenciais sobre o status do trabalho, tornando-o facilmente visível para todos os membros da equipe.
5. Melhoria contínua: o método Kanban promove a melhoria contínua do processo. Os membros da equipe são incentivados a identificar problemas e gargalos à medida que surgem e a trabalhar juntos para implementar melhorias.

Quer conhecer as metodologias ágeis, além do Kanban? Assista ao nosso vídeo no qual te contamos quais são as principais metodologias ágeis e como aplicá-las:

O que significa kanban? Onde e como surgiu?

O Kanban surgiu no Japão na década de 1940. Ele foi desenvolvido pela Toyota como parte de suas práticas de produção enxuta (lean manufacturing). Isso porque, após a Segunda Guerra Mundial, a Toyota enfrentava grandes desafios para se recuperar e competir com as empresas automobilísticas dos Estados Unidos.

Dessa forma, buscava formas de melhorar a eficiência e reduzir desperdícios para a sobreviver no mercado enquanto buscava formas de crescer.

Taiichi Ohno, um engenheiro industrial da Toyota, foi um dos principais responsáveis pelo desenvolvimento do Sistema Toyota de Produção (TPS). Ohno se inspirou em supermercados dos Estados Unidos, onde os clientes pegavam produtos das prateleiras conforme a necessidade, e os funcionários reabasteciam as prateleiras de acordo com a demanda.

Essa observação levou Ohno a criar um sistema semelhante na linha de produção da Toyota, onde a reposição de peças e componentes só ocorria quando havia uma necessidade real.

Assim, o termo “kanban” significa “cartão” ou “sinal” em japonês. No contexto da produção, esses cartões eram utilizados para sinalizar a necessidade de reposição de materiais e componentes. Cada estação de trabalho na linha de produção tinha um conjunto de cartões kanban que indicavam quando mais peças eram necessárias.

Quando uma estação utilizava as últimas peças de um lote, o cartão correspondente era enviado para o fornecedor ou para a estação anterior, sinalizando que mais peças eram necessárias. Esse sistema ajudava a controlar o fluxo de produção, evitando excessos de estoque e garantindo que a produção ocorresse apenas quando houvesse demanda.

Onde o Kanban pode ser aplicado?

Embora ele tenha surgido na indústria, o Kanban hoje é utilizado em diversas áreas e por isso, podemos considerar que ele pode ser aplicado em qualquer local de trabalho que possua um fluxo. A seguir, eu te apresento alguns exemplos:

• Desenvolvimento de software: equipes de desenvolvimento de software são muito familiarizadas com a metodologia ágil, e utilizam o Kanban para tornar o gerenciamento das prints mais visual, acompanhando o progresso do trabalho, identificando gargalos e melhorando a colaboração entre os membros da equipe.
• Gestão de projetos: o Kanban ajuda na organização e monitoramento de projetos, permitindo que os gestores vejam o estado de cada tarefa, priorizem atividades e assegurem que o trabalho seja realizado de maneira ordenada.
• Marketing: equipes de marketing podem usar o Kanban para planejar e acompanhar campanhas, gerenciar conteúdo, e coordenar atividades entre diferentes membros da equipe, garantindo que todos os esforços estejam alinhados com os objetivos da campanha.
• Logística e cadeia de suprimentos: o Kanban ajuda a gerenciar o fluxo de materiais e produtos, assegurando que os estoques sejam mantidos em níveis ideais e que os itens sejam entregues no momento certo.

Qual é a diferença entre Kanban e Scrum?

Embora sejam muito utilizados (inclusive de modo complemetar) Kanban e Scrum são visões bastante diferentes. O Kanban, por exemplo, é um método. Já o Scrum é o que chamamos de framework. Não entendeu? Te explico:

Scrum é uma estruturada, baseada em ciclos de trabalho chamados “sprints“. Um sprint é um período fixo, geralmente entre uma a quatro semanas, durante o qual uma quantidade definida de trabalho deve ser concluída. No início de cada sprint, a equipe planeja quais tarefas serão realizadas, e no final, há uma revisão para avaliar o progresso e ajustar o planejamento para o próximo sprint.

O Scrum é muito utilizado em projetos grandes, como pelas equipes de desenvolvedores. A ideia é que ao final de cada sprint, eles apresentem o andamento do projeto gerando valor para o demandante do projeto e alinhando expectativas. Ou seja, sem aquela surpresa negativa ao final do grande projeto.

Dessa forma, o Kanban pode ser incorporado como um método para visualizar quais tarefas estão sendo puxadas pela equipe e quais já forma finalizadas ao longo das sprints, por exemplo.

Como o Scrum é muito mais complexo, você pode ser mais sobre ele no nosso artigo sobre.

Quais são os três tipos de Kanban?

Embora o método Kanban seja muito relacionado com uma aplicação 100% adaptável a diferentes cenários, existem trêstipos muito comuns, que são:

1- Kanban de produção (ou Kanban de fabricação)

Esse é o tipo original de Kanban, desenvolvido como parte do Toyota Production System (TPS) na indústria manufatureira, que te falei anteriormente. O Kanban de Produção é usado para gerenciar o fluxo de produção em uma fábrica ou linha de montagem.

Ele envolve o uso de cartões ou sinais visuais para controlar o fluxo de peças e materiais, garantindo que apenas a quantidade necessária de produtos seja produzida, evitando o excesso de estoque e reduzindo o desperdício.

Cada cartão Kanban representa um determinado item ou quantidade de itens, e quando um cartão é retirado de um contêiner ou local de armazenamento, ele sinaliza a necessidade de repor esse item.

2- Kanban de tarefas (ou Kanban de Projetos)

O Kanban de Tarefas é uma adaptação do método Kanban para gerenciar fluxos de trabalho em ambientes de projeto, desenvolvimento de software, gerenciamento de tarefas e outras áreas onde o trabalho é realizado em etapas. Atualmente, ele é o mais aplicado pelas empresas de diferentes portes.

Para isso, em vez de peças físicas, as “tarefas” ou unidades de trabalho são representadas por cartões ou notas em um quadro visual. Cada cartão representa uma tarefa ou item de trabalho a ser realizado, e o quadro visual mostra as colunas que representam os diferentes estágios do processo (por exemplo, “A fazer”, “Em progresso” e “Concluído”).

Os membros da equipe movem os cartões pelo quadro à medida que trabalham nas tarefas, seguindo os princípios do Kanban, como limitar o trabalho em progresso e manter o fluxo constante.

3- E-Kanban

Com a modernização e digitação dos processos das empresas, o kanban também foi levado para o digital. Hoje, é possível contar contar com softwares de gestão que apoiam as organizações com quadro kanban, promovendo uma melhor gestão à vista em empresas que precisam lidar com funcionários em diferentes partes do mundo, trabalhando de maneira online e assíncrona.

Como aplicar o Kanban na empresa?

A seguir, construí um passo a passo para te ajudar a implementar o método kanban na sua empresa:

1- Entenda os conceitos básicos do Kanban

Para começar, é essencial compreender o que é o método Kanban. Nesse caso, será importante treinamento por parte das lideranças e também dos colaboradores para que todos possam estar “falando a mesma língua“.

Muitas empresas costumam começar capacitando as lideranças e os próprios líderes auxiliam os colaboradores, no entanto, isso não precisa ser lei, já que é possível contratar uma consultoria para ajudar todos ao mesmo tempo, por exemplo.

2- Defina o processo atual

Colocando a mão na massa, antes de criar seu quadro Kanban, você precisa entender como as tarefas fluem atualmente na sua empresa.

Faça uma análise do processo atual, identificando as etapas pelas quais uma tarefa passa desde o início até a conclusão. Isso é fundamental para criar um quadro que reflita o fluxo de trabalho real.

Você pode, por exemplo, anotar as etapas em um papel ou usar uma planilha para mapear visualmente o processo e identificar possíveis gargalos que podem estar atrasando a entrega das tarefas.

3- Crie o quadro Kanban

Com o processo definido, é hora de montar o quadro Kanban. Escolha um local visível para todos na equipe, como uma parede do escritório, ou opte por um software digital, se preferir uma solução online.

Comece desenhando colunas que representem as etapas do seu fluxo de trabalho. Inicialmente, mantenha algo simples, com colunas como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”.

Mais tarde, você pode adicionar colunas intermediárias para refinar ainda mais o processo. O importante é que o quadro seja claro e fácil de entender por toda a equipe.

4- Crie e mova os cartões

Agora, cada tarefa ou item de trabalho deve ser representado por um cartão. Esses cartões precisam ter informações essenciais, como a descrição da tarefa, quem é o responsável por ela e o prazo para conclusão.

Você pode usar a lógica da Matriz RACI para definir essas informações.

No início, você pode criar cartões para as tarefas já existentes e colocá-los na coluna correspondente ao estágio atual do trabalho.

À medida que novas tarefas surgem, elas devem ser adicionadas na coluna “A Fazer” e, conforme o trabalho progride, mova os cartões pelas colunas apropriadas. Essa movimentação ajuda a visualizar o andamento do trabalho e facilita a identificação de possíveis obstáculos.

5- Defina limites de WIP (Trabalho em Progresso)

Um dos princípios fundamentais do Kanban é limitar a quantidade de trabalho em progresso (WIP) para melhorar o foco e a eficiência da equipe. Para implementar isso, defina quantas tarefas podem estar em cada coluna ao mesmo tempo.

Se a sua empresa estiver usando o quadro no modelo tradicional, o WIP será aplicado apenas na coluna do meio, que acompanha o que está sendo executado.

Por exemplo, você pode decidir que na coluna “Em Progresso” só podem haver até três tarefas simultaneamente por pessoa. Esse limite força a equipe a finalizar tarefas antes de iniciar novas, evitando que o trabalho se acumule e que o processo fique congestionado.

Com o tempo, você pode ajustar esses limites conforme a equipe se adapta ao método.

6- Monitore e ajuste o fluxo de trabalho

Com um quadro mais complexo e novas colunas adicionados, se necessário, é importante monitorar regularmente o fluxo de trabalho. Observe como as tarefas se movem pelo quadro e identifique se há alguma coluna onde os cartões tendem a se acumular.

Esse acúmulo pode indicar um gargalo no processo.

Realize reuniões curtas e frequentes com a equipe para revisar o progresso e discutir possíveis melhorias. Durante essas reuniões, vocês podem identificar ajustes necessários, como mudar os limites de WIP ou adicionar novas colunas para refletir melhor o fluxo de trabalho.

Esse fluxo de melhoria é contínuo e tem o foco em estar garantindo que o Kanban esteja adaptando à realidade da empresa.

7- Implemente melhorias contínuas

O Kanban é uma abordagem que incentiva a melhoria contínua. Isso significa que o processo nunca está “finalizado”. À medida que você coleta informações sobre o fluxo de trabalho, use esses insights para otimizar os processos, ajustar os limites de WIP e melhorar a eficiência.

Por exemplo, se perceber que uma determinada etapa sempre demora mais do que as outras, você pode investigar as causas e buscar soluções para agilizar esse ponto.

Adote uma mentalidade de aprendizado constante e ajuste contínuo, mantendo o quadro Kanban como uma ferramenta dinâmica que evolui junto com as necessidades da equipe e da empresa.

Quais são as vantagens da utilização do Kanban?

O método Kanban oferece várias vantagens em diversos contextos, seja na manufatura, desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos ou em outras áreas onde o fluxo de trabalho é importante. Dessa forma, algumas das principais vantagens da utilização do Kanban na rotina das empresas incluem:

1- Maior controle de fluxo de trabalho

O Kanban fornece uma visão clara e visual do fluxo de trabalho, permitindo que todos os membros da equipe entendam onde as tarefas estão no processo. Isso facilita a identificação de gargalos e a tomada de ações para melhorar o fluxo de trabalho.

Além disso, ao limitar o trabalho em progresso, o Kanban ajuda a evitar a sobrecarga de tarefas e permite que a equipe mantenha um foco maior na qualidade do trabalho em vez de na quantidade.

2- Flexibilidade

O Kanban é altamente adaptável e pode ser aplicado em diferentes contextos e ambientes de trabalho. Ele não impõe uma estrutura rígida, permitindo que as equipes personalizem o método de acordo com suas necessidades específicas.

3- Melhoria contínua

O Kanban incentiva a cultura de melhoria contínua, onde as equipes estão constantemente procurando maneiras de aprimorar o processo de trabalho. Os membros da equipe são encorajados a identificar problemas e implementar soluções de forma proativa.

4- Aumento da produtividade

Ao eliminar desperdícios e melhorar a eficiência, o Kanban pode levar a um aumento da produtividade e da entrega de valor mais rápida aos clientes.

Outro ponto é que a abordagem visual do Kanban facilita a comunicação entre os membros da equipe, pois todos podem ver o que está acontecendo no processo de trabalho de forma clara e transparente.

5- Redução de desperdícios

O Kanban foi criado justamente a Toyota, quando ela precisava de ajuda para eliminar o desperdício de recursos, como tempo e materiais, ao garantir que apenas o trabalho necessário seja realizado. Como reflexo disso, a aplicação do método ajuda a reduzir o estoque desnecessário, evita retrabalho e economiza recursos.

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Dessa forma, caso as coisas não estejam no caminho certo, mudanças podem ser realizadas rapidamente.