Reuniões

Gestão de Reuniões – Saiba como o software pode contribuir para sua rotina de trabalho

Gestão de Reuniões – Saiba como o software pode contribuir para sua rotina de trabalho

Publicação : 18/11/2014

Por Siteware

5 min

Gestão de Reuniões
Gestão de Reuniões

O Gestão de Reuniões é um módulo do STRATWs One que pode contribuir muito para sua rotina. No post de hoje, vamos apresentar diversas situações presentes no dia a dia, que podem ser solucionadas facilmente com o uso do software desenvolvido pela Siteware.

Confira os benefícios do módulos Gestão de Reuniões!

  • Agendar reunião

As reuniões fazem parte da rotina de qualquer profissional e são realizadas com frequência. Agora, pare e pense em quanto tempo você leva para planejar um encontro de trabalho. O agendamento, por exemplo, requer organização e atenção aos dias da semana e horários. O Gestão de Reuniões organiza para você, de maneira simples, todas as informações necessárias ao agendamento de uma reunião. Dentre elas, estão:

  1. Objetivo da reunião
  2. Data e Horário
  3. Local
  4. Assuntos que serão tratados

 

  • Propor pauta

A definição prévia dos temas a serem tratados proporciona uma economia absurda de tempo. E, se os participantes convocados para o encontro já tiverem domínio sobre a pauta, todos ganham, além de tempo, praticidade e dinamismo. Esse alinhamento pode ser facilmente alcançado com o auxílio do Gestão de Reuniões. Vamos recapitular todos os benefícios obtidos a partir da proposição da pauta da sua reunião utilizando esse software?

  1. Economia de tempo
  2. Reuniões práticas
  3. Encontros dinâmicos e organizados
  4. Alinhamento entre os participantes
  5. E o melhor, tudo isso sem grandes esforços e preocupações!

  • Convocar participantes

Nesse momento você deve estar se perguntando: como convocar os participantes e repassar essas informações a todos? Não será por telefone, e-mail e, muito menos, pelas redes sociais. Você realizará esse convite de forma profissional, disponibilizando todas as informações relevantes. Isso mesmo, com o Gestão de Reuniões a convocação é feita de uma maneira completa. Além disso, automaticamente, você saberá se seu convite:

  • Foi aceito
  • Está pendente
  • Foi recusado
  • Não foi enviado

Participantes da reunião no software

Agora, basta aguardar a data e o horário marcado para que a reunião comece de fato e os temas sejam discutidos entre os participantes.

  • Preparar e aprovar a ata

As decisões tomadas em um encontro profissional precisam ser documentadas, não só para disseminação entre os envolvidos, mas também para consultas futuras. O Gestão de Reuniões possibilita a geração de uma ata online, prontamente acessível a todos os convidados. O preenchimento da ata pode ser realizado durante a reunião para que nenhuma informação se perca. Esse recurso garante o alinhamento de todos os interessados no assunto abordado.

  • Atribuir tarefas e contribuir para sua rotina de trabalho

Para que as demandas sejam solucionadas de fato, é necessário atribuir a responsabilidade de determinadas tarefas aos componentes da equipe, participantes ou não da reunião.  Com o Gestão de Reuniões, a distribuição dessas atividades pode ser feita imediatamente e de forma organizada, permitindo que cada pessoa tenha conhecimento de suas obrigações e do prazo estipulado para realizá-las.

  • Monitorar o status das tarefas

E não para por aí, o software desenvolvido pela Siteware também monitora a execução das tarefas. É possível ter acesso à situação atual de cada tarefa por meio de um gráfico de porcentagem.

Comece agora a utilizar essa ferramenta e comprove todos os benefícios oferecidos pelo Gestão de Reuniões. Com certeza, sua rotina de trabalho nunca mais será a mesma. Entre em contato conosco e peça uma demonstração!